Ulasan & peringkat Trello

Alat online untuk kolaborasi dan komunikasi datang dalam beragam. Beberapa, seperti Jira, populer di kalangan pengembang perangkat lunak, yang mungkin menggunakan gaya kerja yang gesit atau tepat waktu. Trello mengambil pendekatan yang berbeda dan alih-alih menggunakan metodologi kerja gaya kanban, yang sangat visual. Trello adalah ruang kerja online dan kolaboratif yang digunakan untuk mengelola semua jenis pekerjaan, baik itu proyek bisnis atau pekerjaan pribadi. Ini bekerja cukup sederhana, dengan kemampuan drag-and-drop dan antarmuka yang intuitif. Namun, jika Anda berpikir untuk menggunakannya untuk manajemen proyek yang sebenarnya, pertimbangkan bahwa ia tidak memiliki dasar-dasar manajemen proyek seperti bagan Gantt, komponen pelacakan waktu, dan alat pelaporan. Anda dapat menambahkan fungsi-fungsi tersebut melalui integrasi aplikasi dan plug-in, tetapi tidak dimasukkan secara default ketika Anda mendaftar untuk Trello atau membayar untuk akun premium. Trello sangat menarik dan menyenangkan, dan ini merupakan solusi kolaborasi yang sangat baik untuk jenis pekerjaan dan tim tertentu. Namun, mencari tahu apakah itu tepat untuk tim Anda mungkin memerlukan beberapa percobaan dan kesalahan.

Harga dan Paket

Trello menawarkan empat tingkat layanan: akun gratis, plus tiga versi akun berbayar yang disebut Emas, Kelas Bisnis, dan Perusahaan.

Akun gratis memberi Anda banyak hal untuk dicoba tanpa terlalu banyak batasan. Anda dapat membuat dan mengelola sebanyak mungkin papan, daftar, dan kartu yang Anda inginkan dan melampirkan file berukuran hingga 10MB. Tidak ada batasan jumlah orang yang dapat bergabung dengan akun Anda. Batasannya adalah Anda hanya mendapatkan satu Power-Up, atau integrasi, per papan. Power-Ups termasuk Salesforce, Join.me (untuk konferensi video), Slack, Zendesk, Github, dan sebagainya. Daftar lengkap Trello Power-Up sedang online.

Selain satu integrasi itu, Anda dapat terhubung ke tiga layanan penyimpanan cloud yang berbeda: Google Drive, Box, dan Dropbox. Dengan akun gratis, Anda hanya mendapatkan fungsionalitas dasar dengan layanan penyimpanan tersebut, artinya Anda dapat menambahkan tautan ke file di kartu Trello Anda. Jika Anda memilih untuk menjadikan salah satu layanan penyimpanan tersebut Power-Up Anda, maka Anda mendapatkan beberapa fungsi tambahan. Dalam kasus Google Drive, Anda dapat melihat pratinjau file langsung dari Trello dan bahkan membuat dokumen baru langsung dari aplikasi Trello.

Untuk $ 5 per bulan atau $ 45 per tahun, Anda dapat meningkatkan akun Trello gratis Anda ke akun Gold. Ada dua keuntungan serius untuk memiliki akun Gold. Pertama, ukuran file maksimum untuk lampiran bertambah menjadi 250MB. Kedua, Anda mendapatkan tiga Power-Up (integrasi) per papan, bukan hanya satu. Manfaat lainnya, seperti emoji khusus dan lebih banyak stiker, terasa lebih seperti pembelian dalam aplikasi untuk video game daripada peningkatan produktivitas.

Akun Kelas Bisnis dan Perusahaan adalah cerita yang berbeda. Perbedaan utama antara mereka dan akun gratis dan Emas adalah bahwa tingkatan atas datang dengan kontrol admin.

Kelas Bisnis Trello biaya $ 119, 88 per pengguna per tahun, yang menjadi $ 9, 99 per orang per bulan. Itu dua kali lipat dari dulu. Dengan tingkat akun ini, Anda mendapatkan Power-Up yang tidak terbatas, lampiran ukuran file maksimum 250MB, dan banyak opsi penyesuaian. Administrator akun Kelas Bisnis dapat menentukan pengguna mana yang dapat membuat papan, dengan tingkat izin apa - mulai dari papan publik hingga papan pribadi hingga papan yang hanya dapat dilihat oleh mereka yang ada di dalam organisasi. Trello Business Class juga memberi Anda kemampuan untuk mengundang orang untuk memiliki akses hanya baca ke papan Anda, memungkinkan Anda berbagi informasi terkait dengan aman dengan kolaborator luar. Anda dapat menonaktifkan akun orang yang telah meninggalkan organisasi tanpa menghapus semua data historisnya juga. Akun bisnis juga dapat diintegrasikan dengan Google Apps.

Trello Enterprise, yang menggunakan penetapan harga khusus, dimaksudkan untuk organisasi dengan lebih dari 100 orang. Akun Enterprise dilengkapi dengan semua yang ada di akun Kelas Bisnis, tetapi dengan dukungan telepon, kontak khusus di Trello, dan penagihan yang disederhanakan. Lihat halaman Trello's Enterprise untuk lebih jelasnya.

Dulu Trello cukup murah, terutama untuk tim yang lebih kecil dari 15 orang atau lebih, tetapi seperti yang saya sebutkan, harganya telah dua kali lipat sejak 2015. Sekarang biaya Trello lebih sejalan dengan aplikasi produktivitas bisnis lainnya, termasuk aplikasi manajemen proyek khusus, yang menawarkan sedikit lagi. Tentu saja, alat kolaborasi gaya kanban seperti Trello dan aplikasi manajemen proyek yang sebenarnya bukanlah hal yang sama, jadi itu bukan perbandingan apel dengan apel.

Namun demikian, ada baiknya untuk mengetahui berapa banyak perangkat lunak yang ada dalam kategori umum yang sama biayanya untuk mengetahui apa yang baik dan apa yang tidak. Dua platform manajemen proyek favorit PCMag, Proyek Zoho dan Proyek Kerja Sama memiliki harga yang sangat menarik. Proyek Kerja Tim membebankan biaya $ 49 per bulan (biaya tetap) untuk pengguna tanpa batas, dan rencana itu mencakup dukungan hingga 40 proyek dengan ruang penyimpanan 20GB. Ini juga termasuk grafik Gantt interaktif (seret-dan-jatuhkan) dan alat untuk melacak tonggak sejarah - semua hal yang Anda harapkan dari aplikasi manajemen proyek yang ketat. Paket serupa dari Zoho Projects berharga $ 50 per bulan untuk 50 proyek dan ruang penyimpanan 100GB.

Banyak aplikasi manajemen proyek lainnya mengenakan biaya per pengguna per bulan. LiquidPlanner, misalnya, dimulai dengan biaya $ 29 per pengguna per bulan yang jauh lebih tinggi (dan memiliki minimum sepuluh pengguna), tetapi ia memiliki alat pelaporan dan penagihan yang luas. Comindware Project, layanan manajemen proyek tradisional dengan kemampuan sedikit lebih sederhana, bekerja dengan harga yang sama dengan Trello Business Class: $ 9, 99 per pengguna per bulan.

Memulai Dengan Trello

Trello dan aplikasi kanban lainnya menggunakan papan, daftar, dan kartu alih-alih struktur berbasis waktu yang terlihat dalam aplikasi manajemen proyek, yang melihat proyek, tugas, dan tonggak pencapaian. Manajemen proyek dirancang untuk proyek-proyek yang memiliki tanggal akhir yang konkret dan dapat disampaikan, sedangkan dewan kanban dirancang untuk membantu tim mengelola berbagai jenis pekerjaan, dan belum tentu proyek yang terbatas.

Membantu memiliki contoh, dan saya akan memberikan contoh yang sangat mendasar. Bayangkan Anda memiliki papan kanban untuk daftar tugas yang harus dilakukan keluarga. Anda bisa membayangkannya sebagai papan poster dengan catatan tempel. Ada tiga kolom (Trello menyebutnya daftar) berlabel Aktivitas, Lakukan, dan Selesai. Di kolom Agenda pertama, anggota keluarga meletakkan kartu dengan tugas yang perlu dilakukan. Katakanlah juga, bahwa keluarga telah memutuskan bahwa setiap orang bertanggung jawab untuk tidak lebih dari tiga tugas sekaligus. (Itu aturan tipikal gaya kanban - ini membantu pengguna fokus.) Ketika anggota keluarga memilih tugas yang akan mereka lakukan atau ditugaskan kepada mereka, mereka menulis nama mereka pada kartu yang sesuai dan memindahkannya ke kolom Doing. Ketika tugas selesai, orang yang bertanggung jawab memindahkannya ke kolom Selesai.

Dari contoh tersebut, Anda dapat memperoleh dua manfaat utama kanban. Salah satunya adalah bahwa desain dan aturan keterlibatan membatasi seberapa banyak pekerjaan yang dapat dilakukan orang di piring mereka pada satu waktu, sehingga mereka tidak kewalahan. Yang kedua adalah bahwa setiap orang memiliki visibilitas ke dalam keadaan pekerjaan yang perlu dilakukan organisasi (dalam hal ini keluarga). Ini memungkinkan akuntabilitas dan kemungkinan membantu anggota tim lain yang tertinggal.

Kartu-kartu di Trello dapat memiliki banyak detail. Selain memegang tugas dan nama penerima hak, sebuah kartu dapat memiliki daftar subtugas, tanggal jatuh tempo, deskripsi terperinci, hyperlink, lampiran, dan banyak lagi.

Interaktivitas

Trello adalah aplikasi Web interaktif, dengan kemampuan drag-and-drop yang sangat baik. Misalnya, jika Anda ingin mengunggah gambar atau melampirkan PDF ke kartu, Anda dapat memilihnya dari komputer Anda dan menyeretnya langsung ke kartu. Mereka mengunggah hanya dalam beberapa detik. Anda juga dapat mengunggah dari Google Drive, Box, Dropbox, atau URL. Saya suka itu Trello mengambil aset visual apa pun yang Anda unggah dan menambahkan salah satunya sebagai gambar sampul ke kartu Anda, sehingga Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi tugas setiap kali Anda melihat papan tulis.

Meskipun Anda dapat menetapkan seseorang ke kartu dan menetapkan batas waktu, Anda tidak akan menemukan fitur manajemen proyek yang lebih canggih, seperti memperkirakan skenario terbaik dan terburuk untuk berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Ini juga aneh bagi saya bahwa kartu tidak dapat dicentang seperti selesai, meskipun mereka dapat memiliki tanggal jatuh tempo, tetapi mungkin saya mencoba untuk mengacaukannya menjadi tugas ketika mereka tidak. Namun, Anda dapat mengarsipkan kartu setelah selesai.

Trello memungkinkan Anda menambahkan label kode warna ke kartu, tetapi, meskipun ada harapan besar, saya mendapati label itu mengecewakan. Setiap label harus memiliki kode warna, yang berarti Anda kehabisan warna yang mudah diidentifikasi setelah mungkin 10 atau 12. Saya juga lebih suka melihat kata kunci yang saya pilih untuk digunakan sebagai label atau tag dan memiliki alat yang dapat diandalkan untuk mencari dan memfilter informasi berdasarkan mereka.

Seperti yang saya sebutkan, Trello tidak memiliki alat pelacakan waktu, bagan Gantt, atau laporan perkembangannya sendiri, tetapi Anda dapat menambahkan beberapa fitur ini melalui ekstensi Google Chrome pihak ketiga. Saya bermain-main dengan satu yang disebut Plus for Trello yang menambahkan pelacakan waktu, laporan, dan fitur scrum (scrum adalah gaya kerja yang berfokus pada iterasi, populer di kalangan pengembang perangkat lunak). Mereka tidak buruk, tetapi mereka juga tidak sekuat fitur pelaporan asli dan estimasi waktu yang ditemukan di LiquidPlanner, misalnya. LiquidPlanner dapat melakukan hal-hal seperti mengkonfigurasi ulang seluruh timeline tugas yang saling bergantung jika bahkan satu orang melewatkan tenggat waktu.

Anda dapat menghubungkan Trello ke aplikasi bisnis lain di luar apa yang ada di toko Ekstensi Chrome. Alat pelaporan waktu Toggl dan Harvest keduanya menawarkan integrasi dengan Trello. Tidak apa-apa jika Anda tertarik untuk membuat serangkaian alat unik untuk digunakan tim Anda. Banyak tim akan lebih memilih satu paket yang menawarkan semua fitur yang mereka butuhkan di luar kotak, tetapi, tidak ada yang salah dengan mengambil pendekatan DIY, jika Anda memiliki sumber daya untuk melakukannya.

Salah satu kekuatan Trello adalah bahwa ada lebih dari satu cara untuk menggunakannya. Cukup fleksibel untuk tunduk pada keinginan Anda, dan Anda bisa menjadi lebih kreatif. Misalnya, saya membuat papan di Trello untuk melacak ide perjalanan. Daftar saya adalah untuk wilayah perjalanan yang berbeda, dan kartunya untuk perjalanan tertentu. Di dalam kartu saya memiliki catatan tentang kapan festival terjadi di daerah-daerah itu, teman-teman lokal yang harus saya hubungi sebelum tiba, dan gambar-gambar lokasi. Saya juga memiliki daftar periksa subtugas, seperti memeriksa apakah saya memerlukan visa, memesan penerbangan, memesan akomodasi, dan sebagainya.

Fleksibilitas Trello mungkin tampak seperti aset, tetapi juga bisa menjadi beban karena Anda harus memikirkan cara terbaik untuk menggunakan layanan ini. Saya telah lama merasakan hal yang sama tentang Asana, alat manajemen tugas yang luar biasa yang memiliki begitu sedikit peraturan tentang bagaimana menggunakannya sehingga dapat menakutkan bagi pengguna baru ketika mereka mencoba mencari tahu bagaimana itu bisa bekerja untuk mereka. Baik Trello dan Asana bisa menjadi alat yang sangat baik, tetapi dibutuhkan tim yang kuat dan erat untuk melakukan beberapa uji coba ketika pertama kali mengadopsi alat dan memutuskan bagaimana menggunakannya.

Aplikasi dan Ekstra

Trello bekerja dengan baik dengan aplikasi seluler. Layanan ini menawarkan Trello untuk ponsel dan tablet Android, serta iPhone dan iPad. Ada juga aplikasi Trello untuk Slack. Aplikasi seluler hampir identik dengan situs web. Di satu sisi, itu artinya mudah untuk berpindah dari aplikasi Web ke aplikasi seluler. Di sisi lain, aplikasi seluler tidak memiliki layar real estat yang sama, dan saya merasa sangat sulit untuk menggunakannya sebagai produk mandiri tanpa aplikasi Web berfungsi sebagai antarmuka utama. Dengan kata lain, aplikasi seluler Trello berfungsi paling baik sebagai aplikasi pendamping ke aplikasi Web, bukan sebagai cara utama Anda untuk berinteraksi dengan layanan.

Selain banyak ekstensi Chrome dan aplikasi yang kompatibel yang dapat Anda tambahkan ke Trello, itu didukung oleh Zapier dan Ifttt. Zapier dan Ifttt adalah layanan yang memungkinkan Anda menghubungkan aplikasi dan alat online yang tidak dapat dioperasikan secara asli, dan kuncinya adalah Anda tidak perlu tahu cara kode untuk membuat mereka berbicara satu sama lain. Misalnya, Anda dapat menghubungkan Trello dan GitHub sehingga setiap kali masalah baru dibuat dalam repositori GitHub yang dipilih, kartu Trello secara otomatis dibuat pada papan yang ditentukan dengan detail masalah.

Fleksibel, Visual, dan Ringan

Trello menyediakan aplikasi fleksibel untuk mengelola pekerjaan secara kolaboratif. Namun, karena fleksibel, mungkin diperlukan beberapa eksperimen untuk mengetahui cara terbaik menggunakannya untuk tim Anda dan beban kerja yang Anda kelola. Ini adalah alternatif yang cukup ringan, fleksibel, dan fokus untuk alat kolaborasi Pilihan Editor yang berat seperti Asana, yang membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyiapkan, dan yang dapat, jika tidak diterapkan dengan benar, benar-benar menarik fokus Anda dari pekerjaan. Jika yang benar-benar Anda inginkan adalah perangkat lunak manajemen proyek tradisional, Anda mungkin menemukan fitur Trello ringan, karena tidak memiliki alat pelaporan built-in, applet pelacakan waktu, dan bahkan tugas tradisional seperti yang mungkin Anda ketahui. Untuk manajemen proyek yang mudah, saya merekomendasikan Proyek Zoho dan Proyek Kerja Sama Tim, Pilihan Editor kami di PCMag.