Video: Getting Started With Zoho Docs - Webinar (November 2024)
Berbagi Dokumen dan Kolaborasi
Berbagi file juga mirip dengan Google Drive, di mana Anda dapat memasukkan alamat email dan mengatur izin dengan memilih file dan mengklik tombol Bagikan. Dokumen juga memiliki tautan permanen untuk berbagi di luar perangkat lunak. Pengguna juga dapat berbagi seluruh folder dan membuat grup untuk membuatnya lebih mudah untuk dibagikan dengan banyak kolega. Salah satu fitur yang bagus adalah Anda dapat membagikan dokumen tetapi melindunginya dengan kata sandi untuk keamanan ekstra; Anda bahkan dapat menetapkan tanggal kedaluwarsa, di mana setiap orang yang Anda bagikan dokumen dengan kehilangan akses. File dapat diperiksa dan diperiksa (dengan kata lain, dikunci) untuk menghindari edit tumpang tindih.
Anda dapat menambahkan tugas ke dokumen jika Anda perlu mengirimkannya ke kolega untuk ditinjau atau direvisi. Saat Anda menetapkan tugas kepada kolega, penerima akan menerima peringatan dan tautan ke dokumen terkait; Anda akan, pada gilirannya, menerima peringatan ketika tugas selesai.
Jika Anda sudah menggunakan Google G Suite (sebelumnya bernama Google Apps for Work), maka Anda dapat mengintegrasikan akun Anda dengan produk Zoho. Zoho Docs Standard dapat diintegrasikan dengan Google Drive dan manajemen pengguna Google. Saya mencoba menautkan akun Zoho Docs Standard dan Google G Suite saya. Setelah mengizinkan beberapa izin dan masuk ke Google, saya diminta untuk melanjutkan pengaturan - dan kemudian saya menjadi hantu. Layar diarahkan ke akun Zoho Docs saya tanpa tanda bahwa Google telah terintegrasi. Setelah berkonsultasi dengan artikel Bantuan, saya menemukan solusi: Saya menekan tombol Unggah, memilih Google Drive dari menu drop-down, dan kemudian diminta untuk mengautentikasi. Setelah Anda berhasil menghubungkan akun Anda, Anda dapat mengunggah file dan folder dari Google Drive. Anda juga dapat menyinkronkan folder Dropbox dengan folder Zoho Docs secara terus menerus atau hanya sekali. Kedua integrasi ini adalah cara terbaik untuk memanfaatkan fitur Zoho sambil terus menggunakan perangkat lunak penyimpanan cloud yang sudah dikenal. Anda juga dapat menautkan ke Adobe Sign untuk mengaktifkan tanda tangan digital.
Dalam Zoho Docs Standard, pengguna dapat membuat dan mengedit dokumen dengan menggunakan Zoho Writer, yang mencakup fitur perubahan trek, tanda tangan digital, dan sejumlah alat pengeditan lanjutan. Anda dapat membuat makro, bagan warna-warni, dan tabel pivot, misalnya. Dokumen, spreadsheet, dan presentasi dapat diekspor sebagai PDF, Windows, dan file lainnya. Anda juga dapat mengedit file secara offline; perubahan akan disinkronkan setelah Anda kembali online.
Salah satu fitur keren adalah kemampuan untuk mengedit dokumen secara bersamaan dengan kolega Anda. Komentar Anda dan kolega Anda akan muncul di layar semua orang, ditandai dengan nama editor. Pengguna dapat berkomentar dan mengobrol selama proses berlangsung. Setiap file memiliki riwayat versi dan Anda dapat memilih untuk dapat kembali ke versi sebelumnya kapan saja.
Aplikasi Zoho Docs Standard tersedia untuk Android dan iOS, tempat Anda dapat mengakses, membuat, dan mengedit file saat bepergian. Saya mengunduh aplikasi Android, yang memiliki antarmuka pengguna yang cocok (UI) dan membuka hingga folder Recent Documents. Anda dapat melihat semua folder Anda, mengurutkannya berdasarkan nama atau tanggal, dan mencari file.
