Video: Inilah pekerjaan-pekerjaan di Bidang TI dan Gajinya yang Fantastis! (Desember 2024)
Tidak masalah apa yang digunakan perusahaan Anda untuk sistem telepon saat ini karena pada titik tertentu Anda akan perlu menemukan sesuatu yang dapat ditingkatkan untuk mendukung bisnis Anda yang sedang berkembang. Penyedia cloud phone yang lebih canggih dan penyedia Private Branch Exchange (PBX) akan menawarkan fitur yang lebih menarik dan jalur ke Unified Communications-as-a-Service (UCaaS). Ini juga akan memberikan kinerja yang lebih baik untuk semakin banyak pengguna, peningkatan keamanan, dan kemampuan akuntansi dan pelaporan panggilan yang lebih teliti sehingga Anda akan memiliki gagasan yang jauh lebih baik tentang apa yang Anda belanjakan dan di mana.
Tapi itu baru permulaan. Meskipun Anda baru saja mendaftar dengan penyedia Voice-over-IP (VoIP) dan puas dengan fitur apa pun yang ditawarkannya, mungkin ide yang lebih baik untuk memutuskan apa yang Anda ingin sistem telepon lakukan, bagaimana Anda ingin berinteraksi dengan Anda bisnis yang ada, dan fitur apa yang menurut Anda perlu. Untuk melakukan itu, Anda harus duduk tidak hanya dengan tim kepemimpinan senior Anda, tetapi juga manajer garis depan bisnis untuk menentukan dengan tepat bagaimana sistem telepon Anda saat ini digunakan. Itulah satu-satunya cara aman untuk menemukan fitur apa yang benar-benar perlu dipelihara pekerja Anda dan di mana ada ruang untuk peningkatan dan teknologi baru.
Dengan mengingat hal itu, berikut adalah 10 pertimbangan dan poin pengetahuan yang perlu Anda bahas ketika memilih sistem telepon baru:
- Apakah staf penjualan atau dukungan Anda memiliki volume panggilan yang besar atau apakah Anda menjalankan pusat panggilan dalam operasi Anda? Keduanya tidak hanya membutuhkan pengoptimalan jaringan tetapi juga kemungkinan dukungan perangkat lunak. Staf penjualan dan dukungan perlu berintegrasi dengan manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan aplikasi bantuan Anda, sementara pusat panggilan biasanya memerlukan perangkat lunak khusus selain klien UCaaS umum dari penyedia suara Anda.
Apakah Anda memiliki sistem telepon yang ada? Jika Anda melakukannya, apa pun yang Anda pilih selanjutnya harus kompatibel, jika hanya untuk beralih dari layanan telepon lama (POTS) ke VoIP yang cukup mulus. Sistem telepon yang berfungsi adalah bagian penting dari sebagian besar bisnis, dan sepertinya organisasi Anda tidak akan menerima downtime selama seminggu sementara Anda menyelesaikan masalah dan membalas telepon dari telepon anak-anak di rumah.
Berapa banyak orang yang akan menggunakan sistem telepon sekarang dan seberapa besar Anda pikir Anda akan tumbuh dalam lima tahun ke depan? Kecuali jika Anda berencana untuk membatasi pertumbuhan Anda dengan membatasi akses telepon untuk staf Anda, sistem telepon Anda harus dapat diskalakan. Rencana untuk pertumbuhan akan memengaruhi sejumlah pertimbangan lain, dari arsitektur jaringan Anda hingga pilihan utama Anda dari penyedia atau vendor PBX. Untungnya, kebanyakan sistem IP PBX cukup scalable.
Apakah Anda perlu mendukung telepon analog? Anda mungkin ingin menghindari menempatkan port Ethernet untuk telepon VoIP di tempat umum sebagai langkah pengamanan, tetapi Anda mungkin masih ingin memberikan cara bagi pengunjung untuk melakukan panggilan telepon. Demikian juga, Anda mungkin tidak ingin meletakkan telepon VoIP di beberapa lingkungan, seperti area perakitan luar ruang atau di lantai manufaktur.
Apakah Anda perlu mengirim faks? Anehnya, tidak semua sistem VoIP mendukung faks. Beberapa akan memerlukan adaptor, beberapa akan memerlukan gateway faks atau server faks, dan beberapa hanya mengabaikan faks. Dalam kasus tersebut, periksa layanan faks online ini untuk mendapatkan bantuan, dan kemudian Anda dapat bekerja dengan antarmuka pemrograman aplikasi penyedia API Anda (API) untuk mengintegrasikan layanan faks pihak ketiga ke dalam kain panggilan VoIP Anda.
Layanan cloud dapat turun. Bahkan pemain miliar dolar seperti Amazon Web Services (AWS) cenderung turun beberapa kali dalam setahun. Jika keandalan panggilan mutlak diperlukan untuk bisnis Anda, maka PBX Anda, apakah itu di tempat atau di cloud, akan memerlukan koneksi ke jaringan telepon switched publik (PSTN). (Apa PSTN? Pikirkan Ma Bell.) Jaringan itu jauh melampaui lima sembilan keandalan yang dipuji-puji oleh perusahaan cloud, tetapi menjaga koneksi seperti siap sebagai opsi membutuhkan kemampuan tertentu pada bagian PBX Anda, terutama jika itu di cloud. Pastikan koneksi redundan semacam ini didukung, dan ketahui persis bagaimana itu didukung untuk menghindari kejutan yang berpotensi buruk.
Jenis fitur canggih apa yang Anda inginkan untuk bisnis Anda? Semua sistem hari ini dapat membuat dan menerima panggilan suara dan menahan orang-orang dengan banyak pilihan untuk musik tahan yang tidak menyenangkan. Sebagian besar sistem VoIP akan memungkinkan penggunaan softphones, yang merupakan aplikasi yang berjalan pada komputer desktop atau mungkin pada ponsel. Fitur lain mungkin termasuk konferensi video, panggilan kolaborasi, hot desking, atau hoteling. Jika Anda membutuhkannya, maka Anda harus memeriksa apakah itu tersedia. Anda mungkin juga menginginkan pengiriman pesan instan (IM), pelaporan kustom, atau ekspor data, atau kemampuan keamanan yang lebih keras seperti audit, enkripsi, dan rekaman.
Apakah bisnis Anda teratur sehingga Anda akan memiliki resepsionis atau operator telepon di suatu tempat dalam campuran? Jika ya, maka Anda akan memerlukan kemampuan untuk mendukung semacam konsol operator, dan Anda harus mengonfigurasi izin dan alur kerja khusus untuk orang tersebut.
Apakah jaringan Anda siap untuk dimatikan? Panggilan suara memerlukan jaringan terpisah atau memerlukan LAN virtual (VLAN) dengan dukungan Kualitas Layanan (QoS) sehingga panggilan suara tetap dapat dipahami. Selain itu, Anda memerlukan gateway untuk panggilan VoIP yang tidak terbebani oleh Pembaruan Windows atau unduhan YouTube. Organisasi kecil biasanya dapat bertahan dengan jaringan bersama dan VLAN yang dikonfigurasi dengan benar, tetapi lebih dari itu membutuhkan jaringan terpisah. Dan jaringan itu harus cukup cepat, yang berarti jika Anda tidak menjalankan Gigabit Ethernet, maka Anda tidak cukup cepat.
Apakah persentase signifikan dari angkatan kerja Anda mobile atau telecommuting? Meskipun terkait, ini sebenarnya merupakan pertimbangan terpisah yang akan mengharuskan Anda untuk berpikir tentang memperbaiki infrastruktur akses jarak jauh Anda, mengintegrasikan berbagai perangkat seluler ke dalam kerangka kerja manajemen Anda, dan pertimbangan keamanan untuk pejuang jalanan yang mungkin mencakup hal-hal seperti enkripsi panggilan atau panggilan panggilan saja melalui layanan jaringan pribadi virtual (VPN).
Anda akan melihat bahwa saya belum membahas faktor-faktor ini dalam hal PBX yang terletak di lokasi atau di cloud karena sebagian besar pertimbangan yang sama ikut bermain. Tetapi perlu dicatat bahwa beberapa faktor, seperti kebutuhan untuk telepon analog atau penggunaan faks yang berat, dapat menghilangkan sejumlah opsi. Dalam pengujian sistem VoIP dan UCaaS, PCMag telah mencatat bahwa penyedia telepon cloud menawarkan sejumlah manfaat untuk hampir semua bisnis, termasuk biaya keseluruhan yang lebih rendah, serangkaian fitur yang lebih dalam, dan saluran komunikasi terintegrasi yang tidak hanya mencakup panggilan telepon VoIP tetapi juga video konferensi, SMS, dan alat kolaborasi online. Tetapi, sementara sebagian besar bisnis dapat melakukan default untuk solusi berbasis VoIP tersebut, masih ada PBX lokal yang dijual ke beberapa organisasi, terutama karena perangkat lunak khusus atau lawas dan persyaratan keamanan tertentu. Itulah riset tentang bisnis Anda yang harus Anda lakukan sebelum membuat segala macam pilihan.
Sejumlah solusi perangkat keras IP PBX didasarkan pada perangkat lunak sumber terbuka, seperti Asterisk atau FreePBX, yang juga dilengkapi peranti yang dibuat khusus untuk mereka. Lainnya, seperti 3CX, mendukung standar terbuka, dan ada sistem PBX dari beberapa pembangkit tenaga listrik asli yang berpemilik, seperti Avaya. Walaupun solusi ini mahal dan tentu saja tidak menawarkan semua fleksibilitas sistem berbasis cloud, mereka masih dalam bisnis karena pelanggan lama dan mereka yang memiliki masalah kepatuhan yang tidak dapat dipecahkan dengan cara lain. Periksa dengan tim hukum Anda untuk mencari tahu di mana perusahaan Anda berada.
- Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019 Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019
- 9 Langkah untuk Mengoptimalkan Jaringan Anda untuk VoIP 9 Langkah untuk Mengoptimalkan Jaringan Anda untuk VoIP
- Masalah Keamanan Besar VoIP? Ini Masalah Keamanan Besar SIP VoIP? Ini SIP
Beberapa hal lain untuk dipikirkan: Pertama, ketika datang ke handset fisik yang akan digunakan karyawan Anda, Anda biasanya dapat memilih telepon yang Anda sukai karena hampir semua telepon VoIP akan bekerja pada perangkat keras berdasarkan standar yang sama: Session Initiation Protocol (SIP) protokol. Namun, beberapa vendor, terutama yang lama yang berfokus pada pelanggan perusahaan, masih menggunakan versi SIP milik mereka sendiri, jadi Anda perlu memeriksa apa yang didukung ponsel yang Anda inginkan sebelum membeli.
Terakhir, jangan lewatkan bagian literatur penjualan penyedia yang berbicara tentang penawaran dan dukungan layanan profesional. Seperti dibahas sebelumnya, lalu lintas suara dan saluran komunikasi streaming lainnya adalah hewan yang berbeda bila dibandingkan dengan mengelola jaringan berorientasi data yang lurus. Anda akan dihadapkan dengan konfigurasi ulang router, sakelar, dan kemungkinan besar persentase aplikasi Anda agar tidak hanya memberi ruang bagi sistem VoIP tetapi juga memastikan panggilan Anda mempertahankan kualitas audio tingkat minimum. Mampu menggunakan layanan staf pendukung yang berpengetahuan luas (setidaknya pada tahap penempatan awal) bisa menjadi kunci ketika memutuskan antara penyedia layanan suara yang bersaing.
