Video: 23 HAL CERDAS YANG PERLU ANDA KETAHUI (Oktober 2024)
Layanan telepon Voice-over-IP (VoIP), terutama yang dikirimkan melalui cloud, telah menjadi standar akhir-akhir ini, terutama untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Pilihannya sangat luas, potensi penghematannya besar, dan bagi banyak bisnis, ternyata mereka dapat melakukan hal-hal dengan VoIP, mereka tidak bisa melakukan cara lain, terutama di sekitar mengintegrasikannya dengan sistem back-end panggilan-berat lainnya, seperti help desk, misalnya. Tetapi VoIP juga kompleks. Dengan demikian, itu bisa sangat lucu, dan itu mungkin tidak menyelamatkan Anda sebanyak yang Anda pikir akan. Bahkan mungkin akan lebih mahal daripada layanan telepon lama biasa (POTS) setelah semua dikatakan dan dilakukan.
-
- Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019 Penyedia VoIP Bisnis Terbaik untuk 2019
- VoIP dan UCaaS: Perbedaan Dijelaskan VoIP dan UCaaS: Perbedaan Dijelaskan
- Mengapa Sistem VoIP Bisnis Anda Mungkin Tidak Milik Awan Mengapa Sistem VoIP Bisnis Anda Mungkin Tidak Milik Cloud
Akhirnya, pertimbangkan kebutuhan karyawan dan pelanggan Anda saat memilih sistem telepon VoIP. Ini termasuk memutuskan fitur apa yang benar-benar dibutuhkan karyawan Anda dan apa yang tidak. Secara umum, ini berarti menugaskan pemangku kepentingan yang akan memetakan segala proses yang melibatkan sistem telepon Anda dan juga duduk bersama karyawan garis depan yang mengoperasikan proses tersebut untuk melihat bagaimana mereka dapat dibuat lebih baik. Ini juga termasuk merancang sistem sehingga pelanggan tidak tersesat dalam menu, menderita pilihan kunci aneh, atau mendengar pilihan tak berujung dari petugas-otomatis. Jika Anda tidak memiliki keahlian untuk melakukan ini di rumah, itu adalah sesuatu yang sebagian besar konsultan VoIP dilatih untuk menangani; hanya ingat untuk menambahkannya ke penghitungan biaya keseluruhan Anda selama perencanaan.
Sebelum Anda melakukan hal lain, putuskan dengan tepat mengapa Anda pindah ke sistem telepon VoIP. Ada banyak alasan itu mungkin ide yang bagus tetapi, kecuali Anda tahu apa alasannya dan bagaimana mereka dapat mempengaruhi bisnis Anda, Anda tidak siap untuk melakukan pembelian atau migrasi yang sebenarnya. Gagasan samar bahwa itu bisa menghemat uang bukanlah salah satu alasan itu. Contoh alasan yang baik termasuk membangun pusat panggilan, menyediakan sarana kolaborasi antara lokasi kantor yang berbeda, mempertahankan data panggilan dari platform customer relationship management (CRM) Anda untuk digunakan dalam pemasaran atau layanan pelanggan, serta mempersiapkan lokasi baru atau pertumbuhan yang diharapkan.
Putuskan siapa yang akan bertanggung jawab atas tahapan penting dalam perpindahan Anda ke VoIP. Tahapan-tahapan ini meliputi analisis dan desain kebutuhan awal, proses pengadaan, implementasi, dan akhirnya, operasi sistem yang berkelanjutan. Perhatikan bahwa biasanya ini bukan orang yang sama. Seorang staf TI mungkin merupakan pilihan terbaik untuk implementasi dan operasi, tetapi mereka biasanya bukan orang yang merancang sistem IVR yang akan digunakan pelanggan Anda atau memutuskan data panggilan apa yang paling berguna bagi departemen pemasaran. Jadi, Anda perlu menentukan siapa semua pemangku kepentingan Anda akan; dan, ya, beberapa dari mereka mungkin menjadi vendor atau konsultan jika Anda tidak memiliki keahlian di rumah.
Anda harus mencari atau merekrut karyawan untuk mewakili kepentingan perusahaan selama proses pengadaan dan implementasi. Meskipun akan ada banyak vendor yang akan menawarkan untuk melakukan semuanya, mereka tidak harus memiliki minat yang sama. Biasanya, mereka semua tentang menjual Anda sebanyak mungkin, menginstalnya dan menandatanganinya dengan cepat, dan kemudian mengenakan biaya tambahan untuk "creep lingkup" berikutnya. Hanya seseorang dari sisi trek yang akan mengkhawatirkan keandalan operasional jangka panjang dan hal-hal tambahan seperti menjaga data panggilan dengan aman sehingga perusahaan Anda dapat tetap mematuhi peraturan keamanan data industri, misalnya. Perhatikan bahwa, untuk perusahaan yang sangat kecil, ini mungkin merupakan tugas jaminan, tetapi seseorang harus menjadi orang yang tepat. Orang ini perlu memiliki pemahaman yang cukup tentang teknologi VoIP untuk membuat keputusan dan untuk mengetahui bagaimana keputusan itu akan mempengaruhi seluruh perusahaan. Ini bukan orang yang sama yang disebutkan dalam poin-poin sebelumnya.
Pastikan infrastruktur jaringan Anda saat ini dapat mendukung VoIP dan memiliki kapasitas untuk menangani peningkatan lalu lintas jaringan. Anda juga perlu tahu apakah infrastruktur Anda dapat menangani persyaratan khusus lalu lintas suara dan video, termasuk mendukung persyaratan Kualitas Layanan (QoS) atau LAN virtual (VLAN). Ini mungkin berarti beberapa peningkatan infrastruktur jika router atau switch Anda saat ini tidak mendukung kemampuan ini. Anda juga mungkin perlu memperbarui ISP (Penyedia Layanan Internet) Anda jika penyedia Anda saat ini tidak dapat mendukung persyaratan bandwidth dari banyak lalu lintas telepon. Memperkirakan seberapa besar volume panggilan Anda akan meningkatkan bandwidth Anda adalah sesuatu yang harus dapat ditangani oleh vendor VoIP Anda, tetapi Anda dapat menyewa seorang spesialis luar untuk melakukan perhitungan itu juga.
Jangan meremehkan biaya VoIP. Tentu, tarif bulanan itu terlihat bagus tetapi menggali lebih dalam. Jika yang Anda dapatkan adalah softphones yang berjalan di ponsel, maka Anda juga harus membeli ponsel untuk semua orang, dengan banyak data menit atau lebih besar kemungkinan paket Tanpa Batas. Jika softphones itu berjalan di mesin Windows atau Mac, maka setiap orang harus memiliki komputer dengan perangkat keras untuk mendukung VoIP, akses ke internet, dan sesuatu secara internal untuk menangani suara dan headset. Jika pilihan VoIP menggunakan (atau setidaknya mendukung) telepon meja, maka ingatlah bahwa biaya itu berkisar antara $ 75 dan $ 150 masing-masing ditambah biaya koneksi jaringan kabel ke setiap telepon. Beberapa telepon meja VoIP mendukung Wi-Fi, tetapi yang melakukannya mengharuskan Anda untuk meningkatkan poin akses Anda jika Anda memberi semua orang telepon Wi-Fi. Oh, dan ingat biaya personel: Seseorang harus mengelola semua ini dan seseorang harus memberikan dukungan. Dan kemudian ada pemeliharaan dan perizinan yang berkelanjutan; itu semua bertambah, jadi pastikan Anda menelusuri seluruh implementasi secara detail sehingga Anda tidak terkejut dengan pengeluaran baru saat mereka muncul.
Cari tahu jadwal realistis untuk perubahan ke VoIP. Meskipun apa yang dikatakan beberapa vendor, itu tidak akan langsung. Bahkan jika Anda mengubah dari satu sistem VoIP ke sistem VoIP yang lain, ini bukan operasi satu hari. Duduk dan hitung waktu untuk perencanaan, akuisisi, implementasi, pelatihan, dan peralihan, lalu gandakan. Mungkin bahkan tiga kali lipat. Ini adalah perubahan besar pada kemampuan perusahaan Anda untuk berkomunikasi dengan dirinya sendiri dan dunia luar. Bergegas itu benar-benar bodoh. Bekerja tepat waktu untuk peluncuran pilot, pengujian dan optimisasi, dan kemudian peluncuran akhir yang dilakukan secara bertahap sehingga seluruh operasi Anda tidak berada dalam kekacauan jika terjadi kesalahan.
Putuskan apa yang akan Anda lakukan dengan sistem telepon lama Anda. Jika Anda memiliki banyak telepon analog yang dalam kondisi baik, maka Anda mungkin dapat menggunakannya dengan sistem telepon VoIP Anda untuk karyawan yang tidak memerlukan fitur VoIP. Atau Anda mungkin menginginkannya di area yang tersedia untuk umum atau di lingkungan yang sulit, seperti area rakitan luar ruangan atau di lantai pabrik. Dan Anda mungkin ingin beberapa untuk cadangan (selanjutnya tentang itu).
Sadarilah bahwa kemungkinan operasi dan kontinuitas bisnis Anda harus berubah, dan bahwa Anda harus merencanakan, dan berinvestasi dalam, keandalan yang ditambahkan. Pada dasarnya, bagaimana Anda akan terus melakukan bisnis jika jaringan turun atau bahkan hanya memiliki masalah? Karena sistem telepon Anda akan bergantung pada keandalan dan kinerja jaringan lokal Anda dan internet, Anda perlu berpikir dalam hal kegagalan dan alternatif. Cadangkan ke penyedia layanan internet utama Anda (ISP), dan jika suara sangat penting untuk operasi Anda, cara untuk memiliki layanan telepon bahkan jika pemadaman internet total. Ya, ini bisa berarti tetap menyediakan beberapa saluran analog dan telepon yang kompatibel. Ini juga akan berarti perencanaan untuk failover, redundansi jaringan, dan tentu saja cadangan.
Jangan lupa keamanan. Semua hal yang dapat menyerang jaringan TI Anda juga dapat menyerang jaringan VoIP Anda, plus ada beberapa hal seperti perusakan panggilan dan pembajakan panggilan serta orang jahat yang menggunakan sistem telepon VoIP Anda untuk melakukan panggilan jarak jauh dan menggunakan in-house Anda. peralatan sebagai tuan rumah untuk serangan malware. Ini dapat menjadi lebih buruk jika sistem VoIP Anda tidak bekerja dengan baik dengan keamanan Anda, seperti mengharuskan Anda mematikan inspeksi paket (seperti yang saya temukan dalam satu sistem telepon yang saya uji). Selain itu, peraturan privasi data kadang-kadang memiliki persyaratan sendiri ketika harus melindungi lalu lintas VoIP saat transit dan diam jika Anda menyimpan data panggilan apa pun untuk tujuan penjualan atau layanan. Jika industri Anda diatur dengan cara ini, pastikan Anda memahami persis bagaimana VoIP cocok dengan seluruh tindakan pencegahan keamanan data Anda.
Anda juga perlu mengingat prioritas nyata Anda saat memilih sistem VoIP. Misalnya, jika Anda ingin itu berfungsi dengan baik, maka biaya tidak boleh menjadi faktor utama. Sebaliknya, Anda menginginkan fungsionalitas. Jika sistem VoIP Anda berfungsi sebagaimana mestinya dan tidak memiliki fitur yang tidak Anda butuhkan, maka itu mungkin juga akan menghemat uang Anda secara langsung, dan itu akan membuat staf Anda lebih produktif, yang akan menghemat uang secara tidak langsung.
