Terorganisir: 10 tips untuk mengelola catatan digital Anda

Penggemar Seinfeld akan mengingat adegan gemilang dari pertunjukan ketika Jerry dan Elaine muncul di agen penyewaan mobil. Jerry meminta untuk mengambil mobil menengah yang dia pesan. Agen di konter menjawab bahwa mereka tidak memiliki model menengah yang tersisa karena kehabisan. "Lihat, " kata Jerry, "kamu tahu cara mengambil reservasi. Kamu tidak tahu bagaimana cara menyimpan reservasi." Saya memikirkan hal yang sama tentang catatan digital. Sangat mudah untuk membuat catatan, tetapi lebih sulit untuk menggunakannya .

Untuk benar-benar menggunakan catatan yang Anda ambil, Anda harus mengatur dan tahu bagaimana menemukannya. Kiat-kiat untuk memulai dengan aplikasi pencatatan ini dan mengatur catatan Anda akan membantu.

1. Pilih Aplikasi Pencatat yang Hebat

Aplikasi pencatatan yang Anda pilih sangat memengaruhi apakah dan bagaimana Anda akan pernah melihat catatan Anda lagi. Aplikasi pencatatan dasar yang telah diinstal sebelumnya pada ponsel atau tablet Anda mungkin tidak terlalu baik. Tentu, Anda pernah menggunakannya sebelumnya, dan berfungsi dengan baik, tetapi mungkin Anda tidak tahu fitur apa yang Anda lewatkan yang memisahkan hanya aplikasi yang memuaskan dari yang sangat baik.

Tiga fitur yang membuat aplikasi pencatatan benar-benar bermanfaat adalah:

• folder,
• tag, dan
• optical character recognition (OCR).

Saya akan membahas lebih detail tentang setiap poin dalam satu saat.

Tiga aplikasi yang paling saya rekomendasikan, berdasarkan pengujian pribadi saya terhadap banyak aplikasi pencatat selama bertahun-tahun, adalah:

• Microsoft OneNote, jika Anda menginginkan aplikasi pencatatan gratis,
• Evernote, jika Anda tidak keberatan membayar langganan Premium, dan
• Menyindir untuk membuat catatan kolaboratif.

2. Buat Kotak Masuk

Ketika Anda mencatat dengan cepat, Anda perlu tempat untuk menyimpannya di tempat yang tidak akan hilang. Buat folder Kotak Masuk di aplikasi pencatat Anda dan tetapkan sebagai lokasi penyimpanan default.

Buka Kotak Masuk secara teratur untuk menambahkan lebih banyak informasi tentang catatan Anda dan mengurutkannya. Anda akan melihat bagaimana melakukannya dalam beberapa tips berikut. Anda tidak perlu membersihkan Kotak Masuk pada jadwal yang ditentukan, tetapi cobalah untuk melakukannya saat aplikasi pencatat Anda terbuka di layar berukuran penuh (lihat # 10, di bawah). Ini membuatnya lebih mudah untuk melihat apa yang Anda lakukan dan melihat semua opsi yang Anda miliki.

Anda tidak perlu memotret Kotak Masuk Nol di aplikasi pencatat. Kotak Masuk adalah tempat yang tepat untuk menyimpan catatan yang sering Anda kunjungi kembali. Misalnya, saya menyimpan catatan dengan nama dan kata sandi jaringan Wi-Fi semua teman saya jadi jika saya membawa perangkat baru ke rumah mereka atau menghapus kata sandi simpan, saya dapat bergabung dengan jaringan lagi tanpa mengganggu mereka untuk perinciannya. Catatan itu memiliki rumah permanen di kotak masuk saya.

3. Sortir Catatan ke dalam Folder atau Notebook

Folder, yang oleh beberapa aplikasi juga disebut Notebook, membantu Anda mengatur catatan secara manual. Mereka menjadi berguna nanti ketika Anda ingin menjelajahi catatan tentang topik tertentu, seperti semua catatan yang merupakan resep.

Folder yang Anda buat dan bagaimana Anda menamainya tergantung pada jenis catatan apa yang Anda ambil dan bagaimana Anda menggunakannya. Jika Anda tidak yakin, mulailah dengan folder untuk Kotak Masuk, Membaca, Rumah Tangga, Pribadi, dan Pekerjaan. Anda selalu dapat mengubahnya dan membuat lebih banyak setelah Anda merasakan bagaimana Anda menggunakannya.

4. Buat Pintasan untuk Folder Favorit Anda

Aplikasi pencatat apa pun yang digunakan dengan baik memiliki folder yang melihat lebih banyak tindakan daripada yang lain. Buat folder itu mudah dijangkau dengan membuat pintasan atau menandainya sebagai favorit. Ini adalah folder tempat Anda sering melihat catatan yang Anda buat dan menambahkan yang baru.

Anda mungkin memiliki folder lain yang hanya menyimpan catatan sampai waktu yang tidak terduga ketika Anda membutuhkannya. Mereka tidak harus berada di depan dan di tengah.

5. Gunakan Tag

Tag membantu Anda menemukan catatan yang ada. Mereka dapat mempersempit apa yang Anda lihat di folder tertentu atau menunjukkan semua catatan yang ditandai dengan tema umum di beberapa folder. Mereka juga membantu Anda menemukan catatan yang berkaitan dengan beberapa tema bahkan jika kata tematik tidak muncul dalam catatan itu sendiri. Izinkan saya memberikan beberapa contoh.

Contoh 1: Katakanlah Anda memiliki folder bernama Resep, dan Anda merencanakan pesta untuk beberapa vegetarian. Anda dapat menarik semua catatan hanya dari folder yang ditandai vegetarian untuk ide tentang apa yang harus dibuat.

Contoh 2: Mungkin Anda seorang penulis yang menulis untuk berbagai publikasi. Anda dapat membuat catatan tentang artikel dan mengaturnya ke dalam folder berdasarkan di mana mereka diterbitkan. Namun, ada saat-saat ketika Anda ingin menjelajahi semua catatan yang ada pada tema tertentu, terlepas dari siapa yang menerbitkannya. Jika Anda menandai tag Anda dengan tema ini, Anda dapat mencari tag dan melihat semuanya terlepas dari folder apa yang ada di dalamnya.

Contoh 3: Anda meneruskan email yang terkait dengan proyek yang sedang Anda kerjakan ke dalam aplikasi pencatatan Anda. Pesan itu tidak pernah menyebutkan nama proyek atau tentang apa itu. Begitulah cara orang berkomunikasi ketika mereka berada di tengah sesuatu. Dalam hal ini, Anda bisa menambahkan tag untuk mendefinisikan catatan (nama proyek, klien, deskripsi pekerjaan) sehingga Anda dapat menemukan catatan saat Anda membutuhkannya.

6. Tag Cull

Ada yang namanya memiliki terlalu banyak tag. Semakin banyak Anda menambahkan tag, semakin buruk yang mereka dapatkan. Jadi, dari waktu ke waktu, tarik tag Anda. Inilah cara melakukannya.

Tarik daftar semua tag yang digunakan. Seringkali, Anda dapat melihat jumlah catatan di sebelah tag. Pertama, cari duplikat dekat. Jika Anda memiliki tag untuk "aplikasi" dan "aplikasi", singkirkan yang mana saja yang memiliki lebih sedikit catatan. Buka catatan yang terpengaruh dan tambahkan tag yang akan Anda simpan. Hapus tag lain.

Selain itu, jika Anda memiliki tag dengan dua atau lebih sedikit catatan, pertimbangkan untuk menghilangkannya. Mereka mungkin tidak membuatmu baik.

7. Buat Pintasan di Ponsel Anda

Buat pintasan di ponsel Anda untuk memulai catatan baru di aplikasi pencatatan Anda sehingga menangkap ide dan informasi selalu mudah dijangkau. Pada perangkat iOS, Anda dapat membuat pintasan Siri, dan di Android mencari opsi New Note Widget di aplikasi.

8. Dikte

Ketika sesuatu terlintas dalam pikiran Anda ingin menulis tetapi Anda sangat terburu-buru atau Anda berjalan anjing Anda dan hampir tidak bisa memegang tali dan telepon Anda pada saat yang sama, mendikte.

Sebagian besar ponsel cerdas memiliki fungsi bicara-ke-teks. Gunakan! Mulai catatan baru, tekan ikon mikrofon pada keyboard, dan ucapkan apa pun yang ingin Anda tulis. Atau, Anda dapat merekam memo suara dan menyalinnya nanti. Jika Anda terbiasa dan akhirnya sering mendiktekan perikop yang panjang, Anda mungkin ingin menggunakan layanan transkripsi untuk menghemat waktu. Ada banyak opsi gratis dan berbayar yang tersedia, meskipun opsi berbayar cenderung jauh lebih akurat.

9. Lampirkan Gambar dan PDF, Gunakan OCR

Jika aplikasi Anda memiliki OCR, ia dapat mencari teks yang ditemukan dalam gambar, PDF, dan file lain yang Anda unggah. Jangan malu untuk menambahkan file ke catatan Anda saat Anda membutuhkannya. Itu termasuk memotret foto tanda-tanda informasi, catatan tulisan tangan, halaman buku, dan sebagainya.

Anda dapat melihat manfaatnya melalui contoh. Katakanlah Anda melampirkan PDF tanda terima untuk makan yang harus Anda klaim pada laporan pengeluaran. Anda lupa memberi tag "tanda terima, " dan Anda tidak tahu di mana itu. Jika Anda ingat nama restoran, Anda bisa mengetiknya di bilah pencarian, dan OCR akan melacaknya.

Perhatikan batas-batas yang diterapkan aplikasi pencatatan atau jenis akun Anda pada penggunaan dan penyimpanan OCR Anda. Misalnya, versi gratis Evernote menjalankan OCR pada gambar, tetapi bukan PDF dan dokumen Office. Anda memerlukan akun Premium atau Bisnis untuk itu. Jika aplikasi Anda tidak memiliki pemindaian bawaan, Anda dapat mempertimbangkan memasangkannya dengan aplikasi pemindaian seluler.

10. Atur di Layar Besar

Idealnya, aplikasi pencatatan Anda akan memiliki aplikasi desktop dan aplikasi web. Gunakan salah satunya (secara umum, aplikasi desktop lebih baik untuk tujuan ini) saat memilah-milah kotak masuk Anda dan mengatur catatan Anda. Memiliki layar besar membantu Anda melihat lebih banyak aplikasi, dan karenanya, lebih banyak struktur folder, tag, dan informasi lain yang Anda tambahkan ke catatan agar tetap teratur. Jika Anda dapat melihat semua opsi, Anda cenderung memilih yang tepat.

Ambil Catatan, Pegang Catatan, Tinjau Catatan

Saat Anda mengatur pengalaman membuat catatan, Anda meningkatkan peluang Anda untuk tidak hanya membuat catatan yang lebih relevan, tetapi juga menyimpannya dengan cara yang memungkinkan Anda mengunjungi kembali ketika saatnya.