Terorganisir: 11 tips untuk mengelola email secara lebih efisien

Email dapat membuat kita merasa seperti kita berjuang untuk menjaga kepala kita tetap di atas air. Apakah halaman kotak masuk Anda panjang? Apakah Anda mulai setiap hari membaca email, berpikir Anda akan membalas pesan yang paling penting, hanya untuk mencari dan menyadari bahwa satu jam telah berlalu dan Anda belum melakukan apa-apa sejauh ini? Apakah Anda kehabisan ruang untuk email Anda setiap beberapa hari? Apakah email terasa seperti pengganda produktivitas, atau pembunuh produktivitas?

Hanya dibutuhkan beberapa trik sederhana untuk menjadi lebih efisien dalam berurusan dengan email sehingga Anda tidak merasa terbebani karenanya. Beberapa tips ini bergantung pada fungsi yang ditemukan di sebagian besar program email, tetapi yang lain adalah cara mengubah kebiasaan Anda sendiri sehingga interaksi kecil sehari-hari yang Anda miliki dengan email membantu Anda tetap mengikuti perkembangannya.

Pikirkan itu seperti membersihkan gigi Anda. Ada perbedaan antara kebersihan gigi setiap hari dan pergi ke dokter gigi, tetapi Anda harus melakukan keduanya. Anda harus menyikat gigi dua kali sehari dan benang sekali sehari, dan kebiasaan itu sangat penting untuk memiliki gigi yang sehat. Setiap enam bulan, Anda juga harus mengunjungi dokter gigi untuk pembersihan yang lebih menyeluruh, rontgen, dan perawatan pencegahan lainnya. Kebersihan harian mencegah masalah yang lebih besar dari membangun. Kunjungan ke dokter gigi membantu Anda menangkap dan memperbaiki masalah yang berkembang sebelum mereka lepas kendali.

Tentu saja, bahkan dengan gigi, hal-hal bisa salah. Kecelakaan bisa menghancurkan mereka atau gen Anda mungkin akhirnya berdampak pada mereka, sama seperti proyek baru atau perubahan posisi kerja tiba-tiba dapat menyebabkan ledakan email. Apa pun masalahnya, itu tidak berarti Anda harus berhenti membersihkan gigi atau mengunjungi dokter gigi secara teratur - atau membersihkan email Anda setiap hari. Jika Anda memiliki masalah yang tidak terduga, Anda masih harus mengikuti kebiasaan baik untuk menjaga semuanya tetap terkendali.

Ketika Anda mengubah cara Anda berinteraksi dengan email dalam jangka pendek - kapan dan bagaimana Anda memeriksanya, seberapa sering Anda menghapus pesan, dan sebagainya - itu membuat hidup Anda lebih mudah dalam jangka panjang.

Berikut adalah beberapa tips utama untuk membuat email lebih mudah. Biarkan saya memperingatkan Anda bahwa tips ini berakar pada akal sehat dan tidak memberikan peluru ajaib, yang berarti mereka tidak akan meledakkan pikiran Anda atau menjadi sensasi semalam. Tapi tidak akan flossing.

1. Hapus Pertama

Hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda membuka kotak masuk adalah memindai untuk melihat apa yang dapat Anda hapus. Lihatlah baris subjek dan pengirimnya. Apakah ini sampah? Apakah ini email promosi yang tidak akan pernah Anda baca? Apakah ini pemberitahuan dari rekan kerja Anda yang mengatakan di baris subjek bahwa mereka akan keluar hari ini, dan hampir tidak ada kemungkinan bahwa informasi tambahan apa pun di tubuh email itu relevan bagi Anda? Jika demikian, buang saja.

Semua pesan yang Anda identifikasi tidak penting harus dipilih dan dipindahkan ke tempat sampah secara massal. Jika Anda tidak terburu-buru pada suatu pagi tertentu, Anda bahkan mungkin mencoba mengidentifikasi satu atau dua emailer biasa untuk berhenti berlangganan.

Mengapa penting untuk melakukan langkah ini terlebih dahulu? Ketika Anda segera menghapus pesan yang tidak relevan, Anda membuatnya lebih mudah untuk melihat pesan yang tersisa. Ketika Anda dapat melihat pesan yang tersisa, Anda dapat melakukan triase pesan penting lebih cepat. Jika Anda dapat mengidentifikasi bahkan lima atau sepuluh persen dari surat masuk harian Anda sebagai "sangat mungkin tidak memerlukan tindakan" sehingga Anda dapat segera menghapusnya, Anda akan berada dalam kondisi yang lebih baik untuk memulai hari Anda secara produktif.

2. Gunakan Lebih dari Satu Alamat Email

Saya tidak tahan dengan email pemasaran atau konfirmasi pengiriman, apalagi pengingat dari bank saya untuk membayar tagihan kartu kredit saya ketika sudah disiapkan untuk pembayaran otomatis. (Grr.) Semua pesan ini akan mengacaukan kotak masuk saya dan membuatnya lebih sulit untuk menemukan email penting, kecuali bahwa saya memiliki strategi untuk menghadapinya.

Saya menggunakan alamat email terpisah untuk semua pesan yang kurang penting ini.

Ada beberapa cara untuk melakukannya. Anda dapat mengatur akun email baru sepenuhnya untuk tujuan ini, yang merupakan cara saya melakukannya, atau Anda dapat membuat alamat alias menggunakan akun Anda saat ini. Sebagian besar penyedia email membiarkan Anda melakukan itu. Kemudian, Anda membuat aturan atau filter di akun email Anda sehingga semua pesan yang dikirim ke alias melewati kotak masuk dan masuk ke folder lain. Sebut saja Kotak Masuk 2 atau Rendah Pentingnya atau apa pun yang Anda inginkan.

Salah satu manfaat menggunakan alamat email terpisah untuk tujuan ini adalah Anda menyimpan email yang tidak cukup sampah ini, kadang-kadang disebut email abu-abu, terpisah dari email penting Anda. Selain itu, jika perusahaan menjual alamat email Anda ke daftar distribusi lain, pesan pemasaran baru dan yang tidak diinginkan tidak akan berakhir di kotak masuk utama Anda juga. Manfaat ketiga adalah Anda tidak terganggu oleh pesan-pesan ini, mengingat Anda harus masuk ke program email lain atau menavigasi ke kotak masuk yang berbeda untuk mengaksesnya.

3. Menulis Pendek

Saat menulis email, ucapkan apa yang Anda maksud, jelas, dan singkat. Mengapa? Menulis singkat membantu orang-orang yang membaca pesan Anda sampai pada intinya dan memproses email mereka dengan lebih efisien. Mereka mungkin mendengar nada Anda dan membalas dengan cara yang sama, yang akan membuat hidup Anda lebih mudah.

Beberapa situasi memerlukan kalimat lengkap dan bahasa formal, tetapi fragmen bisa sangat efektif dalam email. Gunakan mereka saat itu masuk akal. Polisi tata bahasa tidak akan mengejarmu. Tentu saja, kadang-kadang Anda harus sangat detail dan memanfaatkan aspek jejak kertas dari email - ada catatan segalanya. Secara umum, standarnya adalah bahasa yang ringkas, jelas, dan langsung.

Tidak semua orang mahir dalam singkatnya dan itu bisa dianggap singkat. Agar tidak terdengar tidak ramah, Anda dapat menambahkan emoji atau tanda seru. Atau cukup biarkan orang tahu bahwa Anda mencoba untuk ringkas dalam email dan mereka tidak boleh tersinggung.

4. Gunakan Grup atau Daftar Distribusi

Jika Anda mengirim pesan ke grup orang yang sama berulang kali, buat grup atau alias email. Di Outlook, ini disebut Daftar Distribusi. Di Gmail, buka Kontak (contacts.google.com), pilih orang yang ingin Anda tambahkan ke grup, dan klik ikon label. Beri nama grup Anda. Setelah disimpan, Anda dapat mengetikkan nama itu untuk secara otomatis menulis pesan ke semua orang di grup.

Menggunakan grup tidak hanya menghemat waktu dengan menghilangkan kebutuhan untuk mengetik nama setiap orang ketika Anda mengirim grup, tetapi juga membuat Anda mudah untuk menghapus taktik, seperti yang saya jelaskan nanti.

5. Buat Template atau Respons Kalengan

Jika ada pesan yang Anda kirim berulang kali, jangan menulisnya dari awal setiap kali. Gunakan kembali apa yang sudah Anda tulis dengan membuat templat atau respons kalengan, seperti yang disebut Gmail.

Beberapa contoh pesan yang sering dikirim orang ada di sepanjang baris:

• Terima kasih telah menjangkau, tapi saya tidak tertarik,
• Mengkonfirmasikan tanda terima. Terima kasih dan tolong beri tahu saya jika Anda membutuhkan yang lain dari saya, dan
• Kedengarannya seperti pekerjaan untuk departemen hukum kami. Kontak terbaik adalah…

Setelah Anda memiliki beberapa templat yang disiapkan, Anda dapat membalas pesan yang biasanya akan memakan waktu yang tidak perlu tanpa berpikir banyak tentangnya, membuat Anda dapat melanjutkan pekerjaan yang lebih penting.

6. Gunakan Kembali Garis Subjek

Menggunakan kembali pesan yang dikirim melalui templat dan respons kalengan meningkatkan efisiensi Anda dengan meminimalkan penulisan. Menggunakan kembali baris subjek memungkinkan Anda dengan lebih mudah dan cepat menghapus atau mengarsipkan pesan lama. Saya akan jelaskan bagaimana selanjutnya.

7. Urutkan ke Hapus

Batas data dapat menyelinap ke siapa pun, bahkan orang yang sangat terorganisir. Cara untuk mengosongkan sebagian ruang adalah dengan menghapus pesan yang tidak Anda butuhkan secara massal. Ini adalah jenis tugas yang Anda anggap mirip dengan pergi ke dokter gigi. Anda tidak harus melakukannya setiap hari, tetapi melakukannya secara berkala dan teratur akan membantu mencegah masalah yang lebih besar. Saya menemukan tiga metode menghapus sangat membantu.

Pertama, urutkan email yang Anda kirim berdasarkan ukuran file atau lampiran dan buang yang terbesar yang tidak Anda butuhkan. Alasan saya fokus pada pesan yang dikirim adalah karena jika saya mengirim lampiran, ada kemungkinan besar saya memiliki file dan karena itu saya memiliki salinan lain yang disimpan di tempat lain.

Metode kedua adalah menyortir email yang dikirim berdasarkan baris subjek dan mencari pesan yang Anda kirim secara teratur. Jika Anda mengirim pesan mingguan dengan baris subjek "Pembersihan kulkas pukul 4 sore hari ini, " Anda dapat dengan cepat melihat, memilih, dan menghapus semuanya sekaligus.

Ketiga, urutkan pesan Anda berdasarkan penerima. Anda mungkin memiliki beberapa kolega, teman, atau grup orang yang sering Anda kirimi email. Kemungkinan banyak pesan yang dikirim antara Anda dan mereka tidak terlalu penting. Jika Anda tidak akan pernah membutuhkannya lagi, pilih beberapa pesan sekaligus dan hapus secara massal.

8. Matikan Notifikasi, Tutup Email untuk Fokus

Mendapatkan peringatan di layar tentang setiap pesan yang masuk sangat mengganggu dan mengganggu. Saya rasa mayoritas pekerja akan lebih baik dengan peringatan email yang sepenuhnya dinonaktifkan. Ini hanya membantu dalam kasus yang paling langka. Jadi, matikan notifikasi Anda.

Demikian pula, tutup aplikasi email Anda atau tab browser-nya ketika Anda perlu melakukan pekerjaan yang sangat terfokus selama setidaknya 30 menit. Sangat menyakitkan saya untuk menulis tip itu, mengetahui bahwa hampir tidak ada yang akan mengikutinya. Sangat sedikit orang yang benar-benar melakukannya, tetapi saya berharap dapat meyakinkan lebih banyak orang untuk mencoba. Bayangkan betapa mudahnya menemukan aliran Anda ketika Anda tidak terganggu oleh email.

Pikirkan kembali saat terakhir Anda bekerja offline, apakah itu di pesawat terbang tanpa Wi-Fi atau saat internet Anda mati. Atau mungkin Anda telah bekerja dari zona waktu di mana Anda tidak memiliki banyak kolega lain dan karena itu tidak memiliki gangguan email untuk waktu yang lama. Dengan menutup email, Anda bisa meniru pengalaman tidak diganggu, sementara masih bisa mengakses informasi online lainnya sesuai kebutuhan.

9. Pilih balasan otomatis

Terkait dengan tip sebelumnya, katakanlah Anda tidak akan menutup jendela email Anda karena Anda khawatir seseorang akan mencoba menghubungi Anda dengan masalah mendesak dan Anda akan melewatkannya. Solusinya? Siapkan pesan di luar kantor atau balas-otomatis yang berbunyi, "Jika ini adalah masalah yang sangat mendesak, harap kirimi SMS / telepon / hubungi saya di…" dan berikan nomor telepon, pegangan kendur, atau saluran pilihan Anda. komunikasi.

10. Hapus! Atau File Mail Ke Folder

Email yang tidak dihapus sering kali merupakan niat baik yang tidak terpenuhi. Tahu kapan harus melepaskan. Jangan berpegang pada pesan jika Anda kemungkinan tidak akan pernah melakukan apa pun dengan mereka. Meninggalkan pesan yang tidak penting di kotak masuk Anda sangat tidak produktif, mengganggu, dan hanya mengingatkan Anda tentang apa yang ingin Anda lakukan di dunia yang sempurna, tetapi tidak bisa.

Mereka tidak membantu Anda dengan berada di kotak masuk Anda.

Jika menghapus pesan tampak parah, pindahkan ke folder baru. Panggil folder itu Tertunda atau Niat Baik. Yang penting adalah mengeluarkannya dari Kotak Masuk Anda. Tunggu beberapa bulan. Lihat berapa banyak yang Anda gali atau tanggapi. Jika jawabannya nol, mungkin pertimbangkan untuk menghapusnya sejak awal.

11. Kosongkan Tempat Sampah Secara Berkala

Kosongkan tempat sampah secara berkala. Menghapus tempat sampah membersihkan ruang. Sebagian besar program email, termasuk Outlook, memiliki pengaturan untuk secara otomatis membuang sampah ketika Anda keluar dari aplikasi. Jika Anda tidak pernah ingat untuk membuang sampah, saya sarankan menyalakan fitur itu.

Kebanyakan orang mungkin tidak perlu mengosongkan sampah lebih dari sebulan sekali atau seperempat kali. Ada bahaya dalam menghapus sampah Anda terlalu sering, karena tempat sampah adalah tempat Anda pergi untuk menyelamatkan email yang Anda pikir tidak Anda butuhkan, tetapi ternyata Anda melakukannya. Saya telah menyelamatkan banyak pesan dari tempat sampah, biasanya pada hari yang sama saya taruh di sana.

Cara Menarik Kabel Darurat

Sekarang, jika Anda putus asa untuk membersihkan dengan kotak masuk Anda, berikut ini satu trik terakhir yang bisa Anda coba:

1. Buat folder baru. Beri nama Kotak Masuk Lama atau Surat Sebelum Juli 2019 (atau bulan dan tahun saat ini).

2. Pilih semua yang ada di kotak masuk Anda. Pindahkan semuanya ke folder baru.

• 38 Tips Gmail Yang Akan Membantu Anda Menaklukkan Email 38 Tips Gmail Yang Akan Membantu Anda Menaklukkan Email
• Push for Zero Email Push for Zero Email
• 4 Cara untuk Memerangi Kelebihan Email di Kantor 4 Cara Untuk Memerangi Kelebihan Email di Kantor

Voa. Anda berada di kotak masuk nol, dan Anda bahkan tidak perlu membuang satu pesan pun.

Tidak ada yang mengharapkan Anda untuk merombak kotak masuk yang kacau dalam semalam. Adaptasi beberapa kebiasaan positif sedikit demi sedikit. Lakukan beberapa tindakan berkala, seperti mengosongkan sampah atau menghapus surat terkirim secara massal, untuk membantu Anda merasa sedang membuat kemajuan.