22 kiat Excel untuk menjadi spreadsheet pro

Ada sangat, sangat sedikit orang di planet Bumi yang bisa mengatakan mereka telah sepenuhnya menguasai setiap hal kecil yang rumit tentang Microsoft Excel. Ini adalah aplikasi spreadsheet premier dunia, dan telah menjadi standar industri selama hampir 35 tahun, menggantikan Lotus 1-2-3 yang dulu dihormati, aplikasi pembunuh pertama untuk PC pada 1980-an.

Dominasi Microsoft Excel sebagai spreadsheet belum benar-benar diuji, tentunya tidak oleh Corel's Quattro Pro (masih dijual hari ini di WordPerfect Office Pro), alat open source dari Apache atau LibreOffice, atau bahkan oleh Google Sheets (bagian spreadsheet dari Google Drive).

Ada alasan untuk itu. Excel lebih dari sekedar merek yang semua orang tahu: itu kuat. Itu tidak hanya tentang segala sesuatu yang orang bisa minta dalam spreadsheet. Versi Excel 2019 saat ini, tersedia di Microsoft Office 2019 sebagai bagian dari langganan Microsoft 365 dan metode lainnya, adalah Pilihan Editor PCMag.

Ini bukan hanya untuk angka. Banyak orang mengisi kisi-kisi Excel yang tampaknya tak terbatas dengan data, menggunakannya sebagai basis data flat-file. Ini dapat membuat manajer kontak yang relatif efektif atau manajer hubungan pelanggan yang berkembang pesat. Tidak terlalu mengejutkan melihat orang menggunakannya sebagai pengolah kata, meskipun Microsoft Word biasanya duduk tepat di sebelahnya.

Satu hal yang hampir dimiliki oleh setiap pengguna Excel: tidak cukup tahu. Ada begitu banyak cara untuk memotong dan memotong angka, memberikan data tampilan baru, dan banyak lagi, tidak mungkin untuk menghitung semuanya. Seluruh buku ditulis pada topik. Tetapi mudah untuk menguasai beberapa tips yang lebih menarik dan rumit yang akan membuat waktu Anda menggunakan program sedikit lebih mudah, dan akan membuat Anda terlihat seperti guru spreadsheetery berteknologi tinggi di kantor Anda. Jadi simak salah satu atau semua trik ini untuk unggul di Excel.

Line Breaks dan Wrapping Text

Mengetik ke dalam sel spreadsheet bisa membuat frustrasi, karena default untuk teks yang Anda ketikkan adalah untuk melanjutkan selamanya, tanpa membungkus kembali ke baris baru. Anda bisa mengubahnya. Buat baris baru dengan mengetik Alt + Enter (menekan Enter saja akan membuat Anda keluar dari sel). Atau, klik opsi Bungkus Teks di bawah tab Beranda di bagian atas layar, yang berarti semua teks terbungkus tepat di tepi sel tempat Anda berada. Ubah ukuran baris / kolom dan teks yang dibungkus ulang agar sesuai.



Ctrl + Shift untuk Pilih

Ada banyak cara yang lebih cepat untuk memilih dataset daripada menggunakan mouse dan menyeret kursor. Klik di sel pertama yang ingin Anda pilih dan tahan Ctrl + Shift, lalu tekan panah ke bawah untuk mendapatkan semua data di kolom di bawah ini, panah ke atas untuk mendapatkan semua data di atas, atau panah kiri atau kanan untuk mendapatkan semuanya di baris (ke kiri atau kanan, tentu saja). Gabungkan arah, dan Anda bisa mendapatkan seluruh kolom serta semua yang ada di baris di kiri atau kanan. Itu hanya akan memilih sel dengan data (bahkan data yang tidak terlihat). Jika Anda menggunakan Ctrl + Shift + End, kursor akan melompat ke sel sebelah kanan terendah dengan data, memilih semuanya di antaranya. Jadi jika kursor berada di sel kiri atas (A1), itu segalanya. Bahkan lebih cepat: Ctrl + Shift + * (tanda bintang) akan memilih seluruh kumpulan data apa pun sel yang dipilih. ( Gambar oleh xuuxuu dari Pixabay )



IsiOtomatis

Ini adalah no-brainer, tetapi sangat mudah diabaikan. Anda mulai mengetik serangkaian hal yang berulang seperti tanggal (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, dll.) Dan Anda tahu Anda berada di hari yang panjang. Alih-alih, mulailah seri dan gerakkan kursor pada layar ke bagian kanan bawah sel terakhir - gagang isian. Ketika berubah menjadi tanda plus (+), klik dan seret ke bawah untuk memilih semua sel yang perlu Anda isi. Mereka secara ajaib akan mengisi menggunakan pola yang Anda mulai. Dan itu juga bisa naik kolom, atau ke kiri atau kanan pada satu baris.

Bahkan lebih baik - Anda dapat Isi Otomatis tanpa banyak pola. Sekali lagi, pilih sel atau sel, pindah ke gagang isian, klik, dan seret. Anda akan mendapatkan menu opsi. Semakin banyak data yang Anda masukkan pada awalnya, semakin baik opsi Isi Seri akan membuat opsi IsiOtomatis Anda. Lihatlah tutorial Microsoft ini.



Isi Flash

Isi Flash akan dengan cerdas mengisi kolom berdasarkan pola data yang dilihatnya di kolom pertama (ini membantu jika baris teratas adalah baris tajuk unik). Misalnya, jika kolom pertama adalah semua nomor telepon yang diformat seperti "2125034111" dan Anda ingin semuanya terlihat seperti "(212) -503-4111, " mulai mengetik. Pada sel kedua, Excel harus mengenali pola dan menampilkan apa yang menurut Anda inginkan. Cukup tekan enter untuk menggunakannya. Ini berfungsi dengan angka, nama, tanggal, dll. Jika sel kedua tidak memberi Anda kisaran yang akurat, ketikkan lagi - polanya mungkin sulit dikenali. Lalu pergi ke tab Data dan klik tombol Flash Fill. Lihatlah tutorial Microsoft ini untuk informasi lebih lanjut.



Teks ke Kolom

Katakanlah Anda memiliki kolom yang penuh dengan nama, pertama di sebelah terakhir, tetapi Anda ingin dua kolom yang memecahnya. Pilih data, lalu pada tab Data (di atas) klik Teks ke Kolom. Pilih untuk memisahkannya dengan pembatas (berdasarkan spasi atau koma - bagus untuk nilai data CSV) atau dengan lebar tetap. Lebar tetap digunakan ketika semua data dijejalkan ke kolom pertama, tetapi dipisahkan oleh jumlah ruang atau periode yang tetap. Sisanya seperti sulap, dengan opsi tambahan untuk nomor-nomor tertentu.



Rekatkan Khusus untuk Transpose

Anda punya banyak baris. Anda ingin mereka menjadi kolom. Atau sebaliknya. Anda akan gila memindahkan barang-barang sel demi sel. Salin data itu, pilih Tempel Spesial, centang kotak Transpose, dan klik OK untuk menempel ke orientasi yang berbeda. Kolom menjadi baris, baris menjadi kolom.



Banyak Sel, Data Sama

Untuk beberapa alasan, Anda mungkin harus menulis hal yang sama berulang-ulang dalam sel di lembar kerja. Itu sangat menyiksa. Cukup klik seluruh set sel, baik dengan menyeret kursor Anda, atau dengan menahan tombol Ctrl saat Anda mengklik masing-masing sel. Ketikkan pada sel terakhir, lalu tekan Ctrl + Enter - dan apa yang Anda ketikkan akan masuk ke setiap sel yang dipilih.



Tempel Spesial dengan Formula

Katakanlah Anda memiliki sejumlah besar angka dalam format desimal yang ingin Anda tampilkan sebagai persentase. Masalahnya adalah, angka 1 itu seharusnya tidak 100%, tetapi itulah yang diberikan Excel kepada Anda jika Anda cukup mengklik tombol Gaya Persen (atau tekan Ctrl-Shift-%). Anda ingin 1 menjadi 1%. Jadi, Anda harus membaginya dengan 100. Di situlah Tempel Spesial masuk.

Pertama, ketik 100 dalam sel dan salin. Kemudian, pilih semua angka yang ingin Anda format ulang, pilih Tempel Spesial, klik tombol radio " Bagi ", dan boom akan dinamit: Anda memiliki angka yang dikonversi ke persentase. Ini juga berfungsi untuk menambah, mengurangi, atau mengalikan angka secara instan.



Gunakan Grafik dalam Bagan

Anda bisa meletakkan grafik di elemen apa pun dari bagan Excel. Elemen apa saja . Setiap batang, sepotong kue, dll., Dapat mendukung gambarnya sendiri. Misalnya, di atas, ada bendera negara bagian South Dakota pada diagram lingkaran (ditempatkan dengan memilih slice, menggunakan menu fly-out Series Options, dan memilih "Gambar atau tekstur isi"), ditambah logo PCMag tertanam (ditempatkan dengan Sisipkan tombol Gambar tab). Anda bahkan dapat menggunakan "no fill" sama sekali, yang menyebabkan irisan hilang.

Clip art dapat dipotong dan disisipkan ke suatu elemen - tagihan dolar untuk menunjukkan pengeluaran dolar, tetesan air untuk biaya pemasangan pipa, hal semacam itu. Menggabungkan dan mencocokkan terlalu banyak elemen grafis membuatnya tidak mungkin untuk dibaca, tetapi opsi yang Anda miliki layak untuk dipikirkan. Biarkan desainer grafis setempat memeriksanya sebelum Anda menggunakannya.



Simpan Grafik sebagai Templat

Excel memiliki lebih banyak jenis bagan daripada yang dimiliki gigi dan kacang Jimmy Carter, tetapi hampir tidak mungkin menemukan bagan default yang sempurna untuk presentasi Anda. Untungnya, kemampuan Excel untuk mengkustomisasi semua grafik tersebut sangat bagus. Tetapi kapan Anda harus membuatnya kembali ? Itu menyakitkan. Tidak harus begitu. Simpan bagan asli Anda sebagai templat.

Setelah grafik disempurnakan, klik kanan padanya. Pilih Simpan sebagai Templat. Simpan file dengan ekstensi CRTX di folder Microsoft Excel Templates default Anda. Setelah Anda melakukannya, menerapkan templat adalah kue. Pilih data yang ingin Anda bagan, buka tab Sisipkan, klik Bagan yang Disarankan, dan kemudian tab Semua Bagan, dan folder Template. Di kotak Templat Saya, pilih yang akan diterapkan, lalu klik OK.

Beberapa elemen, seperti teks aktual dalam legenda dan judul, tidak akan diterjemahkan kecuali mereka bagian dari data yang dipilih. Anda akan mendapatkan semua pilihan font dan warna, grafik yang disematkan, bahkan opsi seri (seperti bayangan drop atau cahaya di sekitar elemen bagan).



Bekerja dengan Sel Melintasi Sel

Yang ini, yang disebut 3D Sum, berfungsi ketika Anda memiliki beberapa lembar di buku kerja yang semuanya memiliki tata letak dasar yang sama, ucapkan pernyataan triwulanan atau tahunan. Misalnya, dalam sel B3, Anda selalu memiliki jumlah dolar untuk minggu yang sama dari waktu ke waktu.

Pada lembar kerja baru di buku kerja, buka sel dan ketik rumus seperti = jumlah ('Y1: Y10'! B3). Itu menunjukkan formula SUM (menambahkan sesuatu) untuk semua lembar yang berjudul Y1 hingga Y10 (bernilai 10 tahun), dan melihat sel B3 di masing-masing. Hasilnya akan menjadi jumlah semua 10 tahun. Ini adalah cara yang baik untuk membuat master spreadsheet yang merujuk kembali ke data yang selalu berubah.



Sembunyikan di Plain Sight

Sangat mudah untuk menyembunyikan baris atau kolom - cukup pilih semuanya dengan mengklik tajuk huruf atau angka, klik kanan, dan pilih "Sembunyikan." (Anda dapat menyembunyikan dengan memilih kolom di kedua sisi sekaligus, mengklik kanan, dan memilih "Unhide"). Tetapi bagaimana jika Anda hanya memiliki sedikit bagian dari data yang ditempatkan secara tidak nyaman yang ingin Anda sembunyikan, tetapi Anda masih ingin dapat bekerja dengannya? Mudah. Sorot sel, klik kanan, dan pilih Format Sel. Pada tab Angka di bagian atas, buka Kategori dan pilih " Kustom." Ketik tiga titik koma (;;;) di bidang Tipe:. Klik OK. Sekarang angkanya tidak terlihat, tetapi Anda masih bisa menggunakannya dalam formula.



Sembunyikan Lembar Utuh

Buku kerja Excel khas Anda - file tempat Anda bekerja - dapat dimuat dengan banyak lembar kerja (setiap lembar ditunjukkan oleh tab di bagian bawah, yang bisa Anda beri nama). Sembunyikan lembar jika Anda ingin, daripada menghapusnya, membuat datanya tetap tersedia tidak hanya untuk referensi, tetapi juga tersedia untuk rumus di lembar lain di buku kerja. Klik kanan tab lembar bawah dan pilih Sembunyikan. Ketika Anda perlu menemukannya lagi, Anda harus pergi ke tab View di atas, klik Unhide, dan pilih nama sheet dari daftar yang muncul.

Ada juga tombol Sembunyikan pada menu tab Lihat di atas. Apa yang terjadi ketika Anda mengklik itu? Itu menyembunyikan seluruh buku kerja yang Anda gunakan. Sepertinya Anda menutup file, tetapi Excel tetap berjalan. Saat Anda menutup program, ia akan menanyakan apakah Anda ingin menyimpan perubahan pada buku kerja yang disembunyikan. Saat Anda membuka file, Excel memberi Anda apa yang tampak sebagai buku kerja kosong - hingga Anda mengklik Unhide lagi.



Gunakan Buku Kerja Pribadi untuk Macro

Saat Anda melakukan unhide seluruh buku kerja, Anda mungkin akan melihat buku kerja terdaftar yang Anda tidak tahu Anda sembunyikan: file Personal.XLSB. Ini sebenarnya buku kerja pribadi yang dibuat Excel untuk Anda; itu dibuka sebagai buku kerja tersembunyi setiap kali Excel dimulai. Alasan menggunakannya? Makro. Saat Anda membuat makro, itu tidak berfungsi di setiap spreadsheet tunggal yang Anda buat secara default (seperti halnya di Word) -sebuah makro terkait dengan buku kerja tempat ia dibuat. Namun, jika Anda menyimpan makro di Personal.XLSB, itu akan tersedia sepanjang waktu, di semua file spreadsheet Anda. Caranya adalah, ketika Anda merekam makro, di bidang "Simpan makro di", pilih "Buku Kerja Makro Pribadi." (Anda dapat merekam makro dengan mengaktifkan tab Pengembang - buka tab File, pilih Opsi, klik Kustomisasi Pita, lalu di kotak Tab Utama, centang Pengembang, klik OK.)



Poros! Poros!

Seluruh buku telah dikhususkan untuk PivotTabels. Itu adalah ringkasan dari kumpulan data raksasa Anda yang membuatnya lebih mudah untuk menguraikan informasi berdasarkan poin referensi Anda. Misalnya, jika Anda memiliki seluruh rangkaian nilai untuk semua siswa di semua tes sepanjang tahun, PivotTable dapat membantu Anda mempersempit semuanya menjadi satu siswa selama satu bulan. Penting bagi siapa saja yang memiliki data besar untuk bermain dengannya (buat salinan data asli untuk dimainkan terlebih dahulu).

Untuk membuatnya, periksa bahwa semua kolom dan baris diberi judul seperti seharusnya, lalu pilih PivotTable pada tab Sisipkan. Lebih baik lagi, coba opsi Recommended PivotTables untuk melihat apakah Excel dapat memilih jenis yang tepat untuk Anda. Atau coba PivotChart, yang membuat PivotTable dengan grafik yang disertakan untuk membuatnya lebih mudah dipahami.



Format bersyarat

Melihat sejumlah besar data dan bertanya-tanya di mana sorotannya? Siapa yang memiliki skor tertinggi (atau terendah), apa lima teratas, dll? Pemformatan Bersyarat Excel akan melakukan segalanya mulai dari menempatkan perbatasan di sekitar highlight hingga kode warna seluruh tabel. Itu bahkan akan membangun grafik ke dalam setiap sel sehingga Anda dapat memvisualisasikan bagian atas dan bawah dari rentang angka dengan cepat. (Di atas, angka tertinggi berwarna hijau cepat, terendah dalam halting merah, dengan spektrum di antaranya.) Gunakan sub-menu Aturan Sel yang Disorot untuk membuat lebih banyak aturan untuk mencari sesuatu, seperti teks yang berisi string tertentu dari kata-kata, tanggal berulang, nilai duplikat, dll. Bahkan ada opsi lebih besar dari / kurang dari sehingga Anda dapat membandingkan perubahan angka.



Validasi Data untuk Membuat Drop Down

Membuat spreadsheet untuk digunakan orang lain? Jika Anda ingin membuat menu drop-down pilihan untuk digunakan dalam sel tertentu (sehingga mereka tidak dapat mengacaukannya!), Itu mudah. Sorot sel, buka tab Data, dan klik Validasi Data. Di bawah "Izinkan:" pilih " Daftar." Kemudian di bidang "Sumber:", ketik daftar, dengan koma di antara opsi. Atau, klik tombol di sebelah bidang Sumber dan kembali ke lembar yang sama untuk memilih seri data - ini adalah cara terbaik untuk menangani daftar besar. Anda dapat menyembunyikan data itu nanti, masih akan berfungsi. Validasi Data juga merupakan cara yang baik untuk membatasi data yang dimasukkan - misalnya, memberikan rentang tanggal, dan orang tidak dapat memasukkan tanggal apa pun sebelum atau setelah apa yang Anda tentukan. Anda bahkan dapat membuat pesan kesalahan yang akan mereka lihat.



Penyisipan Screenshot

Excel membuatnya sangat mudah untuk mengambil tangkapan layar dari program terbuka lainnya di desktop Anda dan memasukkannya ke lembar kerja. Cukup buka tab Sisipkan, pilih Tangkapan layar, dan Anda akan mendapatkan menu tarik-turun yang menampilkan thumbnail dari semua program yang terbuka. Pilih satu untuk memasukkan gambar ukuran penuh. Ubah ukuran sesuai keinginan Anda.



Masukkan Data Excel Ke Word

Tiga puluh lima tahun yang lalu, pemikiran untuk menempatkan data dari Excel ke dalam Word atau PowerPoint sungguh mengejutkan di dunia Office Suites. Hari ini, tidak ada artinya. Baik Anda mengambil sel data atau bagan grafis lengkap, salin dan tempel ke program lain. Yang perlu diperhatikan adalah, ini adalah proses tautan dan embed - jika Anda mengubah data dalam spreadsheet, itu juga akan berubah di Word DOC atau PowerPoint PPT. Jika Anda tidak menginginkannya, tempelkan sebagai grafik. Gunakan alat khusus Tempel Word sendiri untuk itu. Atau, saat mengambilnya dari Excel, buka tab Beranda di atas, pilih menu Salin, dan gunakan opsi Salin sebagai Gambar. Kemudian Anda dapat menempelkan grafik ke program apa pun.



Gunakan $ untuk Mencegah Pergeseran

Saat Anda menulis rumus, Anda mereferensikan sel dengan posisinya, seperti A1. Jika Anda menyalin rumus dan menempelkannya di sel berikutnya ke bawah, Excel akan menggeser sel yang direferensikan, jadi ia akan mengatakan A2 sebagai gantinya. Untuk mencegah pergeseran, gunakan tanda dolar ($). Ketik $ A1 dan potong dan tempel ke sel baru, misalnya, yang mencegah pergeseran dalam kolom (A); A $ 1 mencegah perubahan pada baris (1), dan $ A $ 1 mencegah perubahan pada arah apa pun saat menyalin rumus.

Ini berguna ketika Anda memiliki sel tunggal untuk digunakan dalam sejumlah formula. Katakanlah Anda ingin membagi semuanya dengan 100. Anda bisa melakukan rumus seperti = (A1 / 100), tetapi itu berarti Anda tidak dapat mengubah 100 dengan mudah di seluruh papan. Masukkan 100 dalam sel B1 dan gunakan = (A1 / B1) -tetapi ketika Anda memotong dan menempelkannya, itu berubah menjadi = (A2 / B2), lalu = (A3 / B3), dll. $ Memperbaiki bahwa: = (A1 / $ B $ 1) dapat dipotong dan disisipkan baris, tetapi referensi $ B $ 1 tidak pernah berubah. Kemudian Anda dapat mengubah nilai 100 dalam sel sesuai kebutuhan untuk bereksperimen dengan perubahan lainnya.



Lakukan Analisis Cepat

Jika Anda tidak tahu persis info apa yang ingin Anda terapkan pada data di Excel, coba menu Analisis Cepat untuk menjalankan opsi dengan cepat. Pilih data dan klik kotak Analisis Cepat yang muncul di kanan bawah. Anda akan mendapatkan menu yang muncul dengan opsi untuk menerapkan pemformatan bersyarat dengan cepat, membuat bagan, menangani total, menampilkan grafik mini, dan banyak lagi.



Tombol Pintas Excel yang Bagus

Excel, seperti perangkat lunak hebat lainnya, memiliki banyak pintasan keyboard yang sangat baik. Inilah beberapa yang terbaik.

Ctrl +; -Masukkan tanggal hari ini.

Ctrl + Shift +: -Masukkan waktu saat ini (titik dua adalah apa yang ada di jam, seperti 12:00).

Ctrl + Shift + # -Mengubah format tanggal.

Ctrl + 5 -Menerapkan coretan ke teks dalam sel.

Ctrl + 0 - Menyembunyikan kolom saat ini.

Ctrl + 9 - Menyembunyikan baris saat ini.

Ctrl + F6 -Mengalih di antara buku kerja yang terbuka (yaitu, buka file Excel di jendela yang berbeda).

Ctrl + ` -Itu tanda aksen, naik dengan tombol 1. Kombo ini mengaktifkan tampilan dalam sheet untuk menampilkan semua formula.

Ctrl + PageUp atau PageDown -Pergeseran cepat antar sheet di buku kerja yang saat ini terbuka.

F2 - Mulailah mengedit sel yang dipilih saat ini (jauh lebih cepat daripada mengklik dua kali).

Shift + F10 -Buka menu klik kanan untuk sel tempat Anda berada.



16 Tips Microsoft Word yang Perlu Anda Pelajari Sekarang

Anda pikir Anda tahu segalanya tentang Microsoft Word? Berikut adalah beberapa trik tersembunyi dan peretasan hemat waktu yang perlu Anda ketahui tentang aplikasi pengolah kata Redmond.