35 tips drive Google yang tidak bisa Anda lewatkan

Angkat tangan Anda jika Anda ingat Writely. Sebuah perusahaan beranggotakan empat orang bernama Upstartle meluncurkan pengolah kata yang hanya online pada bulan Agustus 2005, mengambil keuntungan dari teknologi browser yang saat itu disebut AJAX. Itu memungkinkan pengguna untuk secara instan menyimpan dan mengambil konten yang dihasilkan di browser tetapi disimpan di server. Dan itu bekerja sangat baik sehingga Google membeli Upstartle kurang dari setahun kemudian. Pada saat itu, produk seperti Writely unik (perangkat lunaknya tidak muncul dalam CD), dan dianggap sebagai taruhan.

Maju cepat ke hari ini. Perangkat alat kantor online Google tidak melakukan apa pun selain tumbuh dan berkembang. Sekarang di bawah payung Google Drive, Anda akan menemukan layanan pengelolaan dan penyimpanan file serta berbagai aplikasi berbasis web dan seluler. Ini termasuk: pengolah kata (Documents, atau Writely, semuanya sudah dewasa), spreadsheet (Lembar), presentasi (Slide), gambar, dan formulir.

Ini adalah seperangkat alat lengkap yang sekarang mengambil Microsoft Office yang jauh lebih matang; pada kenyataannya, Google Drive dapat mendorong Microsoft untuk membuat versi online Word, Excel, dan PowerPoint untuk bekerja dengan layanan penyimpanan / sinkronisasi OneDrive-nya.

Bisnis dapat menggunakan G Suite, versi Google Drive dengan semua penyimpanan dan alat, ditambah integrasi Gmail, Kalender, Situs, dan lainnya di bawah nama domain mereka sendiri. Harga mulai dari $ 6 per pengguna per bulan untuk 30GB penyimpanan online per pengguna; organisasi nirlaba dan sekolah bisa mendapatkannya gratis.

Drive - Pilihan Editor kami untuk produktivitas kantor - adalah seperangkat alat serius untuk pekerjaan serius (atau menyenangkan), semuanya sepenuhnya gratis. Konsumen hanya membayar penyimpanan tambahan. Tetapi perlu mengetahui lebih dari sekadar dasar-dasarnya. Berikut cara memanfaatkan Google Drive secara maksimal.

Penyimpanan File Gratis, Semacam

Setiap akun Google Drive pribadi - yang Anda dapatkan jika Anda memiliki layanan Google apa pun, seperti Gmail atau Foto Google - hadir dengan penyimpanan gratis 15 gigabytes. Anda selalu dapat memutakhirkannya melalui Google One, tetapi perlu diingat: hanya file non-asli - seperti file Microsoft, PDF, atau gambar - yang memakan 15GB itu. File Google Doc / Sheets / Slides yang Anda buat tidak dihitung dengan penjatahan penyimpanan Google Drive Anda.



Sinkronkan Semua File Anda

Google Drive menyinkronkan di seluruh perangkat, sehingga Anda dapat memulai proyek di PC dan mengambilnya di telepon, tablet, atau laptop di rumah Anda. Dan ini berfungsi dengan segala jenis dokumen, bukan hanya Dokumen, Spread, dan Slide asli. Instal program Google Backup and Sync di desktop untuk mencadangkan file secara otomatis dari komputer, kamera, atau kartu SD Anda ke Google Drive.

Ini adalah aspek dari Google Drive yang kemungkinan akan menggunakan 15GB penyimpanan gratis Anda, karena itu melayani jenis file lain. Jika Anda kehabisan, Anda mungkin perlu membayar untuk penyimpanan tambahan melalui Google One. Tetapi opsi mulai dari $ 1, 99 per bulan (atau $ 19, 99 per tahun) untuk 100GB. Bahkan 2TB hanya $ 10 sebulan atau $ 99, 99 per tahun.



Berkolaborasi Dengan Baik Dengan Orang Lain

Nama game dengan Google Documents adalah "kolaborasi." Tidak masalah jika Anda semua menggunakan laptop, tablet, atau smartphone, lebih dari satu orang pada suatu waktu dapat mengerjakan dokumen - hingga 50 secara bersamaan.

Untuk mengawasi apa yang telah dilakukan teman, keluarga, dan / atau kolega Anda, lihat riwayat revisi melalui File> Riwayat Versi> Lihat Riwayat Versi. (Atau klik Semua Perubahan yang Disimpan di Drive di bagian atas, jika ditampilkan.) Daftar di sebelah kanan akan menunjukkan kepada Anda siapa yang memperbarui dokumen dan kapan; klik nama untuk melihat apa yang mereka lakukan. Berikan nama yang berbeda untuk versi yang berbeda agar lebih mudah dilacak - klik tombol di kanan atas untuk melihat hanya versi yang disebutkan.



Revisi Suka di Microsoft Word

Bagaimana jika Anda ingin revisi terlihat seperti yang Anda lakukan ketika Anda melacak perubahan pada dokumen Microsoft Word? Documents mendukung fitur yang disebut Suntingan Suntingan. Klik tombol Editing (dengan ikon pensil) di atas oleh tombol Komentar dan Bagikan. Anda akan mendapatkan menu yang memungkinkan Anda mengedit, membuat saran (dengan perubahan terlacak yang dapat Anda atau orang lain terima nanti), atau melihat dokumen terakhir.



Cari Kolaborator

Jika Anda tidak dapat mengingat nama dokumen yang Anda inginkan, tetapi Anda dapat mengingat siapa yang membaginya dengan Anda, klik Dibagikan dengan Saya di menu kiri Google Drive. Anda akan mendapatkan daftar semua dokumen yang telah dibagikan orang kepada Anda. Jika daftar terlalu panjang untuk diuraikan, ketikkan nama kolaborator di bidang pencarian di bagian atas.



Jadikan Dokumen Publik

Untuk menjadi bagian dari kolaborasi, dokumen harus dibagikan. Batasnya adalah 200 orang, tetapi jika lebih dari 50 kolaborator mencoba mengedit dokumen, pendatang baru hanya dapat melihat perubahannya.

Pemilik dokumen dapat mengatur siapa yang memiliki hak mengedit. Tetapi untuk menghindari kerepotan, buat dokumen menjadi publik. Klik tombol "Bagikan" di kanan atas, buka Lanjutan, lalu klik "Ubah" di bawah "Siapa yang memiliki akses." Pilih publik di web atau siapa pun yang memiliki tautan; beberapa pelanggan G Suite mungkin hanya dapat membuat dokumen mereka tersedia untuk semua orang di organisasi mereka.

Dokumen publik tersedia untuk mesin pencari… dan Google juga memiliki salah satunya.



Tetapkan Tingkat Akses

Ketika Anda melakukan semua berbagi dokumen ini, Anda mungkin berpikir semua orang sama. Tidak begitu. Ada empat tingkat akses dokumen. Pemilik dapat melakukan apa saja pada file - bahkan menghapusnya - dan mengundang lebih banyak kolaborator. Editor tentu saja dapat mengedit, tetapi hanya mengundang lebih banyak kolaborator jika Pemilik mengizinkannya. Pemirsa dapat melihat apa yang terjadi. Komentator dapat melihatnya, ditambah meninggalkan komentar di atasnya. Pemirsa dan Komentator dapat membuat salinan dokumen, jadi jangan menganggap dokumen sebagai "aman."



Berkomunikasi Saat Berkolaborasi

Google Drive menunjukkan rekan kolaborator dokumen Anda di sudut kanan atas. Anda dapat meninggalkan komentar atau pertanyaan sebaris untuk orang-orang tertentu saat Anda bekerja, tetapi Anda juga dapat mengirimi mereka pesan instan. Klik gelembung obrolan di sebelah chathead kolaborator dan ketik pesan Anda. Namun ini bukan pesan pribadi. Semua orang di dalam dokumen juga dapat melihat diskusi Anda.



Rangkul Add-Ons

Ada beberapa add-on yang dapat memperluas fungsionalitas yang sudah Anda dapatkan secara gratis di Documents dan Spreadsheet. Temukan atau aktifkan mereka dengan mengeklik Pengaya> Dapatkan pengaya saat mengedit dokumen.



Peluk dengan Aplikasi

Tidak perlu bingung dengan Pengaya, ada juga sejumlah aplikasi Google Drive - sepenuhnya aplikasi berbasis web yang dapat Anda tautkan ke Google Drive Anda. Ada beberapa tumpang tindih dengan add-on - Anda mungkin tidak memerlukan aplikasi dan add-on HelloFax. Tetapi aplikasi, yang ditemukan di Toko Web Chrome, memudahkan untuk melakukan beberapa pengeditan tambahan di tempat lain.



Unggah lewat Seret dan Jatuhkan

Google Drive memiliki tombol "Baru" yang besar di antarmuka, untuk membuat file baru. Ini juga cara Anda mengunggah file atau folder. Lewati bagian itu - seret file dari Windows Explorer atau macOS Finder ke daftar file Google Drive. Di bagian bawah layar browser, Anda akan melihat cloud dengan panah ke atas untuk menunjukkan bahwa Anda dapat melepaskan file yang Anda seret untuk menjatuhkannya langsung ke Drive.



Tautan Pembuatan Cepat

Jika Anda ingin dengan cepat membuat dokumen, spreadsheet, presentasi, atau gambar baru, tambahkan tautan berikut ke bilah bookmark browser Anda:

http: //doc.new- dokumen Google baru

http: //sheets.new- Google Sheet baru

http: //deck.new- Google Slide baru

http: //site.new- situs Google baru

http: //form.new - form Google baru



Gunakan Rekan untuk Meluncurkan Desktop Windows

Ekstensi Drive Companion untuk Google Chrome memenuhi kebutuhan tertentu: memecah dokumen Google Drive / slide / sheet yang diluncurkan ke jendela sembul browser yang memberikan tampilan program khusus pada desktop. Pada Windows, pop-up bahkan mendapatkan ikon Google Drive di Taskbar, sehingga Anda dapat melompat kembali dengan mudah. Jendela baru dapat diluncurkan dengan dokumen kosong, atau buka yang sudah ada.



Mengakses File Drive Offline: Desktop

Anda biasanya mengakses file yang disimpan di Google Drive ketika browser Anda terhubung ke internet. Tetapi untuk saat-saat ketika Wi-Fi tidak tersedia, Google Drive mendukung akses offline.

Pertama, instal ekstensi Google Documents Offline Chrome (ini hanya berfungsi di browser Google), kemudian pergi ke pengaturan Google Drive. Centang kotak di sebelah "Buat, buka, dan edit file Google Docs, Sheets, dan Slides Anda yang terbaru di perangkat ini saat offline." Itu mengaktifkan layanan, tetapi Anda harus memilih file mana yang Anda inginkan offline. Arahkan ke drive.google.com, klik kanan pada dokumen yang Anda inginkan (tekan Shift / Ctrl atau Command untuk banyak file), dan matikan "Available offline" untuk aktif.



Mengakses File Drive Offline: Seluler

Jika Anda ingin bekerja dengan file Google Drive di ponsel cerdas Anda tetapi tidak memiliki akses internet, atur file tersebut agar tersedia secara offline sebelumnya. Buka file Documents, Slide, atau Lembar, ketuk menu tiga titik ( ) di kanan atas, dan alihkan sakelar di sebelah " Tersedia offline." Lain kali Anda online, perubahan apa pun yang Anda buat akan disinkronkan lagi dengan Google Drive.



Simpan untuk Nanti Dengan Google Drive

Evernote adalah gudang online untuk semua barang digital Anda. Anda dapat menggunakan Google Drive dengan cara yang serupa. Ekstensi Google Chrome yang disebut Simpan ke Google Drive memudahkan untuk menyimpan hampir semua yang Anda lihat online ke folder di Google Drive. Namun ada beberapa peringatan. Anda tidak dapat benar-benar menyimpan hanya bagian teks yang bagus dari sebuah halaman - Anda hanya dapat menyimpan tampilan sebagai file PNG, seluruh kode sumber HTML, atau menyimpannya sebagai Google Doc (yang akan membuang format). Klik kanan gambar dan Anda dapat menyimpannya. Untuk menyimpan info serius, tetap menggunakan Evernote, OneNote, atau Pocket.



Bagikan langsung Dokumen melalui Gmail

Jika Anda menggunakan Gmail dan Google Drive, Anda beruntung: Anda tidak perlu melampirkan dokumen lagi. Itu berarti Anda tidak akan pernah mengalami batas lampiran 25MB - alih-alih, kirim file hingga 10 Gigabytes .

File harus diunggah ke penyimpanan Google Drive terlebih dahulu. Masukkan file ke dalam pesan Gmail dengan mengklik ikon Google Drive ( ) di bagian bawah layar email penulisan. Jika file ada di hard drive Anda, seret dan jatuhkan dari tab Upload.



Gunakan Aplikasi Seluler Terpisah untuk Mengedit

Google telah menawarkan aplikasi Drive untuk iOS dan Android untuk waktu yang lama, tetapi pengeditan file adalah campuran, jadi Google memindahkan fungsionalitas itu untuk memisahkan aplikasi untuk Docs (iOS, Android), Sheets (iOS, Android) dan Slides (iOS, Android). Aplikasi Drive hidup untuk memberikan akses dan melihat file yang disimpan; ketika Anda perlu mengedit, itu akan mendorong Anda ke salah satu aplikasi lain, asalkan mereka diinstal.



Konversi ke Format Google Documents

Anda dapat menambahkan hampir semua file ke Google Drive untuk penyimpanan, tetapi bagaimana Anda bekerja dengannya setelah diunggah? Mengonversi file ke format Google Docs, Sheets, atau Slides cukup mudah. Unggah file, dan klik kanan untuk memilih "Buka dengan." Sub-menu pilihan akan muncul dengan opsi yang memungkinkan Anda mengubah, misalnya, dokumen Word menjadi Google Doc. Ini akan membuat salinan, meninggalkan file asli tetap utuh.

Anda juga dapat menggunakan ekstensi Chrome Office Editing untuk Dokumen, Spread & Slide untuk mengedit dokumen Office apa pun yang Anda seret ke browser. Anda kemudian dapat menyimpannya kembali ke format aslinya, atau menyimpannya dalam format Google Drive untuk menghemat ruang.



Ubah Semua Gambar / PDF menjadi Teks

Jika Anda ingin setiap item yang Anda unggah di desktop - bahkan PDF - untuk dikonversi ke teks yang dapat Anda edit sebagai Google Doc, buka Google Drive (bukan Documents) pada desktop, klik ikon roda gigi ( ) di bagian atas dan pilih Pengaturan. Di kotak munculan, centang kotak di sebelah Konversi Upload. Mengunggah file mungkin memakan waktu sedikit lebih lama, tetapi itu sepadan. Anda akan berakhir dengan Google Doc yang memasukkan gambar, dengan teks yang dapat diedit di bawah.



Memindai dengan Aplikasi Seluler

Salah satu fitur unik dari aplikasi seluler Google Drive (bukan di aplikasi Documents dan Spreadsheet terpisah) adalah kemampuan untuk mengunggah gambar. Kenapa kamu ingin melakukan itu? Kata-kata dalam gambar dipindai oleh Google dan menjadi teks yang dapat dicari. Sangat bagus untuk mengambil gambar resep, menu, jam penyimpanan - apa pun yang perlu Anda temukan nanti, tetapi tidak ingin mengetik ulang. (Aplikasi iOS tidak membuat teks dapat diedit dengan OCR, namun - yang hanya berfungsi dari desktop atau dari Android.)



Kumpulkan Data Dari Orang Lain

Salah satu aplikasi dalam kolektif Google Drive yang tidak mendapatkan banyak perhatian adalah Formulir, tetapi berguna. Anggap saja sebagai SurveyMonkey pribadi Anda. Atur jajak pendapat, survei, apa yang Anda miliki, dan bagikan. Data yang dikumpulkan dimasukkan ke dalam file Lembar kerja lembar. Formulir sama kolaboratifnya dengan dokumen apa pun. Formulir mendukung bilah kemajuan (untuk menunjukkan kepada responden berapa lama mereka harus menyelesaikannya), gambar, dan video YouTube.



Gambar di Documents

Aplikasi Gambar di Google Drive sebenarnya bukan untuk pengeditan foto. Tetapi dapat digunakan untuk menyiapkan beberapa gambar. Jika Anda memerlukan beberapa kreativitas gambar dalam sebuah dokumen, Anda memilikinya. Di Documents, Spreadsheet, atau Slide, navigasikan ke Sisipkan> Gambar> + Baru - Anda akan mendapatkan versi belakang dari aplikasi Menggambar yang memudahkan untuk memasukkan karya seni Anda. Jika Anda sudah menyimpan karya seni yang Anda buat di Drive, pilih Gambar> Dari Drive dari menu Sisipkan.



Layar Penuh (Dua Kali)

Perlu waktu menulis bebas gangguan? Pilih Lihat> Layar Penuh untuk menyingkirkan menu aplikasi dan bilah alat di bagian atas (tekan tombol Esc untuk mengembalikannya). Tekan F11 dalam mode layar penuh untuk menyembunyikan menu peramban juga, dan kembali untuk mereka kembali.



Panel Penelitian Menemukan Lebih Banyak

Ketika Anda memiliki kepala tenaga pada proyek dan real estat layar terbatas, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah meninggalkan halaman untuk melakukan pencarian. Panel penelitian (hanya dapat diakses di Documents) mengatasinya. Klik Alat> Jelajahi (atau Ctrl + Alt + Shift + I) untuk mengaksesnya. Ini membuatnya mudah untuk memasukkan kutipan catatan kaki dalam dokumen Anda yang tertaut ke hasil. Gunakan Ctrl + Shift + Y ketika kursor Anda berada pada kata tertentu dan panel menunjukkan definisi. Anda bahkan dapat menggunakan panel Jelajahi untuk menyisipkan gambar yang ditemukannya.



Sisipkan Tautan Dengan Pencarian

Sangat mudah untuk memasukkan tautan ke Google Doc. Pilih teks, klik ikon rantai atau tekan Ctrl-K, dan menu muncul di mana Anda dapat menempelkan URL. Tetapi jika Anda belum memiliki URL untuk tautan, Google akan menemukannya untuk Anda, karena pencarian Google terintegrasi. Ini akan mencari terlebih dahulu pada istilah yang telah Anda sorot. Jika itu tidak berhasil, ketikkan kueri yang berbeda - itu tidak akan mengubah teks dokumen. Setelah Anda menemukan tautan yang Anda suka, klik untuk memasukkannya secara instan.



Lihat Setiap Pintasan Tunggal

Merangkul pintasan keyboard dan Anda akan menjadi dewa Google Drive. Kecuali apa mereka dan bagaimana Anda menemukannya? Tidak peduli apa pun aplikasi Drive Anda, bahkan halaman utama Google Drive, cukup ketik Ctrl + / dan menu pintasan akan mengungkapkan setiap opsi keyboard yang tersedia.



Terjemahkan dengan Mudah

Punya dokumen dalam bahasa asing? Unggah ke Google Drive, buka (sebagai Google Doc), klik Tools> Translate Document. Anda akan mendapatkan duplikat dokumen dalam bahasa pilihan Anda.

• Jenis Suara dalam Dokumen

  Bukalah file Google Documents kosong baru untuk pemrosesan kata di desktop, dan jika komputer Anda memiliki mikrofon, Anda memiliki opsi untuk melakukan Pengetikan Suara. Temukan di menu Alat, atau tekan Ctrl + Shift + S. Itu menempatkan ikon mikrofon di sebelah dokumen - klik untuk berbicara, dan apa yang Anda katakan muncul di dokumen. Ikon mikrofon berubah merah, dan akan mendapatkan garis target ketika mendengar Anda.

  Google telah melakukan banyak hal untuk menyempurnakan pengenalan suara dan dikte selama beberapa tahun terakhir dan ini bekerja dengan sangat baik. Tidak hanya untuk menuliskan apa yang Anda katakan (termasuk tanda baca dasar - ​​katakan "titik" ketika Anda mengakhiri kalimat, misalnya) tetapi juga untuk membuat koreksi dan memformat perubahan melalui suara, dan menavigasi di sekitar dokumen tanpa menyentuh mouse. Daftar bahasa yang didukung jauh melampaui hanya bahasa Inggris AS, juga. Namun, itu akan menyensor kutukan Anda dengan tanda bintang - Anda harus mengetik ulang omong kosong itu nanti.



Sempurnakan Pencarian File Anda

Mencari file atau dokumen tertentu di Google Drive? Google menurunkan pencarian, jadi biasanya mudah. Jika Anda perlu melakukan pencarian lanjutan, buka opsi untuk melakukannya dengan panah bawah di kotak pencarian. Dari sana, cari pada jenis file, pemiliknya, apakah itu dibintangi atau dibuang, kapan terakhir diubah, dengan siapa itu dibagikan, dan banyak lagi.

Lebih baik lagi, gunakan Pemrosesan Bahasa Alami saat Anda mencari Drive. Itu berarti Anda dapat melewati operator pencarian esoteris dan mencoba sesuatu seperti "temukan notulen rapat penjualan saya mulai Juli lalu."



Warnai Folder Anda

Ini membantu menjaga folder tetap rapi, tetapi kadang-kadang Anda hanya ingin mata Anda tertarik ke folder yang paling banyak digunakan, katakanlah, dengan pilihan warna. Google Drive menawarkan pelangi pilihan. Klik kanan folder mana saja dan pilih Ubah Warna untuk mendapatkan menu.



Dapatkan Outlook Baru

Jika Anda menggunakan Outlook.com atau aplikasi Outlook untuk iOS atau Android, Anda tidak dibatasi untuk menggunakan Microsoft OneDrive untuk mengakses file di cloud. Anda juga bisa mendapatkannya dari Dropbox, Box, Facebook, dan ya, Google Drive juga.



Lindungi Sel Tertentu

Anda dapat mengatur perlindungan seluruh lembar kerja di Google Sheet menggunakan Tools> Protect Sheet, bahkan jika Anda berbagi lembar. Namun, yang lebih jelas dan berguna, adalah kemampuan untuk melindungi hanya bagian data. Di bawah Data> Lindungi Lembar dan Rentang, Anda dapat mengatur rentang sel yang tidak dapat disentuh oleh siapa pun kecuali Anda atau beberapa yang Anda pilih.



Temukan Lebih Banyak Font

Jika Anda merasa pilihan font di dokumen Google Drive membatasi kreativitas Anda, tambahkan lagi. Di menu Font (pada bilah alat), pilihan teratas adalah More Fonts. Kotak dialog yang muncul memungkinkan Anda menampilkan font berdasarkan jenis seperti tulisan tangan, monospace, serif, atau sans-serif; Anda kemudian dapat mengurutkan berdasarkan popularitas atau tanggal ditambahkan atau menjadi tren. Cari nama jenis huruf tertentu. Kemudian beri tanda centang di sebelah font yang Anda inginkan akses cepat dari Doc itu sendiri. Font tidak spesifik untuk dokumen - jika Anda memilih yang baru, maka font tersebut tersedia di semua Google Documents, Spreadsheet, dan Slide. Semua font Google dapat dilihat di fonts.google.com, tetapi tidak semua font tersedia untuk digunakan di Google Drive.



Dapatkan Drive Itu Terorganisir

Jika Anda pengguna Google Drive yang serius, Anda mungkin sudah cukup lama menggunakannya untuk mengubah konten Drive Anda menjadi berantakan. Jika demikian, lihat 7 Langkah Sederhana untuk Membersihkan Google Drive Anda.