Daftar Isi:
Video: #4 Perangkat Lunak (Software) | Pengantar Teknologi Informasi (Oktober 2024)
Bahkan untuk usaha kecil dan menengah (UKM), memilih platform cloud accounting baru atau meningkatkan yang sudah ada dapat menjadi latihan yang sulit menjadi lebih menantang tidak hanya dengan kebutuhan untuk memenuhi kebutuhan mendesak organisasi Anda tetapi juga karena Anda harus mengantisipasi masa depan juga. Untuk membantu, berikut adalah empat tren penting yang ingin Anda tanyakan ketika berbicara dengan vendor potensial.
Pertama, Anda ingin tahu apakah perangkat lunak yang Anda jelajahi menggunakan pembelajaran mesin (ML). Lalu, jika ya, bagaimana ML itu diterjemahkan menjadi bantuan digital melalui kecerdasan buatan (AI)? Setelah itu karet benar-benar memenuhi jalan di mana dua tren pertama dan semua data Anda yang ada berpotongan: yaitu seberapa baik paket prospektif Anda menangani analisis data? Akhirnya, Anda harus tahu seberapa bisa diperluasnya perangkat lunak Anda ketika harus mengintegrasikan datanya dengan aplikasi back-office lainnya, yang bisa berupa apa saja dari pemasaran digital ke sistem point of sale (POS) Anda.
Saya membahas tren ini dengan beberapa perusahaan cloud accounting dan perusahaan perencanaan sumber daya (ERP) untuk menentukan seberapa penting masing-masing untuk membantu Anda melakukan pekerjaan Anda. Lebih penting lagi, kami membahas betapa pentingnya masing-masing dalam hal seberapa baik Anda akan melakukan pekerjaan Anda dalam waktu dekat ketika tren ini menjadi norma untuk perangkat lunak akuntansi.
1. Machine Learning (ML)
Pada level paling dasar, ML mengacu pada kemampuan sistem perangkat lunak untuk memodifikasi algoritme internalnya sendiri untuk meningkatkan kinerja. Anda tahu bagaimana Facebook tahu teman mana yang akan ditandai saat Anda memposting foto? Itu karena Facebook telah mengumpulkan informasi dari semua posting Anda yang sebelumnya ditandai. Anda pernah menonton film yang direkomendasikan Netflix kepada Anda? Netflix tahu untuk merekomendasikan film itu berdasarkan pilihan Anda sebelumnya.
Sekarang, bagaimana hubungannya dengan perangkat lunak akuntansi? Nah, ML membantu melakukan hal-hal seperti secara otomatis menyortir laporan tagihan, merekomendasikan kode akun, dan menyarankan penempatan data berulang. Lebih penting lagi, ketika Anda terus menggunakan perangkat lunak Anda dan saat Anda terus menerima atau menolak saran dengan algoritma ML Anda, semakin cerdas perangkat lunak itu. Alih-alih menggunakan ML untuk menerima rekomendasi dan mengurutkan informasi, perangkat lunak Anda akan mulai menyarankan otomatisasi alur kerja multi-langkah.
"Pembelajaran mesin akan menghasilkan pengambilan keputusan yang lebih baik, " kata Jon Roskill, CEO perusahaan perencanaan sumber daya perusahaan Acumatica. "Ini juga akan meningkatkan produktivitas dan memberikan kontrol yang lebih ketat dan wawasan data yang lebih banyak untuk dilihat di berbagai sudut. Anggaran dan perkiraan hari ini didasarkan pada melihat ke belakang melewati garis tren yang panjang, bukan pada perkembangan terkini dan proyeksi berwawasan ke depan. Pelaporan yang lebih baik menghasilkan keputusan yang lebih baik."
Jika ini semua terdengar, well, mahal, jangan khawatir. Banyak perusahaan besar yang menggunakan perangkat lunak akuntansi sudah menggunakan ML dalam sistem mereka. Tidak akan lama sebelum teknologi ini menjadi norma bahkan untuk solusi akuntansi bisnis terkecil sekalipun.
"Seperti banyak inovasi perangkat lunak akuntansi dan keuangan, kemungkinan besar perusahaan akan memimpin dalam membangun atau membutuhkan solusi yang mencakup beberapa bentuk pembelajaran mesin, " kata Scott Davisson, salah satu pendiri perusahaan perangkat lunak bisnis kecil Acclivity. "Dari sana, jutaan usaha kecil dapat mewarisi inovasi-inovasi tersebut ketika mereka berlaku untuk kebutuhan / persyaratan mereka. Tetapi pemilik usaha kecil adalah utilitarian karena berkaitan dengan inovasi teknologi akuntansi. Dengan kata lain, mereka sibuk dan mengembangkan sumber daya, sehingga mereka cenderung mengadopsi solusi yang menunjukkan manfaat nyata. Jadi, meskipun mungkin perlu beberapa waktu agar pembelajaran mesin mengalir ke ruang SMB, kemungkinan itu akan memberikan manfaat kunci dan terukur ketika itu terjadi."
2. Kecerdasan Buatan (AI)
Sebelum kita membahas bagaimana AI akan berdampak pada perangkat lunak akuntansi bisnis kecil, penting bagi kita untuk membedakan antara ML dan AI. Meskipun keduanya mirip, kedua istilah ini sering digunakan secara bergantian (dan salah). Inilah perbedaan mendasar antara kedua istilah: Sistem ML menggunakan intelijen untuk meningkatkan kinerja dengan menawarkan rekomendasi dan cara untuk merampingkan proses, sedangkan sistem yang memanfaatkan AI memberikan otonomi pada perangkat lunak untuk melakukan tugas dan membuat keputusan tanpa pengawasan manusia. ML adalah Netflix yang membuat rekomendasi film; AI adalah mobil yang mendorong Anda untuk bekerja saat Anda tidur siang di kursi belakang.
Oke, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri bagaimana mobil self-driving berhubungan dengan akuntansi SMB. Pertanyaan bagus. Ingat di bagian sebelumnya ketika saya menyebutkan bahwa ML akan merekomendasikan dan menyarankan input? Bagaimana jika Anda memercayai perangkat lunak untuk memasukkan data itu sendiri tanpa memerlukan pengawasan Anda?
"Kecerdasan buatan akan mengotomatiskan tugas-tugas duniawi dan tidak ada kekurangan tugas-tugas duniawi, " kata Roskill. "AI akan memberikan tingkat kecepatan dan akurasi yang tak terbatas, menghilangkan kesalahan dan kesalahan manusia, menghasilkan akurasi yang lebih baik."
Tugas-tugas tertentu, seperti memasukkan dan mengaudit biaya, menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar klien, dan menilai dan menolak pinjaman berdasarkan penilaian risiko otomatis, hanyalah beberapa dari banyak cara berguna AI yang telah berdampak pada perusahaan akuntansi perusahaan besar. Tetapi tingkat otomatisasi ini akan segera datang ke alat akuntansi dari semua ukuran.
"Kecerdasan buatan akan membuka perangkat lunak keuangan dan akuntansi untuk satu set pengguna baru yang tidak perlu berbicara akuntansi untuk mendapatkan wawasan dari sistem, " kata Aaron Harris, CTO dari perusahaan perangkat lunak manajemen keuangan Intacct. "Vendor perangkat lunak akuntansi pintar sedang merancang interaktivitas kecerdasan buatan mereka dengan set pengguna yang tepat dalam pikiran."
3. Data dan Analisis
Bidang utama di mana AI, ML, dan rim dari data akuntansi berpotongan adalah analitik bisnis. Dan sementara Anda pasti bisa menggunakan alat pihak ketiga, seperti pemenang Pilihan Editor
Paket akuntansi berfokus pada beberapa bidang dalam hal ini, terutama audit dan penilaian risiko serta deteksi penipuan. Dengan mengintegrasikan sumber data tambahan dari aplikasi lain dalam portofolio organisasi Anda, seperti data pelanggan dari sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) Anda, sensor data dari manufaktur, dan pembelian data dari rantai pasokan dan aplikasi manajemen inventaris Anda, akun yang berpengalaman dalam analisis data dapat memberikan wawasan yang lebih dalam dan tingkat visibilitas yang lebih tinggi tentang bagaimana organisasi Anda benar-benar bekerja dan menghasilkan uang.
Bagi organisasi yang tunduk pada peraturan kepatuhan, kecenderungan menggunakan analitik data untuk menemukan penipuan dapat menghemat banyak uang bagi perusahaan sambil menyelamatkan hubungan pelanggan dan mitra yang terancam punah. Kemajuan dalam visualisasi data dan kemampuan untuk menyambungkan tanggal dari sumber-sumber alternatif memungkinkan beberapa aplikasi akuntansi untuk menemukan bahkan masalah yang paling halus dan menentukan apakah penipuan mungkin menjadi faktor.
4. Integrasi dan Ekstensi
Siapa pun yang telah menggunakan perangkat lunak bisnis berbasis cloud memahami pentingnya mengikat kumpulan data dari satu alat ke yang lain. Misalnya, manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan perangkat lunak otomasi pemasaran Anda mungkin berasal dari vendor yang berbeda, tetapi kumpulan data yang berbeda di setiap alat relevan dengan pengguna kedua sistem. Akibatnya, dapat menarik data dari satu sistem ke sistem lain atau mengikat alur kerja di kedua sistem tanpa latar belakang teknologi yang mendalam, akan membuat hidup Anda lebih mudah dan pekerjaan Anda jauh lebih pintar.
Davisson mengatakan fleksibilitas untuk perangkat lunak akuntansi penting karena memungkinkan pemilik usaha kecil untuk bertindak sebagai pengembang perangkat lunak. "Mereka dapat menilai kebutuhan internal mereka, di mana mereka membutuhkan alur kerja yang lebih efisien, atau aplikasi apa yang membutuhkan data apa, " katanya. "Dan mereka dapat mengimplementasikan solusi tanpa memulai proyek pembangunan yang mahal dan rumit."
Alat-alat seperti IFTTT dan Zapier tidak hanya menyatukan sistem yang berbeda, mereka juga memungkinkan Anda mengotomatiskan alur kerja yang kompleks di berbagai sistem - dan mereka memungkinkan Anda melakukannya dengan pengalaman teknologi minimal. Contoh luar biasa dari apa yang dapat Anda capai dengan membeli sistem akuntansi yang dapat mengikat ke salah satu alat penghubung ini adalah sebagai berikut: Ketika transaksi baru masuk ke sistem Anda, alur kerja membuat faktur pada Zoho Faktur, memposting pemberitahuan di Slack, membuat deretan data di Google Sheets, mengirim email ke rekan kerja terkait, dan menjadwalkan pembayaran di masa depan. Anda mendapatkan idenya.
"Fleksibilitas untuk alat akuntansi adalah yang terpenting, " kata Harris. "Bahkan konsumen yang telah memilih suite kemungkinan akan menyebarkan banyak solusi. Solusi akuntansi seperti Intacct dirancang mengantisipasi akses ke lebih dari sekadar informasi akuntansi standar dan dirancang untuk menjadi bagian dari proses bisnis di seluruh perusahaan. Menghubungkan semua sistem ini tidak hanya akan memungkinkan satu set data yang lebih kaya untuk mendapatkan wawasan, itu juga akan mengurangi latensi data."
