Terorganisir: 5 aplikasi yang Anda butuhkan tanpa kertas

Menjadi tanpa kertas tidak harus sulit, terutama jika Anda tahu alat apa yang dapat membantu Anda melakukannya. Jika Anda mencoba menyerahkan kertas sepenuhnya, setidaknya ada lima alat yang Anda butuhkan untuk membuatnya berfungsi.

Di mana dalam hidup Anda, Anda masih menggunakan kertas? Mungkin Anda menyimpan daftar tugas Anda di buku catatan atau mungkin Anda memiliki setumpuk dokumen yang harus Anda tandatangani. Anda dapat menghilangkan hampir semua kertas dalam hidup Anda ketika Anda memiliki lima alat ini:

1. aplikasi daftar tugas,
2. aplikasi pemindaian,
3. layanan sinkronisasi file,
4. alat tanda tangan elektronik, dan
5. layanan pengiriman dokumen.

Mari kita melihat lebih dekat pada masing-masing alat ini dan apa yang mereka lakukan. Saya juga memberikan rekomendasi untuk aplikasi spesifik yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda memulai.

1. To-Do List App

Saya tidak akan pernah mengibaskan jari saya pada seseorang yang menggunakan daftar pekerjaan yang harus dilakukan jika mereka menemukan itu bekerja untuk mereka. Namun, jika Anda mencoba untuk tidak menggunakan kertas, salah satu tempat terbaik untuk memulai adalah dengan memindahkan semua tugas dan daftar ke aplikasi.

Aplikasi daftar pekerjaan terbaik jauh lebih efisien daripada daftar kertas. Dengan kertas, Anda terjebak dengan tanda silang, dan Anda tidak dapat dengan mudah mengatur ulang tugas saat prioritas Anda berubah. Anda juga tidak dapat menetapkan tugas kepada orang lain dan mendapatkan peringatan segera setelah mereka menyelesaikannya.

Dengan aplikasi daftar yang harus dilakukan, Anda mendapatkan pengingat tanggal jatuh tempo yang akan datang, pemberitahuan ketika orang lain menyelesaikan tugas, kemampuan untuk mengatur ulang daftar Anda kapan saja, dan banyak manfaat lainnya. Tiga pilihan teratas saya di antara aplikasi daftar yang harus dilakukan adalah:

• Premium Todoist
• Asana (ditampilkan di atas)
• Any.do

Jika Anda mencoba untuk tidak menggunakan kertas, Anda harus menemukan aplikasi daftar pekerjaan yang cocok untuk Anda dan tetap menggunakannya selama beberapa minggu.

Mulailah dengan membuat tiga kategori daftar: pekerjaan, pribadi, dan rumah tangga. Anda selalu dapat mengubahnya nanti jika tidak sesuai dengan kebutuhan Anda. Di bagian kerja Anda, tuliskan tugas di tempat kerja yang harus Anda selesaikan minggu ini. Dalam daftar pribadi Anda, tuliskan segala hal pribadi yang perlu Anda selesaikan, seperti mengirim kartu ucapan terima kasih atau menjadwalkan janji temu potong rambut. Gunakan bagian rumah tangga Anda untuk memulai daftar belanjaan bahan makanan.

Itu banyak untuk Anda mulai. Saat Anda menggunakan aplikasi yang harus dilakukan, Anda akan mengetahui strategi apa yang paling baik untuk Anda ketika mengatur daftar, mengatur pengingat, dan menugaskan tugas kepada orang lain. Namun, untuk beberapa minggu pertama, sebaiknya buat daftar Anda singkat dan mudah. Menggunakan aplikasi daftar hal yang harus dilakukan untuk pertama kalinya seperti mengadopsi kebiasaan baru; jika terlalu rumit, Anda mungkin tidak akan menggunakannya. Setelah kebiasaan itu benar-benar hilang, Anda dapat mulai memperbaiki strategi daftar tugas Anda.

2. Aplikasi Pemindaian

Aplikasi pemindaian sangat berharga untuk mengubah dokumen kertas penting menjadi file digital. Saat Anda mendigitalkan dokumen, Anda membuat salinan cadangannya, yang berarti Anda dapat merobek atau mendaur ulang dokumen asli, atau menyimpannya dengan aman. Beberapa item yang mungkin ingin Anda digitalisasi adalah pengajuan pajak kertas, dokumen identifikasi, sertifikat resmi (seperti kelahiran, kematian, perkawinan, atau diploma), jaminan dan kwitansi, resep, dan bahkan dokumen non-kertas, seperti rincian dan instruksi dicetak di bawah router wifi rumah Anda.

Aplikasi pemindaian mengubah kamera ponsel Anda menjadi pemindai. Meskipun Anda dapat menggunakan printer apa pun dengan pemindai untuk mendigitalkan dokumen, aplikasi pemindaian seluler jauh lebih nyaman, belum lagi portabel. Anda dapat mengambil gambar apa pun di mana saja.

Aplikasi pemindaian terbaik tidak hanya mendeteksi tepi item yang Anda pindai tetapi juga item apa itu, apakah halaman dari buku atau kartu bisnis. Yang terbaik juga termasuk teknologi optical character recognition (OCR) sehingga dalam satu menit atau lebih pemindaian dokumen, Anda dapat menyalin dan menempelkan teks dari itu. Aplikasi pemindaian yang baik juga harus dapat mengkompilasi beberapa halaman menjadi satu file.

Dua aplikasi pemindaian yang memenuhi semua persyaratan itu dan tersedia untuk Android dan iOS adalah:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (berlangganan dari $ 9, 99 per tahun; atau $ 59, 99 untuk memilikinya langsung) dan
• Scanbot Pro ($ 6, 99).

3. Alat E-Signature

Jika Anda tidak memiliki kertas, Anda harus dapat menandatangani dokumen tanpa mencetaknya. Hampir tidak ada alasan untuk pernah mencetak dan menandatangani selembar kertas yang seseorang kirimkan kepada Anda secara elektronik. Anda harus dapat menandatangani sebagian besar dokumen secara digital, dengan sedikit pengecualian. Untuk melakukannya, Anda memerlukan aplikasi yang memungkinkan Anda membuat tanda tangan digital dan menerapkannya pada file.

Beberapa contoh perangkat lunak yang mencakup alat tanda tangan elektronik adalah:

• Pembaca adobe,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, dan
• Pratinjau untuk macOS (ditampilkan di atas).

Untuk memulai, Anda harus terlebih dahulu membuat tanda tangan, yang seringkali merupakan bagian tersulit karena tanda tangan cenderung terlihat ceroboh ketika dibuat dengan mouse, jari dan layar sentuh, atau stylus. Berita baiknya adalah Anda hanya perlu melakukan langkah ini satu kali. Setelah Anda membuat dan menyimpan tanda tangan, Anda dapat menggunakannya berulang kali. Untuk perincian lebih lanjut tentang dua metode paling populer, Anda bisa mendapatkan lebih banyak perincian tentang kisah-kisah PCMag tentang cara menandatangani PDF menggunakan Acrobat Reader dan cara Menandatangani PDF dalam pratinjau macOS.

Jika Anda kesulitan untuk menandatangani nama Anda dengan mouse, jari, atau stylus, periksa apakah ada opsi untuk mengambil gambar pena dan kertas yang kemudian dapat Anda unggah.

4. Layanan Sinkronisasi File

Layanan sinkronisasi file membuat semua dokumen Anda tersedia untuk Anda, apa pun perangkat yang Anda miliki. Berikut adalah contoh bagaimana layanan sinkronisasi file sangat diperlukan: Saya berada di bandara beberapa tahun yang lalu melamar Global Entry. Pewawancara saya meminta bukti alamat surat. Itu bukan SIM saya, dan saya tidak membawa surat untuk menunjukkan kepadanya. Kemudian saya ingat bahwa saya telah memindai dan menyimpan dokumen real estat yang telah dikirimkan kepada saya di alamat yang saya butuhkan. Saya membuka aplikasi seluler layanan sinkronisasi file dan menarik dokumen untuk menunjukkan kepada pewawancara. Dia puas, dan saya mendapat Global Entry saya.

Tiga dari layanan sinkronisasi file yang paling terkenal - dan saya tidak ragu merekomendasikannya - adalah:

• Kotak,
• Dropbox, dan
• Google Drive.

Banyak program penyelarasan file memungkinkan Anda menyimpan salinan dokumen offline ke perangkat Anda, yang juga sangat berguna untuk apa pun yang mungkin Anda perlukan dalam keadaan semi-darurat, seperti sertifikat asuransi, ID, atau nama dan nomor telepon di pohon telepon.

Beberapa layanan sinkronisasi file terbaik juga memiliki alat berbagi dokumen, yang bisa kita bahas selanjutnya.

5. Alat Berbagi Dokumen

Cara umum untuk mengirim dokumen digital adalah dengan melampirkannya ke email. Namun, opsi itu tidak selalu ideal, karena Anda tidak bisa selalu tahu kapan atau apakah penerima mendapatkannya. (Anda dapat menggunakan tanda terima baca, tetapi hanya bekerja jika penerima belum memblokir atau menolaknya.) Masalah lain dengan email adalah bahwa beberapa file terlalu besar, atau program email Anda secara otomatis menurunkan kualitas dokumen asli.

Cara alternatif untuk mengirim dokumen digital adalah dengan membaginya melalui beberapa layanan berbasis cloud lainnya. Layanan sinkronisasi file, seperti yang disebutkan di bagian sebelumnya, biasanya memungkinkan Anda berbagi file dengan membuat tautan ke sana yang kemudian dapat Anda kirim sesuka Anda. Layanan penyimpanan cloud (banyak yang sekarang tidak dapat dibedakan dari layanan sinkronisasi file) biasanya memilikinya juga.

Biasanya, Anda meletakkan file yang ingin Anda bagikan ke folder di sinkronisasi atau aplikasi penyimpanan cloud dan klik kanan untuk mendapatkan tautan yang bisa Anda bagikan. Dari tautan itu, penerima dapat mengunduh file. Bergantung pada layanan yang Anda miliki, Anda mungkin memiliki opsi untuk melihat kapan atau seberapa sering orang tersebut mengunduh file. Beberapa layanan, termasuk Dropbox, bahkan memungkinkan Anda membuat tanggal kedaluwarsa untuk akses.

Nantikan, Mulai Hari Ini

Salah satu saran terakhir tentang tidak memiliki kertas adalah mulai hari ini dan nantikan daripada mundur. Yang saya maksud dengan itu adalah jangan terpaku pada digitalisasi tumpukan kertas apa pun yang Anda miliki. Alih-alih, mengadopsi beberapa aplikasi yang akan membantu Anda menjadi paperless mulai sekarang , dan Anda dapat bergerak maju dengan kebiasaan baru Anda.