Video: 5 Kesalahan Fatal Freelancer Pemula! (Desember 2024)
Jika Anda ditugaskan menemukan perangkat lunak terbaik untuk mengelola buku perusahaan Anda, ada banyak faktor penting yang harus Anda pertimbangkan. Pertama dan terpenting, sangat penting bagi Anda untuk menentukan apakah perusahaan Anda membutuhkan layanan akuntansi online untuk usaha kecil atau perangkat lunak kelas perusahaan yang dapat berkembang seiring operasi Anda tumbuh. Setelah Anda membuat keputusan itu, ada sejumlah solusi hebat yang tersedia untuk memberikan apa yang Anda butuhkan untuk menjaga akun Anda dalam kondisi prima.
Bagi Anda yang hanya membutuhkan sesuatu yang kecil dan gesit, Anda tidak bisa salah dengan QuickBooks dan Freshbook Intuit. Kedua sistem ini ideal untuk toko-toko kecil yang tidak membutuhkan banyak kecanggihan. Namun, jika Anda telah memutuskan bahwa organisasi besar Anda membutuhkan tenaga kuda akuntansi, Anda harus memeriksa Intacct.
Apa pun pilihan Anda, ada lima kesalahan krusial yang harus Anda hindari saat menerapkan perangkat lunak akuntansi Anda. Anda perlu tahu apa itu, mengapa harus menghindarinya, dan bagaimana memanfaatkan sistem baru Anda.
1. Jangan Murah
Seperti yang saya sebutkan di atas, bisnis besar membutuhkan sistem besar. Tentu, Intuit dan Freshbooks menawarkan solusi yang terjangkau dan mampu yang mudah diimplementasikan. Tetapi perusahaan dengan staf besar dan operasi multinasional akan ingin menghabiskan sedikit lebih banyak koin untuk sistem yang dapat meningkatkan skala dan mengintegrasikan dengan alat-alat dari lini bisnis lain. Sebagai contoh: Sistem kelas perusahaan dapat menangani permintaan dari dalam sistem intelijen bisnis (BI) yang paling ekspansif, manajemen proyek, dan manajemen hubungan pelanggan (CRM).
Selain itu, perangkat lunak akuntansi kelas perusahaan memungkinkan Anda untuk membangun sistem unik berdasarkan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Mereka menawarkan opsi yang berbeda untuk vertikal yang berbeda, dan dapat disesuaikan dengan berbagai geografi dan mata uang. Tetapi jika Anda memilih perangkat lunak yang lebih murah, Anda akan terjebak menggunakan sistem plug-and-play yang satu ukuran untuk semua.
2. (Mungkin) Jangan Beli Di Tempat
Jika Anda mengharapkan bisnis Anda tumbuh, Anda tidak ingin membeli sistem yang bergantung pada infrastruktur pusat data Anda. Dengan sistem berbasis cloud, Anda akan membayar sedikit biaya untuk meningkatkan permintaan infrastruktur vendor Anda, tetapi itu tidak seberapa dibandingkan dengan apa yang akan Anda bayarkan jika Anda harus meningkatkan ekosistem in-house Anda sendiri.
Meningkatkan skala perangkat lunak akuntansi di tempat akan mengharuskan Anda membayar lebih banyak dalam biaya lisensi dan pemeliharaan. Anda juga harus terus meningkatkan perangkat keras Anda ke server yang lebih mampu dan ekspansif untuk menangani persyaratan data tambahan, dan ini berarti lebih banyak biaya energi, dan lebih banyak perangkat lunak untuk memantau kinerja jaringan Anda. Seperti yang saya sebutkan sebelumnya, solusi berbasis cloud masih akan mengharuskan Anda membayar sedikit lebih banyak saat kebutuhan Anda bertambah, tetapi biayanya tidak akan sedramatis sistem on-premise. Sekarang jika Anda mampu melakukan upgrade secara menyeluruh, atau hanya merasa lebih nyaman menyimpan data Anda di pusat data Anda sendiri, abaikan semua yang ada di sub-bagian ini.
3. Jangan Abaikan Basis Data
Terlepas dari apakah Anda memilih perangkat lunak di tempat atau di luar gedung, Anda harus memperhatikan database yang Anda gunakan untuk menyimpan semua informasi Anda. Jika Anda memilih satu pengguna atau sistem yang tidak tersedia, Anda mungkin akan mengandalkan database vendor untuk menampung semua data Anda. Beberapa vendor membatasi jumlah data yang dapat Anda simpan di sistem mereka, jadi Anda harus beralih perangkat lunak jika perusahaan Anda berkembang secara dramatis.
Untungnya, sebagian besar solusi kelas perusahaan dapat menangani berbagai database, jadi penting untuk menentukan apakah database dan sistem dapat bekerja dengan baik satu sama lain untuk memaksimalkan kinerja back-end Anda. Microsoft SQL Server adalah pilihan yang mampu dan standar yang mungkin sudah Anda gunakan. MYSQL adalah pilihan populer lainnya. Sebagian besar sistem akuntansi cocok dengan kedua database dengan cukup baik. Bekerja dengan departemen TI dan tim akuntansi Anda untuk menentukan sistem mana yang merupakan pilihan terbaik untuk sinkronisasi dengan data Anda, terutama jika perusahaan Anda menggunakan ceruk atau bahasa pemrograman basis data yang unik.
4. Jangan Lupa Termasuk SDM
Perangkat lunak manajemen sumber daya manusia (SDM) Anda, seperti Pilihan Editor kami, BambooHR akan berinteraksi dengan perangkat lunak akuntansi Anda lebih dari kebanyakan sistem lain yang Anda adopsi. Gagal memastikan integrasi yang mulus antara kedua alat hampir akan menjamin Anda harus beralih satu atau yang lain dalam waktu singkat.
Menggabungkan kedua sistem ini memberi Anda pandangan langsung tentang bagaimana karyawan Anda memengaruhi garis bawah. Anda akan dapat lebih memahami dampak crossover dari segala sesuatu mulai dari manajemen biaya, biaya rekrutmen, dan biaya PHK. Anda akan dapat bertahan tanpa mengintegrasikan sistem, tetapi operasi Anda akan lebih lambat, kurang cerdas, dan kurang otomatis daripada pesaing yang mengindahkan saran ini.
5. Jangan Abaikan Point-of-Sale (POS)
Anda akan terkejut betapa banyak solusi akuntansi tidak menawarkan integrasi POS. Ini adalah masalah besar, terutama untuk bisnis bata dan mortir dan restoran yang melakukan banyak transaksi kecil di berbagai lokasi.
Solusi yang tepat akan dapat secara otomatis mengumpulkan, mengatur, dan menyinkronkan transaksi dalam solusi akuntansi Anda. Integrasi ini secara dramatis mengurangi jumlah input data manual yang diperlukan dari tim akuntansi Anda, dan ini memberi tim keuangan Anda pengawasan ke mana dan kapan pendapatan dihasilkan. Belum lagi bagaimana modal ini dapat segera diterapkan pada saldo saldo perusahaan.
