5 Hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak pelacakan waktu

Jika perusahaan Anda mencari solusi pelacakan waktu yang dapat membantu memantau dengan lebih baik berapa banyak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas tertentu, maka Anda akan senang mendengar ada lusinan solusi yang dapat membantu. Sayangnya, karena ada begitu banyak layanan, menemukan alat yang tepat dapat menjadi hal yang menakutkan. Faktor-faktor seperti fungsionalitas manajemen proyek (PM), pengawasan karyawan, penyesuaian, dan, tentu saja, harga adalah pertimbangan yang menanggung penyelidikan yang sama dan intens.

, kami akan memecah hal-hal paling penting untuk dipertimbangkan ketika memilih perangkat lunak pelacakan waktu. Kami akan menjelaskan setiap faktor secara terperinci dan kami akan memberi tahu Anda apa yang harus Anda cari untuk membuat keputusan yang tepat. Selamat berburu!

1 1. PM vs. Pure Play

Perangkat lunak pelacakan waktu hadir dalam dua rasa berbeda. Anda dapat membeli alat-alat yang merupakan bagian kecil dari suite PM menyeluruh atau Anda dapat membeli perangkat lunak yang tidak lebih dari mendaftar, melacak, dan membantu membayar untuk waktu bekerja. Alat PM ideal untuk perusahaan layanan profesional yang ingin melakukan hal-hal seperti berbagi file berbasis cloud, delegasi manajemen tugas, analisis proyek, pelaporan pengeluaran, perkiraan anggaran, pembuatan faktur, melakukan pembayaran, melacak jam yang dapat ditagih, dan membuat proyeksi untuk kebutuhan staf di masa depan. Perusahaan menengah hingga besar cenderung menggunakan alat-alat ini lebih dari usaha kecil dan kontraktor independen. Dalam kategori ini, Anda akan menemukan alat-alat seperti Mavenlink, Wrike, dan Zoho Projects - yang masing - masing mewakili yang terbaik dari pasar PM, dengan pelacakan waktu yang berkualitas.

Untuk freelancer dan perusahaan yang lebih bertekad untuk melacak siapa yang bekerja dan kapan, ada kategori lain dari perangkat lunak pelacakan waktu yang mungkin lebih masuk akal. Di kelas ini, Anda akan menemukan perangkat lunak seperti Hubstaff dan TSheets alat Editor kami. Alat-alat ini tidak lebih dari membiarkan Anda menambah dan melacak waktu, mengedit waktu yang telah dicatat, melaporkan waktu yang bekerja, dan mengawasi staf pekerja. Kedua alat melakukan tugas-tugas ini dengan sangat baik. Sayangnya, alat pelacak waktu bermain murni tidak akan memberi Anda fungsionalitas PM yang akan Anda temukan di kategori yang terakhir. Ini berarti perusahaan besar yang membutuhkan alat PM harus pergi dengan alat pihak ketiga jika mereka memilih waktu melacak permainan murni.



2 2. Harga dan Paket

Solusi pelacakan waktu putar murni lebih murah daripada solusi pelacakan waktu yang terkait dengan suite PM. TSheets dimulai dengan paket gratis yang ditujukan untuk satu pengguna. Rencana ini sangat ideal untuk freelancer yang perlu melacak waktu saat mengerjakan proyek. TSheets juga memiliki rencana untuk hingga 99 pengguna dengan biaya $ 4 per pengguna per bulan, dengan biaya dasar $ 16 per bulan. Hubstaff dimulai dengan paket Basic $ 5 per bulan yang memberi Anda akses ke alat pelacakan waktu yang sederhana, manajer jadwal pembayaran karyawan, dukungan 24/7, dan pengaturan pengguna yang dapat dikelola berdasarkan karyawan-oleh-karyawan. Hubstaff juga menawarkan paket Premium $ 9 per bulan per pengguna, yang mencakup semua yang akan Anda temukan di paket Dasar tetapi Anda juga akan mendapatkan akses ke antarmuka pemrograman aplikasi (API) Hubstaff dan alat penjadwalan dasar.

Karena Anda mendapatkan lebih banyak fungsi dari alat yang berfokus pada PM, seharusnya tidak mengejutkan bahwa Anda akan membayar lebih. Paket termurah dari Mavenlink yang mencakup biaya pelacakan waktu $ 39 per pengguna per bulan. Paket pelacakan waktu termurah dari Zoho biaya $ 25 per bulan untuk jumlah pengguna yang tidak terbatas tetapi hanya 20 proyek. Paket pelacakan waktu termurah Wrike adalah $ 24, 80 per pengguna per bulan.



3 3. Pemantauan Karyawan

Beberapa solusi berjalan di atas dan di luar untuk memastikan karyawan bekerja di mana dan kapan mereka mengatakan itu. Beberapa alat, seperti Hubstaff, merekam tangkapan layar saat karyawan berada di atas jam kerja, dan kemudian tangkapan layar tersebut dikirim ke manajer sebelum karyawan dapat dikreditkan karena telah menyelesaikan perubahan. Alat-alat ini juga dapat merekam log volume aktivitas keyboard dan mouse selama shift. Sebagian besar alat yang kami uji memungkinkan Anda memantau pergerakan karyawan melalui pelacakan GPS saat mereka menggunakan aplikasi seluler alat tersebut, dan beberapa memungkinkan Anda meminta pengguna untuk mengambil selfie saat mereka tiba atau meninggalkan lokasi.

Jika Anda membutuhkan tingkat pengawasan (menyeramkan) ini, maka bidang Anda akan menjadi sempit. Tidak setiap alat pelacak waktu akan menawarkan ini sebagai fitur bawaan dan alat berbasis PM cenderung tidak menawarkan fungsi ini sama sekali. Pastikan untuk bertanya kepada setiap vendor apakah mereka menawarkan ini sebelum Anda mulai mencoba produk.



4 4. Bidang Kustom

Sebagian besar alat didasarkan sepenuhnya pada waktu pelacakan. Namun, beberapa alat memungkinkan Anda memasukkan set data tambahan untuk perusahaan dan individu yang mungkin lebih fokus pada produksi daripada durasi. Hal ini sangat membantu untuk konstruksi, transportasi, dan jasa manufaktur yang cenderung diukur oleh struktur yang dibuat, jarak yang ditempuh, dan barang yang diproduksi karena jam kerja. Misalnya, TSheets memungkinkan Anda membangun enam bidang yang sepenuhnya dapat disesuaikan yang dapat ditambahkan sebagai konfirmasi untuk setiap clock-out. Jika Anda menjalankan perusahaan konstruksi, Anda dapat meminta konfirmasi, "Apakah ada insiden? Ya atau Tidak." Jika pekerja tidak merespons, maka mereka tidak akan bisa keluar. Atau Anda bisa bertanya kepada pengemudi truk berapa mil yang baru saja mereka kendarai. Bidang-bidang ini kemudian akan ditarik ke dalam laporan untuk memberi Anda pandangan yang lebih dimensional tentang bagaimana pekerjaan dilakukan, seberapa produktif tim, dan data tempat kerja lain yang relevan yang mungkin Anda perlukan untuk membuat gambaran lengkap tentang hari kerja atau shift.

Meskipun Wrike tidak memberi Anda pelacakan lanjutan yang sama dengan TSheets, Anda masih dapat mengumpulkan data penting dari karyawan di awal dan akhir shift. Wrike memungkinkan Anda menambahkan bidang khusus ke panel tugas sehingga, saat memeriksa laporan Anda, Anda akan dapat melihat hal-hal seperti "tagihan, " insiden pekerjaan, jarak tempuh, dll. Sayangnya, elemen-elemen ini akan muncul di Anda memayungi tampilan tugas dari dalam konsol PM tetapi data tidak akan muncul dalam laporan entri waktu Anda.

Jika bisnis Anda lebih cenderung mengukur produksi daripada jam kerja, maka solusi dengan bidang khusus mungkin lebih baik untuk Anda. Pastikan untuk bertanya kepada vendor Anda kustomisasi apa yang mereka tawarkan serta bagaimana faktor kustomisasi itu menjadi laporan.



5 5. Integrasi dan Perluasan

Manfaat terbesar dari Proyek Zoho adalah mendapatkan akses ke ekosistem perangkat lunak Zoho, yang meliputi manajemen hubungan pelanggan (CRM), pemasaran email, dan perangkat lunak sumber daya manusia (SDM) dan alat manajemen. Anda dapat dengan mudah mengubah produk ini menjadi solusi komprehensif yang memasukkan data dari satu ke yang lain tanpa intervensi manual. Ini bagus untuk pemrosesan pembayaran, penempatan staf proyek, pembuatan faktur, dan hampir semua hal lain yang menggabungkan waktu bekerja dengan data yang muncul di perangkat lunak lain.

Pastikan untuk bertanya kepada vendor Anda apakah mereka terintegrasi dengan alat pihak ketiga. Jika Anda suka dua vendor sama tetapi satu menawarkan lebih dari integrasi organik ini daripada yang lain, maka Anda harus pergi dengan yang pertama. Ingat: Sebagian besar solusi pelacakan waktu menawarkan antarmuka pemrograman aplikasi terbuka (API), yang berarti tim pengembangan in-house Anda dapat membangun integrasi dengan alat API terbuka lainnya. Namun, jika Anda menjalankan perusahaan kecil atau jika Anda tidak memiliki kecakapan teknis in-house, maka Anda mungkin perlu integrasi ini untuk disampaikan secara organik melalui vendor Anda.