Video: 8 Tips Untuk Menjadi Lebih Produktif (Oktober 2024)
Berkali-kali, penelitian tentang produktivitas di tempat kerja menunjukkan bahwa rapat dan email adalah pemboros waktu terbesar. Tetapi rapat terkadang tidak dapat dihindari (email juga).
Namun, Anda dapat membuat rapat lebih cepat dan lebih efisien, terutama jika Anda adalah pemilik usaha kecil atau kepala departemen dan memiliki pengaruh. Menempatkan beberapa praktik terbaik pada tempatnya bisa sangat membantu. Mendapatkan alat yang tepat untuk membuat orang tetap bekerja dan bergerak maju secara produktif juga membantu dalam jangka panjang dan pendek.
Berikut ini beberapa rekomendasi:
gambar yg tak berarti
Menjadwalkan rapat seringkali merupakan titik sakit pertama, tetapi dengan Doodle.com, hal itu tidak harus terjadi. Doodle adalah situs web freemium dan aplikasi seluler yang memungkinkan Anda mengatur jajak pendapat dengan waktu dan tanggal rapat yang memungkinkan. Anda mengundang peserta rapat untuk mengunjungi URL dan cukup memilih waktu dan tanggal yang paling sesuai untuk mereka. Doodle secara otomatis mengisolasi opsi terbaik, berdasarkan masukan semua orang. Ini sederhana, cepat, dan tidak membuat utas email tanpa akhir untuk menentukan tanggal dan waktu untuk bertemu.
Aplikasi Pencatat
Ketika datang untuk membuat catatan dalam rapat, Anda benar-benar membutuhkan aplikasi pencatatan khusus. Aplikasi pencatat terbaik, seperti Evernote dan Microsoft OneNote, menyelaraskan catatan di semua perangkat Anda, jadi jika Anda membuat catatan di iPad selama rapat, misalnya, mereka secara otomatis muncul di laptop kantor Anda bahkan sebelum Anda kembali ke meja Anda..
Baik Evernote dan Microsoft OneNote mendukung catatan teks, rekaman audio dan memo, dan gambar, sehingga Anda dapat mengambil gambar papan tulis atau slide dari presentasi, dan secara otomatis menambahkannya ke catatan Anda.
Google Documents dan Google Sheets
Selama pertemuan kolaboratif, saya suka menggunakan Google Documents dan Spread, karena semua orang di rapat, apakah mereka secara fisik hadir atau menelepon melalui telepon atau panggilan konferensi Web, dapat masuk ke dokumen yang sama dan secara bersamaan mengeditnya. Google Docs untuk pengolah kata dan Sheets for spreadsheets juga mendukung, jika Anda tidak ingin banyak orang melakukan pengeditan sisip. Ini adalah salah satu layanan terbaik untuk berkolaborasi pada file secara real time, dan tentunya jauh lebih baik daripada mengirim satu orang kembali ke meja mereka nanti untuk mengedit dokumen berdasarkan input lisan semua orang. Metode itu rentan terhadap kesalahan!
Talkboard (untuk iPad)
Mirip dengan Google Documents, tetapi lebih visual, adalah Talkboard by Citrix. Pikirkan Talkboard sebagai papan tulis virtual, di mana banyak orang dapat menggambar di permukaan yang sama sekaligus. Talkboard sangat berguna ketika meninjau konsep seni, seperti desain situs web atau logo baru, karena semua orang dalam rapat dapat bergabung dengan ruang papan tulis yang sama dan menggambar atau membubuhi keterangan gambar yang sedang dibahas, secara real time.
Panjang hal
Salah satu strategi terakhir untuk membuat rapat Anda lebih efisien adalah dengan membuatnya singkat. Undangan kalender secara default biasanya menyarankan rapat dalam blok 30- atau 60 menit, tetapi tidak ada yang menghentikan Anda dari menjadwalkannya menjadi hanya 8 menit. Pikirkan tentang menjadwalkan pertemuan yang sangat singkat dapat mengubah harapan orang, dan mungkin menyalakan api di bawah mereka untuk membuat presentasi dan komentar mereka singkat.
