6 hal keren yang dapat Anda lakukan dengan cloud dokumen adobe

Pelanggan Adobe Document Cloud sering default untuk menggunakannya terutama sebagai alat pembuatan dan pengeditan PDF. Tetapi sementara Adobe tentu saja tetap menjadi raja dalam standar PDF-nya, Document Cloud adalah platform manajemen dokumen yang sangat kompetitif dengan banyak fitur yang dapat menguntungkan organisasi Anda. Dari dokumen yang dapat diedit dan ditandatangani dengan mudah ke PDF yang dapat dikelola pada perangkat apa saja hingga fitur keamanan canggih yang diaktifkan melalui klasifikasi data; itu semua tersedia di Cloud Dokumen.

Salah satu alat paling penting dari suite ini disebut Adobe Scan, sebuah aplikasi Android dan iOS yang memungkinkan pengguna mengambil gambar melalui kamera smartphone. Adobe baru-baru ini menambahkan Adobe Sign ke arsenalnya, alat yang memungkinkan pengguna, berbagi, tanda-e, menyetujui, dan mengelola dokumen. Di bawah payung Adobe Sign terdapat beberapa fitur baru yang mengubah ponsel Anda menjadi pusat manajemen alur kerja.

"Orang menikmati mengkonsumsi konten di ponsel, tetapi mereka juga meminta kami untuk membantu mereka membuat konten dan melakukan sesuatu yang bermanfaat dengan konten itu, " kata Lisa Croft, Manajer Pemasaran Produk Grup untuk Adobe Document Cloud. "Ponsel adalah peluang untuk menghadirkan pengalaman dokumen modern."

Berikut adalah lima hal yang dapat Anda lakukan dengan Adobe Document Cloud yang mungkin tidak Anda sadari.

1. Masuk Dokumen Tanpa Layar Sentuh

Dengan Adobe Sign, Anda dapat mengirim pesan teks tanda tangan dari aplikasi Sign pada ponsel cerdas Anda ke versi desktop Document Cloud. Dari sini, Anda dapat mengakses tanda tangan yang baru dibuat dan menerapkannya pada catatan atau dokumen apa pun. Ini sangat berguna untuk pekerja yang terutama berada di desktop tanpa fungsi sentuh.

Misalnya, bayangkan Sam ada di desktop, tetapi ia lebih suka menandatangani dokumen di perangkat selulernya. Dengan mengklik opsi Penandatanganan Seluler, Sam diminta memasukkan nomor teleponnya. Dia kemudian dikirim prompt Masuk pada perangkat mobile-nya. Dia menandatangani, menekan "Selesai, " dan transfer tanda tangan ke desktop-nya. "Ini adalah cara yang bagus untuk memberi orang pilihan, tetapi mereka memilih untuk menandatangani, tidak peduli perangkat apa yang mereka pakai, " kata Croft.

2. Masukkan Sedikit Kehidupan ke Email Anda

Di masa lalu, Anda akan meminta tanda tangan dari rekan kerja dengan pesan email standar yang membosankan. Dengan Adobe Sign, Anda sekarang dapat menyesuaikan template email Anda untuk memasukkan logo, font, dan pizazz umum perusahaan Anda. Anda dapat menggunakan gambar spanduk untuk memberikan gaya pada permintaan tanda tangan Anda, yang akan berterima kasih kepada departemen pemasaran Anda setelah tanda tangan mulai bergulir lebih sering daripada biasanya.

"Keuntungan kompetitif yang kami miliki adalah bahwa pelanggan kami dapat sepenuhnya merek pengalaman penandatanganan. Saya bisa memberi merek dengan logo dan URL saya, " kata Croft. "Tapi sekarang mereka bisa memasarkanmu untuk membicarakan produk baru."

3. Nikmati Onboarding yang Lebih Cepat dan Layanan Pelanggan

Integrasi terbaru Adobe dengan ServiceNow dan Microsoft SharePoint menempatkan manajemen dokumen, layanan pelanggan, dan manajemen sumber daya manusia (SDM) di bawah satu konsol sederhana. Dengan pernikahan ini, Anda dapat menambahkan Adobe Sign ke alur kerja apa pun di ServiceNow dan SharePoint, termasuk formulir perjanjian perekrutan baru, kontrak bisnis, dan respons terhadap pertanyaan layanan pelanggan yang diselesaikan.

Di masa lalu, Anda akan mendorong dokumen ke karyawan Anda melalui pesan email dari ServiceNow. Karyawan Anda akan membuka dokumen, menandatanganinya dengan Adobe, dan mengirimkannya kembali melalui email kepada Anda. Anda akan membuka dokumen dan memuatnya ke dalam ServiceNow. Hari ini, Anda cukup mengirim dokumen ke karyawan Anda dalam sistem ServiceNow dan ia akan membuat tanda di dalam perangkat lunak.

4. Pindai Apa Pun, Di Mana Pun

Ingat bagaimana mengerikan mengumpulkan tanda terima bisnis dulu? Anda akan mengumpulkan semua kwitansi Anda, memindai ke pemindai, mengubahnya menjadi PDF, dan kemudian mengirimkannya ke guru keuangan Anda. Hari ini, proses itu menjadi jauh lebih sederhana. Adobe Scan sekarang memungkinkan Anda mengubah gambar ponsel kamera menjadi PDF. Dengan menggunakan Adobe Sensei, alat kecerdasan buatan (AI) perusahaan, Adobe Scan mampu mendeteksi batas gambar yang tepat, memperbaiki perspektif, dan menghilangkan bayangan untuk membuat teks tampak jelas.

Misalnya, Anda dapat memindai halaman majalah untuk menarik teks, memisahkan gambar, dan memperbesar area halaman tertentu. Ketika Anda menyimpannya, itu secara otomatis diunggah ke Document Cloud. Anda juga dapat menarik gambar tambahan atau menghapus gambar asli.

5. Edit dan Sesuaikan Teks yang Dipindai

Mungkin yang lebih penting, Adobe Scan dapat secara otomatis mengubah teks cetak atau tulisan menjadi teks digital yang dapat dipilih, disalin, atau dijelaskan melalui Acrobat Reader DC atau Acrobat DC. Ini berarti Anda tidak perlu menggulir halaman demi halaman catatan tulisan tangan untuk mencoba menguraikan apa yang orang lain katakan. Dengan Adobe Scan, catatan akan dikonversi menjadi teks yang jelas dan dapat dibaca di mana Anda dapat mencari atau menyalin dan menempel untuk digunakan dalam dokumen sekunder.

"Seperti penawaran Adobe kami yang lain, Sensei adalah jantung dari merek kami, " kata Croft. "Dengan itu, Anda benar-benar dapat melakukan lebih banyak dengan pemindaian Anda. Anda dapat membuat konten Anda cerdas dan dapat dicari, dan memindahkannya ke alur kerja digital di cloud. Apa pun dengan teks atau gambar yang dicetak akan menjadi pilihan untuk Pindai. Bagikan, lakukan tambahan mengedit, atau Anda bahkan dapat membawanya ke alur kerja atau ekosistem lain jika Anda perlu melakukannya."

6. Tingkatkan Keamanan Dengan Klasifikasi Dokumen

Yang satu ini membutuhkan penambahan Acrobat DC ke konfigurasi Adobe Cloud Anda, tetapi manfaatnya sepadan. Dengan Acrobat DC aktif, Anda akan mendapatkan akses ke beragam kemampuan klasifikasi yang akan menjaga keamanan dokumen dan data Anda bahkan di luar tempat Anda atau batas cloud. Misalnya, Anda dapat menanamkan kontrol keamanan dalam file PDF rahasia yang memerlukan kata sandi atau sertifikat untuk mengakses dokumen. Atau Anda dapat meminta pengirim dikonfirmasi melalui ID digital atau pemeriksaan izin. Dengan menggunakan klasifikasi data, Anda dapat menambahkan langkah-langkah keamanan seperti itu sebagai kebijakan tergantung pada jenis dokumen apa yang sedang dibuat. Administrator dapat membuat kebijakan seperti itu di Acrobat DC, menetapkan fitur keamanan khusus untuk jenis dokumen tertentu. Ketika dokumen-dokumen tersebut dibuat di masa depan, kontrol-kontrol itu akan secara otomatis diterapkan.

Anda dapat menerapkan kemampuan serupa dengan menggunakan hal-hal seperti Microsoft Digital Rights Management, tetapi mereka biasanya membutuhkan solusi bersama dari berbagai vendor. Mendapatkan semuanya sebagai bagian dari Adobe Document Cloud tidak hanya lebih mudah, tetapi juga membantu memastikan fitur-fitur canggih seperti itu akan bekerja dengan minimum gangguan di muka.