Video: 3 HAL penting yang Harus diperhatikan saat memulai bisnis (Oktober 2024)
George Weiner berharap dia tahu setahun yang lalu apa yang dia lakukan hari ini tentang memilih teknologi sumber daya manusia (SDM). Sebagai gantinya, pendiri dan CEO Whole Whale, agen pemasaran digital untuk organisasi nirlaba, belajar dengan susah payah bahwa opsi termurah untuk mengelola data karyawan tidak selalu yang terbaik, bahkan ketika itu adalah merek.
Masalah Weiner bermula ketika dia mendaftar dengan penyedia penggajian nasional berbasis cloud yang terkenal (yang dia tolak menyebutkan namanya). Antarmuka pengguna (UI) bertanggal, sistem merasa dirakit, dan dalam rentang sembilan bulan, ia memiliki tiga manajer akun yang berbeda. Weiner mengklaim kesalahan penyedia membuatnya gagal membayar beberapa bulan untuk pembayaran kompensasi pekerja yang diwajibkan secara hukum, menghasilkan denda $ 500. Kesalahan komunikasi antara vendor dan mitra pihak ketiga yang digunakannya untuk memproses 401 (k) kontribusi rekening tabungan pensiun menyebabkan lebih banyak kesalahan.
Setelah kurang dari setahun, Weiner memberi jaminan dan mengalihkan agensinya ke perusahaan penggajian pemula yang lebih kecil yang katanya memiliki UI, kegunaan, dan layanan pelanggan yang lebih baik. Sarannya untuk bisnis kecil lainnya yang membeli teknologi SDM: "Jangan berbelanja berdasarkan harga karena Anda mendapatkan apa yang Anda bayar."
Harga hanyalah salah satu dari beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan jika Anda meningkatkan dari teknologi SDM lama atau ingin beralih dari spreadsheet ke layanan berbasis cloud untuk pertama kalinya. Jika saya telah belajar sesuatu dari waktu saya meninjau teknologi SDM untuk PCMag.com dan mewawancarai vendor dan pemilik bisnis seperti Weiner untuk kolom ini, itu adalah bahwa pembelanja cerdas adalah pembelanja informasi. Jika Anda melihat sistem pelacakan pelamar (ATS) atau manajemen kinerja (PM) atau perangkat lunak manajemen SDM, tanyakan enam elemen penting berikut saat memeriksa mitra teknologi potensial:
1. Harga
Harga mungkin bukan segalanya tetapi penting, dan vendor mengambil pendekatan berbeda untuk menentukan harga yang mereka tawarkan. Banyak yang mengenakan biaya tetap per pengguna, per bulan tetapi vendor tidak selalu mengklasifikasikan pengguna dengan cara yang sama; beberapa vendor mengenakan biaya berdasarkan jumlah total karyawan perusahaan sementara yang lain membebankan biaya hanya untuk karyawan yang akan dicakup oleh sistem. Masih vendor lain hanya mengenakan biaya untuk staf SDM yang akan menggunakan sistem (ini paling umum di ATS atau merekrut perangkat lunak).
Saat Anda berbelanja, tanyakan tentang diskon volume; beberapa vendor memberikan tarif perusahaan untuk pelanggan dengan lebih dari jumlah karyawan atau pengguna tertentu. Banyak yang menawarkan fitur dan harga berjenjang, sehingga Anda dapat memulai dari yang kecil dan menambahkan fungsi sesuai kebutuhan atau saat Anda merasa nyaman dengan platform.
2. Demo dan Akun Percobaan
Anda tidak akan membeli sepatu tanpa mencobanya, dan platform ATS atau manajemen SDM bisa lebih mahal daripada sepasang Nike yang baru. Demo bagus untuk merasakan apa yang bisa ditawarkan oleh suatu program (tetapi Anda dan saya sama-sama tahu mereka pada dasarnya adalah bidang penjualan dan tidak selalu mencerminkan kenyataan menggunakan perangkat lunak.)
Sebagian sehat dari teknologi SDM berbasis cloud untuk usaha kecil hingga menengah (SMBs) menawarkan semacam uji coba gratis terbatas-waktu. Banyak yang memungkinkan Anda mengonversi akun percobaan menjadi yang berbayar sehingga Anda dapat menyimpan data apa pun yang Anda masukkan selama periode uji coba. Vendor seperti Deputi dan Kemanusiaan memiliki akun sandbox yang dirancang untuk jenis bisnis atau industri tertentu, sehingga Anda dapat melihat bagaimana perusahaan seperti Anda dapat menggunakan platform mereka.
3. Pembaruan
Anda mungkin tidak akan membeli mobil baru jika Anda tahu pabrikan itu merencanakan desain ulang head-to-toe model itu pada tahun berikutnya. Dengan cara yang sama, Anda mungkin tidak mendaftar untuk platform perangkat lunak jika Anda tahu pengembang akan melakukan perombakan besar-besaran. Cukup sulit untuk mempercepat tim HR dan karyawan di platform baru, apalagi harus melakukannya lagi untuk UI baru beberapa saat kemudian.
Gunakan proses pemeriksaan Anda untuk mengetahui apakah vendor memiliki UI atau perubahan lain dalam karya, sehingga Anda dapat menggunakan informasi itu dalam proses pengambilan keputusan Anda. Bahkan jika pengembang tidak memiliki perubahan besar yang direncanakan, cari tahu seberapa sering mereka membuat pembaruan platform (setiap hari, setiap dua minggu, lebih?) Sehingga Anda dapat menggunakan informasi untuk memutuskan apakah itu terlalu sering, atau tidak cukup sering, untuk urusanmu.
4. File Karyawan
Kecuali jika Anda baru memulai, Anda mungkin menyimpan data personel di suatu tempat, bahkan jika itu hanya di Microsoft Excel atau Google Drive. Dalam kebanyakan kasus, mengunggah data ke platform vendor baru akan lebih mudah dan lebih cepat daripada memasukkan kembali data karyawan atau meminta karyawan masuk dan mengisi profil sendiri (kecuali jika data yang ada cukup kotor).
Banyak platform SDM untuk bisnis kecil yang saya tinjau memiliki fungsi bawaan untuk mengimpor data dari Microsoft Excel dan format lain yang tidak memerlukan biaya tambahan untuk digunakan. Ini sedikit lebih rumit untuk perusahaan menengah dan besar; jika Anda memiliki ratusan atau ribuan karyawan, Anda mungkin pada akhirnya membayar biaya untuk vendor untuk mengunggah data karyawan yang ada untuk Anda. Terkadang informasi itu muncul di halaman penetapan harga situs web vendor dan terkadang tidak, jadi pastikan untuk bertanya.
5. Aplikasi Seluler
Perangkat lunak penjadwalan karyawan dan perencanaan shift yang baru-baru ini saya ulas mengulas seberapa penting aplikasi seluler bagi perusahaan dan karyawan mereka, termasuk pekerja harian. Namun, ketika berbicara tentang aplikasi seluler, vendor teknologi SDM ada di mana-mana. Banyak yang menawarkan aplikasi untuk perangkat Android dan iOS, tetapi tidak semua aplikasi mencakup semua fungsi platform berbasis web vendor. Beberapa vendor memilih untuk membuat situs web mereka responsif seluler daripada membuat aplikasi terpisah. Apakah satu lebih baik dari yang lain tergantung pada perusahaan Anda, jenis karyawan yang Anda miliki, dan bagaimana orang-orang itu bekerja.
Sebagian besar aplikasi teknologi SDM adalah add-on gratis yang didapat pelanggan ketika mereka mendaftar - tetapi tidak selalu. Paling tidak satu vendor teknologi SDM yang saya ulas dalam penjadwalan dan pengalihan tagihan perencanaan tambahan untuk aplikasi, dengan asumsi sebagian besar karyawan pelanggan lebih suka masuk melalui situs web yang ramah seluler.
6. Dukungan
Vendor teknologi SDM berbasis cloud untuk usaha kecil berusaha keras untuk memberikan dukungan gratis melalui tutorial video, webinar, FAQ, forum pengguna, posting blog, dan materi online lainnya. Adalah kepentingan terbaik mereka untuk menawarkan dukungan swalayan karena biayanya lebih murah daripada staf live chat dan dukungan telepon atau menugaskan manajer akun untuk pelanggan tertentu.
Ketahui dukungan seperti apa yang Anda inginkan dan apakah Anda akan merasa nyaman untuk menyelesaikannya sendiri. Jika Anda lebih suka berbicara dengan seseorang saat Anda membutuhkannya, itu bisa menjadi faktor penentu antara pergi dengan vendor yang menyediakan apa yang Anda butuhkan dan yang tidak. Juga, cari tahu dukungan, orientasi, dan pelatihan apa yang tercakup dalam biaya berlangganan platform - dan apa yang harus Anda bayar ekstra.
Tergantung pada bisnis Anda, Anda mungkin memiliki faktor-faktor lain untuk dipertimbangkan. Apakah platform mencakup mata uang dan hari libur non-AS? Apakah tersedia dalam bahasa selain bahasa Inggris? Apakah ia memiliki antarmuka pemrograman aplikasi terbuka (API) yang membuatnya lebih mudah untuk diintegrasikan dengan teknologi SDM lain yang sudah Anda gunakan? Berapa banyak waktu dan uang yang dihabiskan vendor untuk menambahkan fitur baru, dan berapa banyak waktu dan uang untuk memperbaiki bug saat muncul?
"Kumpulkan kriteria apa yang Anda cari, " kata Weiner. "Tendang ban di UX. Ajukan pertanyaan dasar. Bicaralah dengan manajer akun."
