Terorganisir: 6 tips untuk memulai dengan manajemen proyek

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang sulit. Tim dan organisasi berusaha untuk bekerja lebih ramping, dan seringkali itu berarti menghilangkan peran manajer proyek yang berdedikasi. Meskipun masih mungkin untuk mendapatkan gelar yang lebih tinggi dalam bidang ini, tidak jarang bagi orang-orang dengan sedikit atau tanpa pengalaman untuk menemukan diri mereka didorong ke dalam peran manajer proyek, seringkali di atas pekerjaan resmi mereka. Meskipun ini bisa menjadi pengalaman yang luar biasa, ada begitu banyak perangkat lunak yang kuat untuk manajemen proyek di pasar sehingga satu atau dua proyek kecil mungkin tidak memerlukan manajer proyek sama sekali.

Jika Anda tidak memiliki banyak pengalaman dalam mengelola proyek, berikut adalah beberapa petunjuk untuk memulai. Terima kasih banyak kepada Peter Clarkson, sebelumnya dari Maestro Development, dan Jason Westland, CEO ProjectManager.com, untuk wawasan mereka tentang versi sebelumnya dari artikel ini.

1. Pastikan Anda Memiliki Proyek

Sebelum Anda mulai mencoba mengelola proyek, pastikan Anda memiliki proyek! Nasihat itu mungkin terdengar sangat sederhana, tetapi saya sudah berkali-kali mendengarnya dari manajer proyek yang ahli.

Proyek adalah sekumpulan tugas yang memiliki tanggal mulai, tanggal akhir, dan hasil kerja. Kiriman adalah segala sesuatu yang dikirim di akhir pekerjaan, seperti produk fisik atau situs web yang berfungsi. Membangun rumah adalah proyek. Mendesain ulang situs web (seperti yang diuraikan di layar dari ProofHub, di bawah) adalah sebuah proyek. Jika secara teori Anda bisa menyerahkan semua tugas proyek kepada orang lain dan menerima sesuatu dari orang itu, itu adalah proyek.

Terkadang orang membingungkan pekerjaan yang sedang berlangsung dengan proyek, jadi izinkan saya memberikan beberapa contoh pekerjaan yang sedang berlangsung untuk memperjelasnya. Menulis konten baru untuk situs web setiap minggu adalah pekerjaan yang berkelanjutan, meskipun Anda dapat melihat produksi satu tulisan sebagai proyek kecilnya sendiri. Memberikan dukungan pemeliharaan untuk kode dengan terus memperbaikinya adalah pekerjaan yang sedang berlangsung. Menjawab email pelanggan atau panggilan telepon sedang berlangsung.

2. Memiliki Periode Penemuan

Sebelum memulai proyek, beberapa orang merekomendasikan apa yang disebut penemuan. Penemuan manajemen proyek berbeda dari penemuan dalam pengertian hukum. Untuk tujuan kita, ini adalah periode waktu ketika orang yang meminta proyek mengeksplorasi apa yang ingin mereka lakukan atau buat dan mengapa. Ini bisa berupa pertemuan, serangkaian pertemuan, atau periode waktu yang terbuka untuk berpikir bebas dan mengeksplorasi.

Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dijelajahi saat Anda dalam penemuan.

• Apa proyeknya nantinya? Seberapa spesifik Anda bisa mendefinisikannya?
• Apa tujuannya?
• Hasil apa yang Anda inginkan?
• Sumber daya apa yang harus Anda ambil untuk proyek ini?
• Kapan Anda membutuhkan produk akhir, dan apakah tenggat waktu Anda masuk akal mengingat sumber daya Anda?

3. Tentukan Lingkup

Anda mungkin mendengar manajer proyek yang berpengalaman mengatakan ini: "Jika tidak dalam ruang lingkup, itu tidak ada dalam proyek."

Setiap proyek membutuhkan ruang lingkup yang jelas. Lingkup proyek menentukan dengan tepat apa yang akan diperlukan oleh proyek. Ini adalah daftar semua aspek, aset, fitur, kiriman, dan rincian lainnya yang terkait dengan proyek yang dikunci. Setelah dikunci, Anda tidak dapat menambahkannya. Misalnya, jika Anda sedang membangun rumah, ruang lingkup akan menentukan berapa banyak cerita rumah itu akan berisi, rekaman persegi, berapa banyak jendela akan ada, berapa banyak tangga, saklar lampu, dan sebagainya.

Alasan proyek memerlukan ruang lingkup yang jelas sebelum Anda memulainya adalah agar tidak ada yang mencoba menambahkan apa pun di luar ruang lingkup begitu proyek telah dimulai. Menambah ruang lingkup proyek setelah mulai membuang timeline, anggaran, dan sumber daya yang tersedia. Jika Anda terus menambahkan tugas ke proyek, itu bahkan mungkin berhenti menjadi proyek - itu mungkin hanya pekerjaan yang berkelanjutan.

Menentukan ruang lingkup dapat terjadi dalam pertemuan penemuan, atau mungkin hanya berasal dari percakapan antara klien atau orang yang meminta proyek dan pemimpin potensial atau manajer proyek.

4. Mengadakan Pertemuan Kickoff

Pertemuan perdana adalah tempat semua orang yang akan mengerjakan proyek diperkenalkan kepadanya. Pertemuan ini menetapkan nada untuk pekerjaan di depan dan memastikan semua orang di tim proyek memiliki informasi yang jelas tentang apa yang akan mereka lakukan dan mengapa.

Perhatikan bagaimana mengadakan rapat kickoff bahkan tidak dekat dengan hal pertama yang Anda lakukan ketika mengelola proyek! Karena kickoff membantu membuat semua orang di halaman yang sama, Anda ingin memastikan Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek dan ruang lingkup sehingga Anda mengirimkannya ke semua orang dengan percaya diri.

Selama pertemuan perdana, pimpinan proyek harus mendefinisikan setidaknya empat hal berikut:

• Ruang lingkup proyek,
• Pemain dan peran mereka,
• Hasil kerja, dan
• Tonggak sejarah.

Kami sudah bicara tentang ruang lingkup proyek. Untuk pemain dan peran mereka, pemimpin proyek akan memperkenalkan tim dan kontributor yang berbeda satu sama lain. Selain itu, pertemuan perdana adalah waktu yang ideal untuk membahas hierarki, yaitu, siapa yang melapor kepada siapa dan siapa yang berhenti bekerja.

Diskusi tentang kiriman akan tumpang tindih dengan diskusi hierarki karena Anda harus menjawab pertanyaan, "Siapa yang akan menerima setiap kiriman?"

Tonggak sejarah (seperti yang ditunjukkan dalam perangkat lunak manajemen proyek Pilihan Editor, Proyek Kerja Sama Tim, di atas) adalah poin dalam proyek yang menunjukkan kemajuan yang jelas menuju tujuan akhir. Saat membangun rumah, titik ketika Anda memiliki fondasi dituangkan dan ditetapkan mungkin merupakan tonggak sejarah. Ketika Anda memiliki bingkai di tempatnya, itu tonggak sejarah lain. Pada saat pertemuan kickoff, Anda harus tahu apa tonggak proyek akan menjadi bahkan jika Anda belum memiliki tanggal terkunci untuk mereka. Terkadang, Anda membutuhkan pakar tim lain, seperti pemimpin pemrograman atau pemimpin desain, untuk membantu mencari tahu kapan tepatnya tonggak itu jatuh. Adalah baik untuk pergi ke pertemuan kickoff dengan gagasan kasar tentang tenggat waktu tonggak Anda, tetapi beri setiap tim kesempatan memimpin untuk mempertimbangkan dan membuat penyesuaian pada mereka.

5. Petakan Batas Waktu Proyek Anda

Sebelumnya, kami berbicara tentang bagaimana setiap proyek memiliki tanggal mulai dan tanggal berakhir. Kickoff ini bisa menjadi tanggal mulai resmi Anda. Tanggal akhir harus menandai penutupan akhir absolut dari semua pekerjaan. Tidak ada pekerjaan di proyek yang terjadi setelah tanggal itu. Ini benar-benar momen lepas tangan, pensil.

Sekarang setelah Anda mengadakan pertemuan awal, semua pemain kunci (seperti manajer proyek dan pemimpin tim) dapat mengetahui tonggak dan tanggal pengiriman yang tepat dan memplotnya ke kalender antara tanggal mulai dan tanggal akhir.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, ini adalah saat Anda akan mulai menggunakannya. Masukkan semua tanggal penting Anda ke dalam aplikasi. Anda juga dapat mengunggah dokumentasi lain yang telah Anda buat sejauh ini, seperti ruang lingkup proyek. Sekarang juga waktu yang tepat untuk mulai mengundang semua pemain untuk bergabung dengan perangkat lunak juga. Ketika orang bergabung dengan aplikasi manajemen proyek, mereka dapat menerima tugas, memperbarui kemajuan mereka, dan berkolaborasi dengan cara lain. Contoh dari semua informasi ini, yang dipetakan dalam bagan gantt di TeamGantt, dapat dilihat di bawah ini. Untuk lebih lanjut tentang grafik Gantt, Anda dapat membaca artikel saya di 5 Langkah Sederhana untuk Memulai Dengan Gantt Charts.

6. Tetapkan Harapan untuk Komunikasi

Baik setelah pertemuan perdana dan sepanjang proyek, penting untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka. Apakah grup Anda memiliki manajer proyek penuh waktu atau tidak, siapa pun yang merupakan titik kontak utama untuk proyek tersebut haruslah orang yang mendorong dan memfasilitasi komunikasi. Bukan ide yang buruk untuk mengadakan pertemuan semua tangan lainnya sebelum proyek penuh sehingga orang dapat mengajukan pertanyaan yang tersisa yang mereka miliki.

Tetapkan harapan untuk komunikasi lebih awal. Akankah pemimpin tim mengirimkan pembaruan mingguan tentang kemajuan tim mereka? Berapa banyak pertemuan semua pihak yang akan Anda miliki selama proyek berlangsung - kadang-kadang tidak diperlukan sama sekali; apa yang dibutuhkan proyek Anda? Seringkali, tim yang lebih kecil dalam suatu proyek, seperti tim desain atau tim pemrograman, berulang kali mengadakan pertemuan check-in di mana setiap orang merekap ulang apa yang telah mereka lakukan baru-baru ini dan menimbulkan potensi masalah. Semakin banyak orang menyuarakan potensi masalah sejak dini, semakin baik peluang setiap orang untuk menggagalkannya atau mengatasi masalah itu.

Bergerak kedepan

Berbekal tips ini untuk memulai, Anda sekarang dapat menggali daging proyek. Perangkat lunak manajemen proyek berjalan jauh untuk membantu agar semua orang yang terlibat dalam proyek selalu mengetahui perkembangannya. Namun, dibutuhkan interaksi manusia yang baik, dan sebanyak mungkin kejelasan tentang proyek dan detailnya.