Terorganisir: 7 tips mudah untuk akhirnya menjadi paperless

Berapa banyak kertas di meja dapur, meja ruang makan, atau tempat lain yang bukan miliknya? Apakah Anda memegang tanda terima jika Anda membutuhkannya lagi? Apakah ada setumpuk kertas dari dokter hewan yang Anda simpan seandainya Anda perlu mengingat dengan tepat apa yang dibutuhkan hewan peliharaan Anda tiga tahun lalu? Semua kertas itu ada di sana menunggu waktu ketika Anda akan dapat menghadapinya, apa pun artinya. (Ini berarti melirik setiap halaman dan kemudian mendorong mereka semua ke tempat sampah daur ulang.) Saatnya untuk menyingkirkan kertas dan semua rasa bersalah yang menumpuk bersamanya. Sudah waktunya untuk pergi tanpa kertas.

Saya sudah bebas dari kertas selama hampir satu dekade. Dengan bebas kertas, maksud saya tidak ada nol lembar kertas dalam hidup saya. Saya masih membutuhkan akta kelahiran kertas saya, tentu saja, dan saya menggunakan notebook kertas kecil untuk kelas bahasa yang saya ambil. Namun, sebagian besar, saya tidak menggantung di atas kertas. Sebagai gantinya, saya memindai dokumen-dokumen penting ke layanan penyimpanan dan menyimpan catatan digital dalam aplikasi pencatatan. Saya juga menulis daftar tugas dan daftar belanja di ponsel saya, dan saya menyematkan rekomendasi restoran ke peta online. Ada banyak cara sederhana untuk mengeluarkan kertas dari kehidupan Anda.

Menjadi digital itu mudah. Bagian yang sulit adalah tidak membiarkan kertas mulai merayap masuk kembali. Jika Anda siap untuk menyingkirkan sebagian besar kertas dalam hidup Anda, inilah yang perlu Anda ketahui untuk memulai dan mempertahankannya.

1) Lupakan Backlog

Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi langkah pertama untuk menjadi paperless adalah melupakan tumpukan kertas apa pun yang telah Anda kumpulkan dan alih-alih fokus pada kebiasaan baru yang perlu Anda adopsi untuk menjadi paperless mulai sekarang. Jangan melihat ke belakang: Adopsi pendekatan maju.

Anda akan mendapatkan tumpukan kertas yang ada suatu hari nanti - atau tidak. Untuk saat ini, jangan biarkan kertas-kertas itu menahan Anda. Harus berurusan dengan jaminan simpanan bisa terasa luar biasa, dan ketika orang merasa kewalahan, mereka menunda-nunda. Jadi lupakan saja untuk saat ini. Alih-alih, usahakan memastikan backlog tidak bertambah besar.

2) Dapatkan Lima Aplikasi Ini

Ada lima aplikasi atau layanan yang Anda butuhkan tanpa kertas. Mereka:

• aplikasi daftar tugas,
• aplikasi pemindaian,
• layanan penyimpanan online, di mana Anda akan meletakkan file digital Anda (lebih lanjut tentang ini sebentar lagi),
• alat tanda tangan elektronik (Adobe Acrobat adalah contoh yang bagus) untuk menandatangani dokumen digital tanpa mencetaknya, dan
• layanan pengiriman dokumen untuk mengirim dokumen resmi tanpa mencetaknya.

Lihat rekomendasi saya untuk setiap jenis aplikasi di sini.

3) Pilih Layanan Penyimpanan

Mari kita gali lebih dalam pada aplikasi ketiga, layanan penyimpanan, karena ini lebih rumit daripada yang lain. Layanan penyimpanan adalah tempat Anda menyimpan versi digital dokumen kertas Anda.

Idealnya, Anda menginginkan layanan penyimpanan yang membuat file Anda dapat diakses di mana pun Anda berada dan mendukungnya. Salah satu opsi adalah menggunakan penyimpanan daring dan layanan berbagi file, seperti Dropbox atau Microsoft OneDrive.

Pilihan lain adalah menggunakan layanan yang dirancang khusus untuk orang-orang yang ingin pergi tanpa kertas. Rapi dan File Ini adalah dua contoh. Mereka memiliki alat khusus untuk orang yang tidak memiliki kertas, seperti kemampuan untuk secara otomatis memberi label dan menandai jenis dokumen yang dikenali, seperti pajak. FileThis juga memiliki layanan "ambil" yang secara otomatis menyalin dokumen penting yang ditemukannya di akun email Anda.

Apa pun layanan yang Anda pilih, pilih satu dan pertahankan sehingga Anda dapat meletakkan semua dokumen digital Anda di satu tempat.

4) Mendaftar untuk Pernyataan Email dan Pembayaran Digital

Jika Anda masih menerima tagihan kertas dan pernyataan, daftarlah untuk menerimanya melalui email di mana pun Anda bisa. Jika Anda masih mengirim cek secara teratur, lihat apakah Anda dapat beralih ke melakukan pembayaran online.

Sementara perusahaan utilitas dan bank telah menghormati pembayaran digital selama bertahun-tahun, kepemilikan terakhir yang tidak selalu menerimanya adalah tuan tanah dan perusahaan manajemen. Jika Anda terjebak dalam kesulitan ini, coba jelaskan bahwa mereka akan mendapatkan uang mereka lebih cepat dan lebih andal ketika mereka menerima pembayaran digital. Bahkan bisnis terkecil dapat menerima transfer bank langsung dengan sedikit atau tanpa biaya. Ketika Anda dapat membayar semua tagihan Anda secara digital daripada dengan cek dan amplop, Anda selangkah lebih dekat untuk menjadi tanpa kertas.

5) Scan dan Rusak

Sekarang saatnya untuk mulai mengembangkan kebiasaan baru. Memindai dan merobek-robek atau mendaur ulang adalah yang paling mungkin Anda lakukan. Saya lebih suka memindai menggunakan aplikasi seluler, tetapi Anda juga bisa menggunakan pemindai desktop atau fungsi pemindaian pada printer multifungsi.

Buat aturan untuk diri Anda sendiri yang kira-kira seperti ini: Ketika saya mendapatkan selembar kertas baru yang harus saya digitalkan, saya akan menggunakan telepon saya untuk segera memindai dan kemudian meletakkan kertas itu di tempat daur ulang atau tumpukan shredding. Lebih baik lagi, buang langsung di shredder. Kenapa menunggu?

Memaksa diri Anda untuk mengikuti kebiasaan itu mungkin sulit. "Saya tidak punya waktu untuk memindai ini sekarang, " Anda mungkin berkata. Latih kebiasaan baru Anda dengan memindai satu atau dua dokumen dari tumpukan Anda, hanya untuk mencobanya. Berapa lama? Aplikasi mana yang Anda gunakan? Anda mungkin juga menemukan bahwa memindai dokumen dalam cahaya alami lebih lancar daripada melakukannya dengan pencahayaan dalam ruangan. Setelah Anda merasakan bagaimana melakukannya dan berapa banyak waktu yang dibutuhkan, Anda mungkin memiliki waktu yang lebih mudah untuk menindaklanjutinya.

6) Kembangkan Alur Kerja Lainnya

Pemindaian dan penghancuran adalah satu alur kerja. Ketika Anda merasa nyaman dengan gaya hidup tanpa kertas Anda, Anda akan menemukan bahwa Anda membutuhkan lebih banyak alur kerja untuk situasi lain.

Berikut ini sebuah contoh: Ketika Anda membeli produk baru, Anda dapat mengambil gambar dari manual pemilik, tanda terima, garansi, dan nomor seri, atau informasi terkait lainnya. Unggah gambar-gambar itu ke layanan penyimpanan Anda dan kemudian singkirkan kertas-kertas asing itu.

Alur kerja lain yang mungkin Anda buat adalah menyimpan setumpuk kertas yang menurut Anda harus dihancurkan tetapi tidak yakin sekarang, dan kemudian melanjutkannya pada hari yang khusus. Pilih waktu dan tanggal, apakah setiap hari Sabtu atau hari Minggu pertama di bulan itu, dan gunakan waktu itu untuk membersihkan tumpukan Anda.

Terkadang Anda mungkin ingin memindai kertas sambil menyimpan aslinya, dalam hal sertifikat asuransi, dokumen pemilik rumah, dan sebagainya. Dengan mendigitalkannya, Anda membuat salinan cadangan dan memastikan Anda memiliki akses ke informasi yang dikandungnya, bahkan jika Anda tidak bisa mendapatkan yang asli.

7) Jangan terlalu memikirkannya

Ada beberapa dokumen yang akan Anda pertanyakan apakah akan menyimpan aslinya atau mendigitalkan dan merobeknya. Saat Anda menghadapi panggilan yang sulit, jangan terlalu dipikirkan. Menjadi tanpa kertas seharusnya membuat hidup Anda lebih sederhana dan lebih mudah - tidak lebih membuat stres. Simpan dokumen asli di folder, map akordeon, atau lemari arsip. Tidak ada yang akan datang dan mengambil kartu Klub Tanpa Kertas Anda jika Anda memegang beberapa kertas.

Rekam medis rumit, karena Anda hanya harus mendigitalkan dan menyimpannya secara elektronik jika Anda memiliki sistem yang sesuai dengan HIPAA. Anda mungkin memutuskan untuk menyelipkannya ke folder atau binder akordeon dan menyaringnya setahun sekali untuk apa pun yang siap untuk dilemparkan.

Yang mengatakan, jangan bertahan atau mengganggu kertas digital yang tidak memiliki tujuan. Jika Anda adalah tipe orang yang rajin menggantung di atas kertas dengan keyakinan Anda melakukan hal yang bertanggung jawab, akan terasa menakutkan untuk mencabik-cabik dan mendaur ulang apapun . Tetapi apakah Anda pernah membutuhkan tanda terima untuk sandwich atau penjelasan tentang pernyataan manfaat dari dua tahun yang lalu? Rusak mereka dan biarkan saja.