Terorganisir: 7 langkah sederhana untuk membersihkan drive google Anda

Sama seperti tempat lain di mana Anda menyimpan barang-barang Anda, Google Drive bisa berantakan. Anda membuat satu atau dua file, mengimpor beberapa dokumen dari Gmail, menerima folder bersama, dan sebelum Anda menyadarinya, seluruh tempat adalah bencana.

Anda dapat mengatur file di Google Drive Anda dengan memasukkannya ke folder dan menggunakan alat lain, baik secara konseptual dan aktual, untuk memastikan Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda butuhkan. Kiat dan poin saran ini akan menunjukkan kepada Anda cara mengatur file di Google Drive, dan mereka juga akan berfungsi dengan baik jika Anda menggunakan Google Drive for Work.

1. Tetapkan Tampilan Default Anda

Anda dapat melihat file dan folder di Google Drive dengan berbagai cara. Misalnya, Anda dapat menampilkan semuanya dalam tampilan daftar atau kisi, serta mengatur penspasian garis agar nyaman, nyaman, atau kompak. Putuskan bagaimana Anda ingin melihat Google Drive Anda dengan bermain-main dengan pengaturan sampai Anda bahagia. Saya suka tampilan daftar dengan jarak yang nyaman, jadi itulah yang akan Anda lihat di sebagian besar tangkapan layar di sini.

Jangan mengabaikan rel sisi kiri. Banyak orang fokus di tengah layar ketika mereka melihat Google Drive. Namun, ketika mengatur folder dan file Anda, pastikan untuk memastikan rel kiri itu. Anda dapat melihat folder dan subfolder dengan mudah dan memesan bagian tengah layar untuk isi folder apa pun yang Anda pilih untuk dilihat.

2. Buat Kerangka Folder

Buat kerangka folder untuk diri Anda sendiri menggunakan struktur dan nama apa pun yang paling cocok untuk Anda. Bagaimana Anda mengatur file dan folder Anda di aplikasi lain? Apa yang terlintas dalam pikiran ketika Anda memikirkan beberapa dokumen yang Anda butuhkan? Cara terbaik untuk mengetahui cara mengatur folder Anda adalah dengan menjawab dua pertanyaan itu.

Bagi banyak orang, yang terlintas dalam pikiran adalah isi dari pekerjaan mereka, sehingga mereka menggunakan nama tematik seperti Project X atau School Work untuk folder. Secara pribadi, saya berpegang teguh pada kencan. Ketika saya perlu menemukan file, baik itu tulisan atau gambar, saya selalu memikirkan kapan saya membuatnya. Sebagai hasilnya, saya menggunakan banyak tanggal di folder dan konvensi penamaan file saya. Misalnya, saya punya folder untuk 2019, 2018, 2017, dan sebagainya. Saya juga menggunakan angka yang berhubungan dengan tahun dan bulan. Misalnya, 1906 berarti tahun 2019 dan bulan keenam, atau Juni. Ketika saya melihat folder yang dimulai dengan beberapa angka, saya tahu persis apa artinya, dan ini membantu saya menemukan file yang saya butuhkan dengan cepat.

Saya telah melihat beberapa orang daring merekomendasikan agar Anda menambahkan emoji ke nama folder Anda untuk memberi Anda lebih banyak isyarat visual. Jangan! Emoji tidak selalu dapat dikonversi ke format lain dengan baik, jadi ketika Anda mencoba membuat tautan bersama ke folder atau mengekspornya, gambar dapat merusaknya.

3. Buat Subfolder

Subfolder adalah rejeki nomplok organisasi. Buat dan gunakan! Mereka membantu Anda mengurutkan dan mengklasifikasikan file Anda menjadi grup yang lebih kecil dan lebih spesifik.

Jika Anda telah membuat folder tetapi tidak dapat menemukan subfolder mana yang harus dibuat, mungkin Anda belum membutuhkannya. Anda juga dapat membuat folder bernama DONE atau OLD sehingga ketika pekerjaan selesai atau folder tidak digunakan, Anda dapat menarik dan menjatuhkannya di sana.

4. Gunakan Warna

Warna adalah isyarat visual yang hebat, dan Google Drive memungkinkan Anda menambahkan warna khusus ke folder Anda. Klik kanan pada folder apa pun, baik dari bilah sisi atau jendela utama, dan pilih Ubah Warna. Kemudian pilih warna yang Anda inginkan.

Trik yang saya gunakan adalah membuat folder aktif saya hijau. Terkadang saya memiliki folder atau subfolder yang tidak digunakan untuk sementara waktu, tetapi satu atau dua folder di antaranya masih digunakan. Saya menyorot folder aktif berwarna hijau dan membiarkan yang lain berwarna abu-abu. Dengan begitu, ketika saya ingin melompat langsung ke pekerjaan saya, saya memiliki lampu hijau yang membimbing saya ke folder yang menampung karya saya yang sedang berlangsung.

5. Tambahkan Bintang ke File dan Folder yang Sering Digunakan

Google Drive memungkinkan Anda menambahkan bintang ke file dan folder. Anda melakukannya dengan cara yang sama Anda menambahkan warna: klik kanan pada file atau folder dan pilih Tambahkan ke Berbintang.

Saya sarankan menambahkan bintang ke file yang sering digunakan. Dengan begitu, Anda dapat menarik daftar semua materi yang Anda akses secara teratur, di mana pun mereka berada di Drive, dengan mengklik tajuk Berbintang di rel kiri.

6. Pindahkan File Penting 'Dibagikan Dengan Saya'

Lihatlah tajuk di rel kiri yang disebut Shared With Me. Klik itu, dan kekacauan file dan folder mungkin muncul. Jangan terlalu khawatir tentang mereka. Jika ada hal penting dalam kumpulan barang itu, ada tiga hal berguna yang dapat Anda lakukan dengannya:

Tambahkan bintang. Menambahkan bintang ke file yang telah dibagikan dengan Anda melakukan hal yang sama seperti menambahkan bintang ke salah satu file Anda sendiri. Itu membuatnya muncul dalam daftar konten Berbintang.

Simpan ke Drive / pindah ke folder. Pilihan lain adalah menambahkan file ke Google Drive Anda dan meletakkannya di folder. Anda dapat mengklik kanan pada file dan memilih Pindahkan Ke. Kemudian, di jendela yang muncul, navigasikan ke folder tempat Anda ingin menyimpan file ini. Opsi lain yang melakukan hal yang sama adalah memilih item yang ingin Anda simpan dan kemudian klik ikon Google Drive di bagian kanan atas layar. Anda kemudian memiliki kesempatan untuk memindahkannya ke folder pilihan Anda. Apa pun itu, Anda secara efektif membuat pintasan ke file yang dibagikan dari lokasi baru yang Anda pilih. File tersebut masih dibagikan dengan semua orang dan masih milik pemilik aslinya.

Buat salinan. Jika Anda membuat salinan file yang dibagikan dengan Anda, salinan baru itu menjadi milik Anda. Dan hanya itu, salinannya. Itu tidak lagi terhubung ke file bersama, dan orang yang sama tidak perlu memiliki izin untuk mengaksesnya lagi.

• Google Drive Google Drive
• 35 Tips Drive Google Anda Tidak Bisa Terjangkau Kehilangan 35 Tips Drive Google Anda Tidak Bisa Terjangkau untuk Dilewatkan
• Terorganisir: Cara Menghidupkan Tanda Terima Dibaca di Gmail Dapatkan Terorganisir: Cara Menghidupkan Tanda Terima Dibaca di Gmail

7. Buang Sampah

Ketika Anda menghapus file atau folder dari Google Drive, itu masuk ke tempat sampah, dan itu tetap di sana sampai Anda mengeluarkan sampah. Semakin lama Anda membiarkan sampah menumpuk, semakin kecil kemungkinan Anda memiliki keyakinan total bahwa semua yang ada di dalamnya harus benar-benar dihancurkan, dan kemudian Anda akan bertahan di tempat sampah Anda lebih lama lagi. Bantulah diri Anda sendiri dan kosongkan sampah dari waktu ke waktu. Ini akan membantu menjaga ruang penyimpanan Google Drive Anda pada tingkat yang akurat, dan itu akan membantu kewarasan Anda saat Anda mencoba mempertahankan akun yang terorganisir.