7 Langkah untuk menyederhanakan backup cloud bisnis

Sekali waktu, membuat cadangan data Anda adalah mimpi buruk bahkan bagi para profesional TI. Lusinan tape drive berbeda yang masing-masing memiliki standar format sendiri sering juga memerlukan perangkat lunak cadangan yang berbeda pada perangkat yang didukung dan server tape drive. Anda bahkan harus mengirimkan kaset ke lokasi di luar lokasi setiap minggu agar sesuai dengan banyak kasus. Namun semua itu adalah sejarah dengan kedatangan perangkat lunak cadangan yang lebih cerdas yang dikirimkan oleh penyedia layanan cloud.

Dalam model ini, yang perlu dilakukan manajer TI Anda adalah memastikan setiap perangkat atau disk target memiliki koneksi Internet. Setelah itu, penjadwalan dan pengujian dilakukan dari konsol pusat dan setiap perangkat dapat mengunduh perangkat lunak klien yang diperlukan melalui web. Anda bahkan dapat mengotomatiskan tugas itu dengan beberapa cara berbeda. Jadi mengapa cadangan masih sering diabaikan oleh usaha kecil dan menengah (UKM)?

Karena didukung secara efektif, sayangnya, membutuhkan lebih dari mendaftar dengan penyedia tunggal, dan itu berarti proses yang rumit yang kebanyakan manajer bisnis suka berharap mereka tidak akan pernah butuhkan. Kandidat instan untuk pembakar belakang. Yang bermasalah, karena cadangan data yang efektif memiliki lebih banyak kegunaan sekarang daripada sebelumnya. Tentu, masih ada kejadian bencana alam, seperti badai yang menghancurkan kantor Anda, atau skenario jahat, seperti pencuri yang mencuri perangkat penting dari markas besar Anda. Dalam kedua kasus tersebut, memiliki versi sebelumnya dari data perusahaan, pelanggan, dan karyawan Anda dapat berarti perbedaan antara penundaan kecil dan krisis besar.

Selain itu, mencadangkan data memungkinkan Anda bangkit kembali dan berjalan setelah perangkat lunak perlindungan titik akhir menentukan ada pelanggaran. Dan malware tertentu bahkan membutuhkan cadangan yang bagus untuk dikalahkan. Ransomware adalah contoh terbaik. Jenis malware ini menyandera data Anda; terkadang hanya perangkat yang terinfeksi, tetapi semakin banyak, perangkat lunak ini menjadi cukup pintar untuk menginfeksi jaringan Anda dan menahan seluruh tahanan data organisasi Anda. Memiliki cadangan yang sangat terkini dari semua yang terletak di luar lokasi dengan keamanan yang efektif dapat membantu mengalahkan ransomware dengan mudah; pada kenyataannya, beberapa vendor cadangan data memasukkan fitur baru dalam perangkat lunak mereka secara khusus untuk mengatasi ancaman ransomware. Dengan kombinasi perangkat lunak keamanan dan cadangan reguler, Anda akan dapat mengenali ancaman saat terjadi, mengeluarkannya dari jaringan Anda, dan kemudian mengembalikan jaringan Anda kembali ke keadaan terkini, paling aman.

Presiden dan CEO Datacastle Ron Faith membantu berbicara dengan kami melalui tujuh cara Anda dapat menyederhanakan backup data Anda, dan bagaimana hal itu akan membantu meningkatkan bisnis Anda, terlepas dari ukuran perusahaan Anda.

1. Otomatis Backup

Anda tidak ingin harus mencadangkan data secara manual setiap kali ada masalah. Anda ingin menjadi proaktif dan membuat cadangan otomatis terjadi secara konstan dan berulang. Dengan cara ini, tidak peduli kapan terjadi bencana, Anda tahu ada cadangan duduk di sana menunggu Anda. Sebaliknya, mencadangkan data secara manual berarti Anda mengandalkan ketekunan Anda sendiri atau ketekunan karyawan (seseorang yang mungkin sakit atau meninggalkan perusahaan). Jika satu hari, satu minggu, atau satu bulan cadangan tidak terjawab, maka Anda bisa berada dalam masalah serius jika dan ketika terjadi bencana.

"Anda menginginkan kebijakan yang dikelola secara terpusat yang otomatis, " kata Faith. "Anda ingin menjalankannya terus-menerus di latar belakang. Jika Anda mengandalkan karyawan dan pengguna akhir untuk patuh, Anda akan menjadi tidak patuh."

Beberapa perusahaan, termasuk vendor perangkat lunak pencadangan data serta pembuat sistem operasi seperti Microsoft dengan {ZIFFARTICLE id = "338257"}} Windows 10 , termasuk kemampuan cadangan cerdas dalam perangkat lunak mereka yang tidak hanya membuat cadangan sering terjadi tetapi juga mengelola penggunaan bandwidth perangkat target secara cerdas sehingga aliran cadangan Anda tidak menyumbat jaringan Anda.

2. Cari Integrasi

Untuk melakukan diversifikasi tempat Anda menyimpan cadangan data, Anda harus mencari dua atau tiga vendor yang solid. Saat Anda melakukan pencarian ini, pastikan Anda memilih vendor yang berintegrasi dengan pesaing mereka dan dengan beragam aplikasi yang Anda gunakan untuk menjalankan bisnis. Dengan cara ini, jika Anda perlu memigrasikan data Anda dari Vendor X dan potongan-potongan dari aplikasi, maka Anda akan dapat menggeser informasi ke dalam platform Vendor Z tanpa harus menulis kode baru di tengah-tengah skenario bencana.

"Anda ingin integrasi dengan tingkat administrasi perusahaan, " kata Faith. "Jika Anda menggunakan Active Directory dan Anda memiliki infrastruktur masuk tunggal, solusi Anda diintegrasikan ke dalam hal-hal tersebut sehingga Anda dapat memiliki pandangan yang konsisten di berbagai titik akhir dan server adalah penting."

Contoh di sini mungkin adalah perbedaan antara solusi cadangan all-in-one dari vendor seperti Acronis versus solusi gaya kombinasi yang menggunakan perangkat lunak cadangan dari satu vendor tetapi menggunakan infrastruktur cloud publik sebagai targetnya, seperti ember penyimpanan virtual S3 yang berjalan Amazon Web Services (AWS). Dalam skenario ini, Anda ingin memastikan tidak hanya bahwa vendor cadangan pihak ketiga Anda terintegrasi dengan AWS, tetapi juga bahwa data yang Anda simpan di Acronis dapat mengakses data pada AWS atau menggunakannya sebagai target alternatif.

3. Buat Banyak Salinan di Beberapa Wilayah

Sangat penting untuk membuat salinan data Anda di beberapa wilayah; ini terutama berlaku untuk perusahaan yang beroperasi lintas geografi. Misalnya, jika perusahaan Anda yang berbasis di New York memiliki kantor di Inggris dan Spanyol, maka Anda mungkin harus memiliki banyak salinan data Anda yang disimpan di New York, di Inggris, dan di Spanyol. Proses ini melindungi terhadap bencana berbasis lokasi dan juga file arsip. Jadi, jika New York dan Spanyol tidak dapat mengakses data perusahaan Anda, maka Inggris Raya akan memiliki akses ke file. Dan, jika kebetulan salah satu file Inggris rusak, maka Anda masih akan memiliki satu atau dua salinan tambahan yang disimpan di sana juga.

Untuk usaha kecil, logika yang sama berlaku. Meskipun Anda mungkin hanya memiliki satu lokasi, Anda masih dapat menyimpan beberapa versi cadangan data Anda, dan Anda masih dapat melakukan diversifikasi di mana dan bagaimana data disimpan. Sebagian besar aplikasi pencadangan data memiliki pengaturan yang memungkinkan Anda mengotomatiskan pencadangan data Anda ke beberapa lokasi, sehingga seringkali hanya masalah titik-dan-klik.

"Di sinilah kami adalah pendukung kuat untuk pergi ke cloud publik seperti Microsoft Azure yang memiliki kemampuan bawaan yang dapat membantu Anda dalam bidang ini, " kata Faith. "Anda ingin cadangan yang berlebihan. Anda juga ingin memperhatikan batasan data lokal. Pastikan Anda bekerja dengan penyedia yang dapat memiliki data Anda dari mana saja dan memenuhi syarat tergantung pada wilayah dan industri Anda."

4. Pergi untuk Cloud Publik

Jika Anda tidak mencoba terlalu jauh ke dalam rumput liar tentang cara mengelola data Anda, maka Anda akan ingin memilih layanan cloud publik seperti AWS atau Rackspace Managed Cloud. Cloud lebih murah daripada menyimpan file secara lokal tetapi juga jauh lebih mudah digunakan, terutama jika Anda bekerja di luar infrastruktur orang lain.

Dengan infrastruktur cloud publik, yang perlu Anda khawatirkan adalah mengelola dasbor yang disediakan vendor seperti Microsoft dan Amazon. Mereka akan berurusan dengan administrasi lokal, masalah perangkat keras, dan masalah pemulihan data yang harus dikelola staf TI Anda jika masalah terjadi di tempat. Jika Anda memilih untuk menggunakan hybrid atau cloud pribadi, maka Anda akan akhirnya mengelola dasbor Anda serta aspek-aspek tertentu dari cloud dan infrastruktur lokal; sementara ini mungkin diperlukan dalam beberapa kasus, mungkin juga lebih kompleks daripada yang seharusnya, jadi pastikan duduk bersama staf TI Anda untuk menentukan kebutuhan aktual Anda.

5. Jangan Abaikan Keamanan Data

Mungkin aneh untuk khawatir tentang keamanan data, karena cadangan adalah bagian besar dari persamaan itu, tetapi dalam model layanan cloud, kita berbicara tentang menyimpan informasi perusahaan Anda yang paling berharga pada infrastruktur orang lain. Jadi apa yang terjadi pada data itu setelah Anda mencadangkannya dan hanya duduk di sana dengan tenang menunggu sampai dibutuhkan?

Jawaban yang Anda cari dari penyedia infrastruktur cloud dan cadangan Anda adalah bahwa ia terlindungi dengan baik di berbagai tingkatan. Pertama dan terpenting, Anda ingin dienkripsi. Ini pasti akan dienkripsi saat sedang dikirim melalui SSL atau jaringan pribadi virtual (VPN), tetapi mengenkripsi "data saat istirahat" adalah apa yang Anda cari di atas itu. Anda juga ingin memastikan bahwa vendor apa pun yang Anda gunakan baik untuk perangkat lunak atau penyimpanan memahami dan sepenuhnya mematuhi persyaratan peraturan yang memengaruhi bisnis Anda. HIPAA, dan GDPR adalah dua contoh nyata, tetapi ada lusinan lagi tergantung pada industri Anda. Minta vendor Anda dan cari tahu bagaimana mereka mengatasinya sebelum membeli. Amazon adalah contoh keunggulan di sini dengan situs yang ditujukan untuk merinci semua kemampuan kepatuhannya.

Terakhir, bagi mereka yang menyimpan data pada infrastruktur publik, Anda juga ingin mengkonfirmasi kemampuan privasi data vendor Anda. Dalam infrastruktur publik, data dari banyak pelanggan disimpan pada perangkat keras yang sama dengan apa yang disebut arsitektur "multi-penyewa", artinya data Anda tergencet dengan gigabytes data dari pelanggan lain, tetapi bagi Anda sepertinya semuanya dipersembahkan untuk data Anda.. Itu sudah seharusnya, tetapi pastikan vendor mendukung fitur privasi data, yang berarti kontrol akses yang kuat dan kemampuan bagi Anda, pelanggan, untuk mengontrol di mana data disimpan di pusat data mereka.

6. Gunakan Analytics untuk menunjukkan dengan Cadangan

Meskipun cadangan dan pemulihan pernah dianggap sebagai proses yang digunakan untuk memperbaiki kehilangan data setelah bencana, perangkat lunak saat ini memungkinkan sistem ini memberikan layanan yang lebih kompleks dan proaktif. Misalnya, jika perusahaan Anda diminta untuk memberikan data kepada otoritas hukum, maka Anda dapat menggunakan cadangan data dan alat analisis bisnis untuk menunjukkan dengan tepat data yang dibutuhkan. Kemudian Anda dapat menyajikan informasi saat perusahaan Anda aktif dan berjalan, daripada mematikan seluruh bisnis Anda dan menyerahkan server fisik, laptop, dan ponsel cerdas Anda saat penyelidikan dilakukan.

"Hari ini, banyak dari apa yang Anda dapatkan dalam hal analitik adalah server demi server, simpul demi simpul, atau titik akhir demi titik akhir, " kata Faith. "Tetapi ada informasi yang lebih menarik yang dapat Anda peroleh dari analisis canggih dan penemuan data cerdas. Untuk perusahaan yang berada di industri dengan banyak pengawasan, ketika Anda mendapatkan permintaan e-discovery atau persyaratan legal holding, Anda dapat merespons yang cepat dan mudah dengan analitik canggih."

7. Berikan Pusaran

Terakhir, pastikan untuk menguji cadangan Anda secara teratur. Set-and-forget adalah jebakan ke mana banyak UKM jatuh ketika datang ke cadangan. Sebagian besar aplikasi cadangan hampir sepenuhnya otomatis sehingga mudah lupa bahwa mereka berfungsi, terutama ketika sebagian besar pekerjaan itu mungkin terjadi setelah jam. Namun, sangat penting untuk mengambil waktu 30 menit setiap sekarang dan kemudian memastikan bahwa (a) data yang Anda perlukan telah disimpan, dan (b), sama pentingnya, Anda dapat benar-benar memulihkan data tersebut dalam kerangka waktu yang Anda harapkan.

Hanya karena log cadangan Anda menunjukkan cadangan dilakukan pada tanggal X pada waktu Y, tidak berarti semuanya baik-baik saja. Transmisi ke cloud mungkin rusak atau rusak atau mungkin file yang Anda simpan entah bagaimana menjadi rusak. Itu bukan sesuatu yang ingin Anda temukan saat Anda benar-benar perlu mengakses file cadangan Anda. Jadi, hanya perlu beberapa menit dan kembalikan beberapa file dari cadangan terbaru Anda sesekali agar Anda tahu pasti semuanya berfungsi.

Sebagian besar profesional TI yang cakap akan menyarankan tes bulanan atau bahkan mingguan untuk proses pencadangan Anda, tetapi itu datang dari orang-orang yang bekerja di TI. Jika Anda memiliki staf TI di perusahaan Anda, maka tentu saja, pengujian bulanan mungkin merupakan keseimbangan terbaik Anda antara keamanan data dan kerja keras TI yang berlebihan. Tetapi, jika Anda seorang pemilik bisnis kecil tanpa staf TI di dalamnya, maka Anda dapat bermain sedikit lebih longgar dengan jadwal pengujian cadangan Anda, meskipun sekali seperempat harus menjadi minimum Anda.