7 Tips ketika memilih layanan voip bisnis untuk seseorang

Tentu saja, penyedia voice-over-IP (VoIP) tingkat bisnis adalah pilihan paling populer di kalangan bisnis kecil dan pemula saat ini. Setelah semua, Anda mendapatkan semua fungsi dari PBX bisnis besar untuk sebagian kecil dari uang dan yang ditagih setiap bulan dan per pengguna dalam banyak kasus. Selain itu, Anda mendapatkan lanskap fleksibilitas yang sepenuhnya baru karena panggilan telepon Anda sekarang adalah data.

Itu berarti mereka dapat diintegrasikan dengan sistem lain, seperti customer relationship management (CRM) Anda atau sistem help desk, dan mereka juga dapat ditambang untuk wawasan baru tentang bagaimana perasaan pelanggan Anda tentang bisnis Anda dan demografi apa yang membentuk audiens inti Anda.

Jika Anda memutuskan untuk meningkatkan ke layanan VoIP tetapi Anda bertanya-tanya di mana untuk memulai, jawaban singkatnya adalah: Bergerak perlahan, lakukan pekerjaan rumah Anda, dan jangan menjadikan biaya sebagai pertimbangan utama. Ada banyak sistem VoIP bisnis yang luar biasa di luar sana, tetapi masing-masing memiliki seperangkat fitur yang berbeda dan struktur harga yang berbeda, sehingga memilih bisa jadi sulit. RingCentral Office adalah salah satu pilihan Pilihan Editor kami, tetapi itu tidak berarti Anda harus lari secara otomatis ke situs web mereka untuk membelinya. Bahkan, sistem lain mungkin fokus pada kemampuan yang berbeda, seperti Freshcaller dengan spesialisasi di fitur call center.

Jadi, Anda harus melakukan pekerjaan rumah Anda untuk memastikan layanan VoIP yang Anda pilih adalah yang tepat untuk bisnis khusus Anda. Dengan mengingat hal itu, kami telah menyusun daftar kriteria penting yang perlu Anda pertimbangkan sebelum memilih sistem VoIP bisnis.

1. Paket dan Harga

Kita mungkin juga mulai dengan karakteristik paling penting: biaya. Apa gunanya memilih layanan VoIP bisnis dengan semua lonceng dan peluit jika Anda tidak mampu membelinya? AT&T Collaborate, pemenang Pilihan Editor kami yang lain, memiliki pilihan fitur yang fantastis, tetapi mulai dari $ 34, 95 per pengguna per bulan untuk paket Solusi Suara Dasarnya, meskipun ini dikurangi menjadi $ 17, 48 per pengguna per bulan jika dibeli secara online. RingCentral menawarkan harga dasar dan menengah yang sama mulai dari $ 19, 99. Jika Anda pindah ke tingkat premium, Anda akan mulai dari $ 44, 99 per pengguna per bulan, tetapi level ini membawa kemampuan baru, termasuk multi-level auto-attendant, nama ID penelepon masuk, rekaman panggilan, dan beberapa kemampuan manajemen identitas.

Namun, ada solusi yang lebih murah daripada Pilihan Editor kami, seperti Grasshopper, yang dimulai dari $ 26 per bulan (tidak ada per aspek pengguna), tetapi Anda akan berdagang fitur di sini. Misalnya, dengan Grasshopper, Anda tidak akan dapat menyalin pesan voicemail, dan sistem Anda tidak akan secara otomatis merekam setiap panggilan untuk anak cucu. Ini adalah layanan hebat untuk perusahaan yang melakukan segalanya dari laptop atau tablet mereka, tetapi mereka tidak sebagus RingCentral atau AT&T Berkolaborasi untuk perusahaan yang menangani volume tinggi panggilan masuk dan keluar.

Bagaimana Anda tahu apa yang tepat untuk Anda? Berhentilah berfokus pada harga dan pikirkan hanya tentang fitur yang Anda butuhkan. Setelah Anda memetakan fitur ke proses bisnis yang membutuhkan suara, Anda akan tahu apa yang perlu didukung platform suara minimum Anda. Dari sana, itu hanya perbandingan belanja.

2. Aplikasi Seluler Ubahsuaian

Staf Anda mungkin sedang bepergian setidaknya beberapa waktu, jadi Anda akan menginginkan layanan VoIP yang dapat bepergian bersama mereka. Sayangnya, tidak semua penyedia VoIP menawarkan aplikasi seluler yang memberikan nilai dan layanan yang sama dengan aplikasi desktop. Sebagian besar sistem yang kami ulas menawarkan aplikasi seluler Apple iOS dan Google Android, tetapi kualitas bervariasi dan begitu pula fitur yang ditetapkan antara apa yang ditawarkan pada softphone desktop lengkap dan apa yang akan Anda temukan di klien seluler. Terkadang, misalnya, aplikasi seluler tidak akan dapat membuat log untuk panggilan ini atau membuat transkrip pesan suara jika panggilan tidak dijawab.

3. Manajemen Panggilan

Seiring semakin matangnya platform VoIP, set fitur menjadi disesuaikan untuk audiens tertentu. Itu berarti Anda tidak perlu menemukan kemampuan yang sama bahkan dalam produk yang bersaing langsung satu sama lain. Untuk organisasi yang berinvestasi dalam VoIP karena perangkat lunaknya "otak" yang berarti Anda harus sangat berhati-hati untuk memastikan kecerdasan yang dibutuhkan bisnis Anda benar-benar ada dalam produk. Manajemen panggilan adalah contoh yang baik karena ini adalah istilah umum untuk hampir semua hal yang dapat dilakukan sistem dengan panggilan telepon biasa.

Misalnya, jika Anda memiliki volume panggilan yang besar yang masuk ke sekumpulan nomor telepon tertentu (seperti meja layanan) atau mengenai sistem pada waktu tertentu dalam setahun (panggilan liburan), Anda mungkin perlu panggilan antri di mana VoIP sistem dapat secara cerdas mendistribusikan panggilan antara ekstensi yang berbeda berdasarkan ketersediaan, geografi, atau kriteria lainnya. Contoh lain mungkin manajemen ekstensi, di mana sistem tidak hanya menetapkan ekstensi untuk masing-masing pengguna, tetapi juga mengelola direktori nama yang terintegrasi dengan direktori jaringan departemen TI Anda.

4. Integrasi Pihak Ketiga

Ini adalah salah satu kunci utama VoIP. Karena ini adalah perangkat lunak, sistem ini sering memiliki daftar integrasi yang dibangun sebelumnya dengan aplikasi apa pun yang dipercayai oleh pelanggan. RingCentral, misalnya, menawarkan dosis ekstensi yang sehat, termasuk Desk.com, Dropbox, dan Google Drive.

Dengan menggunakan ekstensi ini, pelanggan dapat membuat alur kerja khusus untuk membantu mereka bekerja lebih efisien. Misalnya, panggilan telepon pelanggan yang masuk melalui RingCentral mungkin memulai softphone RingCentral di dalam aplikasi desk help Desk.com. Perwakilan layanan mungkin menerima telepon dan, sesuai prosedur standar, mengisi tiket masalah yang disimpan di Dropbox sebagai file dokumen yang juga ditautkan ke nomor tiket di basis data Desk.com. Tetapi sebagai bagian dari integrasi, Anda juga dapat menyimpan rekaman panggilan secara otomatis sebagai file.wav yang tertaut dengan file teks tiket dan nomor tiket Desk.com, jadi setiap kali ada yang memanggil catatan tiket ini, kedua file tersebut muncul sebagai dokumentasi pendukung.

Jika Anda ingin mengembangkan integrasi khusus sendiri, cari vendor yang mendukung API integrasi, baik sebagai opsi biaya tambahan atau tersedia secara gratis untuk diunduh ke pelanggan. Biasanya, itu akan sesuai dengan standar REST, yang telah menjadi cara yang sangat umum untuk mengintegrasikan berbagai layanan cloud.

5. Dukungan

Seperti halnya produk apa pun, tingkat layanan yang akan Anda terima sangat penting untuk seberapa baik fungsi layanan Anda. RingCentral menawarkan dukungan telepon 24/7 untuk pelanggan dengan paket untuk dua atau lebih pengguna. Jika Anda seorang pengguna tunggal, Anda hanya akan dapat membuat seseorang berada di klakson selama 13 jam blok Senin hingga Jumat. RingCentral juga menawarkan dukungan obrolan langsung 24/7. Jika Anda menjalankan bisnis global dengan kebutuhan sepanjang waktu, Anda akan ingin menemukan penyedia layanan yang dapat menjamin pertanyaan Anda akan segera dijawab (atau setidaknya secara tepat waktu). Jika mereka tidak dapat menawarkan itu, Anda mungkin ingin mencari di tempat lain, terutama jika sistem telepon Anda adalah metode utama berkomunikasi dengan klien.

Berhati-hatilah saat Anda menambahkan kemampuan ke sistem telepon Anda, terutama dalam kasus integrasi khusus yang disebutkan di atas. Hanya karena RingCentral menawarkan kebijakan dukungan pelanggan yang baik tidak berarti vendor apa pun yang telah Anda terintegrasi dengan RingCentral lakukan. Dan bahkan jika mereka melakukannya, tidak mungkin mereka akan mendukung mekanisme integrasi yang dikembangkan di rumah. Lihatlah setiap komponen sistem komunikasi suara Anda secara keseluruhan dan pastikan Anda tahu siapa yang harus dihubungi, kapan harus menelepon, dan mengapa. Juga, jika Anda akan mengembangkan integrasi khusus, itu ide yang sangat bagus untuk melihat ke opsi dukungan premium. Ya, itu uang tambahan, tetapi memiliki tenaga ahli yang tersedia selama pengembangan dan operasi sehari-hari dapat membayar dividen besar di masa depan.

6. Keamanan

Keamanan adalah keharusan bagi setiap layanan berbasis cloud yang terhubung ke bisnis Anda, dan vektor serangan berevolusi setiap hari. Untuk aplikasi koneksi-internet seperti VoIP, yang berfungsi sebagai pusat komunikasi bisnis Anda, langkah-langkah keamanan dari dalam ke luar bahkan lebih penting. Lakukan uji tuntas Anda pada vendor untuk mengetahui di mana tanggung jawab terletak pada data yang disimpan dalam layanan berbasis cloud, dan jika mungkin menegosiasikan persyaratan keamanan ke dalam kontrak Anda. Cari layanan yang menawarkan enkripsi ujung ke ujung, enkripsi untuk data saat istirahat (jika ada), dan bukan hanya otentikasi dasar, tetapi juga opsi lanjutan, terutama otentikasi multi-faktor dan biometrik.

Di belakang firewall Anda, bicarakan dengan staf TI Anda dan pastikan keamanan juga ada di sana. Pastikan perangkat keras jaringan di tempat Anda mengetahui VoIP dan memiliki fitur keamanan tingkat bisnis yang tersedia… kemudian pastikan mereka diaktifkan di tempat yang seharusnya. Sebagai contoh, LAN virtual (VLAN) sering digunakan untuk memisahkan lalu lintas suara untuk alasan kualitas panggilan sebagai memiliki jaringan khusus untuk lalu lintas itu berarti data aplikasi jaringan lain tidak dapat mengganggu dan menyebabkan artefak audio selama panggilan atau bahkan panggilan terputus. Tetapi VLAN juga bagus untuk mengamankan percakapan VoIP selama IT mengaturnya dengan itu dalam pikiran. Untuk lebih lanjut, lihat daftar hal-hal yang harus dan yang tidak boleh dilakukan saat mengamankan komunikasi VoIP Anda.

7. Komunikasi Terpadu

Penyedia layanan VoIP Anda juga dapat menjadi toko serba ada untuk semua kebutuhan komunikasi Anda, dan sebagian besar telah mengimplementasikan kemampuan ini dengan nama unified communications as a service (UCaaS). Ini berarti mengintegrasikan fungsionalitas obrolan Anda, panggilan konferensi, email, panggilan telepon, panggilan video, dan pesan suara dalam satu aplikasi. Semua layanan yang kami ulas menawarkan beberapa bentuk layanan semacam ini, tetapi tidak semua penyedia VoIP menanganinya dengan cara yang sama.

Misalnya, platform seperti pemenang Pilihan Editor kami, AT&T dan RingCentral, memiliki kemampuan komunikasi terpadu yang sangat kaya yang mencakup semua saluran yang disebutkan di atas serta ruang rapat pintar dan fitur kolaborasi serupa. Semakin banyak penyedia perangkat lunak yang berorientasi, seperti Dialpad, akan menawarkan softphones yang sangat canggih dan sangat menyatu, tetapi mereka tidak akan dapat dengan mudah memasukkan telepon perangkat keras. Akhirnya, vendor yang sangat murah, seperti Grasshopper mungkin tidak menawarkan ketentuan komunikasi yang disatukan atau hanya satu atau dua saluran tambahan, seperti faks dan teks.

Mencari tahu saluran mana yang digunakan bisnis Anda sehari-hari untuk menyelesaikan pekerjaan adalah kunci implementasi komunikasi terpadu yang efektif. Jika semua yang Anda gunakan adalah suara, maka Anda tidak perlu khawatir tentang hal itu, tetapi di zaman sekarang ini praktis unicorn. Setiap bisnis berkomunikasi menggunakan lebih banyak saluran yang hanya bersuara, dan memiliki sistem terpadu berarti dapat menggunakan saluran tersebut dengan lebih efisien. Tanpa aplikasi UCaaS, Anda akan menjalankan sistem yang berbeda di seluruh SMB Anda, tanpa ada cara untuk melacak siapa yang menerima pesan mana, pada perangkat apa, dan melalui media mana.