7 Cara untuk membuat pemutakhiran telekomunikasi Anda bebas gangguan

Baik Anda berpindah dari sistem telepon lama yang biasa (POTS) atau sekadar memigrasi layanan Voice-over-IP (VoIP) Anda yang sudah ada ke penyedia lain, mengalihkan layanan suara itu sulit dan berpotensi berbahaya bagi produktivitas karyawan Anda. Sangat penting bagi Anda untuk bersiap. Ada beberapa langkah penting yang perlu Anda ambil sebelum layanan Anda diaktifkan untuk memastikan operasi berjalan lancar. Bandwidth, beban panggilan, dan kemungkinan darurat adalah beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan selama proses persiapan.

Kami berbicara dengan Jeff Valentine, Chief Marketing Officer di NetFortris Fonality, salah satu layanan Editor Pilihan kami untuk VoIP bisnis, untuk membahas langkah-langkah yang harus diambil bisnis Anda sebelum peningkatan VoIP untuk memastikannya bebas gangguan. Sebagian besar, proses pengaturan VoIP lebih bersifat sains daripada seni. Ini adalah berita baik bagi Anda karena artinya, jika Anda mengikuti saran Valentine dan layanan VoIP dan penyedia layanan internet (ISP) pilihan Anda, maka Anda harus memiliki implementasi yang mudah.

1. Pastikan Koneksi Internet Anda Siap untuk VoIP

Jika Anda memiliki kecepatan internet yang layak untuk kantor tanpa pengaturan VoIP, maka Anda harus menghubungi ISP dan vendor VoIP Anda untuk menentukan apakah dapat menangani beban tambahan yang akan dikenakan oleh panggilan VoIP.

"Penyebab nomor satu masalah adalah koneksi internet yang buruk, " kata Valentine. Dia merekomendasikan Anda menguji koneksi Anda untuk kecepatan dan kualitas dan, jika Anda menentukan itu tidak akan dapat menangani ketegangan data VoIP, ada dua hal yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan kualitas panggilan tanpa mengubah layanan. Pertama, untuk mengetahui apakah koneksi Anda dapat menangani VoIP, ia menyarankan Anda menjalankan uji coba dengan penyedia pilihan Anda.

"Jika kedengarannya bagus, Anda lebih mungkin memiliki koneksi yang baik, " katanya. Jika Anda menemukan bahwa koneksi Anda menyebabkan gangguan, ia menyarankan jalur pribadi antara bisnis Anda dan penyedia VoIP Anda untuk membuat koneksi bandwidth pribadi yang tidak akan terganggu oleh proses kantor lainnya.

Kedua, Valentine menasihati kliennya dengan koneksi yang buruk untuk menginstal sistem VoIP / analog hybrid untuk menjaga beban kerja seminimal mungkin. Aturan umum untuk menginstal sistem VoIP adalah Anda harus meningkatkan bandwidth hingga 100 Kbps. Jadi, untuk setiap 10 pengguna, Anda harus memiliki transfer bandwidth 1 Mbps tersedia di jaringan Anda.

2. Beli Router Dengan Fitur Kualitas Layanan

Beberapa router mampu melakukan penyebaran traffic Quality of Service (QoS). Fitur ini dirancang untuk membagi bandwidth VoIP dari semua bandwidth jaringan Anda yang lain. Pada dasarnya, ini akan memungkinkan Anda memilih aplikasi spesifik yang berjalan di jaringan Anda berdasarkan tanda lalu lintas mereka, dan kemudian membiarkan administrator TI Anda menetapkan prioritas atau persentase dijamin dari keseluruhan kapasitas pipa Anda untuk aplikasi tersebut berdasarkan pada seberapa penting mereka bagi bisnis Anda. Ini berarti lalu lintas VoIP Anda selalu melewati sehingga Anda tidak terganggu panggilan jika seseorang memutuskan untuk streaming Netflix saat makan siang. Saat ini, ada beberapa router yang tidak mampu QoS dalam beberapa bentuk, tetapi Anda harus berbicara dengan penyedia Anda untuk melihat apakah mereka memiliki mitra pilihan.

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa router tidak akan dapat membantu Anda jika jaringan penyedia VoIP Anda macet. Mereka hanya akan membantu jika jaringan internal Anda adalah masalah, yang membawa kami ke poin penting kami berikutnya.

3. Periksa Keandalan Penyedia Anda

Ini adalah no-brainer karena, jika layanan VoIP Anda dinonaktifkan, tidak peduli seberapa murah atau seberapa jelas panggilan Anda. Sebagian besar layanan VoIP berbasis cloud memungkinkan Anda melihat rata-rata uptime mereka untuk menentukan seberapa sering seluruh sistem mereka gagal. Jika mereka tidak mempublikasikan informasi ini di situs web mereka, Anda harus bertanya secara langsung.

Jika penyedia pilihan Anda memiliki catatan jerawatan untuk mengelola waktu aktif, Anda mungkin kehilangan layanan telepon pada waktu atau hari yang paling penting. Gangguan layanan seperti ini dapat melumpuhkan bisnis berbasis telepon.

4. Pisahkan Lalu Lintas VoIP melalui VLAN

Selain router QoS, Anda dapat menggunakan VLAN (Jaringan Area Lokal Virtual) untuk membagi lalu lintas suara. Anda dapat menganggap VLAN sebagai jaringan di dalam jaringan. VLAN dapat didasarkan pada beberapa karakteristik, termasuk lokasi, perangkat, grup pengguna, dan, ya, jenis lalu lintas. Dalam hal VoIP, VLAN hanya akan membagi lalu lintas dalam kapasitas jaringan keseluruhan Anda untuk memberikan respons yang lebih cepat. Ini sangat berguna untuk perusahaan dengan lebih dari 50 karyawan yang menggunakan layanan VoIP.

Anda juga mungkin ingin mencoba Wide Area Network (SD-WAN) yang ditentukan oleh Perangkat Lunak, yang menyediakan koneksi internet yang berada di atas koneksi internet Anda yang ada. Misalnya, jika Anda memiliki Time Warner internet, router SD-WAN akan menyalurkan lalu lintas melalui Virtual Private Network (VPN) melalui lalu lintas Time Warner Anda untuk memastikan bahwa lalu lintas sampai ke tempat yang paling dibutuhkan. Atau itu akan memungkinkan Anda untuk menghubungkan layanan ISP kedua ke VPN Anda untuk menentukan layanan mana yang berfungsi paling baik saat ini untuk mengarahkan lalu lintas ke jaringan itu.

5. Tentukan Beban Panggilan yang Tepat

Valentine merekomendasikan rasio 1 banding 1 antara jumlah karyawan yang menggunakan VoIP dan total beban panggilan yang tersedia di sistem Anda. Ini berarti layanan VoIP Anda harus dapat menangani setiap karyawan yang menerima panggilan VoIP pada saat yang bersamaan.

Ini akan membutuhkan sedikit pandangan jauh ke depan pada bagian Anda karena Anda mungkin perlu memperluas atau mengurangi jumlah karyawan di perusahaan Anda. Jadi, jika Anda berencana untuk melakukan perekrutan besar-besaran atau jika Anda berencana PHK, faktor itu menjadi berapa beban panggilan maksimum Anda.

6. Mengevaluasi Lebih dari Satu Telepon SIP

Protokol utama yang mengikat panggilan VoIP dan periferal bersama adalah Session Initiated Protocol (SIP). Hampir setiap perangkat VoIP - termasuk router, switch, dan perangkat genggam - akan mendukung SIP kecuali mereka bagian dari solusi eksklusif yang menggunakan protokolnya sendiri. Saat Anda mencari handset yang mendukung VoIP, SIP akan menjadi protokol yang hampir selalu Anda lihat terdaftar sebagai "didukung." Tapi itu tidak semua ada untuk handset VoIP.

Anda pasti harus menguji beberapa jenis telepon SIP untuk melihat bagaimana mereka bekerja dengan penyedia VoIP pilihan Anda. Penyedia Anda biasanya akan memiliki mitra perangkat keras pilihan dan bahkan mungkin memiliki layanan yang akan mengkonfigurasi telepon tersebut untuk Anda sebelum pengiriman sehingga Anda bisa mencolokkan dan memutar begitu mereka tiba. Namun, jangan biarkan kenyamanan itu mengganggu Anda karena ada pertimbangan lain.

Pertama, Anda harus menguji handset Anda untuk melihat bagaimana mereka bekerja dengan platform perutean yang Anda pilih serta aplikasi apa pun yang Anda jalankan yang berada di atas jaringan VoIP Anda atau terhubung ke sana - hal-hal seperti platform helpdesk Anda, pelanggan Anda aplikasi relationship management (CRM), dan tentunya alat manajemen TI Anda. Akhirnya, jika Anda menyediakan panggilan VoIP nirkabel ke perangkat seluler dan semua ini berasal dari penyedia handset Anda, maka Anda harus mengujinya secara menyeluruh juga. Suara adalah platform komunikasi kritis dan tentu saja teknologi yang matang, tetapi VoIP masih memiliki banyak jebakan untuk yang belum teruji atau yang tidak waspada; pastikan Anda tidak ada di antara mereka.

7. Buat Rencana Telepon Darurat

Jika Anda mengikuti langkah-langkah yang dijelaskan di atas, maka Anda mungkin akan mengalami transisi yang mudah. Namun, Anda harus siap untuk skenario bencana. Salah satu cara untuk menjamin Anda akan memiliki waktu aktif setiap saat adalah dengan membangun sistem VoIP on-premis / cloud berbasis hybrid. Dengan begitu, jika cloud penyedia Anda turun, maka Anda dapat menggunakan sumber daya internal Anda untuk mentransfer panggilan. Atau jika ada banjir di lingkungan Anda, maka Anda dapat mentransfer semua beban kerja Anda ke cloud penyedia Anda.

"Ini terjadi dengan meningkatnya frekuensi, " kata Valentine. "Jika sebuah gedung kehilangan daya, bisnis yang bergantung pada telepon tidak berfungsi. Jika Anda pindah ke cloud, Anda dapat menghindari masalah pemadaman lokal. Tetapi, jika cloud memiliki pemadaman, penyedia Anda mungkin dapat mengirim panggilan melalui saluran telepon daripada koneksi internet."

Jika sistem telepon berada di level cloud dan lokal, maka sangat penting bagi Anda untuk mengarahkan lalu lintas telepon ke metode komunikasi lain seperti obrolan dan email. Pelanggan Anda masih akan marah, tetapi mereka mungkin akan memilih untuk menyuarakan ketidaksenangan mereka kepada agen obrolan Anda daripada melakukan ventilasi di media sosial.