8 Kiat akhir tahun untuk manajer perangkat seluler

Di samping layanan cloud, pekerja seluler dan infrastruktur pendukung kemungkinan merupakan masalah yang paling mendesak bagi para manajer TI saat ini. Proyek Bawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD) berkembang pesat dan sebagian besar mencakup tidak hanya ponsel tetapi juga tablet, phablet, dan bahkan perangkat yang dapat dikenakan. Apa yang dulunya kebijakan manajemen satu telepon biasanya diperluas untuk mencakup beberapa model yang disetujui per organisasi dan beberapa administrator yang benar-benar berani mencari untuk mengelola telepon apa pun yang ingin dibeli oleh pengguna.

Dan itu hanya manajemen perangkat keras. Memilih, menggunakan, dan selanjutnya mengendalikan aplikasi yang dipasang oleh pengguna pada perangkat seluler seringkali merupakan aspek yang sering diabaikan dari manajemen perangkat seluler (MDM) tetapi aspek yang dapat menyebabkan masalah serius bagi manajer TI jika diabaikan, bahkan di organisasi yang lebih kecil. Solusi khasnya adalah mengelola katalog aplikasi seluler, tetapi itu jauh lebih mudah untuk dibahas daripada diimplementasikan.

Saat organisasi TI memasuki kuartal keempat 2015, mengevaluasi dan mengoptimalkan infrastruktur perangkat seluler Anda saat ini sangat penting untuk memastikan kelancaran 2016. Berikut ini delapan tips untuk membantu Anda.

1. Kembali ke Square One

Sebelum menambahkan atau memodifikasi lanskap seluler perusahaan Anda saat ini, kembalilah ke awal dan evaluasi ulang mengapa Anda menggunakan perangkat seluler terlebih dahulu. Itu bukan hanya karena proses bisnis mungkin telah berubah, tetapi juga karena perangkat seluler dan kemampuannya berubah begitu cepat. Alasan mengapa staf penjualan Anda menggunakan telepon seluler untuk hari kemarin mungkin lebih baik dilayani menggunakan phablet atau bahkan hari ini yang dapat dikenakan. Ambil kesempatan akhir tahun untuk mengunjungi kembali pemangku kepentingan mobilitas perusahaan Anda - atau temukan beberapa jika Anda awalnya tidak memilikinya - dan lakukan beberapa wawancara informal untuk memastikan perangkat mana yang paling populer dan untuk proses mana mereka digunakan. Sesuaikan dengan apa yang Anda ketahui tentang kemampuan perangkat seluler saat ini, fokus tidak hanya pada faktor bentuk perangkat keras tetapi juga platform dan aplikasi sistem operasi (OS). Sekarang Anda sudah memiliki ide yang cukup bagus tidak hanya apakah bisnis Anda harus mempertahankan, membuat kontrak, atau memperluas penyebaran mobile-nya tetapi juga perangkat dan perangkat lunak mana yang Anda perlukan.

2. Buka File Log

Satu-satunya cara untuk mengetahui ke mana harus bergerak besok adalah dengan memiliki pemahaman yang kuat tentang apa yang terjadi kemarin. Untuk memahami itu, Anda perlu melihat sejarah Anda. Gunakan log peristiwa dari manajemen seluler, help desk, dan terutama konsol administrasi perlindungan titik akhir Anda untuk mengumpulkan data tentang seberapa baik kinerja strategi ponsel Anda selama setahun terakhir. Poin-poin penting yang harus dicakup termasuk:

• Perangkat yang hilang, dan khususnya data apa, jika ada, yang hilang bersama mereka,
• Keamanan, otentikasi, dan insiden terkait, dan
• Kesalahan perangkat lunak: Insiden di mana aplikasi atau layanan cloud yang diakses melalui perangkat seluler gagal berfungsi, tidak dapat digunakan, atau kejadian lain di mana implementasi seluler Anda mogok di lapisan perangkat lunak.

Setelah Anda mengompilasi data ini, pilah menurut topik karena Anda akan membutuhkannya lebih jauh dalam daftar.

3. Cari Tahu Berapa Biayanya

Di sinilah Anda meminta orang lain untuk mengkompilasi file log mereka (dalam hal ini, baik departemen akuntansi Anda atau kepala bisnis organisasi TI). Anda sedang mencari perincian biaya tahunan yang mencakup perangkat baru, perangkat pengganti, biaya data, biaya suara, biaya teks (jika berbeda), dan biaya aplikasi. Dan yang terakhir perlu mencakup tidak hanya biaya aplikasi dasar tetapi juga biaya penggunaan dan dukungan. Anda akan menginginkan tampilan siklus penagihan dasar dari semua angka-angka ini, tetapi Anda juga akan menginginkannya dibagi di pengguna, perangkat, paket panggilan, dan aplikasi apa pun yang memiliki tagihan di luar pembelian dan pemasangan dasar.

4. Nyaman hingga Layanan Pelanggan

Setelah Anda mengumpulkan semua informasi yang disebutkan di atas, duduklah bersama para pemangku kepentingan utama dan luangkan waktu untuk menganalisis. Saya lebih suka masukan dari Tn. Johnnie Walker selama sesi ini tetapi jarak tempuh Anda dapat bervariasi. Setelah Anda merasa nyaman dengan di mana Anda pernah berada dan di mana Anda berada sekarang, saatnya untuk mulai mencari tahu di mana Anda bisa berada. Langkah pertama adalah berbicara dengan penyedia paket seluler perusahaan Anda. Tentu saja mencakup opsi panggilan dan paket data baru, tetapi juga mencakup perangkat baru dan kemampuannya (cocokkan kembali dengan bagaimana dan mengapa orang Anda menggunakan perangkat seluler). Membentuk hubungan yang lebih dekat dengan perwakilan layanan pelanggan penyedia ponsel Anda - hingga dan termasuk hubungan pribadi dengan satu individu atau tim - dapat membayar dividen besar. Hubungan seperti ini dapat membuat Anda:

• Opsi panggilan terbaik yang tersedia dalam jangka waktu saat ini,
• Akses ke perangkat seluler baru yang mungkin berfungsi dengan baik untuk bisnis Anda saat mereka tiba,
• Akses ke sinergi baru karena penyedia perangkat seluler terus berekspansi ke layanan cloud berorientasi bisnis lainnya seperti cadangan dan keamanan, aplikasi baru, dan area jangkauan berkecepatan tinggi di geografi yang berbeda, dan
• Akses ke layanan yang ditingkatkan dan rencana dukungan.

5. Teliti Risiko

Penempatan mobile tentu saja membawa risiko, dan tidak hanya ke perangkat dan data tetapi juga ke jaringan perusahaan di tempat (dan bahkan kehilangan pendapatan jika gangguan layanan seluler memengaruhi kepuasan pelanggan). Langkah pertama yang baik adalah melibatkan konsultan TI terkemuka dengan penilaian risiko dan pengalaman manajemen jika Anda tidak memilikinya. Hanya organisasi terkecil yang harus mencoba melakukan ini sendirian, karena penilaian risiko tidak hanya rumit tetapi memiliki sulur umumnya mencapai jauh lebih dalam ke dalam organisasi Anda daripada yang Anda harapkan. Setelah Anda mendapatkan bantuan, berikut adalah beberapa poin penting untuk dibahas dalam analisis risiko seluler Anda:

• Infrastruktur back-end: Apa yang terjadi pada proses bisnis yang menggunakan perangkat seluler jika server utama atau layanan data tiba-tiba macet? Apakah ada solusinya?
• Kehilangan perangkat: Apakah perangkat seluler tertentu menjadi titik kegagalan tunggal untuk beberapa proses? Itu bukan ide yang bagus. Atasi kemungkinan ini tidak hanya dengan kebijakan penggantian peralatan yang efektif tetapi juga proses sekunder yang dapat digunakan karyawan untuk menyelesaikan hal yang sama tanpa perangkat seluler.
• Kerusakan aplikasi: Anda telah menutupi hilangnya server dan perangkat keras seluler, sekarang lakukan hal yang sama untuk aplikasi seluler. Jika pembaruan yang gagal adalah untuk menghancurkan aplikasi seluler utama, apa yang terjadi pada bisnis Anda?
• Pencurian data: Ini perlu mencakup di mana data Anda berada, bagaimana itu dilindungi, dan apa yang perlu Anda lakukan jika Anda mengalami kerugian atau pelanggaran. Cara paling konkret untuk meliput bisnis Anda untuk skenario ini adalah membuat dokumen langkah-demi-langkah, disetujui oleh perwakilan hukum Anda dan diverifikasi untuk mematuhi segala kebutuhan regulasi yang mungkin dimiliki organisasi Anda. Ya, itu banyak pekerjaan yang membosankan tetapi, jika dan ketika itu terjadi, Anda akan mengalami hari yang cukup buruk tanpa melewatkan dokumentasi ini juga.

6. Mengurangi Risiko

Gunakan informasi dari proyek analisis risiko Anda untuk mengevaluasi kembali bagaimana Anda melindungi skenario ponsel Anda. Tentu, itu mencakup perlindungan titik akhir SaaS untuk perangkat aktual tetapi juga dapat mencakup lebih banyak. Misalnya, Anda tidak hanya dapat mengenkripsi data di tingkat perangkat tetapi juga di tingkat server jika masuk akal dalam proses - atau mungkin bahkan perlindungan manajemen hak digital (DRM) ke file dan dokumen utama sebagai ukuran tambahan.

Meskipun Anda perlu membahas keamanan berbasis perangkat (termasuk tidak hanya enkripsi yang disebutkan di atas, tetapi juga otentikasi melalui layanan manajemen identitas terkini), Anda harus berusaha mendekati keamanan seluler terutama dari perspektif melindungi data terlebih dahulu dan perangkat kedua. Perangkat dapat dihapus dan diganti dari jarak jauh jika Anda menggunakan platform MDM yang tepat (dan jika platform Anda tidak dapat melakukannya, Anda perlu beralih), tetapi kehilangan data tidak hanya memiliki konsekuensi jangka pendek tetapi jangka panjang dalam hal kehilangan bisnis, pelanggan yang marah, pendapatan berkurang, dan satu atau dua pengacara yang menjadikan kesengsaraan Anda prioritas utama.

7. Kelola Seluler Seperti Lainnya

Lihat bagaimana Anda mengelola perangkat seluler Anda dan bandingkan dengan cara Anda mengelola desktop dan server Anda. Tujuan Anda adalah mengelola sebanyak mungkin infrastruktur keseluruhan ini dengan seperangkat alat dan kebijakan yang sama. Aturan manajemen identitas tidak boleh memiliki profil terpisah untuk desktop dan telepon, misalnya, dan Anda harus mencari cara untuk melakukan tindakan tersebut dengan cara yang mengikuti pengguna, apa pun perangkat yang mereka gunakan.

8. Perbarui Kebijakan Anda

Tentu saja, menulis segala jenis kebijakan TI ada di sana dengan saluran akar sebagai tugas favorit admin TI hari itu, tetapi entah itu atau menerima panasnya ketika segala sesuatunya serba salah - dan pada akhirnya mereka selalu serba salah. Perusahaan Anda harus memiliki kebijakan penggunaan dan keamanan yang adil yang secara khusus mencakup semua skenario seluler Anda. Mirip dengan alat manajemen Anda, Anda tidak perlu menulis kebijakan seluler yang terpisah, tetapi, memodifikasi kebijakan Anda saat ini untuk secara jelas mencakup perangkat seluler dan skenario kerja.

Perbarui kebijakan kata sandi Anda untuk memasukkan kemampuan portofolio perangkat seluler Anda. Dalam kebijakan konfigurasi yang digunakan oleh staf TI Anda, sertakan deskripsi konfigurasi perangkat seluler optimal yang mencakup hal-hal seperti aplikasi yang disetujui, enkripsi data dan perangkat, dan apakah fitur seperti Bluetooth (titik masuk utama untuk peretas perangkat seluler) atau USB (pengguna Anda mungkin akan memberontak) harus dinonaktifkan.

Akhirnya, jangan lupakan ponsel dalam kebijakan akhir hidup Anda. Terlalu banyak perusahaan mengambil langkah yang tepat ketika mendaur ulang desktop yang telah mencapai akhir masa jabatan mereka tetapi memungkinkan pengguna untuk membuang perangkat seluler mereka sendiri. Perangkat seperti itu, terutama saat ini, dapat membawa data kepemilikan sebanyak desktop. Memercayai sanitasi perangkat keras tersebut kepada pengguna sebelum dibuang meminta masalah yang tidak Anda butuhkan.