Video: Cara Daftar NIB dan Izin Usaha untuk UKM di OSS Versi 1.1 (Desember 2024)
Jika Anda mengelola kantor usaha kecil menengah (SMB), penting untuk memulai tahun dengan langkah yang benar. UKM perlu bergerak cepat untuk bereaksi terhadap peluang baru ketika mereka muncul, dan memiliki landasan kantor yang kuat untuk melakukan pekerjaan itu sangat penting untuk kesuksesan. Untungnya, memastikan bisnis Anda dalam kondisi prima dapat diselesaikan dengan cukup cepat. Benar, ini adalah banyaknya audit; bersyukurlah bahwa tidak satu pun dari mereka yang berasal dari IRS. Ikuti daftar enam poin di bawah ini dan kantor Anda akan siap untuk menghadapi tantangan apa pun yang mungkin terjadi di tahun 2016.
1. Bersiap untuk Musim Pajak
Di dunia bisnis, Anda praktis selalu bersiap untuk membayar pajak dengan satu atau lain cara. Tetapi awal tahun (jika itu bertepatan dengan tahun keuangan perusahaan Anda) sangat penting. Mulailah dengan duduk bersama kepala keuangan Anda untuk melakukan audit gambaran besar atas buku-buku tahun lalu.
Tentu, Anda mungkin berkeringat dingin ketika kata "audit" dan "keuangan" digunakan dalam kalimat yang sama tetapi mengatasinya: kita tidak berbicara tentang menenangkan agen IRS bermuka masam. Ini adalah audit yang dirancang untuk memberi Anda, kepemimpinan Anda, dan setiap investor saat ini atau potensial bahwa keuangan Anda - dan dengan perluasan organisasi Anda - beroperasi sebagaimana seharusnya. Anda memverifikasi angka tahun lalu, menilai prosedur bisnis dan keuangan, dan mencocokkan apa yang sebenarnya terjadi dengan apa yang Anda harapkan terjadi serta apa yang Anda laporkan terjadi. Anda dapat melakukan audit oleh pimpinan akuntansi internal Anda atau oleh perusahaan luar atau CPA. Anda bahkan dapat membuat gugus tugas kecil untuk melakukan pekerjaan sebagai kelompok. Apa yang Anda cari meliputi:
Semua pendapatan berasal dari tahun sebelumnya dan dari sumber apa,
Semua pengeluaran dilakukan pada tahun sebelumnya, menggunakan metode pembayaran apa, ke mana penerima pembayaran, dan ditugaskan ke anggaran mana; memberi perhatian khusus pada pengeluaran kantor, teknologi, layanan pihak ketiga, dan infrastruktur bisnis,
Ulasan laporan bank,
IRS dan pajak negara bagian / kota (jika ada) mengajukan ulasan,
Pastikan prosedur akuntansi yang benar telah diikuti; jika tidak, pahami mengapa karena itu bisa disebabkan oleh proses bisnis tertentu yang mungkin perlu direvisi, dan
Masukkan hasil audit ke dalam laporan yang ketat (ini adalah alat yang ingin Anda gunakan benar-benar sepanjang tahun sehingga singkat, terorganisir, dan berharga - tidak begitu banyak sehingga Anda tidak dapat menemukan apa pun).
Dilakukan dengan benar, audit ini seharusnya tidak memakan waktu lebih dari satu minggu, dan laporannya menyediakan alat dasar yang dapat digunakan untuk menggunakan segalanya - dari rencana pembelian hingga tujuan penjualan.
2. Audit Perangkat Keras
Dari perspektif manajer kantor, mengetahui di mana uang itu menjadi hanya langkah pertama. Sekarang Anda perlu tahu di mana semuanya berada juga. Mulai dengan perangkat keras teknologi. Ini mungkin terdengar jelas tetapi dengan cepat menjadi zona bahaya bagi banyak UKM - terutama yang lebih condong ke arah menengah daripada yang kecil. Itu karena ungkapan Bawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD). Begitu banyak profesional TI yang membenci dan begitu banyak pengguna menggunakan untuk menggunakan perangkat keras apa pun yang bisa mereka dapatkan - dari sumber apa pun dan sering kali dibayar dengan cara yang aneh atau licik. Paling tidak, masukkan informasi ini ke dalam spreadsheet terorganisir yang dapat Anda rujuk sepanjang tahun ini dan selanjutnya. Lebih baik lagi, letakkan informasi ke dalam aplikasi manajemen desktop khusus seperti Microsoft System Center Configuration Manager atau MMSoft Pulseway.
Mulailah dengan laporan audit dari Langkah 1 karena harus menyediakan daftar resmi pembelian perangkat keras Anda. Lalu, lacak perangkat apa yang sebenarnya sedang digunakan (dijamin Anda akan menemukan beberapa kejutan). Beberapa karyawan akan menggunakan perangkat pribadi yang mereka bayarkan untuk melakukan pekerjaan sementara yang lain akan menggunakan perangkat konsumen untuk pekerjaan dan tugas pribadi yang dibayar oleh perusahaan. Cari tahu siapa yang memiliki apa, apakah itu digunakan dengan tepat, dan itu akan membantu Anda memutuskan apakah mungkin ada cara yang lebih baik untuk membayarnya.
Dan, begitu Anda menjelajahi teknologi baru ini, jangan lupa untuk melakukan audit perangkat keras tradisional untuk mencari PC, server, printer, dan perangkat keras kantor lainnya yang mendekati akhir hidup atau akhir sewa sehingga Anda tahu apa yang perlu disegarkan tahun ini dan kapan. Bekerja dengan perwakilan penjualan perangkat keras dan departemen akuntansi Anda untuk mengembangkan rencana untuk menghentikan perangkat keras yang lama ini dan menggantinya dengan unit baru.
3. Audit Perangkat Lunak
Audit perangkat lunak memiliki tujuan dasar yang sama dengan audit perangkat keras: Cari tahu apa yang telah Anda instal, di mana ia diinstal, bagaimana ia dibayar (artinya, ke mana anggaran itu ditugaskan), dan lisensi atau langganan mana yang akan datang untuk pembaruan. Pastikan untuk menandai yang ada di kalender Anda.
Seperti halnya audit perangkat keras, zaman modern telah membuat audit perangkat lunak sedikit lebih rumit. Mirip dengan karyawan yang menggunakan perangkat pribadi untuk bekerja, banyak juga yang menggunakan layanan berbasis cloud mereka sendiri. Ini dapat terjadi karena satu pengguna memutuskan untuk mendaftar ke layanan tertentu, atau bahkan seluruh tim menyebarkan layanan cloud hanya di antara mereka sendiri.
Seringkali, layanan ini dibayar melalui biaya berulang yang ditetapkan untuk kartu kredit pribadi atau perusahaan, dan akuntansi dapat mengalami kesulitan mencari tahu apa yang sedang dibeli. Ini dapat menyebabkan kesalahan akuntansi tetapi itu kecil dibandingkan dengan potensi masalah TI ketika layanan cloud ini meminta pengguna untuk mengunduh perangkat lunak (yang tidak hanya tidak diuji oleh TI tetapi juga dilewati seluruhnya). Rooting perangkat lunak semacam itu, pastikan ia dibayar dengan benar, lalu putuskan apakah akan menyimpannya atau mengganti dengan solusi yang lebih efektif.
Di sisi yang lebih tradisional, gunakan audit perangkat lunak Anda untuk memberi perhatian khusus pada perangkat lunak keamanan - anti-virus, virtual private network (VPN), dan enkripsi adalah tiga contoh. Ini adalah blok penyusun solusi yang dapat menghentikan proses di jalurnya jika lisensi mereka tergelincir, jadi pastikan Anda tahu kapan lisensi dan langganan perlu diperpanjang dan pengguna mana yang akan membutuhkannya.
Sekitar waktu audit perangkat lunak, sebaiknya juga memeriksa cadangan data dan prosedur keamanan data Anda. Ini biasanya melibatkan perangkat keras dan perangkat lunak, tetapi ini merupakan persyaratan untuk sebagian besar proses perangkat lunak, jadi jangan berikan sedikit perhatian. Lakukan uji coba rencana pencadangan dan pemulihan bencana (DR) untuk memastikan mereka masih berfungsi, audit data yang dicadangkan baik secara lokal maupun di cloud untuk memastikan tidak rusak, dan lihat apa yang Anda bayar untuk solusi ini di tahun sebelumnya untuk lihat apakah Anda bisa melakukan yang lebih baik.
4. Audit Jaringan
Anda perlu bantuan TI untuk membantu dalam hal ini. Audit jaringan memungkinkan Anda untuk:
Ketahui infrastruktur jaringan apa yang saat ini Anda gunakan (baik fisik dan cloud),
Sesuaikan infrastruktur itu dengan proses bisnis yang berjalan di atasnya untuk memverifikasi kapasitas, dan
Evaluasi bukan hanya apa yang Anda bayar tetapi apakah Anda mendapatkan apa yang Anda bayar; ini sangat penting untuk semua penyedia jaringan internet dan seluler.
Analisis koneksi Internet Anda, tidak hanya ke kantor tetapi juga ke server Web luar, layanan cloud, atau telecommuter dan situs jarak jauh. Sudahkah Anda mendapatkan kinerja yang Anda bayar? Jika departemen TI internal Anda tidak yakin cara menguji informasi ini, bicarakan dengan konsultan jaringan pihak ketiga. Terakhir, pastikan IT memperbarui perute kantor Anda, sakelar, dan perangkat keras jaringan lainnya sehingga mereka menjalankan firmware terbaru - dan pastikan semuanya diuji dengan rangkaian aplikasi penting bisnis Anda saat ini sebelum meluncurkan semuanya. Jika Anda memiliki situs atau telecommuter jarak jauh yang terhubung dari rumah, pastikan perangkat keras jaringan mereka juga di-flash dan aman.
5. Berjalan-Jalan Sekitar Kantor
Ini mungkin terdengar terbalik tetapi ini merupakan langkah serius. Anda tidak dapat mengetahui semua yang perlu Anda ketahui tentang bisnis Anda melalui spreadsheet atau dasbor manajemen. Bangun dan ikuti tur. Bicaralah dengan karyawan tentang bagaimana mereka melakukan pekerjaan mereka, terutama tim dan pemimpin proses. Memahami bagaimana pekerjaan dilakukan adalah kunci bukan hanya untuk menggunakan alat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi sering kali menemukan peluang baru untuk penghematan atau pendapatan.
Di sisi yang lebih duniawi, perhatikan bagaimana penampilan dan fungsi kantor Anda pada tingkat fisik. Perhatikan:
Perabotan kantor,
Hancurkan persediaan kamar dan peralatan dapur,
Papan tulis ruang konferensi, layar, telepon, dan
Peralatan kantor bersama - mesin penghancur kertas, printer, mesin faks.
Pastikan hal-hal ini diperlukan, agar berfungsi dengan baik, dan diisi dengan persediaan yang mereka perlukan untuk operasi (mis., Toner, kertas, dll.).
6. Analisis Rencana Bisnis dan Pemasaran Anda
Anda sudah bungkam pada angka-angka. Sekarang saatnya untuk mengangkat kepala dan melihat gambaran besar organisasi Anda, dan itu selalu dimulai dengan rencana bisnis Anda. Duduk bersama staf kepemimpinan Anda dan selidiki rencana Anda secara mendetail. Apakah Anda di mana Anda seharusnya (artinya, di mana rencana Anda mengatakan Anda akan)? Apakah cara Anda menjalankan bisnis masih yang paling efektif? Ajukan pertanyaan ini terlepas dari apakah bisnis berkinerja optimal atau tidak; selalu ada cara yang lebih baik. Buat daftar proses bisnis Anda, berkonsultasilah dengan karyawan kunci tentang proses-proses itu, petakan langkah demi langkah, dan kemudian pertimbangkan secara detail. Apakah ada alat, perangkat lunak, atau layanan yang lebih efektif yang dapat Anda gunakan untuk menjadi lebih kompetitif? Apakah orang yang tepat melakukan pekerjaan ini? Apakah proses efisien atau berlebihan? Tujuannya di sini bukan untuk memecat orang atau mengelola mikro; itu untuk sepenuhnya memahami bagaimana bisnis Anda berbisnis, membuat kacang-kacangan.
Periksa kembali rencana pemasaran tahun lalu dengan mata yang sama. Periksa hasil dan tanyakan apakah Anda benar-benar berada di tempat Anda seharusnya ketika hasilnya dibandingkan dengan pengeluaran. Di mana Anda lemah dan bagaimana Anda bisa meningkatkan? Berikan perhatian khusus pada:
Riset pasar,
Promosi dan iklan,
Acara, dan
Hubungan pers.
Sebagai bagian dari latihan ini, jangan lupa untuk menganalisis Web dan profil jejaring sosial online Anda. Apakah mereka menjangkau pelanggan yang tepat? Apakah mereka terkini? Sudahkah produk atau deskripsi layanan, harga, dan bahkan nama eksekutif diperbarui? Periksa detail ini dengan penuh semangat karena tidak ada yang mematikan pelanggan online lebih cepat daripada memukul situs web yang mereka pikir tidak dikelola.
Tentu, lebih mudah untuk menulis enam langkah ini daripada melakukannya. Kita berbicara tentang banyak pekerjaan, tidak perlu dipertanyakan. Tetapi, jika Anda bekerja keras dan mendapatkan orang yang tepat untuk membantu, semuanya dapat diselesaikan dalam beberapa minggu. Dan dua minggu itu dapat membayar proses, pengeluaran, dan bahkan dividen keuntungan yang signifikan untuk bisnis Anda selama sisa tahun ini.
