Daftar Isi:
Video: 1 Logika Fuzzy (Oktober 2024)
Ketika konsumen menjadi lebih terbiasa dengan perangkat dan perangkat lunak yang secara tradisional disediakan untuk tempat kerja, TI harus membuat praktik terbaik dan aturan ketat untuk mempertahankan operasi karyawan yang efisien dan aman. Perangkat lunak manajemen perangkat seluler (MDM) ada untuk membantu TI memantau dan mengelola cara karyawan menggunakan ponsel cerdas dan tablet pribadi untuk pekerjaan jarak jauh. Namun, tidak ada alat ajaib yang dapat membantu TI mengontrol bagaimana karyawan menggunakan produk-produk Software-as-a-Service (SaaS) di tempat kerja.
Misalnya, penyimpanan cloud dan alat berbagi file seperti Box dan Dropbox, dan alat pembuatan dokumen seperti Google Documents dan Microsoft Word adalah alat cloud yang mudah diakses yang dibawa orang ke tempat kerja setiap hari. Bagaimana perusahaan Anda memilih untuk menangani alat yang berbeda ini tergantung pada apa yang ingin Anda capai. Anda dapat A) membatasi penggunaan perangkat lunak yang tidak sejalan dengan filosofi perusahaan Anda atau B) membiarkan karyawan memilih produk cloud mereka sendiri berdasarkan preferensi dan pengalaman mereka sendiri.
Fenomena terakhir, yang telah dijuluki Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), membawa serta serangkaian tantangan khusus. Saya berbicara dengan Shyam Oza, Manajer Pemasaran Produk Senior di AvePoint, perusahaan khusus migrasi awan, tentang bagaimana perusahaan dapat bersiap untuk menerapkan kebijakan BYOC mereka sendiri.
Tantangan 1: Keamanan Data
"Dari perspektif yang luas, BYOC bisa menjadi berkah dan kutukan, " kata Oza. "Box, Dropbox, dan OneDrive bisa menjadi sangat bagus untuk berbagi registri dengan keluarga Anda, dan mengunggah file dan foto. Tetapi yang mengkhawatirkan organisasi besar adalah sama mudahnya menyeret dan melepaskan sesuatu seperti properti intelektual sensitif dan konten pra-rilis."
Dengan perangkat lunak yang disediakan bisnis, perusahaan dapat memperketat pembatasan dan memantau penggunaan. Organisasi dapat mengamanatkan otentikasi multifaktor (MFA), enkripsi data, kata sandi kompleks, dokumen tanda air, dan bahkan penghapusan data jarak jauh. Namun, ketika digunakan tanpa pengawasan TI, alat ini membatasi kemampuan perusahaan untuk mengontrol ke mana konten berjalan. Anda juga kehilangan visibilitas atas apa yang terjadi pada konten setelah meninggalkan firewall, dan bagaimana hal itu dapat diamankan setelah diunggah ke akun cloud karyawan.
Solusi: "IT perlu terintegrasi secara langsung dengan lini bisnis, " kata Oza. "Mereka harus berada di depan bisnis penginjilan teknologi yang mereka sukai… dan kemudian mudah-mudahan mencoba untuk menetapkan standar."
Misalnya, jika 80 persen perusahaan menggunakan Dropbox dan 20 persen perusahaan menggunakan platform penyimpanan dan berbagi lain, perusahaan harus menawarkan makan siang dan belajar yang mendorong minoritas untuk beralih ke sistem yang lebih disukai mayoritas. "Kecuali jika Anda bersedia memberi mandat pada alat tertentu (dalam hal ini Anda tidak benar-benar berlatih BYOC), Anda harus mengajukan proposisi nilai alat pilihan perusahaan Anda, " kata Oza. "Ini tidak seperti kamu bisa berjalan ke dalam kubus seseorang dan berkata 'Kamu harus menggunakan alat ini.' Anda harus menjelaskan kepada mereka bahwa lebih mudah untuk menggunakan atau bertanya kepada mereka apa yang mereka alami sehingga Anda dapat mendekatinya dari perspektif penyelesaian masalah daripada menjadi seorang diktator."
Pada akhirnya, TI tahu bahwa ada tingkat risiko yang dapat diterima untuk data yang dapat diakses karyawan. Laptop hilang. Telepon dicuri. Tetapi, jika Anda dapat mengonversi sebanyak mungkin orang ke sistem pilihan Anda, Anda dapat membuat minoritas senang dengan tidak sepenuhnya menghapus kebijakan BYOC Anda.
Tantangan 2: Kolaborasi
Dengan ratusan atau ribuan orang di bisnis Anda menggunakan berbagai platform untuk kolaborasi online, pasti ada skenario di mana kebutuhan untuk mengakses data dengan cepat menjadi lebih penting daripada perangkat lunak pilihan karyawan Anda. Pikirkan tentang hal ini: tim penjualan West Coast Anda ingin mentransfer file ke tim pemasaran East Coast Anda. Karena kedua tim menggunakan sistem berbagi file yang berbeda, sebelum file dapat diakses, seseorang harus membuat akun baru dan kemudian belajar menavigasi sistem baru dengan cepat.
Bagaimana dengan pertemuan klien yang ditakuti? Apa yang terjadi ketika seorang karyawan membuat presentasi, mengalami keadaan darurat, dan tidak dapat hadir? Anda mungkin berakhir dengan orang lain yang tidak terbiasa dengan format presentasi sembarangan mencoba mengakses dan menyajikan file, semuanya sementara klien menatap arloji mereka.
Solusi: "Salah satu masalah utama adalah IT terus keluar dari banyak alur kerja, " kata Oza. "TI tidak bisa hanya menunggu orang untuk mengeluh. TI perlu memahami proses bisnis dan alur kerja bisnis untuk menyisipkan diri mereka di tengah untuk mencoba meyakinkan karyawan untuk menggunakan alat yang sama, atau membuat mereka sadar akan potensi masalah yang mungkin mereka hadapi. menemukan."
Jika karyawan sadar untuk waspada terhadap masalah sebelum timbul, maka mereka dapat mengatur kontinjensi yang sesuai untuk memastikan operasi tidak pernah menderita. Jadi, jika Anda tahu bahwa dua dari penyaji potensial Anda menggunakan alat presentasi yang berbeda, IT dapat melatih kedua penyaji dalam kedua alat sebelum pertemuan klien besar. Apa pun yang terjadi, presentasi itu akan pergi tanpa hambatan.
"Di sini, di dalam Avepoint, kami berusaha keras untuk mendorong tim penjualan kami untuk memperbarui konten ke OneDrive for Business alih-alih mengirim email atau menambahkan ke Dropbox, " jelas Oza. "Setiap kali kami mendapat email yang memiliki lampiran, kami akan membalasnya dengan foto yang mengatakan 'Unggah ini ke SharePoint atau anak kucing mendapatkannya.'… Beberapa minggu kemudian, kami mulai mendapatkan email yang mengatakan 'Lihat, saya berbagi melalui SharePoint. ' Itu cara yang lucu untuk menyelesaikan masalah."
Tantangan 3: Integrasi
Sebagian besar masalah yang saya bahas dalam Tantangan 1 dan 2 khusus untuk perusahaan kecil tanpa kebijakan TI. Namun, di perusahaan yang sedikit lebih besar dengan operasi di beberapa kantor dan wilayah, ada kemungkinan bahwa TI berfungsi dalam silo daripada sebagai satu tim global. Dalam hal ini, Anda akan menemukan bahwa beberapa versi perangkat lunak bisnis seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan manajemen biaya sedang digunakan, baik karena seseorang lebih suka sistem tertentu atau karena kantor regional tidak pernah bersama-sama memutuskan satu alat. Ini adalah masalah besar yang pada akhirnya mungkin perlu diperbaiki oleh seseorang di tingkat C, mungkin dengan memperkuat perusahaan untuk memilih satu sistem.
Namun, jika perusahaan Anda ingin memberikan kantor tertentu dan bahkan departemen kebebasan untuk memilih sistem mana saja yang mereka sukai (atau Anda ingin alat yang terhubung ke jenis perangkat lunak lain yang dirancang untuk tugas karyawan tertentu), maka ada cara untuk memastikan data Anda tidak t siled.
Solusi: "IT harus membuat keputusan untuk berinvestasi pada penyedia teknologi yang terbuka dan bersedia untuk terhubung… Solusi yang harus Anda pilih adalah solusi dengan konektor yang paling kuat, " kata Oza.
Ini termasuk memilih sistem dengan antarmuka pemrograman aplikasi terbuka (API) yang memungkinkan pengembang Anda untuk membuat konektor yang tidak ada secara organik di antara dua perangkat lunak. Jika Anda tidak memiliki pengembang di staf, maka Anda harus mencari alat yang menawarkan integrasi paling banyak dengan perangkat lunak warisan Anda. Untuk itu, cari integrasi dengan perangkat lunak apa pun yang telah diputuskan karyawan Anda untuk digunakan sendiri.
