Kecerdasan bisnis untuk semua orang

Kecerdasan bisnis (BI) sedang panas saat ini. Titik. Polos dan sederhana. Antara lain, perusahaan saya menyediakan sumber daya kepegawaian untuk perusahaan besar dan, selama sembilan bulan terakhir, setengah dari peluang yang diminta untuk diisi adalah terkait BI.

Perusahaan besar memiliki sumber daya untuk menyewa spesialis BI, tetapi bagian dari apa yang membuat BI menjadi topik hangat saat ini adalah bahwa spesialis BI tidak lagi menjadi syarat mutlak bagi bisnis untuk mendapatkan nilai dari teknologi ini. Kami sedang bekerja di zaman keemasan teknologi swalayan yang memberi orang-orang non-teknis kemampuan untuk berinteraksi langsung dengan sejumlah teknologi yang sebelumnya membutuhkan pengetahuan khusus: TI, keamanan, dan tentunya BI.

Dan jika Anda seorang spesialis BI, jangan khawatir. Gagasan di balik BI swalayan bukanlah untuk menghapus pekerjaan Anda. Itu untuk menemukan cara untuk mendapatkan nilai baru dari data yang ada. Dengan memberikan pengguna bisnis garis depan kemampuan untuk menanyakan data toko organisasi mereka secara langsung, teorinya adalah bahwa mereka akan menemukan cara baru dalam memandang bisnis. Itu sama sekali tidak membatalkan apa yang dilakukan spesialis data hari ini karena pertanyaan-pertanyaan itu akan selalu dibutuhkan. Tetapi dengan BI swalayan, pengguna garis depan dapat mengelola kueri tingkat tinggi sendiri yang lebih cenderung berhubungan langsung dengan pekerjaan mereka, membuat para spesialis data lebih banyak waktu untuk mempelajari lebih dalam gelombang kenaikan data baru dan mengumpulkan lebih banyak wawasan seperti itu.

Bagi mereka yang bekerja dari anggaran TI bisnis Kecil Menengah (SMB), swalayan BI juga merupakan cara untuk mendapatkan akses ke manfaat teknologi yang sebelumnya tidak terjangkau hanya dari sudut pandang biaya. Itu perkembangan yang luar biasa, terutama sekarang bahkan ketika bisnis terkecil menghasilkan data dalam jumlah besar melalui hal-hal seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM), pemasaran email, pelacakan perilaku pelanggan online, pemantauan situs web, dan banyak lagi. Alat seperti ini menghasilkan sejumlah besar data yang dapat memberikan semua jenis wawasan tentang bisnis Anda melalui BI swalayan. Yang Anda butuhkan untuk memanfaatkan kekuatan swalayan BI, adalah (1) data, (2) alat yang tepat, dan (3) beberapa gagasan kontekstual tentang cara melihat data Anda.

Ada Lebih Banyak Data daripada yang Anda Pikirkan

Mendapatkan data adalah pekerjaan Anda, dan sementara saya tidak dapat membantu Anda secara langsung, saya dapat memberi tahu Anda bahwa sebagian besar UKM memiliki data yang jauh lebih banyak daripada yang mereka sadari. Anda hanya perlu menganalisis berbagai sistem perangkat lunak yang digunakan perusahaan Anda dan Anda akan dengan cepat menemukan banyak data penting. Ambil contoh keuangan, bicaralah dengan staf keuangan Anda dan staf TI untuk mengetahui apakah perusahaan Anda menggunakan Intuit QuickBooks, Microsoft Dynamics, Oracle, atau Exact untuk data keuangan. Mungkin Salesforce, Siebel, atau mungkin Zoho CRM untuk kontak penjualan dan manajemen peluang. Adobe Analytics atau Google Analytics untuk metrik situs web. Daftar ini terus berlanjut.

Tetapi, sama pentingnya dengan mengidentifikasi perangkat lunak apa yang menghasilkan data adalah belajar (1) bagaimana rekan kerja Anda menggunakan alat-alat itu untuk menghasilkan data dan (2) di mana data itu berada. Untuk memahami yang pertama, Anda harus duduk bersama mereka dan meminta mereka memandu Anda melalui bagaimana mereka menggunakan perangkat lunak untuk menyelesaikan pekerjaan - itulah cara terbaik untuk mendapatkan pemahaman tingkat tinggi tentang data apa yang disimpan. Setelah Anda mengatasinya, bekerja dengan IT untuk memastikan alat BI swalayan Anda memiliki akses ke penyimpanan data yang tepat dengan izin yang tepat.

Banyak Alat dan Lebih Banyak Setiap Hari

Jika Anda terjebak untuk alat apa yang digunakan, PCMag baru-baru ini menerbitkan kumpulan review alat BI swalayan, jadi periksalah. Namun, saya punya beberapa favorit saya sendiri yang layak disebut. Yang pertama adalah Microsoft Power BI terutama karena ini bagus untuk mereka yang memiliki anggaran kecil (Anda bisa mendapatkan sebagian besar fungsinya secara gratis) tetapi masih sangat kuat dan tentu saja yang termudah untuk mempelajari semua alat yang saya gunakan sejauh ini. Namun, saya juga suka Zoho Reports dan saya menemukan banyak klien saya yang bekerja di sisi keuangan seperti Tableau. Seperti biasa, semakin banyak yang ingin Anda keluarkan, semakin besar daftar yang dapat Anda pertimbangkan. Tetapi jika Anda baru memulai, saya sangat merekomendasikan Microsoft Power BI atau Zoho Reports karena kedua alat melakukan pekerjaan yang baik untuk memudahkan pengguna baru masuk ke dasar-dasar BI.

Yang Harus Diperhatikan

Di sinilah saya masuk. BI adalah tentang mencari - melihat ke nomor Anda, melihat ke hubungan, melihat ke hal-hal seperti yang terjadi , dan banyak lagi. Pertimbangkan berikut ini ikhtisar dan primer dari alat BI praktik mandiri dan praktik terbaik.

Representasi Visual:

Sulit untuk memahami sekelompok angka di layar, tetapi melihat grafik segera menerangi tren dan wawasan berharga lainnya. Alat BI yang baik hadir dengan grafik dan laporan yang telah dikonfigurasikan sebelumnya untuk menyoroti tren bisnis yang kritis. Kunjungan situs web, penjualan berdasarkan hari / minggu / bulan, tarif terbuka email pemasaran, dan seterusnya. Anda tidak perlu tahu apa yang harus dilihat sebagai alat BI yang baik akan membantu Anda melukis dengan angka - secara harfiah.

Saya mencari nafkah sebagai konsultan jadi saya benci mengatakannya, tetapi alat BI yang baik dapat menggantikan apa yang dilakukan konsultan. Di masa lalu, salah satu kontribusi yang akan dibawa oleh konsultan yang baik ke meja adalah rekomendasi tentang hubungan data apa yang harus dilihat untuk mendapatkan wawasan bisnis. Alat BI yang baik mengotomatiskan pembuatan laporan yang menampilkan hubungan tersebut. Ini seperti memiliki konsultan gratis di layar di depan Anda. Lebih baik lagi, perusahaan yang membuat alat BI dapat mempekerjakan konsultan terkemuka untuk memandu mereka dalam laporan yang mereka buat untuk Anda. (Memang, konsultan yang baik masih dapat menambah wawasan berharga dari pengalaman, Ada plug saya untuk nilai profesi saya yang sedang berlangsung, tetapi alat BI dapat terbukti menjadi pembantu yang kuat dalam membantu Anda memahami bisnis Anda.)

Tampilan Konsolidasi:

Alat BI biasanya menampilkan laporan mereka di dasbor. Satu layar mungkin mencakup banyak tampilan data terkait penjualan. Yang lain mungkin memberi Anda wawasan tentang sumber daya internal yang diakses karyawan Anda pada waktu yang berbeda sepanjang hari (dan dari berbagai jenis perangkat). Memiliki banyak grafik dan laporan terkait pada layar yang sama tidak hanya menghemat waktu Anda, tetapi juga melihat metrik terkait dapat membantu Anda melihat tren dan hubungan yang mungkin Anda lewatkan.

Wawasan Real-Time:

Salah satu hal hebat tentang dashboard BI adalah bahwa representasi dan laporannya dinamis. Seiring arus data baru, bagan dan laporan Anda diperbarui secara otomatis. Beberapa dasbor menunjukkan pengukur yang benar-benar terombang-ambing saat Anda melihatnya ketika data baru diterima. Lainnya menyegarkan pada interval yang ditentukan atau ketika Anda menekan tombol untuk menyegarkan tampilan. Itu benar-benar tergantung pada bisnis Anda, berapa banyak data yang perlu Anda analisis, seberapa cepat data baru masuk, dan jenis wawasan apa yang perlu Anda peroleh.

Nyata, Waktu Nyata:

Ingin menjadi waktu nyata? (Agak seperti ketika salah satu anak saya akan bertanya yang lain, "Apakah Anda suka atau suka dia?" Entah bagaimana tambahan itu membuat semua perbedaan.) Jadi, untuk menjadi waktu nyata nyata, Anda tidak hanya perlu waktu nyata akses ke sumber data Anda, Anda memerlukan alat BI yang memungkinkan Anda untuk mengakses laporan Anda secara real time - dan itu berarti Anda membutuhkan alat BI yang memiliki aplikasi seluler.

Lebih baik lagi, pilih alat yang memungkinkan Anda mengatur peringatan agar Anda diberitahu secara proaktif saat data kunci berubah. Dengan begitu, Anda dapat hadir secara fisik dan mental di permainan bola basket putri Anda alih-alih melihat dashboard BI di iPhone sepanjang waktu. Tetapi Anda masih dapat yakin bahwa, jika sesuatu yang kritis terjadi, Anda akan diberi tahu dan Anda dapat dengan cepat memeriksa dasbor di perangkat Anda.

Ekspor Laporan:

Melihat laporan BI sangat berharga, tetapi yang lebih baik adalah bisa berbagi grafik yang menarik dengan rekan kerja Anda. Bagi rekan kerja Anda yang kurang informasi, sepertinya Anda harus menghabiskan berjam-jam menghitung angka dan membuat grafik. Tetapi dengan alat BI yang tepat, Anda akan mulai mendapatkan visualisasi yang kuat hampir secara instan. Beberapa alat juga memudahkan untuk mempublikasikan hasil Anda ke web untuk dibagikan kepada dunia.

Kemampuan Drill-Down:

Fitur kuat lain dari dasbor BI adalah kemampuan untuk menggali lebih dalam data. Mungkin Anda melihat bahwa harga pokok penjualan (COGS) meningkat sebagai persentase dari penjualan minggu lalu. Mengapa? Bagan statis tidak akan membantu. Tetapi dashboard BI yang baik memberi Anda kemampuan untuk menelusuri data untuk memahami alasannya.

Pertanyaan Nyata, Jawaban Nyata:

Pada hari-hari awal pencarian web, Anda harus memasukkan string teks samar untuk menemukan apa yang Anda cari. Jika Anda dapat menambahkan beberapa operator Boolean, Anda bisa menjadi pengguna AltaVista yang cukup efektif. (Poin bonus jika Anda tahu apa itu AltaVista; gandakan poin jika Anda pernah menggunakannya.) Saat ini, tanyakan saja kepada mesin pencari pertanyaan dan Bing, Cortana, Google, atau Siri akan memberi Anda data yang relevan. Beberapa alat BI menjadi cukup pintar untuk membiarkan Anda melakukan hal yang sama dengan data Anda sendiri. Tanyakan saja, "Apa untung saya berdasarkan lini produk bulan lalu?" dan biarkan alat membawa data (dan wawasan) kepada Anda.

10 Hubungan Data untuk Memulai Anda

Sebelumnya saya menyebutkan bahwa alat BI yang baik akan dimuat dengan laporan besar. Laporan tersebut adalah konsultan otomatis yang akan membantu Anda memahami bisnis Anda. Jadi, pertimbangkan daftar 10 laporan atau visualisasi ini untuk ditinjau sebagai sekadar primer untuk membantu Anda memulai (dengan asumsi sistem Anda dapat memberikan data ini kepada Anda dan alat BI yang Anda pilih dapat membantu Anda memvisualisasikannya):

1. Berapa persentase pelanggan Anda yang membatalkan layanan Anda dalam x hari / minggu / bulan, dan apakah persentase itu naik atau turun dari waktu ke waktu?

2. Produk (atau lini produk) mana yang menghasilkan margin kotor tertinggi?

3. Hari-hari apa dalam seminggu (atau bulan-bulan dalam setahun) menghasilkan hasil penjualan terbaik Anda dan, untuk penjualan pada hari-hari / bulan-bulan itu, apakah Anda terus naik atau turun seiring waktu?

4. Berdasarkan halaman mana yang dikunjungi pelanggan di situs web Anda, berapa lama mereka tinggal di situs web Anda? Apa yang baik tentang halaman yang menyebabkan pengguna tinggal lebih lama, atau apa yang buruk tentang halaman yang mendorong pengunjung lebih cepat?

5. Manakah dari tenaga penjualan Anda yang memiliki tingkat penutupan tertinggi pada transaksi yang mereka masukkan ke dalam pipa mereka?

6. Departemen mana yang memiliki jumlah panggilan tertinggi ke meja bantuan TI?

7. Ketika membandingkan penjualan oleh pelanggan dengan jumlah panggilan help desk, pelanggan mana yang paling banyak mengeluarkan biaya terkait dengan help desk?

8. Pelanggan mana yang paling banyak berbicara tentang Anda di media sosial, dan apakah komentar mereka umumnya positif atau negatif?

9. Situs web mana yang paling sering dikunjungi karyawan Anda di siang hari, dan untuk berapa lama?

10. Berapa banyak proyek yang selesai tepat waktu dan, bagi yang tidak, berapa hari / minggu / bulan yang sudah lewat waktu.

Dengan akses ke data yang tepat, alat yang dapat membantu Anda memahami semuanya (dan untuk waktu yang lebih sedikit daripada yang mungkin Anda pikirkan), Anda dapat menjadi data cowok atau cewek untuk tim Anda, departemen Anda, atau Anda perusahaan. Dan, siapa tahu, saat perusahaan saya mencari peran sebagai spesialis BI, kami mungkin mengetuk pintu Anda.