Memilih antara perangkat lunak akuntansi bisnis kecil gratis dan berbayar

Sektor jasa dengan banyak persaingan sering kali menghasilkan banyak kesepakatan yang lebih murah untuk menarik pelanggan baru. Dalam industri perangkat lunak akuntansi, tren terbaru adalah untuk menawarkan perangkat lunak tanpa biaya sambil mencari cara untuk memanfaatkannya. Kadang penawaran ini bisa masuk akal bagi bisnis tertentu, tetapi perusahaan yang mengalami pertumbuhan cepat perlu berhati-hati.

Dengan freemium, usaha kecil, dan alat perusahaan tersedia, mungkin sulit bagi usaha kecil dan menengah (UKM) untuk menentukan solusi mana yang tepat untuk mereka. Anda mungkin memiliki uang untuk membeli perangkat lunak mahal seperti Cougar Mountain Denali Summit dan Microsoft Dynamics GP, tetapi apakah Anda benar-benar membutuhkan semua fungsionalitas dan skala penyesuaian? Sebaliknya, Anda mungkin bisa lolos menggunakan alat gratis oleh perusahaan seperti Wave, tetapi apakah alat itu cukup pintar untuk menangani tugas yang lebih rumit?

Untuk mencari tahu apa yang harus dicari oleh UKM ketika memilih perangkat lunak akuntansi berbayar, saya berbicara dengan Scott Davisson, salah satu pendiri Acclivity, penyedia alat akuntansi bisnis kecil AccountEdge berbasis desktop. Saya bertanya kepadanya tentang harga, fleksibilitas, keamanan, dan layanan pelanggan.

Apakah Perangkat Lunak Berbayar Anda Melakukan Lebih dari Inti Empat?

Davisson mengatakan sebagian besar alat akuntansi gratis dapat menangani manajemen akun, pelacakan pengeluaran, penagihan, dan penjualan. Ini adalah tugas minimum sederhana yang bisa dilakukan oleh alat apa pun yang dapat Anda bantu, terlepas dari berapa banyak yang Anda bayarkan.

"Itulah intinya, " kata Davisson. "Jika semua yang Anda butuhkan adalah melakukan itu, maka Anda mungkin baik-baik saja pada model freemium. Karena kebutuhan itu menjadi lebih kompleks… di situlah Anda mungkin mulai mengevaluasi kebutuhan Anda tentang apa yang ada di pasar dan berapa biayanya."

Kebutuhan tambahan mungkin muncul bahwa alat freemium Anda tidak dapat menangani. Jika Anda memerlukan perangkat lunak yang dapat menangani hal-hal seperti penagihan waktu, pelacakan inventaris, dan penggajian, Anda mungkin perlu berinvestasi dalam alat berbayar. Selain itu, meskipun sebagian besar alat gratis dapat menangani data penjualan, jika bisnis Anda memiliki banyak departemen, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk menggunakan alat yang lebih rumit karena sebagian besar alat freemium tidak memungkinkan Anda memasukkan data penjualan menurut departemen (alih-alih, Anda akan perlu memasukkan data sebagai satu unit benjolan).

Seberapa Fleksibel Alat Akuntansi Anda?

Salah satu alasan utama bisnis memilih perangkat lunak akuntansi tingkat perusahaan daripada aplikasi yang lebih murah atau freemium adalah bahwa alat perusahaan sering kali menyediakan penyesuaian tanpa batas yang dapat membengkokkan dan melapisi perangkat lunak khusus untuk kebutuhan setiap klien. Alat bisnis kecil, seperti yang disediakan oleh Acclivity, tidak akan menawarkan tingkat kerumitan itu.

Namun, ini tidak berarti Anda terjebak dengan apa yang keluar dari kotak. Pikirkan tentang integrasi pihak ketiga apa yang ditawarkan perangkat lunak SMB Anda. Apakah itu terintegrasi dengan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM)? Apakah ini menarik data dari perangkat lunak e-commerce Anda? Jika alat akuntansi bisnis kecil dapat memberi Anda beberapa integrasi dan add-on, maka Anda mungkin tidak perlu menghabiskan banyak uang pada platform tingkat perusahaan.

"Perangkat lunak itu harus cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan Anda, " kata Davisson. "Tapi itu tujuan yang rumit. Perangkat lunak kami bukan untuk satu jenis industri tertentu. Kami perlu memiliki solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda, tetapi kami tidak memiliki kemampuan yang luar biasa. Kami mengurutkan seperti pisau Swiss Army. Pengaya kami memberi pelanggan komponen tambahan yang terhubung ke perangkat lunak untuk terus membuatnya relevan dengan kebutuhan mereka."

Apakah Perangkat Lunak Anda Aman?

Salah satu poin utama diferensiasi yang akan Anda temukan antara perangkat lunak akuntansi kelas enterprise, SMB, dan freemium adalah tingkat keamanan yang ingin disediakan vendor Anda. Jika Anda tidak membayar satu sen pun untuk perangkat lunak Anda, apakah Anda secara realistis mengharapkan keamanan tingkat Fort Knox?

Ini adalah salah satu alasan Davisson mengatakan kliennya lebih memilih perangkat lunak di tempat daripada alat berbasis cloud. "Banyak orang ditarik ke awan di luar kehendak mereka, " katanya. "Tapi mereka tidak percaya keuangan mereka di awan. Ini tentang keamanan dan kontrol."

AccountEdge adalah alat berbasis desktop yang dapat diperluas ke cloud dengan aplikasi pendamping. Namun, Acclivity tidak menawarkan versi cloud untuk alat ini. "Bagian dari mengapa kami melihat banyak kegiatan dan minat adalah karena, begitu kami melisensikan perangkat lunak desktop, Anda dapat meletakkannya di jaringan Anda sendiri, di belakang firewall, itu milik Anda, " kata Davisson. "Dalam hal keamanan, itu memberimu kendali tertinggi."

Ini tidak berarti bahwa alat berbasis cloud secara inheren kurang aman daripada aplikasi desktop. Misalnya, Intuit QuickBooks Online Plus menyimpan data di server yang dilindungi firewall tempat data dienkripsi. Ketika data Anda keluar dari browser web, itu dikirimkan melalui teknologi enkripsi Secure Sockets Layer (SSL). Intuit juga memungkinkan administrator membatasi siapa saja yang dapat mengakses tipe data tertentu di dalam alat jika mereka memutuskan untuk menyediakan informasi tertentu hanya untuk karyawan tingkat eksekutif.

Pelayanan pelanggan

Yang ini harus menjadi no-brainer. Semakin kompetitif suatu pasar, semakin penting layanan pelanggan. Bisakah Anda menghubungi vendor perangkat lunak akuntansi Anda jika dan ketika sesuatu tidak berfungsi dengan baik? Dapatkah Anda menjangkau mereka pada media pilihan Anda atau mereka memaksa Anda untuk memilih platform komunikasi tertentu? Apakah perwakilan layanan berbicara dalam bahasa Anda atau apakah vendor mengalihdayakan tim bantuannya?

Ini adalah pertanyaan yang sangat penting yang harus Anda tanyakan pada masing-masing calon vendor Anda. Sangat mungkin bahwa perangkat lunak akuntansi tingkat perusahaan akan menawarkan dukungan 24/7, terutama jika Anda bersedia melakukan pembayaran tahunan lima digit atau lebih. Namun, jika Anda mencoba untuk memilih di antara daftar alat SMB freemium dan berbayar, Anda akan ingin menyelidiki lebih dekat opsi layanan Anda.