Pemulihan bencana: pelatihan

Anda telah berkonsultasi dengan semua pemangku kepentingan perusahaan Anda untuk menentukan kebutuhan pemulihan bencana Anda. Anda telah membuat rencana untuk data yang tahan bencana, aplikasi bisnis, dan teknologi penting lainnya, dan sekarang menjadi bagian dari kebijakan resmi perusahaan Anda. Anda mungkin berpikir Anda sudah bersiap-siap untuk yang terburuk, tetapi Anda tidak: Jauh dari itu. Langkah terakhir dalam memiliki infrastruktur yang sepenuhnya siap adalah melatih semua staf dan berpegang teguh pada latihan yang dijadwalkan secara teratur. Meskipun ini mungkin terdengar seperti langkah sederhana, perencanaan pelatihan dan latihan lebih sulit untuk dieksekusi daripada yang mungkin Anda pikirkan. Ini juga penting. Begitu bencana melanda, sudah sangat terlambat untuk mulai mendidik karyawan Anda. Waktu untuk memulai adalah sekarang.

Pertama, semua manajemen dan pembuat keputusan lain dalam suatu organisasi harus menyetujui jadwal pelatihan dan membuat pelatihan kesiapsiagaan bencana wajib. Tidak perlu tampil sebagai alarmis untuk staf Anda, tetapi penting untuk menyampaikan pentingnya dilatih tentang prosedur darurat yang tepat. Prosedur ini dapat mencakup memastikan anggota staf tahu cara mengakses VPN jika mereka harus tetap berada di luar lokasi atau mengakses layanan cloud apa pun yang dapat berfungsi sebagai infrastruktur virtual hingga keadaan darurat selesai.

Karyawan juga harus diinstruksikan tentang cara mengakses komunikasi alternatif apa pun yang tersedia bagi mereka selama bencana. Ini dapat mencakup kotak pesan suara darurat yang diatur pada PBX atau sistem VoIP yang memberikan pembaruan berkala pada situasi darurat yang dapat dihubungi karyawan untuk memeriksanya. Atau dapat terdiri dari staf pelatihan untuk menggunakan beepers yang disediakan, walkie-talkie, atau ponsel yang dirancang khusus untuk digunakan dalam keadaan darurat.

Pelatihan Pegawai

Rencana darurat yang dirinci dalam rencana bencana Anda agar karyawan dapat mengakses jaringan perusahaan dan sumber dayanya dalam keadaan darurat harus menjadi dasar bagi rencana pelatihan Anda. Setelah Anda menyusun prosedur yang perlu diajarkan, Anda dapat mengatur jadwal pelatihan.

Ketika saya bekerja di industri IT layanan kesehatan, setiap saat kami perlu melatih staf - terutama staf klinis yang biasanya sangat sibuk menyediakan layanan kesehatan pasien - kami menawarkan pelatihan sebagai bagian dari apa yang disebut dalam pelatihan "in-service" industri perawatan kesehatan. Ini adalah instruksi kelas berkala yang diberikan kepada staf klinis. Instruksi ini biasanya melibatkan prosedur dan informasi medis. Tetapi departemen TI bekerja dengan manajer departemen dan Sumber Daya Manusia untuk memasukkan pelatihan TI, termasuk prosedur darurat, ke dalam layanan. Kami bekerja dalam pelatihan staf klinis yang sudah dijadwalkan.

Tentu saja, industri non-kesehatan biasanya tidak melakukan pelatihan dalam layanan. Tetapi Anda dapat membentuk jadwal dengan manajemen dan departemen sumber daya manusia untuk membuat jadwal pelatihan karyawan. Departemen fasilitas biasanya bertanggung jawab untuk melakukan latihan darurat; Anda dapat bekerja dengan mereka untuk menambahkan pelatihan kesiapan bencana teknologi sebagai bagian dari prosedur latihan tersebut. Anda juga dapat melakukan latihan seperti membalikkan daya alternatif, memeriksa perangkat cadangan UPS, menguji jalur koneksi Internet alternatif, berjalan melalui prosedur relokasi untuk peralatan dan staf, dan mengakses data yang direplikasi yang mungkin Anda simpan di cloud.

Pelatihan IT

Sama pentingnya dengan meningkatkan kecepatan karyawan adalah memastikan setiap anggota TI memiliki peran untuk dimainkan dalam rencana kesiapsiagaan bencana dan memastikan bahwa mereka terlatih dengan baik dalam peran itu. Bahkan lebih penting untuk memiliki latihan rutin untuk TI daripada staf non-TI, karena TI yang berperan dalam menjaga sistem tersedia dan dapat diakses dalam keadaan darurat.

Bergantung pada ukuran organisasi, Anda bahkan dapat keluar latihan dan pelatihan. Mungkin terlalu memakan waktu dan mengganggu untuk menjalankan latihan yang mencakup seluruh rencana kesiapsiagaan bencana. Sebaliknya, latihan dan latihan dapat dilakukan di beberapa bagian. Mungkin setiap bulan, Anda menguji failover ke data dan sistem apa pun yang dapat direplikasi ke layanan cloud. Pada bulan-bulan alternatif, Anda dapat menguji paket lain seperti mengembalikan snapshot dari server virtual, atau menempatkan sistem pada daya baterai untuk menguji berapa lama mereka dapat berjalan. Pilih untuk melakukan latihan penuh setidaknya dua kali setahun dan rencanakan latihan pelatihan spesifik dan lebih kecil secara berkala.

Catatan dan Dokumentasi

Di departemen TI saya berlari, setiap kali kami memiliki pelatihan, semua anggota staf yang hadir pada sesi pelatihan diminta untuk menandatangani buku catatan. Melacak anggota staf yang telah dilatih dan sesi pelatihan terakhir mereka dihadiri sangat penting dalam mengawasi siapa yang masih perlu dilatih dan siapa yang perlu diperbarui tentang prosedur pelatihan.

Ini juga merupakan ide yang baik untuk mencatat selama dan setelah latihan dan latihan. Dokumentasikan prosedur apa pun yang mungkin membingungkan staf. Perhatikan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk beralih ke rencana darurat. Dengan segala cara, dengarkan masukan atau keluhan staf tentang prosedur darurat. Sebagian besar karyawan ingin tahu apa yang seharusnya mereka lakukan dan bagaimana mereka dapat membantu dalam keadaan darurat, jadi gunakan pengalaman dan pengetahuan mereka untuk menyempurnakan rencana.