Jangan biarkan kisah horor teknologi ini terjadi pada Anda

Pierre Tremblay tidak dapat membatalkan 29 April 2015, hari seseorang di tim sumber daya manusianya (SDM) secara tidak sengaja mengirim email "Anda tidak mendapatkan pekerjaan" ke sekitar 110 pelamar kerja - termasuk orang-orang yang ingin disewa perusahaan. Dia bisa memastikan itu tidak pernah terjadi lagi.

Seperti email yang salah arah itu, kesenangan yang selalu Anda inginkan dari teknologi manajemen SDM Anda dapat dengan cepat berubah menjadi mimpi buruk. Beberapa mimpi buruk tidak bisa dihindari. Yang lain dapat dihindari jika Anda mengambil langkah-langkah untuk mengurangi risiko kekacauan. Pemilik perusahaan dan manajer orang seperti Tremblay yang telah hidup melalui mimpi buruk teknologi SDM mereka sendiri juga menyarankan untuk menentukan apa yang Anda butuhkan sebelum meninjau vendor dan memilih perangkat lunak. Mengajukan pertanyaan. Jalankan tes. Lihatlah masa lalu tenaga penjualan yang lancar untuk memanggang orang-orang yang akan mengelola akun Anda. Dengan kata lain, lakukan pekerjaan rumah Anda.

"Ini tidak akan terjadi jika kita menggunakan perangkat lunak yang tepat, " kata Tremblay, Direktur SDM untuk Dupray, pembuat uap pembersih dan setrika yang berbasis di Montreal. "Kita bisa menghindari ini dengan menjadi lebih profesional tentang hal itu."

Kesalahan Pelacakan Pemohon atas Pembuatannya Sendiri

Dupray memiliki sekitar 30 karyawan di kantor pusatnya di Montreal dan total sekitar 100 di seluruh dunia. Pada musim semi 2015, merekrut blitz yang terkait dengan bisnis perusahaan yang berkembang, Tremblay ingin mengisi tujuh posisi manajer dan non-manajer. Dia memposting lowongan kerja di Memang, LinkedIn, dan Monster, dan menggunakan kombinasi Gmail dan perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) perusahaan untuk mengelola aplikasi, menjadwalkan wawancara, dan menangani tindak lanjut. Tremblay dan tim HR-nya menggunakan alamat email bersama untuk menerima aplikasi dan membalas kandidat pekerjaan. Mereka membuat folder utama di Gmail untuk perekrutan, dan di dalamnya, folder unik untuk setiap kandidat.

Pada hari yang menentukan itu, salah satu rekan kerja HR Tremblay bermaksud mengirim surat penolakan kepada pelamar bernama Tricia. Sebagai gantinya, ia menekan "Balas Semua" dan mengirimkannya ke setiap nama di folder perekrutan utama. Staf itu segera tahu bahwa dia telah melakukan kesalahan tetapi sudah terlambat. "Apa yang dilakukan telah dilakukan. Kami perlu mencari cara untuk memperbaikinya, " kata Tremblay.

Dia memberi tahu petinggi perusahaan dan, bersama dengan tim HR, malam itu mereka menelepon atau mengirim email kepada semua orang yang telah menerima surat "Dear Tricia". Staf SDM sudah mengesampingkan 90 dari 110 pelamar sebagai prospek, tetapi Tremblay merasa perusahaan berhutang semuanya penjelasan pribadi tentang apa yang telah terjadi, bersama dengan alasan mengapa mereka tidak dipertimbangkan untuk pekerjaan.

Berurusan dengan 20 kandidat lainnya lebih sulit. Sebagian besar memahami apa yang dicirikan Tremblay sebagai "kesalahan klerikal." Tapi setengah lusin kesal. Seorang wanita yang diwawancarai untuk pekerjaan yang sama dengan Tricia mengasumsikan surat penolakan berarti dia mendapatkan tawaran itu. Pada akhirnya, enam dari tujuh orang Dupray mengajukan tawaran pekerjaan untuk diterima dan yang ketujuh menolak kesempatan yang lebih baik.

Insiden itu membuat Tremblay membuat beberapa perubahan pada proses perekrutannya sebelum merekrut lima karyawan lebih awal tahun ini. Dia masih menggunakan perangkat lunak CRM perusahaan, tetapi meminta in-house programmer Dupray untuk menyesuaikannya sehingga email ke aplikasi pekerjaan otomatis. Saat ini, staf SDM harus mengklik serangkaian pengingat kegagalan-aman sebelum email apa pun keluar ke kandidat pekerjaan. "Ini semua tentang memiliki teknologi untuk memverifikasi keputusan Anda, " katanya. "Kamu harus membuat keputusan sadar itu, ya, inilah yang ingin aku lakukan."

Perangkat Lunak Yang Tidak Sesuai Demo

Beberapa tahun yang lalu, Peter Johnson berpikir dia pintar dengan mengevaluasi beberapa vendor penggajian berbasis cloud sebelum memilih apa yang menurutnya paling cocok untuk atasannya saat ini, sebuah bisnis kecil yang berkembang pesat yang mempekerjakannya untuk membantu mereka menambah staf.

Setelah mengevaluasi lebih dari tujuh vendor, Johnson memilih prosesor penggajian nasional terkenal yang tengah memperbarui perangkat lunaknya. Vendor mempromosikan layanan ini sebagai platform-agnostik, bekerja dengan baik pada sistem operasi Mac dan PC (OS). Namun, dalam waktu dua minggu setelah peluncurannya, Johnson mengatakan bahwa dia dan pengguna Mac lainnya pada staf melihat karakter aneh muncul di antarmuka pengguna (UI). Ada masalah lain juga, termasuk fakta bahwa layanan itu tidak benar-benar berbasis cloud.

"Ada koneksi jarak jauh yang harus dibuat melalui komputer virtual, " jelas Johnson. "Apa yang kami harapkan terjadi tidak terjadi. Ada awal dan berhenti. Beberapa profesional SDM yang akan hidup dalam sistem setiap hari tidak ingin bergerak maju dengan perangkat lunak dan saya juga tidak."

Dia menarik steker dan pergi dengan vendor penggajian yang telah menjadi pilihan kedua. Vendor yang menjadi pick pertamanya tidak menagih apa pun kepada perusahaan, jadi biaya terbesar yang harus dikeluarkan staf SDM adalah waktu yang mereka habiskan untuk membuat laporan dan mendapatkan data yang siap digunakan dalam sistem yang pada akhirnya mereka tinggalkan.

Melihat ke belakang, Johnson mengatakan ia mungkin telah menemukan potensi masalah dengan melibatkan departemen teknologi informasi (TI) perusahaan dalam proses evaluasi vendor sehingga mereka dapat mengajukan pertanyaan terkait teknologi yang lebih dalam. "Tetapi beberapa hal yang tidak Anda lihat sampai karet menyentuh jalan, " katanya. "Setidaknya kita tidak dua atau tiga bulan ke dalamnya."

Johnson menggunakan apa yang ia pelajari ketika ia bergabung dengan majikannya saat ini, RizePoint, pembuat perangkat lunak manajemen kepatuhan yang berbasis di Salt Lake City. Setelah Johnson bergabung dengan RizePoint sebagai Wakil Presiden SDM pada tahun 2015, ia diminta untuk memilih perangkat lunak penggajian dan manajemen SDM baru untuk tenaga kerja perusahaan, yang jumlahnya kurang dari 100. Ini berputar, ia mengevaluasi vendor kecil dan besar. Untuk sistem manajemen SDM perusahaan, ia memilih vendor yang lebih kecil yang relatif baru, tumbuh dengan cepat, dan memiliki tampilan dan nuansa "saat ini" yang terhubung dengan Johnson. Ironisnya, untuk penggajian, ia memilih vendor nasional yang sama dengan yang sebelumnya ia jalani. Sementara itu, vendor membangun kembali seluruh sistemnya. "Fungsi administrasi penggajian berfungsi dengan baik dan modul pelaporannya hebat, " katanya.