Ulasan & peringkat Expensebot

Karyawan ingin agar proses perangkat lunak pelacakan pengeluaran begitu sederhana sehingga mereka tidak perlu membaca manual. Namun, administrator dan akuntan menginginkan kontrol ketat atas kebijakan bisnis dan alur kerja persetujuan. Untuk sebagian besar teknologi dalam situasi itu, Anda mungkin mengatakan "Never the twain akan bertemu, " tetapi dengan ExpenseBot (yang dimulai dari $ 9 per bulan) yang mungkin tidak berlaku. Aplikasi akuntansi biaya tidak membebani karyawan dengan pilihan, namun ia menawarkan opsi kustomisasi staf akuntansi yang unik. Hanya proses ekspor yang sedikit tidak jelas dan tidak adanya proses pembelian mandiri yang mempertahankannya di belakang pemenang Pilihan Editor kami, Certify Now dan Expensify.

Harga dan Fitur

Berlangganan ExpenseBot biaya $ 9 per bulan per pengguna aktif, dengan minimum $ 99 per bulan. Ada diskon yang tidak diungkapkan untuk kontrak tahunan atau perusahaan dengan lebih dari 1.000 pengguna. Anda tidak dapat bereksperimen untuk mengetahui apakah ExpenseBot adalah perangkat lunak yang tepat untuk Anda, karena tidak memiliki versi gratis atau uji coba gratis. Memulai membutuhkan percakapan email dengan perusahaan; ini bukan swalayan.

Karyawan tidak akan menemukan fitur mewah gee-gaw, dan sebagian besar dari mereka akan berterima kasih. Anda memasukkan data pengeluaran ke ExpenseBot melalui browser web, melalui aplikasi seluler, dengan meneruskan tanda terima ke ID email khusus, atau langsung melalui transaksi kartu kredit (menggunakan perusahaan terdaftar atau kartu kredit pribadi). Masing-masing menangkap data akuntansi yang relevan, seperti nama vendor, kategori pengeluaran, dan tanggal transaksi, sebelum Anda menetapkan biaya pada laporan. Biaya dapat ditandai sebagai dapat ditagih, sehingga Anda dapat meneruskan biaya kepada klien.

Seperti halnya semua aplikasi ini, kebanyakan orang beralih terlebih dahulu ke aplikasi seluler untuk menangkap tanda terima. Jika tidak pada titik penjualan, maka pada akhir setiap hari, sementara Anda masih dapat menemukan kertas kusut di saku Anda dan ingat untuk apa itu. Aplikasi seluler ini cukup sederhana, dengan kategori untuk laporan, pengeluaran, kuitansi, dan pengaturan. Sementara orang lain (seperti Expensify) mencoba memberi Anda semua alat di ujung jari Anda, ExpenseBot tidak memasukkan semuanya ke dalam aplikasi.

Tidak ada alasan untuk mengeluh tentang kemampuan pemindaian tanda terima. ExpenseBot secara akurat mem-parsing beberapa kwitansi, termasuk tips yang dituliskan, dan mengingat kategori dan nama vendor yang sebelumnya digunakan. Prosesnya ringan dan meminimalkan pengambilan keputusan. Jika Anda menautkan kartu kredit pribadi atau perusahaan, setelah ExpenseBot memindai dan menyalin kwitansi, ia berupaya mencocokkan kwitansi tersebut dengan transaksi kartu kredit.

Anda dapat mengirimkan biaya jarak tempuh secara manual. Atau, jika Anda mengetikkan alamat awal dan akhir, ExpenseBot memanggil Google Maps untuk mencari tahu jarak sebenarnya (fitur yang dibagikan oleh ExpensePoint). Itu tentu berguna untuk perjalanan satu arah, meskipun akan lebih baik jika Anda bisa mengatakan, "Sekarang gandakan perhitungan jarak tempuh itu, karena saya bertemu seseorang di pusat kota dan kemudian kembali ke kantor." Jawaban yang lebih baik mungkin ada di jalan: Pada akhir tahun, perusahaan mengatakan, ExpenseBot akan memiliki integrasi GPS dan kalender. Jadi, jika Anda memiliki jadwal rapat, itu akan mengatakan, "Anda akan ke Klien-A 53 mil jauhnya; Anda ingin menambahkannya ke laporan Anda?"

Satu kebaikan yang tidak biasa: Setiap karyawan dapat menunjuk seorang delegasi, memberikan individu itu kemampuan untuk membuat pengeluaran dan laporan. Jika Anda cukup beruntung memiliki staf pendukung kantor untuk mengelola pengeluaran Anda, itu adalah keuntungan besar.

Sederhana Tidak Berarti Berpikiran Sederhana

ExpenseBot dapat menerapkan prinsip "keep it simple stupid" (KISS) untuk karyawan, tetapi memberi administrator dan akuntan banyak kekuatan yang dapat disesuaikan. Approvers dapat menolak satu pengeluaran dan menyetujui sisa laporan, sehingga item senilai $ 5 yang Anda perdebatkan tidak harus menahan penggantian untuk sisa $ 2.500 yang Anda habiskan untuk perjalanan ke San Francisco. Biaya dapat disetujui melalui email, sehingga manajer departemen tidak perlu menghabiskan banyak waktu di klien web. ExpenseBot memeriksa kemungkinan biaya duplikat, dan penawaran untuk menggabungkannya juga. ("Dua kunjungan ke Starbucks pada hari yang sama dengan jumlah yang sama? Apakah Anda minum banyak kopi, atau mengirimkan ini dua kali?")

ExpenseBot hadir dengan kategori akuntansi dasar yang sudah dikonfigurasi sebelumnya, dan tentu saja Anda dapat menambahkan lebih banyak. Setiap kategori pengeluaran dapat dikaitkan dengan buku besar umum atau kode akun, memerlukan rentang tanggal atau daftar peserta, dan bidang khusus dukungan (seperti "Nomor toko"). Anda juga dapat mengatur berbagai hal secara logis, sehingga biaya bagasi dan tiket pesawat dilacak terkait-tetapi-secara terpisah, dengan aturan dan kebijakan mereka sendiri.

Manajemen kebijakan memungkinkan Anda mengontrol berapa banyak yang dihabiskan pengguna dalam kategori tertentu, seperti batas bulanan $ 40 untuk biaya Internet di rumah. Anda mengontrol apakah pengguna dapat mengirimkan biaya yang melebihi kebijakan (dan menampilkan peringatan kepada pemberi persetujuan) atau mencegah laporan agar tidak diajukan dengan pelanggaran. Kustomisasi mencakup laporan, bukan hanya pengeluaran; misalnya, rantai makanan cepat saji mungkin memerlukan nomor toko pada setiap laporan.

Itu hanya contoh. ExpenseBot mendukung banyak pemberi persetujuan, profil departemen dan pengguna (bos mendapatkan perlakuan berbeda), penuaan biaya ("Anda harus mengirimkan laporan dalam 30 hari" yang artinya sangat sederhana), dan banyak mata uang.

Sayangnya, untuk semua kekuatan penyesuaiannya, ExpenseBot lemah dalam integrasi dengan sistem akuntansi pihak ketiga. Manajemen laporan biaya adalah proses yang terpisah, tetapi hasilnya perlu dicatat dalam sistem lain, biasanya setidaknya sistem akuntansi dan kadang-kadang lebih. Namun, dengan ExpenseBot, Anda hanya dapat berintegrasi dengan QuickBooks Intuit ketika tiba saatnya untuk mengembalikan uang karyawan. Lebih disayangkan, jika dibandingkan dengan beberapa produk lain yang saya ulas, perusahaan mengakui bahwa integrasi QuickBooks "memerlukan penggunaan konektor web Intuit dan sedikit kemahiran untuk mengatur." Satu-satunya pilihan lain adalah mengekspor data ke dalam format CSV dan kemudian membukanya dengan aplikasi lain, seperti Microsoft Excel.

Bandingkan dengan pesaing ExpenseBot, seperti integrasi Expensify dengan tidak hanya QuickBooks tetapi juga Xero, NetSuite, dan Intacct. Dengan semua kemampuan ini, Anda mendapatkan banyak pegangan dari perusahaan. Bahkan, Anda tidak bisa menghindarinya; ExpenseBot bekerja dengan setiap pelanggan secara pribadi untuk mengatur berbagai hal.

Pada saat penulisan ini, ExpenseBot adalah kombinasi dari "Oh betapa kerennya" dan "Mengapa tidak melakukan itu?" Ini adalah pilihan yang baik bagi siapa saja yang ingin sekadar memberikan kemudahan bagi pengguna, tanpa meminimalkan kontrol administratif. Tetapi karena kurangnya antarmuka swalayan, dukungan hanya untuk integrasi QuickBooks, dan harga yang tampaknya tidak ramah seperti semestinya, semua bergabung agar tidak jauh di bawah alat pemenang penghargaan Editor kami, Certify Now dan Expensify. Namun, jika negatif tidak segera mengusir Anda, saya mendorong Anda untuk mempertimbangkan ExpenseBot untuk bisnis Anda. Keseimbangan kesederhanaan dan kekuatannya benar-benar bagus.