Rumah Bisnis Dari kekacauan hingga tanpa kertas dalam 5 langkah

Dari kekacauan hingga tanpa kertas dalam 5 langkah

2024

Video: Eradicate Paper Clutter Once & for all! | Simple Living Family Life (Desember 2024)

Jika Anda bermimpi suatu hari ketika Anda akan membuang notebook, kartu nama, dan memo kertas lainnya dan benar-benar menjadi orang tanpa kertas, mengapa tidak mulai hari ini? Dengan beberapa tips dan alat yang tepat, Anda dapat mulai menjadi tanpa kertas sekarang. Tetapi pertama-tama, perhatikan bahwa tidak memiliki kertas sama seperti menurunkan berat badan: Lebih sulit daripada kedengarannya. Dibutuhkan dedikasi. Ini adalah pilihan gaya hidup lebih dari sebuah proyek. Dan tidak ada yang mengharapkan Anda menjadi sempurna.

Tanpa kertas juga mengharuskan Anda memiliki tujuan dan sasaran. Sama seperti menurunkan berat badan, jika tujuan Anda adalah "menjadi tanpa kertas" itu sama samarnya seperti "menurunkan berat badan." Berapa berat yang Anda coba turunkan? Di mana dalam hidup Anda, Anda mencoba menjadi tanpa kertas? Dan yang lebih penting, apa tujuan akhirnya?

Beberapa tujuan bersama adalah:

Kurang berantakan
Menjadi lebih efisien atau terorganisir
Buat dokumen dan catatan Anda dapat dicari
Simpan catatan yang lebih baik tentang kehidupan dan pekerjaan Anda

Beberapa dari pertanyaan ini mungkin terdengar sepele, tetapi dalam jangka panjang, mereka memotivasi. Mereka membantu Anda menciptakan tujuan nyata yang dapat Anda kunjungi kembali kapan pun Anda mulai membelok.

Langkah 1: Maju, Tidak Mundur

Saat Anda siap tanpa kertas, mulailah dengan maju, bukan mundur.

Yang saya maksud dengan itu adalah berpikir tentang menjadi tanpa kertas dalam segala hal yang Anda lakukan mulai sekarang , yang juga berarti mengabaikan semua kertas tua itu, seperti tumpukan tagihan yang Anda harap suatu hari akan rusak dan buku catatan lama dengan catatan kemarin. Saya tahu tergoda ingin mendigitalkan semua file itu, tetapi itu bukan langkah pertama yang tepat.

Koran lama Anda tidak ke mana-mana. Semua kertas tua itu akan terasa sakit di leher untuk didigitalkan, bahkan dengan alat terbaik, jadi jangan terjebak di dalamnya saat Anda memulai.

Sebaliknya, pikirkan tentang menjadi tanpa kertas mulai dari sini. Itu berarti mengambil langkah-langkah seperti:

Menggunakan kalender digital untuk janji baru dan yang akan datang
Membuat catatan dalam aplikasi pembuatan catatan (beberapa saran muncul di bawah)
Menempatkan daftar tugas Anda ke aplikasi agenda, atau aplikasi membuat catatan.

Bahkan melakukan tiga hal sederhana itu mungkin membutuhkan waktu lebih lama daripada yang Anda sadari.

Langkah 2: Pilih Beberapa Aplikasi dan Perangkat Lunak, dan Tetap Dengan Mereka

Ada banyak aplikasi hebat di luar sana untuk pencatatan dan pengelolaan tugas. Beberapa yang saya rekomendasikan adalah: Evernote, Awesome Note, Asana, Microsoft OneNote, Todoist, Any.do, Remember the Milk, dan Wunderlist. Ada banyak pilihan!

Anda juga harus mengambil program sinkronisasi file, jika Anda belum memilikinya. Anda mungkin tidak langsung menggunakannya, tetapi instal dan cukup nyaman dengan cara kerjanya, secara umum. Beberapa favorit saya adalah Google Drive, Dropbox, Box, dan SugarSync.

Langkah 3: Berkomitmen!

Jangan buang waktu terlalu banyak untuk memutuskan aplikasi atau aplikasi mana yang benar-benar sempurna. Temukan satu atau dua yang melakukan apa yang Anda butuhkan dan kerjakan dengan platform yang Anda miliki, dan mulailah menggunakannya. Apapun alat yang Anda pilih, persembahkan diri Anda untuk bertahan dengan mereka selama beberapa minggu.

Yang tidak Anda inginkan adalah mencoba selusin aplikasi karena file dan catatan Anda akan berakhir tersebar di mana-mana. Anda memerlukan satu atau dua lokasi terpusat di mana Anda tahu Anda dapat menemukan semua barang Anda tanpa memikirkannya. Mengetahui di mana menemukan padanan digital kertas Anda

Langkah 4: Kembangkan Alur Kerja

Langkah selanjutnya adalah mengembangkan beberapa alur kerja. Ini adalah sisi yang lebih kognitif dari kehabisan kertas. Anggap itu mirip dengan mengembangkan kebiasaan dan rutinitas menurunkan berat badan: rencanakan makanan Anda selama seminggu, putuskan lebih dulu kapan Anda akan pergi ke gym atau berolahraga, mulailah mencatat berat badan Anda, dan sebagainya. Jika tidak memiliki kertas, alur kerja Anda mungkin mulai dengan sedikit tindakan, seperti meluncurkan aplikasi pencatatan Anda sebelum rapat dimulai. Yang lain adalah meninjau tugas Anda di aplikasi hal-hal pertama yang harus dilakukan di pagi hari.

Langkah-langkah kecil ini yang memulai alur kerja Anda harus menjadi kebiasaan. Saya suka yang mengulas hal-hal yang harus dikerjakan atau janji temu kalender di pagi hari karena banyak orang sudah punya kebiasaan pagi (secangkir kopi, membaca selama perjalanan), dan Anda bisa menempelkan kebiasaan baru Anda ke yang sudah ada. Dengan kata lain, ketika Anda menyeruput kopi itu, Anda akan ingat sudah waktunya untuk melihat kalender Anda untuk hari itu.

Apa alur kerja Anda sangat tergantung pada apa tujuan Anda untuk menjadi tanpa kertas. Alur kerja Anda bahkan mungkin hanya aturan sederhana, seperti "Ketika saya menerima kartu nama baru, saya akan mengambil snapshot dengan segera menggunakan ponsel cerdas saya dan mengunggahnya ke aplikasi pencatat saya."

Langkah 5: Atasi Backlog

Setelah beberapa minggu atau bulan, ketika Anda merasa nyaman dengan kebiasaan dan alur kerja baru Anda, dan Anda berkomitmen untuk aplikasi baru Anda, Anda akhirnya dapat berpikir tentang membuat proyek pemindaian semua kertas lama dalam hidup Anda.

Jangan mencoba melakukan langkah ini sampai Anda menjadi benar-benar solid dengan rutinitas harian Anda menjadi tanpa kertas.

Kehidupan Tanpa Kertas

Ingat, tidak memiliki kertas adalah perubahan gaya hidup. Sama seperti diet, Anda perlu meminumnya satu hari pada satu waktu, dan maafkan diri Anda ketika Anda tergelincir, tetapi kembali ke jalur dengan cepat.

Sumber daya tambahan