Terorganisir: 10 strategi untuk daftar pekerjaan yang lebih baik, lebih efektif

Seberapa efektif daftar tugas Anda? Apakah itu membantu Anda merencanakan hari Anda? Apakah ini membantu Anda memprioritaskan? Atau apakah ini daftar hal-hal yang Anda rasa bersalah karena tidak pernah selesai dan Anda sekarang tidak mungkin melakukannya sama sekali?

Daftar tugas yang baik memiliki kekuatan untuk tidak hanya membentuk hari Anda tetapi juga untuk memusatkan perhatian Anda pada apa pun yang paling berarti bagi Anda. Dengan menuliskan tugas Anda, Anda secara efektif memecah tujuan Anda yang lebih besar menjadi bagian-bagian yang lebih mudah dikelola. Tugas mingguan untuk membersihkan kertas yang menumpuk di meja Anda mungkin membantu Anda mencapai tujuan yang lebih besar yaitu tetap teratur dan tidak memiliki kertas. Bahkan daftar belanjaan bahan makanan bisa menjadi indikasi tujuan yang lebih besar untuk makan dengan baik atau memasak di rumah lebih banyak.

Ketika Anda belajar bagaimana membuat daftar pekerjaan yang efektif, Anda dapat menjaga pikiran Anda lebih baik untuk mencapai tujuan sejati Anda. Daftar yang harus dilakukan harus memberi Anda panduan, bukan memenuhi Anda dengan rasa takut. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat daftar pekerjaan yang lebih baik.

1. Pilih Aplikasi yang Tepat Untuk Anda

Langkah pertama dalam membuat daftar pekerjaan yang lebih baik adalah memutuskan di mana menyimpannya. Tidak ada yang salah dengan memiliki daftar tugas yang harus dikerjakan. Jika itu berhasil untuk Anda, bagus. Yang mengatakan, ada banyak alasan yang harus dilakukan daftar aplikasi yang sangat baik:

• Aplikasi agenda memiliki pengingat bawaan.
• Daftar digital lebih mudah diedit daripada yang kertas, sehingga Anda dapat menyesuaikan prioritas Anda dan mengklarifikasi tugas Anda sesuai kebutuhan.
• Anda tidak dapat kehilangan daftar digital yang disimpan ke cloud. Jika Anda bukan orang yang terorganisir secara alami, ini mungkin manfaat utama.
• Tampilan berbeda dalam aplikasi yang harus dilakukan memungkinkan Anda melihat hanya tugas yang relevan saat ini.
• Daftar tugas yang harus dilakukan dapat bersifat kolaboratif; Anda dapat menetapkan tugas kepada orang lain dan mendapatkan pemberitahuan saat mereka menyelesaikannya.
• Anda dapat memilih aplikasi daftar yang harus dilakukan dengan fitur yang memotivasi Anda, apakah itu desain yang indah atau pengalaman yang dikeraskan.

Ada sejumlah besar aplikasi daftar yang harus dilakukan. Anda bisa kehilangan produktivitas sepanjang hari menjelajahi semua aplikasi manajemen tugas yang muncul dalam pencarian di toko aplikasi mana pun. Setelah menguji banyak dari mereka, yang paling saya rekomendasikan adalah:

• Penganut Todo
• Any.do
• Asana
• Sesuatu

Beberapa aplikasi lain yang hebat dalam keadaan tertentu adalah Google Tasks (untuk berintegrasi dengan aplikasi G Suite), Microsoft To-Do (jika Anda menggunakan Microsoft Office atau Windows 10), Habitica (jika Anda suka gamification), dan Omnifocus (untuk mereka yang menambahkan banyak detail ke tugas mereka). Ada begitu banyak yang lain. Jika tidak ada yang sesuai dengan keinginan Anda, tanyakan kepada teman Anda (terutama yang terorganisir) apa yang mereka gunakan. Cobalah beberapa dan pilih satu yang Anda sukai dan yang mencadangkan informasi Anda ke cloud sehingga Anda tidak pernah kehilangan apa pun.

Jika Anda memerlukan bantuan untuk melacak tugas karena tugas tersebut sepertinya sedang dalam proses atau ditahan, aplikasi papan kanban, seperti Trello, dapat melayani Anda lebih baik daripada daftar hal yang harus dilakukan yang lebih tradisional.

2. Buat Lebih Dari Satu Daftar

Sangat sedikit orang yang hanya memiliki satu daftar tugas. Buat daftar pekerjaan yang harus dilakukan dan yang terpisah untuk tugas pribadi. Anda mungkin memiliki daftar tugas rumah tangga bersama, daftar suatu hari nanti di mana Anda menuliskan hal-hal yang ingin Anda lakukan tetapi tidak mendesak, dan banyak lagi.

Memiliki lebih dari satu daftar membantu Anda fokus. Ketika Anda sedang bekerja dan siap untuk mengambil beberapa tugas yang berhubungan dengan pekerjaan, Anda tidak ingin terganggu oleh kenyataan bahwa Anda harus membuat kue ulang tahun pada hari libur Anda.

Semua aplikasi yang harus dilakukan memungkinkan Anda membuat banyak daftar. Mulailah dengan beberapa yang mudah dan jelas, seperti:

• Kerja
• Pribadi
• Rumah tangga

Mungkin bagi Anda lebih masuk akal untuk memiliki Proyek A dan Proyek B daripada daftar Pekerjaan umum. Apa lagi yang kamu butuhkan? Anda selalu dapat mengubah daftar daftar nanti.

3. Tambahkan Tugas Baru secepat mungkin

Ketika tugas baru muncul di kepala Anda, tuliskan itu di daftar tugas Anda secepat mungkin. Jika aplikasi yang harus dilakukan Anda memiliki semacam cara pintas keyboard untuk menambahkan tugas baru, pelajari itu. Jika aplikasi Anda memiliki pintasan ponsel, aturlah.

Ketika Anda menambahkan tugas ke daftar tugas Anda segera setelah Anda memikirkannya, Anda dapat mencegah diri Anda memikirkannya. Setelah ditulis, Anda tidak perlu mengingatnya lagi.

4. Tetapkan Tanggal Jatuh Tempo

Ketika tugas memiliki tenggat waktu, tambahkan ke daftar tugas Anda. Tanggal jatuh tempo membantu Anda memprioritaskan.

Tidak setiap tugas membutuhkan tanggal jatuh tempo yang keras dan cepat dalam kehidupan nyata untuk menerima tugas yang harus Anda lakukan. Tetapkan tanggal untuk tugas kapan pun Anda tahu secara kasar kapan Anda merasa bisa menyelesaikannya.

Ini efektif karena dua alasan: Pertama, sebagian besar aplikasi yang harus dilakukan memungkinkan Anda melihat apa yang menjadi "hari ini, " "besok, " dan "minggu ini, " terlepas dari apa daftar mereka. Jadi, Anda dapat melihat semuanya karena " hari ini "di seluruh daftar Kerja Anda, daftar Pribadi, dan sebagainya. Kedua, dengan memberikan tanggal tugas, Anda secara efektif merencanakan minggu Anda, yang merupakan strategi manajemen waktu yang sangat baik.

5. Merevisi Setiap Hari

Mulailah setiap hari dengan memperhatikan daftar pekerjaan yang harus Anda lakukan untuk hari itu dan menilai apakah itu masuk akal. Kemudian perbaiki. Jika Anda memiliki terlalu banyak tugas hari ini dan Anda tahu Anda tidak akan menyelesaikan semuanya, Anda membuat diri Anda gagal.

6. Batasi Diri Anda di Antara Tiga dan Lima Tugas Harian

Pada hari biasa, saya mengecek antara tiga dan lima tugas. Jika saya secara tidak sengaja menjadwalkan 12 tugas untuk hari itu, saya tahu saya tidak akan menyelesaikan semuanya, yang berarti saya harus memprioritaskannya kembali dan mengubah tanggal jatuh tempo. Jika saya melihat potensi masalah ini sebelum hari saya dimulai, saya dapat menyesuaikan daripada merasa tertekan oleh semua tugas yang saya maksudkan untuk dilakukan dan tidak saya lakukan.

Berapa batas tugas harian Anda? Tergantung pada jenis tugas yang Anda tulis dan seberapa sulit untuk diselesaikan. Seiring waktu, jika Anda melacak berapa banyak tugas yang Anda periksa setiap hari - aplikasi yang harus dilakukan terbaik untuk Anda - Anda akan belajar secara maksimal. Setelah Anda tahu maks Anda, Anda dapat membatasi tugas harian Anda ke nomor yang masuk akal.

7. Tulis Tugas, Bukan Sasaran atau Tujuan

Apa yang Anda tulis di daftar hal-hal yang harus dilakukan penting. Isi daftar Anda dengan tugas, bukan tujuan dan sasaran. Untuk melakukan itu, Anda harus tahu perbedaan antara keduanya.

Tujuan adalah pencapaian gambaran besar atau hasil yang diinginkan. Mereka biasanya sulit untuk diukur. Contohnya adalah "menjadi fasih berbahasa Hindi." Meletakkan itu di daftar tugas Anda tidak akan terlalu efektif.

Tujuan adalah penanda untuk mencapai tujuan. Jauh lebih mudah untuk mengacaukannya dengan tugas-tugas karena tujuan lebih spesifik dan terukur. Contoh tujuan mungkin "berbincang dalam bahasa Hindi tentang film favorit saya."

Jadi apa tugasnya? Tugas adalah tindakan yang Anda ambil untuk mencapai tujuan. Hancurkan tujuan dan Anda memiliki tugas. Sangat sering mereka acara tunggal, meskipun mereka dapat mengulangi. Tugas mungkin "belajar tiga kata kerja Hindi baru" atau "belajar selama 30 menit."

Tugas - bukan tujuan atau sasaran - adalah yang termasuk dalam daftar tugas.

8. Pisahkan Tujuan dan Sasaran Anda

Menentukan sasaran dan sasaran Anda adalah bagian penting dari membuat daftar pekerjaan yang lebih baik dan lebih efektif. Dalam dunia yang sempurna, tugas yang Anda lakukan terutama untuk mengejar tujuan Anda. Jika tidak, mengapa Anda membuang-buang waktu untuk melakukannya? Anda perlu tahu apa tujuan Anda, tetapi Anda tidak membutuhkannya dalam daftar tugas.

Tuliskan sasaran dan sasaran Anda di tempat lain. Jika daftar tugas Anda memiliki bagian catatan, letakkan di sana. Jika Anda membuat jurnal, Anda dapat menuliskan tujuan Anda dan merevisinya setiap triwulan atau tahunan. Lihat tujuan Anda dari waktu ke waktu, tetapi jangan biarkan mereka mengalihkan Anda dari hal-hal spesifik yang perlu Anda lakukan hari ini.

9. Lihatlah Daftar Agenda Anda Sering

Daftar tugas yang efektif memandu Anda sepanjang hari. Lihatlah itu di awal minggu untuk merencanakan waktu Anda. Lihatlah itu di awal hari untuk merevisi rencana Anda untuk hari itu. Lihatlah setelah makan siang sehingga Anda tahu apa lagi yang perlu Anda fokuskan untuk sisa hari itu. Ketika Anda merasa tersesat dalam suatu tugas atau perlu istirahat dari tugas itu, lihatlah daftar tugas Anda untuk sesuatu yang kecil dan mudah yang dapat Anda tangani sementara itu.

Semakin banyak Anda melihat daftar Anda, semakin Anda akan memercayainya. Semakin Anda mempercayainya, semakin sedikit Anda harus mengingat tugas apa yang harus Anda lakukan. Semakin sedikit Anda harus ingat, semakin Anda membebaskan pikiran Anda untuk fokus pada tugas yang dihadapi.

10. Jadikan Daftar Pekerjaan Anda Dapat dipindai

Jika Anda sering melihat daftar pekerjaan yang harus dilakukan - dan saya pikir Anda harus melakukannya - Anda akan segera menyadari betapa bermanfaatnya untuk melihat apa yang Anda butuhkan sekilas daripada membaca dengan mendalam.

Gunakan bahasa yang ketat atau singkatan untuk menulis tugas Anda. Banyak aplikasi memiliki peringkat atau bintang prioritas yang dapat Anda tambahkan yang memungkinkan Anda menyoroti tugas-tugas penting. Beri kode warna pada tugas Anda jika itu membantu. Terapkan ikon yang memberi Anda lebih banyak informasi tentang tugas tersebut, seperti apakah itu memerlukan panggilan telepon atau terkait dengan perawatan kesehatan. Tidak peduli seberapa cepat Anda melihat daftar tugas Anda, Anda harus dapat menuai banyak informasi tentang apa yang perlu dilakukan.

Jantung Produktivitas

Daftar hal yang harus dilakukan adalah jantung dari produktivitas pribadi. Sangat menyenangkan menemukan aplikasi dan proses manajemen tugas yang cocok untuk Anda. Memeriksa item dalam daftar Anda memberi Anda perasaan berhasil dan merupakan elemen kunci untuk menjadi terorganisir. Sistem tugas yang andal membuat hidup lebih mudah dan tidak membuat stres.