Terorganisir: 15 kiat produktivitas dari para ahli

Isi

• Dapatkan Terorganisir: 15 Tips Produktivitas Dari Para Ahli
• Wawancara 3 & 4
• Tips Produktivitas 1-15

Salah satu perangkap dari menjadi orang yang terorganisir adalah kita cenderung terjebak dalam kebiasaan dan teknik organisasi kita sendiri, mengira kekakuan untuk kekakuan. Untuk kolom Get Organized minggu ini, saya memutuskan untuk memperluas jauh melampaui batas saya sendiri dengan mewawancarai empat orang yang mengembangkan aplikasi produktivitas dan bertanya kepada mereka tentang tips dan trik mereka sendiri untuk tetap teratur dan efisien.

Para CEO, pendiri, dan pengembang ini menghabiskan waktu kerja mereka untuk memikirkan apa yang perlu dilakukan oleh orang-orang yang tidak teratur agar menjadi lebih terorganisir. Mereka membangun perangkat lunak mereka berdasarkan data pengujian, pengamatan pribadi, dan umpan balik dari komunitas pengguna yang sangat besar.

Dalam empat wawancara ini, Anda akan menemukan refleksi tentang apa artinya menjadi terorganisir dan produktif, serta beberapa tips dan trik khusus yang digunakan para ahli ini sendiri.

Amir Salihefendic, Pendiri Doist

Amir Salihefendic adalah pendiri Doist, sebuah perusahaan yang berspesialisasi dalam perangkat lunak produktivitas. Dua produk perangkat lunak andalan perusahaan, Todoist dan Wedoist, membantu lebih banyak orang mengelola tugas pribadi dan proyek kolaborasi mereka. Di bawah ini adalah kutipan dari wawancara panjang yang saya lakukan dengan Salihefendic tentang organisasi dan efisiensi.

JD: Produk Anda Todoist bertujuan untuk membantu orang mengendalikan tugas-tugas yang perlu mereka lakukan. Dalam mengembangkan aplikasi, apa yang telah Anda pelajari tentang apa yang kebanyakan orang butuhkan dalam hal bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas mereka?

AS: Orang benar-benar buruk dalam membuat tugas mereka. Kebanyakan orang membuat tugas yang sangat sulit untuk diselesaikan. Misalnya, "menurunkan berat badan" bukanlah tugas; ini adalah proyek yang lebih panjang yang mencakup ratusan tugas. Namun, kebanyakan orang akan menambahkan "menurunkan berat badan" sebagai tugas.

Apa yang lebih baik adalah melihat "menurunkan berat badan" sebagai proyek yang memiliki tugas seperti makan sepuluh buah setiap hari, pergi ke gym setiap hari, dll. Memahami kompleksitas tugas dan memecahnya menjadi potongan-potongan yang dapat dikelola dan ditindaklanjuti benar-benar penting untuk organisasi dan produktivitas Anda. Ini juga memotivasi karena Anda dapat menyelesaikan sub-tugas di sepanjang jalan dan merasa seperti Anda semakin dekat dengan tujuan.

JD: Bisakah Anda berbagi dengan kami dua atau tiga tips atau trik untuk meningkatkan produktivitas?

AS: Saya pikir email benar-benar pembunuh produktivitas. Saya mendapatkan ratusan email per hari, dan saya mengelola ini dengan cara berikut:

• Saya hanya memeriksa dan memproses email tiga kali sehari (pagi, siang, dan sore).
• Saya menjawab email jika itu akan memakan waktu kurang dari satu menit.
• Saya mengarsipkan jika email tidak penting.
• Saya mendelegasikan email [yang ingin saya jawab nanti] sebagai tugas untuk Todoist (melalui plugin Chrome kami) dan menentukan tanggal jatuh tempo untuk tidak melupakannya.
• Di sore hari, ketika tingkat energi saya rendah, saya menjawab email yang lebih panjang.

JD: Apakah Anda akan membagikan gambar ruang kerja Anda atau tangkapan layar desktop Anda?

Mikael Berner: Ini sangat penting. Dimensi lain yang saya lihat menurut saya mendukung proposisi Anda, adalah terorganisir bukan berarti Anda disiplin atau dapat mengambil tindakan. Saya pikir disiplin yang mendasari organisasi itu penting.

Saya juga berpikir bahwa fokus dapat disalahartikan sebagai perlu lama [periode kerja tanpa gangguan].

Kami telah membaca dan menemukan studi yang mengatakan konteks orang rata-rata beralih setiap tiga menit tetapi tidak kembali ke tugas selama 27 menit. Produktivitas banyak tentang pengalihan konteks dan cara Anda membaca dan memproses informasi. Anda harus dapat menanggapi hal-hal penting yang masuk. Apakah Anda teratur karena Anda memiliki nomor telepon di tempat yang tepat dan waktu yang tepat? Atau apakah Anda harus bangkit untuk menemukan mereka?

JD: Dalam mengembangkan program EasilyDo, riset atau data apa yang Anda temukan tentang orang-orang yang perlu lebih efisien, lebih terorganisir, lebih produktif?

MB: Kami telah menemukan dalam penelitian kami bahwa tidak ada dari kita yang menyadari berapa banyak waktu dan energi yang kita masukkan ke dalam tugas kecil yang bahkan tidak kita ketahui adalah tugas. Kami stopwatch berapa lama untuk melakukan tugas-tugas kecil ini dan membandingkannya dengan berapa lama agen cerdas melakukannya untuk Anda.

Kita semua sedang terbebani, dan kita bahkan tidak tahu kita sedang terbebani, oleh aplikasi dan data yang didistribusikan.

JD: Bisakah Anda berbagi dengan kami dua atau tiga tips dan trik Anda sendiri untuk meningkatkan produktivitas?

MB: Saya mengandalkan alat yang membantu saya memunculkan informasi yang paling penting. EasilyDo, Unroll.Me, SaneBox - banyak hal yang membatalkan email - saya sarankan alat-alat itu.

Aturan terbaik, dan kadang-kadang saya tidak melakukannya, adalah "Jika Anda akan membuka email, lakukan sesuatu dengannya, seperti meresponsnya, atau hapus, atau simpan." Bahkan jangan buka email kecuali Anda bisa memprosesnya saat itu. Itu bagian dari aturan dua menit.

Saya duduk di ruang konferensi kami sekarang yang memiliki tabel Ikea ini, tetapi mereka adalah meja kaca yang dapat Anda gambarkan dengan spidol penghapus kering. Ini membawa kerja kelompok bersama di atas meja daripada mengirim satu anggota kelompok ke papan. Ini memperkuat kerja tim.