Terorganisir: 3 metode untuk manajemen waktu yang lebih baik

Agar lebih produktif, Anda perlu mengatur waktu Anda secara efektif. Bagaimana Anda menjadi lebih baik dalam mengatur waktu Anda? Di mana pun Anda berada dengan keterampilan manajemen waktu Anda, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah melacak bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda saat ini. Anda tidak dapat mengubah cara Anda menghabiskan waktu Anda jika Anda tidak tahu bagaimana Anda menggunakannya sekarang.

Ada tiga cara utama untuk melacak waktu Anda, dan masing-masing memiliki pro dan kontra. Cara yang umumnya dianggap paling mudah adalah yang paling tidak akurat. Yang paling akurat sangat menyita waktu. Akhirnya, ada cara untuk melacak waktu Anda menggunakan teknologi, yang sangat mudah, tetapi hanya akurat untuk jenis tugas tertentu.

Inilah yang perlu Anda ketahui tentang ketiga metode ini:

1. Perkiraan Waktu (juga dikenal sebagai Metode Perkiraan Minggu Kerja)

Apa itu perkiraan waktu? Perkiraan waktu adalah daftar semua yang Anda lakukan selama periode waktu bersama dengan berapa jam dan menit Anda memperkirakan bahwa Anda menghabiskan waktu untuk melakukannya.

Cara membuat perkiraan waktu: Perkiraan waktu sering dilakukan pada akhir minggu. Anda memikirkan kembali minggu Anda, atau periode melihat-balik apa pun yang Anda inginkan, dan menghitung berapa jam Anda yakin telah bekerja, tidur, menjalankan tugas, memasak, membersihkan, atau menonton film, misalnya. Sangat membantu untuk berkonsultasi dengan kalender Anda untuk panduan, jika Anda menyimpannya.

Pro: Perkiraan waktu membutuhkan waktu yang sangat sedikit untuk dibuat. Karena Anda dapat menyimpannya hingga akhir minggu, rutinitas harian Anda tidak terganggu oleh tugas-tugas yang mengganggu waktu.

Cons: Perkiraan waktu adalah cara paling akurat untuk mengukur bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda. Para peneliti telah menemukan bahwa ketika orang memperkirakan bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka menggunakan pendekatan melihat-balik, mereka sering berakhir dengan total lebih banyak jam daripada yang ada di minggu yang sebenarnya (168). Orang-orang cenderung melebih-lebihkan seberapa banyak mereka bekerja dan meremehkan waktu senggang mereka.

2. Time Log (juga dikenal sebagai Total Time Diary Approach)

Apa itu log waktu? Catatan waktu adalah catatan tentang apa yang Anda lakukan sepanjang hari, dibagi atas blok waktu yang dihitung sepanjang hari. Idenya adalah untuk menghitung setiap blok waktu dalam periode 24 jam.

Cara membuat catatan waktu: Untuk membuat catatan waktu, Anda membutuhkan lebih dari selembar kertas atau lembar kerja. Buat kolom dan masukkan ke dalamnya blok waktu berturut-turut dalam kelipatan 15, 30, atau 60 menit. Anda dapat menggabungkan beberapa blok waktu untuk jam-jam ketika biasanya Anda tertidur. Baik secara berkala sepanjang hari atau di akhir hari, Anda mengisi ruang di sebelah setiap blok waktu dengan apa yang Anda lakukan selama waktu itu. Seberapa spesifik Anda dengan deskripsi Anda tergantung pada apa yang ingin Anda ketahui tentang diri Anda atau transformasi manajemen waktu seperti apa yang ingin Anda lakukan.

Pro: Catatan waktu lebih akurat daripada catatan waktu. Mereka lebih ketika Anda mengisinya lebih sering dan lebih sedikit sehingga semakin lama Anda menunggu untuk menyelesaikannya. Sangat mudah untuk mengklasifikasikan waktu Anda ke dalam kategori, menjumlahkan angka, dan menganalisis hasilnya.

Cons: Mencatat satu jawaban untuk apa yang Anda lakukan di antara, katakanlah, 9 dan 10 pagi mungkin bukan refleksi realistis tentang bagaimana Anda benar-benar menggunakan jam itu. Katakanlah Anda berhasil. Apakah Anda meninggalkan meja Anda dan minum air selama waktu itu? Apakah Anda melakukan panggilan telepon cepat? Apakah Anda membaca berita online selama beberapa menit di tengah pekerjaan Anda? Log waktu menggeneralisasi tentang blok waktu tanpa masuk ke detail nyata dari apa yang Anda lakukan.

3. Aplikasi Pelacakan Waktu

Apa itu aplikasi pelacak waktu? Aplikasi pelacak waktu adalah perangkat lunak yang Anda gunakan untuk melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan melakukan hal-hal yang berbeda, kebanyakan di komputer dan ponsel Anda. Ada aplikasi pelacakan waktu pasif dan yang aktif. Yang pasif, seperti RescueTime, mengukur berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam aplikasi yang berbeda dan di situs web yang berbeda. Aplikasi pelacak waktu aktif, seperti Toggl, memberi Anda penghitung waktu di layar yang berjalan saat Anda bekerja, sehingga Anda dapat menggunakan beberapa aplikasi dan situs web sambil mengerjakan satu tugas.

Cara menggunakan aplikasi pelacakan waktu: Dengan pelacak waktu pasif, Anda menginstalnya di komputer atau perangkat seluler Anda dan biarkan dijalankan. Secara otomatis menangkap semua aktivitas Anda untuk merekam, mengelompokkan, menghitung, dan menganalisisnya. Biasanya, Anda dapat menjeda aplikasi ini kapan saja, dan Anda dapat mematikannya selama waktu yang tidak Anda inginkan untuk melacak aktivitas Anda. Penghitung waktu aktif bergantung pada Anda untuk menekan tombol untuk memulai dan menghentikannya. Mereka membiarkan Anda memasukkan informasi tentang apa yang Anda lakukan saat sedang berjalan, dan aplikasi secara otomatis menambahkan informasi itu ke catatan, yang dapat Anda lihat dan analisis lebih lanjut kapan saja Anda mau. Versi aplikasi seluler pelacak waktu aktif dapat berguna untuk membiarkan Anda menjalankan penghitung waktu saat Anda sedang rapat, bepergian untuk bekerja, dan melakukan pekerjaan non-komputer lainnya yang ingin Anda ukur.

Ada beberapa aplikasi seluler yang melacak waktu yang memantau lokasi Anda dan seharusnya membantu Anda mengklasifikasikan waktu Anda dengan cara itu, tetapi mereka belum terlalu pintar dan membutuhkan terlalu banyak entri manual yang bernilai saat ini. Mungkin suatu hari nanti mereka akan membaik.

Pro: Aplikasi pelacak waktu sangat bagus untuk memberi Anda detail tentang aktivitas digital Anda. Mereka memiliki alat untuk mengelompokkan waktu Anda dan meludahkan grafik dan grafik. Yang terbaik dari mereka sangat mudah digunakan dan kebanyakan dari mereka memiliki opsi gratis.

Cons: Aplikasi pelacak waktu memberi Anda banyak analisis tentang apa yang Anda lakukan di komputer Anda, tetapi mereka tidak dibuat untuk melacak semua waktu Anda, sehingga mereka akan kehilangan jam yang dihabiskan untuk melipat cucian, memasak, membaca, bermain dengan anak-anak Anda atau hewan peliharaan, atau apa pun yang Anda lakukan.

Lacak selama Dua Minggu, Kemudian Analisis

Jika Anda baru mengenal pelacakan waktu, saya sarankan menggabungkan metode log waktu dengan aplikasi pelacakan waktu. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan gambaran tentang bagaimana Anda menghabiskan semua jam di hari Anda ditambah analisis rinci waktu komputer Anda.

Anda harus mencatat waktu Anda setidaknya dua minggu sebelum menganalisisnya. Selama satu atau dua hari pertama, Anda mungkin mengubah perilaku Anda sedikit karena Anda memikirkan fakta bahwa Anda melacak waktu Anda. Perilaku Anda akan kembali normal dengan cepat.

Juga, jika Anda mendapati diri Anda berkata, "Oh, hari itu seharusnya tidak masuk hitungan karena itu sangat tidak biasa, " berhenti. Semakin banyak Anda melacak waktu Anda, semakin Anda akan menyadari bahwa Anda memiliki hari-hari yang lebih tidak biasa daripada yang mungkin Anda sadari. Idenya adalah untuk lebih memahami bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda, bukan apa hari rata-rata. Setelah Anda tahu bagaimana Anda menghabiskan waktu secara keseluruhan, Anda dapat mulai membuat keputusan berdasarkan informasi tentang apa yang ingin Anda lakukan lebih banyak, lebih sedikit, atau jika Anda ingin mulai melakukan sesuatu yang sama sekali baru.