Terorganisir: 3 cara untuk menggunakan papan kanban baru asana

Beberapa alat produktivitas benar-benar tidak masuk akal sampai Anda melihatnya beraksi. Jadi, jika Anda belum pernah menggunakan papan kanban, Anda mungkin tidak mengerti apa yang terjadi di sekitar alur kerja-manajemen puncak dan layanan kolaborasi Asana menambahkan papan Kanban. Namun, jika Anda tertarik untuk menjadi lebih produktif di tempat kerja, ada baiknya melihat ke dalam, seperti yang akan saya jelaskan.

Untuk Asana, aplikasi online yang belum diinisiasi yang telah mendapatkan banyak daya tarik baru-baru ini. Layanan ini pada dasarnya adalah daftar yang harus dilakukan untuk steroid. Anda dapat menggunakan Asana dengan sekelompok orang, dan ini cukup populer di tempat kerja. Apa yang baru di Asana pada minggu lalu adalah fitur yang disebut papan, berdasarkan papan kanban. Kanban adalah istilah umum yang menjelaskan jenis aplikasi dan sistem untuk menggunakan aplikasi itu. Salah satu aplikasi papan kanban yang paling terkenal adalah Trello.

Kanban juga cukup populer di antara tim TI dan tim pengembangan perangkat lunak. Ketika mereka menggambarkannya, mereka membuang istilah-istilah seperti Scrum dan pengiriman tepat waktu, mengharapkan kita orang biasa untuk memahami apa yang mereka maksudkan. Sangat membingungkan.

Cara yang jauh lebih mudah dan lebih jelas untuk memahami kanban adalah dengan melihat contohnya dalam aksi. Di bawah ini adalah beberapa contoh papan kanban yang mungkin kurang umum di tempat kerja, tetapi yang dirancang untuk masuk akal bagi hampir semua orang.

1. Lacak Tugas Pribadi: To Do, Doing, Done

Salah satu cara untuk menggunakan papan kanban adalah dengan mengatur daftar tugas pribadi dan pastikan Anda tidak pernah melakukan terlalu banyak tugas sekaligus. Mari kita sebut ini papan Untuk Dilakukan, Melakukan, Dilakukan.

Dalam pengaturan ini, Anda memiliki tiga kolom berlabel Aktivitas, Melakukan, dan Selesai. Anda juga memiliki setumpuk catatan tempel, yang dalam kanban disebut kartu. Anda menulis tugas Anda pada catatan tempel, satu tugas per catatan, dan menempelnya di kolom Agenda. Sejauh ini bagus.

Saat ini, kami memiliki daftar tugas di kolom Agenda, dan tidak ada di kolom Agenda atau Selesai. Saya tahu Anda bisa melihat ke mana arahnya, tetapi jangan langsung ke langkah selanjutnya.

Yang perlu Anda pahami tentang papan kanban adalah mereka adalah visualisasi informasi yang bisa Anda lacak dengan cara lain dengan mudah. Di Asana, Anda bisa melihat tugas Anda dalam tampilan daftar, menggunakan header dalam daftar untuk membedakan antara berbagai jenis tugas, seperti pada gambar di bawah ini.

Tetapi ketika Anda memvisualisasikan informasi yang sama dalam tampilan papan, itu dapat memiliki efek psikologis yang berbeda. Dengan papan Do Do, Doing, Done, orang biasanya memaksakan batasan pada berapa banyak tugas yang bisa dilakukan di kolom Melakukan pada waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk menciptakan sistem yang memandu Anda untuk fokus hanya pada beberapa tugas aktif. Dengan tampilan daftar, mudah untuk merasa bahwa semua tugas sama pentingnya, dan semuanya harus diselesaikan sekarang!

The To Do, Doing, Done kanban board bekerja sangat baik untuk tugas-tugas rumit yang memiliki banyak langkah. Pada gambar di atas dan di bawah, Anda dapat melihat bahwa banyak tugas besar dan tidak dapat diselesaikan dalam satu hari. Membatasi daftar Doing hanya untuk dua atau tiga tugas paling banyak mendorong Anda untuk fokus pada mereka sampai mereka selesai.

Sangat sederhana untuk menerapkan konsep yang sama membatasi pekerjaan yang sedang berjalan (Melakukan) ke pengaturan tim juga.

2. Bagikan Pekerjaan Melalui Bin Tugas Bersama

Berikut contoh lain yang cukup mudah. Anda dapat menggunakan papan kanban untuk menyediakan pekerjaan bagi individu-individu dalam tim untuk mengambil dan menugaskan diri mereka sendiri.

Untuk membuatnya mudah dimengerti, mari kita berpura-pura bahwa ini adalah daftar tugas rumah tangga. Rumah tangga ini memiliki tiga anak: Andy, Berta, dan Claudio. Kolom kanban pertama adalah Tugas. Kolom berikutnya adalah Andy, Berta, dan Claudio. Kolom terakhir adalah Selesai.

Aturan rumah tangga adalah bahwa setiap anak harus memilih satu tugas yang harus dilakukan setiap hari Sabtu. Pekerjaan tambahan mungkin muncul dari waktu ke waktu juga. Anak-anak memiliki otonomi untuk memilih tugas mereka berdasarkan apa yang tersedia. Mereka membuat pilihan, menarik kartu itu ke dalam kolom mereka, dan karenanya mengklaim bertanggung jawab untuk itu. Ketika mereka menyelesaikan tugas mereka, mereka memindahkan kartu ke kolom Selesai.

Mudah membayangkan pengaturan ini dalam lingkungan kerja. Kita mungkin memiliki tim pekerja dengan tumpukan pekerjaan yang harus mereka selesaikan bersama. Alih-alih menunggu manajer untuk memberikan pekerjaan kepada mereka, mereka bisa mengklaim tugas dari nampan Kerja yang Tersedia.

3. Kelola Kontak

Cara yang lebih tidak biasa untuk menggunakan papan kanban adalah menyimpan daftar kontak berdasarkan wilayah atau kota. Sekali lagi, ini bisa dengan mudah dalam format daftar, tetapi bagi banyak orang, melihat kolom dan kartu memiliki efek psikologis (positif) yang berbeda.

Kali ini, cukup sederhana, dewan memiliki kolom untuk berbagai daerah dan kota. Setiap kartu adalah kontak yang berbasis di wilayah itu. Saat bepergian membawa Anda ke tempat tertentu, Anda dapat dengan mudah melihat daftar kontak yang mungkin Anda jangkau saat berada di sana. Selain itu, Anda akan melihat dengan sangat cepat jika semakin banyak kontak penting berada di lokasi yang sama, yang mungkin berarti Anda perlu meningkatkan frekuensi kunjungan Anda.

Untuk sedikit mengotomatiskan proses ini, Anda dapat meneruskan email dari kontak ke proyek Asana secara langsung. Ubah baris subjek ke nama dan lokasi kontak untuk memudahkan Anda mengurutkan dan kartu nanti dengan benar. Melihat banyak orang menyertakan informasi kontak lengkap mereka di akhir email, Anda juga akan menyimpan semua itu di dalam kartu.

Lakukan Lebih Banyak Dengan Papan Kanban

Semoga contoh-contoh ini membuat papan kanban sedikit lebih mudah diakses oleh yang belum tahu. Penggunaannya bisa jauh lebih rumit, dari pelacakan pengembangan perangkat lunak yang saya sebutkan sebelumnya untuk kontrol inventaris. Contoh yang lebih mendasar yang saya berikan dirancang untuk membantu Anda memahami mengapa Anda mungkin menggunakan papan di Asana daripada daftar. Jadilah kreatif dan gunakan papan untuk mengelola apa pun yang paling masuk akal bagi Anda.

Mencari informasi lebih lanjut tentang Asana? Anda dapat membaca Menggunakan Asana dalam Bisnis, 7 Trik Asana untuk Menjadi Satu dengan Alur Kerja Bisnis, dan Slack vs Asana.