Terorganisir: 5 langkah sederhana untuk memulai dengan grafik gantt

Sebelum Anda memulai proyek baru, ada baiknya memiliki peta jalan, semacam gambaran umum yang jelas dari semua langkah yang diperlukan dan urutan di mana langkah-langkah tersebut perlu terjadi. Pada dasarnya itulah bagan Gantt. Tidak masalah jika proyek itu pribadi, seperti menambahkan setumpuk di belakang rumah Anda, atau bisnis, seperti membangun situs web baru. Kamu harus tahu

• kapan dan di mana Anda memulai,
• semua langkah di sepanjang jalan dan berapa lama,
• siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah,
• urutan langkah-langkah yang perlu terjadi, dan
• kapan proyek akan selesai.

Gantt chart, dinamai untuk insinyur dan konsultan Henry Gantt, yang mengembangkan dan menggunakannya pada 1910-an, adalah visualisasi dari proyek dari awal hingga selesai. Mereka adalah jenis alat produktivitas yang sangat umum, dan mereka adalah bagian penting dari banyak layanan manajemen proyek. Bahkan, layanan TeamGantt yang sangat baik bahkan mengambil namanya dari tangga lagu., Saya jelaskan apa itu Gantt chart, apa yang mereka lakukan, dan bagaimana orang menggunakannya, dan memberikan lima langkah untuk memulainya.

Apa Itu Gantt Chart?

"Bagan Gantt adalah visualisasi dari langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek Anda, " jelas Kayvon Ghaffari, manajer program utama di LiquidPlanner, ketika saya baru-baru ini memintanya untuk berbagi wawasan tentang cara memulai dengan grafik Gantt. LiquidPlanner adalah aplikasi manajemen proyek dan kolaborasi kolaborasi pemenang penghargaan yang menekankan pada grafik Gantt.

Ghaffari mengingatkan saya bahwa sebuah proyek berbeda dari jenis pekerjaan lain. "Sebuah proyek adalah seperangkat pekerjaan yang memiliki awal dan akhir, dan pemenuhan menciptakan proyek itu adalah serangkaian tugas, " katanya. Grafik Gantt bekerja untuk proyek secara khusus, bukan untuk pekerjaan yang sedang berlangsung. Mereka tentang membantu Anda mendapatkan dari awal hingga akhir, jadi penting bahwa ada sebuah akhir.

Grafik Gantt membaca dari kiri ke kanan, atas ke bawah. (Lihat gambar di atas dari TeamGantt.) Sumbu x adalah waktu. Bagan dimulai ketika proyek dimulai dan berakhir ketika proyek dikirimkan. Menjalankan panjang sumbu y adalah tugas, meskipun mereka hanya dalam daftar. Penempatan tepat mereka pada sumbu y tidak relevan, meskipun mereka cenderung jatuh dalam urutan kronologis.

"Tugas memiliki tiga komponen: apa itu, berapa lama, dan siapa yang akan melakukannya, " kata Ghaffari. Pada bagan Gantt, setiap tugas diwakili dengan bilah. Panjang bilah menunjukkan berapa banyak waktu tugas akan dilakukan. Seringkali bilah tugas dikoordinasikan warna, menunjukkan orang atau departemen mana yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas. Adapun "apa, " nama tugas umumnya muncul di bar atau menjadi terlihat ketika Anda mengkliknya.

Selain menunjukkan semua tugas untuk suatu proyek dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, grafik Gantt menunjukkan urutan dan ketergantungan. Dengan kata lain, mereka menunjukkan urutan tugas yang harus terjadi, dan apakah satu hal harus terjadi sebelum yang lain. Mengapa itu begitu penting?

Apa yang Dilakukan Gantt Charts?

"Grafik Gantt memperjelas secara visual bahwa Anda tidak dapat melakukan semuanya pada saat yang bersamaan, " kata Chris Savoie, langsung dari strategi produk Workfront. Dia menggunakan contoh membangun rumah pohon. Anda dapat membeli paku dan kayu secara bersamaan, tetapi Anda harus memotong kayunya sebelum Anda memakukannya ke pohon.

Gantt chart menunjukkan dependensi antara tugas, biasanya dengan sesuatu seperti garis yang menghubungkannya.

Sebelum bergabung dengan Workfront (yang, seperti LiquidPlanner, adalah alat untuk kolaborasi tempat kerja dan manajemen proyek), Savoie bekerja pada beberapa proyek yang sangat kompleks dengan United Space Alliance bersama dengan Johnson Space Center NASA. Dia menyebutkan bahwa sementara sekuensing dan dependensi adalah penting bahkan untuk proyek-proyek sederhana, seperti membangun rumah pohon, mereka sangat penting untuk proyek besar, selama bertahun-tahun, seperti membangun Stasiun Luar Angkasa Internasional.

Hal lain yang dilakukan Gantt chart adalah membantu organisasi atau pimpinan proyek mengelola sumber daya. "Hanya karena ada tugas tidak berarti ada orang yang bebas untuk melakukannya, " kata Ghaffari.

Dengan bagan Gantt, Anda dapat dengan mudah melihat kapan orang atau departemen dijadwalkan untuk mengerjakan tugas versus kapan mereka bebas. "Anda harus bisa memperhitungkan jadwal orang dan berapa jam ada dalam sehari, " tambahnya. Gantt chart menciptakan cara yang efektif untuk melihat waktu, tugas, dan sumber daya.

Memulai Dengan Gantt Charts

Setelah Anda memiliki pemahaman tingkat tinggi tentang apa itu Gantt chart dan mengapa mereka berguna, Anda dapat mulai membuatnya untuk proyek Anda sendiri. Lima langkah ini akan membantu Anda memulai.

1. Pilih Template atau Bangun Satu Dari Awal

Secara umum, ketika Anda memulai Gantt chart baru, Anda memiliki opsi untuk menggunakan templat atau mulai dari awal. Template mungkin berasal dari sumber luar, dalam kasus yang disediakan oleh perangkat lunak manajemen proyek, atau mereka dapat berasal dari proyek Anda sebelumnya.

Salah satu manfaat menggunakan karya Anda sebelumnya untuk membuat template adalah Anda sering dapat belajar banyak dari apa yang terjadi di masa lalu. Template akan memberikan informasi tentang tidak hanya tugas dan pengurutan, tetapi juga apakah ada tugas yang lebih lama dari yang diharapkan.

2. Tandai Tonggak Anda

Sebagian besar perangkat lunak untuk membuat grafik Gantt mencakup kemampuan untuk menambahkan tonggak sejarah. Tonggak sejarah adalah penanda yang menunjukkan fase proyek selesai. Misalnya, dalam membangun situs web, mengunci wireframes adalah tonggak yang khas.

Saat membuat bagan Gantt dari awal, seringkali membantu untuk merencanakan semua tonggak sebelum menambahkan tugas apa pun. Daftar semua tonggak membantu memecah proyek menjadi potongan-potongan kecil, dan potongan-potongan kecil lebih mudah untuk dikonseptualisasikan daripada keseluruhan proyek sekaligus.

3. Tambahkan Tugas, Urutan Acara, dan Buat Ketergantungan

Langkah selanjutnya adalah menambahkan tugas, mengurutkan acara, dan membuat dependensi. Saat menambahkan tugas, pastikan untuk melihat laporan historis atau berbicara dengan orang-orang yang akan menyelesaikan tugas untuk mendapatkan perkiraan yang akurat untuk berapa lama waktu yang diperlukan.

Saat mengurutkan acara, perlu diingat bahwa beberapa tugas dapat dilakukan pada waktu yang sama, tetapi tidak oleh orang yang sama. Dalam pembuatan situs web, satu orang dapat mengerjakan gambar rangka sementara orang lain mengumpulkan sampel konten untuk prototipe. Tapi perancang wireframe tidak bisa juga membuat papan mood secara bersamaan.

Tambahkan dependensi hanya setelah Anda mendaftar semua tugas dan menempatkannya dalam urutan yang benar, dan berhati-hatilah dengan mereka. "Hal yang benar-benar dapat mengacaukan Anda adalah jika Anda masuk setengah jalan ke Gantt chart dan melihat bahwa, katakanlah, tugas 12 tidak lagi tergantung pada tugas 5, " kata Savoie. Dia menambahkan bahwa pemula harus sangat berhati-hati untuk tidak menghapus dependensi kecuali mereka yakin itu benar untuk dilakukan, karena mendapatkannya kembali sangat sulit jika mereka membuat rantai panjang acara.

4. Awasi Sumber Daya Anda

"Tugas harus dalam urutan yang benar, dan kemudian Anda perlu mengontrol siapa yang tersedia untuk menyelesaikan tugas-tugas itu, " jelas Ghaffari. Seperti disebutkan di atas, hanya karena ada tugas yang harus dilakukan tidak berarti ada seseorang yang bebas untuk melakukannya.

Ghaffari mencatat bahwa perangkat lunak Gantt chart perusahaannya tidak memungkinkan untuk melakukan overbooking, artinya LiquidPlanner tidak akan membiarkan Anda menugaskan seseorang untuk suatu tugas jika orang tersebut sudah ditugaskan untuk tugas yang berbeda pada saat yang sama.

Gantt chart membantu Anda melihat tidak hanya jika sumber daya padat buku, tetapi apa konsekuensinya pada sisa jadwal proyek ketika itu diperbaiki.

5. Berkolaborasi

"Sangat penting bahwa orang-orang mengerti bahwa peta Gantt bukanlah sihir, " kata Ghaffari. "Hanya karena kamu sudah merencanakan sesuatu, tidak berarti itu ada hubungannya dengan kenyataan."

Cara untuk memastikan grafik Gantt selaras dengan kenyataan adalah melalui kolaborasi. Seringkali, perangkat lunak Gantt chart merupakan bagian dari manajemen proyek yang lebih besar atau paket kolaborasi di tempat kerja. Setiap orang di tim harus memiliki kemampuan untuk setidaknya melihat grafik, jika tidak memperbarui tugas dan informasi lain yang dimasukkan ke dalamnya. Dengan begitu, jika seorang penerima tugas menyelesaikan tugas lebih awal, dan dia memiliki kekuatan untuk memperbarui kemajuannya untuk menandai tugas selesai dan mengoreksi perkiraan waktu, dan dengan melakukan itu dia dapat membantu penerima tugas lainnya untuk menyelesaikan tugas mereka lebih awal juga. Atau dia mungkin juga menandai dirinya sebagai sumber daya yang tersedia untuk membantu dengan beberapa tugas lain sampai tugas yang dijadwalkan berikutnya.

Ghaffari merangkum kekuatan kolaborasi dengan cara ini: "Jika Gantt chart berada dalam ruang hampa, siapa yang tahu apakah itu akurat? Jika ini kolaboratif, maka ada cek yang dibangun, dan itu lebih cenderung mencerminkan kenyataan. Di situlah nilai dari Gantt chart bersinar."

Jangan Terlalu Banyak Mengandalkan Grafik Gantt

Baik Ghaffari dan Savoie mengatakan kepada saya bahwa mereka menggunakan grafik Gantt untuk perencanaan dan untuk memeriksa sebuah proyek, tetapi mereka tidak suka mengelola pekerjaan sehari-hari di dalamnya. "Ini rencana, bukan jadwal eksekusi, biasanya, " kata Savoie.

Savoie juga mencatat bahwa seorang pemula mungkin tidak menyadari bahwa orang jarang, jika pernah, melihat seluruh grafik Gantt sekaligus karena mereka biasanya besar. "Anda akan membutuhkan papan iklan untuk mencetaknya, " katanya.

Menurut Ghaffari, "Membangun grafik Gantt bukanlah tujuan akhir. Ini adalah visualisasi dari rencana tugas dan pengurutan. Grafik Gantt membantu orang memahami bagaimana rencana akan bekerja."

Jika Anda tertarik dengan grafik Gantt, Anda mungkin juga tertarik dengan manajemen proyek secara umum. Untuk beberapa tips tambahan yang bagus untuk menjaga proyek Anda tetap pada jalurnya, lihat 4 Kiat untuk Memulai Dengan Manajemen Proyek dan juga saran saya tentang Cara Meningkatkan Komunikasi untuk Manajemen Proyek yang Lebih Baik.