Terorganisir: 5 tips untuk memenuhi tenggat waktu

Salah satu ucapan favorit saya adalah, "Jika Anda ingin sesuatu dilakukan, berikan kepada orang yang sibuk." Bukan rahasia besar bahwa orang yang sibuk memiliki strategi untuk memprioritaskan dan mengelola semua hal yang perlu mereka lakukan. Strategi-strategi itu, walaupun jarang dibuat eksplisit, biasanya berputar di sekitar satu konsep utama: tenggat waktu.

Tenggat waktu menyediakan struktur. Mereka menciptakan akuntabilitas dan membantu mencegah konsekuensi negatif. Beberapa orang mencintai mereka, beberapa orang membenci mereka, tetapi mereka yang memeluk mereka biasanya berhasil.

Untuk menulis kolom ini, saya memikirkan strategi saya sendiri untuk mengelola tenggat waktu, dan kemudian berbicara dengan kolega dan teman saya yang produktif dan sukses untuk melihat betapa miripnya strategi mereka dengan tambang dan masing-masing. Tipsnya tumpang tindih.

Berikut adalah 5 tips tentang bagaimana orang yang terorganisir mengelola tenggat waktu mereka dan tetap di atas permainan mereka.

1. Selalu Padukan Tenggat Waktu Anda!

Mungkin Anda mengira aturan tenggat waktu nomor satu adalah memberi tenggat waktu yang masuk akal kepada diri sendiri. Itu saran yang masuk akal, tetapi sebenarnya, lebih penting daripada: Selalu memenuhi tenggat waktu Anda!

Selalu ada dua tenggat waktu: tenggat waktu empuk yang Anda tetapkan, dan "tenggat tenggat waktu." Batas waktu penurunan, juga dikenal sebagai tanggal "atau yang lain", adalah hari dan waktu terakhir absolut di mana sesuatu dapat terjadi. Hampir selalu batas waktu yang diberikan orang lain kepada Anda. Contoh tenggat waktu penurunan adalah tenggat waktu pengajuan pajak yang ditetapkan pemerintah Anda. Lain adalah batas waktu pendaftaran untuk kuliah.

Batas waktu yang empuk, di sisi lain, adalah tenggat waktu yang Anda tentukan sendiri. Mengisi tenggat waktu berarti Anda mengatur tenggat waktu sedikit lebih awal dari batas waktu yang ditentukan untuk meninggalkan sedikit ruang gerak agar terjadi kesalahan. Selalu lengkapi tenggat waktu Anda sendiri, dan selalu lengkapi tenggat waktu yang Anda tetapkan kepada orang lain. Jangan pernah berencana untuk mendapatkan sesuatu hanya di bawah kawat (itu sebenarnya bukan "rencana, " bukan?). Sebaliknya, rencanakan untuk kemungkinan, seperti hari-hari sakit, terjebak di kereta bawah tanah yang macet, pemadaman email, pemogokan pos, atau pihak lain hanya mengubah pikiran mereka tentang apa yang mereka inginkan dan kapan mereka menginginkannya.

2. Jadikan Tenggat Waktu Anda Terlihat.

Tenggat waktu harus di mana Anda bisa melihatnya. Seperti daftar tugas dan tujuan, semakin Anda melihat tenggat waktu Anda, semakin kecil kemungkinan Anda untuk melupakannya. Kalender dinding yang dicetak bekerja dengan sangat baik. Jika Anda menggunakan buku catatan kertas, tulis tenggat waktu Anda pada kalender satu halaman (Anda dapat mencetaknya dari Internet), lipat menjadi dua, dan gunakan sebagai bookmark. Jika Anda jenis orang tanpa kertas, tetapkan tenggat waktu Anda dalam aplikasi yang Anda gunakan setiap hari, apakah itu Outlook, Kalender Google, Excel, atau yang lainnya. Anda bahkan dapat menggunakan kalender widget desktop, tergantung pada berapa banyak tenggat waktu yang akan datang yang perlu Anda kelola.

Salah satu manfaat dari memasukkan tenggat waktu Anda dalam suatu aplikasi adalah membuatnya dapat dibagikan dengan mudah. Dengan beberapa klik mouse atau ketukan di layar, Anda dapat mengingatkan kolega atau mitra Anda tentang tenggat waktu yang membayang.

3. Ketahui Siklus Kerja Anda.

Bagaimana Anda membuat tenggat waktu Anda terlihat sangat tergantung pada siklus kerja Anda, artinya apakah Anda cenderung memiliki tenggat waktu harian, mingguan, atau bulanan. Sebagai contoh, saya dulu bekerja di majalah triwulanan, jadi saya selalu menyematkan tiga kalender kalender gabus saya yang ditampilkan tiga bulan ke depan. Ketika itu bulan September, saya bisa melihat tenggat waktu mendatang yang paling penting, meskipun mereka tidak akan tiba sampai November. Saya juga memiliki kalender setahun yang menunjukkan tenggat waktu penting yang bahkan lebih jauh, tetapi saya menyimpan kalender itu secara digital karena saya tidak perlu melihatnya setiap hari. Orang-orang yang sangat produktif menyeimbangkan tenggat waktu yang mereka butuhkan untuk dapat mengakses dengan tenggat waktu yang harus mereka lihat. Melihat terlalu banyak tenggat waktu menjadi luar biasa. Melihat tenggat waktu yang diperlukan untuk proyek mendatang yang paling penting membuat Anda tetap bertugas.

4. Gunakan Pengingat Ganda.

Ketika tenggat waktu jauh tetapi sangat penting, gunakan pengingat ganda. Dengan kata lain, atur dua alarm atau pemberitahuan untuk mengingatkan Anda beberapa hari sebelumnya bahwa tenggat waktu sudah dekat. Trik ini sangat penting untuk tenggat waktu yang berada di luar lingkup kerja Anda yang khas - hal-hal yang mungkin Anda lupakan. Jika saya harus menyampaikan ceramah (sesuatu yang jarang saya lakukan) enam minggu sejak Kamis, saya akan menetapkan pengingat di kalender saya selama enam minggu dari Senin sehingga pada awal minggu yang ditunjuk, saya ingat bahwa acara itu akan datang dan yang perlu saya persiapkan.

5. Temui Tenggat Waktu Anda Secara Konsisten.

"Memenuhi tenggat waktu Anda secara konsisten" adalah salah satu hal yang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Tetapi jika Anda mengerti bahwa itu memengaruhi nilai Anda di tempat kerja, yah, itu saja bisa sangat memotivasi.

Memenuhi tenggat waktu secara konsisten dapat meningkatkan nilai Anda sebagai karyawan, anggota tim, atau mitra. Pikirkan bagaimana Anda memandang orang-orang yang secara konsisten memenuhi tenggat waktu. Mereka dapat diandalkan, memiliki etos kerja yang kuat, dan dipandang sebagai pemain tim. Memenuhi tenggat waktu jarang tentang menyelesaikan pekerjaan hanya untuk Anda sendiri. Ini hampir selalu tentang menyelesaikan satu tautan dalam rantai, dan di mana ada rantai, ada orang lain yang tidak dapat memenuhi tenggat waktu mereka sendiri sampai Anda telah bertemu dengan Anda. Jika Anda tidak tepat waktu, mereka juga tidak bisa tepat waktu.

Begitu banyak orang tidak memenuhi tenggat waktu secara konsisten sehingga mereka yang melakukannya biasanya menonjol. Jika Anda memenuhi tenggat waktu Anda selama beberapa bulan berturut-turut, orang-orang akan memperhatikan, dan itu akan mengubah cara mereka melihat Anda dan seberapa besar kepercayaan yang ingin mereka berikan kepada Anda.

Dan seperti kata pepatah? "Jika Anda ingin sesuatu dilakukan, berikan kepada orang yang sibuk"? Semakin Anda memenuhi tenggat waktu Anda, semakin besar kemungkinan Anda untuk terus memenuhi tenggat waktu. Itu perilaku siklis.

Lakukan atau Tidak… Tidak Ada 'Coba' Dengan Tenggat Waktu

Meskipun semua kiat tentang tenggat waktu ini berfungsi untuk sebagian besar orang, selalu lakukan apa pun yang paling masuk akal bagi Anda, pekerjaan, dan kebiasaan Anda. Misalnya, beberapa orang tidak mematuhi tenggat waktu yang empuk. Mereka membutuhkan tanggal yang tertulis di kalender untuk menjadi batas waktu yang ditentukan, dan apa pun bantalan yang perlu terjadi terjadi di kepala mereka sebagai gantinya. Dan itu tidak masalah.

Tetapi ketika kebiasaan Anda menghambat produktivitas dan kesuksesan Anda sendiri, cobalah untuk mengenalinya dan membuat perubahan. Sistem pengingat atau pemberitahuan yang sangat sederhana di aplikasi yang sudah Anda gunakan - dari Outlook ke Gmail ke Basecamp - dapat membantu Anda menciptakan kebiasaan yang lebih baik. Jadi kembangkan kalender, gunakan fitur aplikasi yang sudah ada di ujung jari Anda, dan tetapkan beberapa tenggat waktu (dengan ruang gerak terpasang). Anda akan senang melakukannya.