Terorganisir: 5 cara mengirim email dengan lebih baik

Ada banyak filosofi dan metodologi untuk menggunakan email secara lebih efisien. Mereka mendasar untuk membatasi gangguan dan menjadi lebih produktif. Tetapi Anda juga perlu tahu alat apa yang Anda inginkan untuk mencapai tempat yang lebih produktif itu.

Penyedia layanan email dan pengembang aplikasi pihak ketiga telah menemukan beberapa alat luar biasa yang membuat email jauh lebih efisien. Ada lima yang menurut saya memiliki efek terbesar dan paling banyak diterapkan. Bersama-sama, mereka akan membantu Anda

• menulis email yang lebih baik,
• mengubah email menjadi tugas,
• membatalkan pengiriman email,
• menjadwalkan pengiriman email, dan
• tunda email.

Tulis lebih baik

Menulis email yang terlalu panjang atau tidak jelas adalah buang-buang waktu. Penerima mungkin tidak punya waktu untuk membacanya sejak awal, atau mungkin membuang waktu membaca ulang mereka untuk mencoba memahami mereka, atau mungkin harus membalas pengirim untuk klarifikasi. Plus, ada semua waktu terbuang yang dihabiskan untuk menulisnya di tempat pertama.

Ada dua aplikasi yang bekerja keras untuk membantu Anda menulis email yang lebih baik karena mereka fokus pada penulisan itu sendiri: Grammarly dan Crystal.

Grammarly adalah plug-in yang berfungsi seperti pemeriksa ejaan untuk menganalisis tata bahasa dan benar-benar membuat saran cerdas tentang cara mengencangkan bahasa Anda, menulis dengan jelas, dan memperbaiki kesalahan umum. Ia memiliki kemampuan luar biasa untuk menemukan kesalahan ESL pada khususnya.

Crystal juga merupakan plug-in, dan itu mendorong Anda untuk menyesuaikan bahasa email Anda untuk menarik bagi penerima. Ini berfungsi seperti ini: Crystal pertama kali menemukan penerima Anda online - akun Twitter mereka, halaman Facebook, dan sebagainya - dan melihat bagaimana mereka menggunakan dan merespons bahasa. Apakah mereka singkat dan langsung? Atau apakah mereka cenderung terjebak dalam diskusi panjang? Berdasarkan hasil, Crystal memandu tulisan Anda.

Jika Anda bukan penulis yang kuat, pertanyaan Crystal yang sangat jelas mungkin benar-benar membantu Anda menemukan kata-kata untuk menulis apa yang ingin Anda katakan. Itu proposisi yang berharga, tetapi ada sesuatu tentangnya yang membuat saya salah paham. Ada premis yang tidak dinyatakan bahwa Anda menyesuaikan bahasa Anda untuk mendapatkan sesuatu dari orang lain, dan saya menemukan bahwa manipulatif. Namun, itu mungkin tidak mengganggu Anda, atau bahkan mungkin persis apa yang Anda cari. Tidak dapat disangkal bahwa itu baik pada fungsinya, bagaimanapun juga.

Ubah Email Menjadi Tugas

Kotak masuk Anda bukan daftar tugas, tetapi Anda mungkin masih mendapatkan tugas yang diberikan kepada Anda melalui email. Cara mengatasinya adalah menyiapkan aplikasi yang terhubung untuk memindahkan tugas-tugas itu secara efisien ke tempat yang lebih tepat.

Daripada mengetik secara manual tugas baru untuk diri Anda sendiri dalam apa pun yang harus dilakukan atau pengingat aplikasi yang Anda gunakan, hubungkan aplikasi secara langsung ke akun email Anda atau atur penerusan email, dan dengan satu atau dua klik, pindahkan email itu ke tempat yang semestinya.

Beberapa aplikasi yang mendukung kemampuan untuk memindahkan email ke aplikasi lain, baik melalui koneksi langsung atau penerusan email, adalah Wunderlist, Evernote Plus dan Premium, Todoist Premium, Boxer, dan Newton Mail.

Batalkan Kirim

Kita semua menekan Kirim sebelum waktunya, apakah itu karena kami mengabaikan kesalahan ketik, mengabaikan beberapa informasi, atau tidak berhenti untuk mempertimbangkan kembali email yang ditulis pada saat itu. Anda tidak harus hidup dengan penyesalan atau ketidakefisienan karena harus menulis email kedua. Anda hanya perlu dapat membatalkan pengiriman.

Membatalkan pengiriman berbeda dengan mengingat pesan. Dengan undo send, pesan tidak pernah terkirim. Pada dasarnya, email Anda menyimpan pesan sekitar 10 hingga 30 detik, selama waktu itu Anda dapat berubah pikiran.

Gmail memiliki tombol Batalkan Kirim (lihat video di bawah ini untuk cara mengaturnya) yang harus diaktifkan oleh setiap pengguna Gmail. Newton Mail (yang penuh dengan fitur kaya untuk email pada perangkat seluler) juga memiliki satu yang berfungsi pada akun email apa pun yang didukungnya, dan itu termasuk akun Microsoft Exchange dan iMap. Penyedia email lain juga menawarkannya.

Jadwal Kirim

"Saat ini" tidak selalu waktu yang tepat untuk mengirim email. Saat itulah jadwal pengiriman berguna. Fitur email ini memungkinkan Anda memilih waktu di masa depan ketika pesan Anda akan dikirimkan. Outlook, Boomerang untuk Gmail, dan Newton Mail semuanya memilikinya.

Dengan jadwal pengiriman, selama pesan belum keluar, Anda masih dapat mengeditnya juga. Jadi itu mencakup beberapa alasan yang sama dengan fitur undo send.

Tunda

Saya bukan penggemar filosofi Kotak Masuk Nol untuk mencoba agar pesan Anda yang belum dibaca tidak ada artinya. Dibutuhkan terlalu banyak waktu untuk mengelola dan tidak memenuhi kebutuhan email orang yang sebenarnya, secara psikologis atau teknis. Saya penggemar tunda, yang mendapat ide yang sama untuk menjaga jumlah pesan di kotak masuk Anda diminimalkan pada waktu tertentu.

Tunda sebentar tidak lebih dari menyembunyikan pesan dari kotak masuk Anda. Berapa lama? Kamu putuskan. Efeknya adalah Anda dapat fokus pada pesan-pesan penting tanpa terganggu oleh pesan-pesan yang kurang penting. Pesan-pesan yang kurang penting akan muncul kembali di saat Anda lebih baik menghadapinya. Outlook (di mana itu disebut "jadwal"), Airmail, Sparkmail, dan Newton Mail semuanya memiliki tombol tunda.

Jika Anda tertarik untuk menjadi lebih produktif (dan siapa yang tidak?) Anda harus melihat pada kesimpulan saya tentang Aplikasi Produktivitas Terbaik. Apa pun masalah efisiensi kerja Anda, harus ada beberapa aplikasi atau layanan di sana yang akan membantu Anda memanfaatkan waktu Anda dengan lebih baik.