Terorganisir: 5 cara Anda menyabot produktivitas Anda

Saya menghabiskan banyak waktu membaca penelitian tentang organisasi dan produktivitas, dan saya menghabiskan banyak waktu bergaul dengan para penggemar teknologi. Ketika saya telah menemukan teori dan praktik terbaik tentang memaksimalkan produktivitas dan menjaga agar tetap teratur, saya juga memperhatikan kebiasaan umum di antara orang-orang yang menyukai teknologi yang secara langsung menyabotase kemampuan mereka untuk berfungsi sebaik mungkin.

Orang berbicara banyak tentang produktivitas, tetapi jarang menghabiskan banyak waktu membahas apa itu. Bagi saya, produktivitas itu sangat pribadi, tetapi pada akhirnya, ini tentang mencapai tujuan.

Tujuan dapat berupa apa saja dari memaksimalkan keuntungan dalam bisnis, hingga menyelesaikan pekerjaan sembilan hingga lima lebih cepat sehingga Anda memiliki sisa sumber daya mental dan fisik untuk mengejar minat pribadi. Beberapa orang ingin keluar dari kantor lebih cepat setiap hari untuk menghabiskan lebih banyak waktu bersama keluarga mereka. Beberapa orang ingin bekerja dua jam setiap malam untuk menulis naskah film.

Apa pun yang ingin Anda lakukan, menjadi diri Anda yang paling produktif berarti:

1. berpikir tentang apa yang Anda cita-citakan untuk diselesaikan, 2. mencari tahu apa yang dapat Anda lakukan jika Anda menciptakan lingkungan yang optimal, dan

3. menindaklanjuti menciptakan lingkungan yang optimal dan menyelesaikan tugas Anda atau mencapai tujuan Anda.

Tentu saja, tindak lanjut biasanya merupakan masalah. Biarkan saya menunjukkan beberapa cara paling umum yang saya lihat penggemar teknologi khususnya menyabot produktivitas mereka.

1. Aplikasi-Hopping

Jika Anda menyukai teknologi, Anda mungkin juga menyukai aplikasi. Anda selalu mengunduh aplikasi terbaru. Anda bangga menjadi adopter awal. Anda menyabotase diri sendiri, jika Anda naik aplikasi dengan aplikasi produktivitas. Aplikasi produktivitas adalah semua aplikasi dan layanan yang membantu Anda menyelesaikan pekerjaan, termasuk daftar hal yang harus dilakukan, aplikasi manajemen tugas, layanan sinkronisasi file, aplikasi pembuat catatan, kalender, dan suite kantor.

Dengan aplikasi baru apa pun, akan ada investasi waktu untuk migrasi dan mempelajari cara menggunakan sistem. Tambahkan kustomisasi, dan Anda menghabiskan banyak waktu untuk produktif. Plus, Anda perlu waktu untuk mengembangkan kebiasaan baru untuk menggunakan aplikasi ini yang mungkin Anda gunakan setiap hari. Itu lebih banyak waktu yang hilang, dan sering, lebih banyak "bekerja tentang pekerjaan."

Karena itu, Anda harus menyingkirkan aplikasi atau layanan apa pun yang tidak memenuhi kebutuhan Anda. Tapi keputusan itu perlu didasarkan pada apakah alat Anda yang ada melakukan apa yang Anda butuhkan, bukan apakah Anda berpikir rumput bisa lebih hijau dengan aplikasi lain.

Saran: Pilih satu aplikasi untuk setiap kebutuhan produktivitas Anda dan tetap menggunakannya.

2. Jatuh ke Lubang Hitam Email

Sebagian besar penggemar teknologi tahu bahwa mereka tidak boleh membuang waktu terlalu banyak dalam email, namun mereka terjebak dalam hal itu berjam-jam setiap hari. Seberapa buruk masalah email Anda? Apakah Anda tahu berapa banyak waktu yang Anda buang?

Salah satu cara untuk mengukurnya adalah dengan menggunakan RescueTime, alat freemium yang bekerja tanpa terlihat di latar belakang untuk mencatat berapa banyak waktu yang Anda habiskan di setiap aplikasi dan situs web yang Anda gunakan, termasuk email.

RescueTime dapat membuka mata Anda terhadap beratnya masalah email Anda, tetapi itu tidak dapat menghentikan Anda untuk menggunakannya. Plugin Stayfocusd bisa jika Anda menggunakan email berbasis web. Tambahkan situs web email Anda ke daftar domain yang Anda tidak dapat mengaksesnya, lalu atur waktu ketika pembatasan harus diberlakukan. StayFocusd akan memblokir Anda dari situs.

Omong-omong, cara lain untuk mengekang masalah email adalah dengan menciptakan kebiasaan baru ketika Anda memeriksa email. Para ahli umumnya setuju bahwa salah satu cara terburuk orang menyabot produktivitas mereka adalah dengan membuka email segera setelah mereka sampai di meja mereka. Lebih baik memulai hari dengan tugas yang sangat produktif dan menyimpan email untuk nanti.

"Tapi, " protes Anda, "bagaimana jika ada email penting yang harus segera saya tindak lanjuti?" Jika email adalah kerah anjing di leher Anda, maka periksa email kantor di ponsel cerdas Anda, dan hanya bertindak atas hal-hal yang mendesak. Biasakan hanya memeriksa di telepon, yang akan membuatnya lebih mudah untuk menutup aplikasi email dan mulai bekerja nyata. Lakukan setidaknya 45 menit pekerjaan nyata sebelum Anda akhirnya meluncurkan email di komputer Anda. Anda mungkin menemukan diri Anda tersedot ke dalam tugas penting itu dan mengabaikan email sampai nanti, dan itu kebiasaan yang bagus untuk dikembangkan.

Ketika semuanya gagal, saya suka mengulangi mantra ini: Saya tidak dibayar untuk menjawab email.

Catatan: Anda mungkin perlu mengubah mantra jika Anda benar-benar dibayar untuk menjawab email.

Saran: Gunakan RescueTime untuk mengukur masalah email Anda. Jangan pernah membuka aplikasi email Anda terlebih dahulu di workstation Anda. Bertujuan untuk menyelesaikan setidaknya 45 menit pekerjaan nyata sebelum masuk ke email.

3. Percaya bahwa Multitasking itu Tidak Produktif

Orang yang membaca tentang teknologi, budaya teknologi, dan produktivitas tahu bahwa multitasking tidak produktif.

Maaf, tapi itu tidak benar.

Penelitian tentang multitasking menunjukkan bahwa itu sangat produktif, tetapi hanya sampai titik tertentu (lihat karya Diwas KC dan Narayan, misalnya). Saat digambarkan, nilai multitasking memiliki bentuk-U terbalik. Sedikit itu baik, tetapi terlalu banyak sama buruknya dengan tidak sama sekali.

Penelitian juga menunjukkan bahwa nilai multitasking bervariasi berdasarkan pada individu dan jenis pekerjaan yang dilakukan. Sejujurnya, saya percaya kebanyakan orang tahu yang mana dari mereka

tugas cocok dan tidak cocok untuk multitasking. Terjebak dalam rapat yang sama sekali tidak relevan bagi Anda? Silakan dan ikuti email! Menyusun proposal jutaan dolar? Anda sebaiknya fokus pada tugas itu saja.

Saran: Berhentilah mengatakan pada diri sendiri bahwa melakukan banyak tugas itu buruk dan menerimanya untuk tugas yang sesuai. Namun, jangan memaksanya.

4. Tanpa disadari Membuat Akun Duplikat

Berapa kali Anda mendaftar untuk akun online, hanya untuk kemudian menyadari bahwa Anda telah memiliki satu ikatan dengan alamat email yang berbeda? Ini adalah masalah umum di antara pengguna awal yang bangga mendaftar untuk situs dan layanan online baru segera setelah tersedia.

Memiliki lebih dari satu akun dapat menjadi masalah jika Anda menghabiskan waktu untuk mengatur akun awal. Ini juga masalah jika Anda menyimpan data apa pun di akun pertama yang mungkin perlu Anda miliki lagi.

Cara termudah untuk menghindari membuat akun duplikat adalah dengan menggunakan pengelola kata sandi. Pengelola kata sandi mengelola nama pengguna dan kata sandi Anda, dan sebagai manfaat wajar, mereka juga melacak apakah Anda sudah memiliki akun dengan aplikasi, situs, atau layanan apa pun.

Saya secara pribadi menguji perangkat lunak dan layanan online sebagai bagian dari pekerjaan saya, dan sebagai hasilnya, saya memiliki lebih dari 450 akun online. Saya tidak akan pernah bisa melacak pendaftaran online saya tanpa pengelola kata sandi. Saya menggunakan Dashlane, yang merupakan Pilihan Editor PCMag. Ada dua Pilihan Editor lainnya: Premium LastPass dan Sticky Password Premium.

Saran: Gunakan pengelola kata sandi untuk mencegah Anda tanpa disadari membuat akun duplikat.

5. Menjadwalkan Rapat Saat Anda Tajam

Anda suka menjadi tajam saat rapat, bukan? Sayangnya, kecuali rapat adalah inti dari pekerjaan Anda, menjadwalkan rapat saat Anda berada pada tingkat yang paling tajam adalah sangat tidak produktif.

Seperti halnya email, rapat dianggap "bekerja tentang pekerjaan." Pekerjaan nyata adalah apa yang Anda lakukan setelah rapat. Jadi yang terbaik adalah jadwalkan rapat pada saat-saat ketika Anda biasanya merosot, biasanya pada sore hari, dan lindungi jam-jam penting Anda ketika Anda dapat menangani hal-hal sulit.

Apa hubungannya ini dengan menjadi penggemar teknologi? Nah, Geeks, jika Anda sangat terhubung dan menggunakan semua solusi kalender terkoneksi dan alat penjadwalan, seperti Doodle, maka mungkin kolega dan mitra Anda dapat melihat kapan Anda bebas dan ketika Anda sedang sibuk. Sangat mudah bagi siapa pun untuk menyarankan pertemuan di pagi hari jika itu adalah pertama kalinya, secara kronologis, ketika semua orang bebas.

Jadi blokir di kalender Anda kapan pun Anda berada di puncaknya. Bagi kebanyakan orang, ini adalah beberapa jam pertama hari kerja. Beri label kali ini "fokus kerja, " atau tandai sebagai pribadi sehingga orang dapat melihat Anda sibuk tetapi tidak tahu apa yang Anda lakukan. Memblokir jam produktif juga akan menjauhkan Anda dari penjadwalan hal-hal tidak produktif lainnya saat ini, seperti janji dokter. Simpan barang-barang itu untuk saat-saat ketika Anda kelelahan.

Saran: Jangan menjadwalkan rapat atau janji temu selama jam puncak produktivitas Anda. Blokir waktu itu di kalender Anda untuk bekerja.