Terorganisir: 7 tips penting untuk pengguna kendur

Banyak tim memindahkan komunikasi internal mereka dari email dan ke aplikasi olahpesan, seperti Slack. Slack telah menjadi salah satu alat paling populer yang digunakan grup untuk berkomunikasi dan berkolaborasi, tetapi itu belum tentu lebih efisien daripada email sendiri.

Untuk memanfaatkan Slack secara maksimal, Anda perlu memastikan Anda menggunakan beberapa fitur utama yang membuat aplikasi berbeda dari email.

Banyak tip produktivitas yang saya lihat untuk Slack melibatkan mempelajari pintasan keyboard, menghubungkan aplikasi pihak ketiga, dan mengatur perintah otomatis menggunakan IFTTT. Hal-hal semacam itu memang bermanfaat, tetapi saya pikir Anda bisa mendapatkan lebih banyak pengembalian waktu yang diinvestasikan dengan mulai dengan berkonsentrasi pada fitur-fitur penting, penyesuaian, dan praktik terbaik. Keduanya mudah dipelajari dan cenderung berdampak besar pada efisiensi Slack Anda.

1. Tambahkan Pemberitahuan untuk Kata Kunci dan Frasa

Untuk memiliki pengalaman produktif di Slack, salah satu pengaturan pertama yang harus Anda sesuaikan adalah pemberitahuan Anda. Anda harus fokus khususnya pada pemberitahuan untuk kata-kata yang memiliki arti khusus bagi Anda.

Klik nama Anda di kiri atas dan pilih Preferensi. Buka Pengaturan Pemberitahuan. Gulir ke bawah ke tempat Anda melihat Kata-kata yang Disorot. Kata atau frasa apa pun yang Anda ketikkan di sini akan memicu peringatan kapan pun seseorang menggunakannya.

Anda tidak perlu menggunakan tanda kutip untuk istilah lebih dari satu kata, dan kata-kata tidak peka huruf besar-kecil.

2. Kustomisasi Pemberitahuan Saluran

Tidak setiap saluran yang Anda gabung sama pentingnya dengan yang lain, dan Anda mungkin tidak ingin mendengar bing, dering, ding, dengung, atau boop setiap kali seseorang di saluran menyebutkan membuat @everyone berteriak. Demikian juga, mungkin ada beberapa saluran yang menggunakan kata kunci yang penting bagi Anda, tetapi penggunaannya dalam saluran tertentu tidak. Anda dapat mengecualikan pemberitahuan untuk kata kunci dan frasa dari saluran yang dipilih.

Mulailah dengan membuka saluran yang ingin Anda sesuaikan. Di bagian atas halaman, klik pada nama saluran, lalu pilih Preferensi pemberitahuan saluran. Buat penyesuaian di kotak yang muncul.

3. Gunakan @Everyone dan @Channel Sparingly

Tip produktivitas ini lebih tentang etiket Slack daripada fitur atau opsi khusus apa pun: Gunakan @everyone dan @channel dengan hemat.

Menggunakan salah satu dari info ini sama dengan mengirim ledakan email kepada semua orang, sesuatu yang Anda dan tim Anda mungkin coba hindari dengan menggunakan Slack.

4. Tambahkan Slack Email Alias ​​ke Kontak Anda

Saya suka bahwa tim dapat mengirim pesan ke Slack dengan meneruskan email ke alamat khusus. Tapi aku benci kalau alamat emailnya gobbledygook.

Bantulah diri Anda sendiri dengan menambahkan alias email Slack ke buku alamat Anda dan beri mereka nama yang lebih mudah diingat. Misalnya, jika Anda menggunakan penerusan email untuk mengingatkan tim Anda tentang liputan pers, beri nama alamat email Slack Liputan Pers Cakupan. Jika Anda menggunakannya untuk meneruskan berita, sebutlah Slack News. Dengan begitu, ketika otak Anda berpikir untuk mengirim email ke Slack, jari-jari Anda dapat mulai mengetik "Slack, " yang masuk akal.

Temukan alias email Anda (atau atur) dengan masuk ke pengaturan Aplikasi dan Kustomisasi tim. Halaman baru akan terbuka. Pilih Konfigurasi di kanan atas. Cari Email. Untuk mendapatkan alamat email yang sudah disiapkan, pilih Edit Konfigurasi. Anda dapat menyalin dan menempelkan alias dari sana.

5. Ketik / untuk Perintah dan Pintasan

Anda bisa menghabiskan banyak waktu mempelajari perintah dan pintasan keyboard, tapi saya pikir penggunaan waktu yang lebih baik untuk pengguna non-daya Slack adalah dengan hanya mengingat bahwa Anda dapat mengetikkan garis miring di awal pesan apa pun dan melihat daftar opsi untuk perintah.

Pilih perintah yang Anda inginkan dari daftar hanya dengan mengetik huruf berikutnya dari perintah itu.

6. Tambahkan Pengingat

Setelah Anda membuka dunia perintah cepat di Slack, salah satu yang patut dipelajari adalah Pengingat. Ketik "/ pengingat" dan biarkan Slack meminta Anda untuk mengisi sisanya.

Anda dapat menambahkan pengingat untuk diri sendiri, rekan setim, atau seluruh saluran. Anda dapat mengatur pengingat, misalnya, untuk memperingatkan semua orang di tim Anda untuk mengosongkan lemari es Jumat pukul 16:40

7. Tambahkan Warna ke Sidebar Anda

Jika Anda menggunakan Slack untuk lebih dari satu grup atau tujuan, itu bisa membingungkan untuk beralih dari akun ke akun, kecuali jika Anda mengatur tema yang berbeda untuk sidebar Anda.

Saya sarankan memilih tema yang paling berbeda satu sama lain untuk membantu Anda dengan cepat dan mudah mengenali tim mana yang Anda ikuti pada waktu tertentu.