Terorganisir: 7 cara untuk mengatur kontak secara otomatis | jill duffy

Berapa banyak alamat email yang Anda gunakan? Berapa banyak database kontak yang Anda miliki? Menjaga buku alamat Anda saat ini adalah hal yang menyusahkan, karena buku ini sering diperbarui. Untungnya, ada beberapa cara untuk mengotomatiskan proses memperbarui dan membuat cadangan daftar kontak Anda.

Di sini saya akan membagikan kepada Anda tujuh cara Anda dapat mengatur daftar kontak Anda secara otomatis. Lima trik menggunakan IFTTT, situs web dan layanan gratis yang berarti "jika ini, maka itu." IFTTT berfungsi seperti ini: Anda memberi otorisasi untuk memiliki akses ke berbagai akun daring yang Anda gunakan, seperti Gmail, Evernote, Kontak iOS, dan sebagainya. Kemudian Anda membuat "jika ini, maka itu" skenario (atau "resep, " sebagaimana mereka disebut) bahwa layanan melakukan. Saya akan tunjukkan beberapa contoh sebentar lagi. Anda tidak perlu tahu cara membuat kode atau menulis skrip untuk membuat resep. Ini sangat sederhana.

Saya lebih suka menggunakan situs web IFTTT pada komputer ukuran penuh atau layar laptop, tetapi ada aplikasi iPhone IFTTT dan aplikasi Android IFTTT yang baru dirilis jika Anda lebih suka bekerja pada perangkat seluler.

Jadi di sini ada lima cara untuk menggunakan IFTTT (dan dua cara bonus menggunakan alat selain IFTTT) untuk membantu Anda mengatur, mencadangkan, dan umumnya mengelola buku alamat Anda. Mendaftar untuk mendapatkan akun IFTTT gratis, dan cari resep ini di bagian "Browse" di situs. Anda akan melihat bahwa resep yang disertakan di sini serupa, tetapi menggunakan layanan yang berbeda. Untuk saran lebih lanjut untuk otomatisasi, lihat 101 Resep Ifttt Terbaik.

1. Jika Email Gmail Baru Tiba, Kemudian Tambahkan 'Dari Alamat' ke Google Drive

Aktifkan resep ini dan ketika pesan Gmail baru tiba, Anda akan secara otomatis memiliki catatan alamat email pengirim yang ditambahkan ke spreadsheet Google Drive. Dalam menguji resep ini, saya perhatikan bahwa Anda akan mendapatkan duplikat, yang agak mengganggu dan kurang ideal. Jika Anda memiliki cara cerdas dan otomatis untuk menghapus duplikat daftar ini, silakan bagikan di komentar!

2. Jika Kontak Baru Ditambahkan ke Kontak iOS, Kemudian Tambahkan 'Dari Alamat' ke Google Drive

Otomatisasi ini berfungsi sama dengan yang sebelumnya, kecuali menggunakan Kontak iOS daripada pesan Gmail baru yang masuk. Akibatnya, itu tidak menderita masalah duplikat yang disebutkan di atas. Di sisi bawah, ini hanya ditujukan untuk pengguna Apple.

3. Jika Kontak Baru ditambahkan ke Kontak iOS, Kemudian Undang untuk Terhubung di LinkedIn

Nyalakan resep ini, dan itu akan membantu Anda memelihara basis data koneksi LinkedIn Anda. Anda dapat menggunakannya sebagai tambahan untuk resep Kontak iOS lainnya (Anda tidak terbatas hanya pada satu resep), tetapi sekali lagi, hanya jika Anda seorang pengguna Apple.

4. Jika Email Baru Tiba di Gmail, Kemudian Tambahkan Alamat Email Pengirim ke Catatan di Evernote

Resep ini adalah satu-satunya dalam daftar ini yang tidak dibuat sebelumnya di IFTTT dan tersedia di bagian "Browse", tetapi saya telah membagikannya, jadi itu harus tersedia untuk umum sekarang. Seperti resep Gmail sebelumnya (nomor satu dalam daftar ini), Anda akan memiliki entri duplikat saat email baru tiba, tetapi setidaknya Anda akan memiliki cadangan kontak Anda.

5. Jika Kontak Baru Ditambahkan ke Kontak iOS, Kemudian Tambahkan Catatan ke Evernote

Ini satu lagi untuk pengguna iOS. Cadangkan kontak iOS Anda ke Evernote. Seperti ditulis, resep ini akan menangkap nama pengirim, nomor telepon, alamat email, alamat, afiliasi (organisasi / perusahaan), jabatan, catatan, dan tanggal yang ditambahkan. Anda dapat mengedit resep untuk mengecualikan bidang mana saja jika diinginkan.

Dua Trik Bonus

Walaupun IFTTT adalah layanan luar biasa yang mudah digunakan, saya memiliki dua taktik lain untuk mengatur informasi kontak.

6. Teruskan Pesan ke Variasi Kustom Alamat Gmail Anda

Satu menggunakan trik Gmail lama. Ternyata, periode di alamat Gmail Anda, tidak memengaruhi pengiriman surat kepada Anda. Jadi, dan keduanya mengirim ke akun yang sama. Caranya, maka, adalah dengan menyiapkan aturan di Gmail yang menyaring variasi berbeda pada alamat Gmail Anda. Saya membuat aturan sedemikian rupa sehingga jika surat masuk dikirim ke alamat Gmail pribadi saya dengan dua periode yang ditempatkan secara khusus dalam nama, pesan tersebut melompati kotak masuk dan diberi label "Kontak." Saya menggunakan alamat itu ketika saya menerima email yang dikirim ke alamat kantor saya yang dari seseorang yang juga menjadi kontak pribadi: Saya meneruskan pesan ke variasi khusus alamat atau balasan Gmail saya. Hasilnya adalah orang-orang itu dan riwayat emailnya sekarang ada di Gmail pribadi saya, benar-benar dapat dicari, tetapi terselip dari kotak masuk saya.

7. Tambah Otomatis ke Kontak Email yang Masuk dan yang Ada

Trik kedua adalah dengan menggunakan aplikasi gratis EasilyDo untuk Android atau EasilyDo untuk iPhone. Ini adalah aplikasi asisten pribadi dengan puluhan otomatisasi yang dapat Anda aktifkan secara opsional. Ini memiliki otomatisasi yang disebut Informasi Kontak, yang mencari informasi kontak baru dan yang sudah ada dari akun email yang Anda berikan izin untuk mengaksesnya. Itu kemudian menambahkan orang-orang yang ditemukannya kepada Anda Kontak, Evernote, Salesforce, dan akun LinkedIn, atau yang mana saja dari yang Anda pilih. EasilyDo biasanya mengenali ketika kontak sudah ada, menyingkirkan masalah duplikasi yang saya catat di beberapa otomatisasi lain, dan bahkan memiliki otomatisasi de-duping yang dapat Anda jalankan untuk membersihkan kontak yang ada.

Menjaga kontak Anda teratur, didukung, dan terbaru adalah salah satu dari tugas-tugas yang memerlukan beberapa pemeliharaan. Tetapi ketika Anda mengotomatiskan pemeliharaan itu, hampir tidak ada pekerjaan yang tersisa di pundak Anda.