Terorganisir: praktik terbaik untuk gmail

Isi

• Terorganisir: Praktik Terbaik untuk Gmail
• Arsip Gmail, Tindakan Massal, Labs

Gmail adalah salah satu layanan email paling populer. Apakah Anda menggunakannya untuk komunikasi pribadi, pekerjaan, atau keduanya, Anda akan mendapatkan lebih banyak darinya jika Anda memahami bagaimana beberapa fitur inti bekerja.

Edisi Get Organized, seri mingguan ini, menjelaskan beberapa fitur tanda tangan Gmail dan menjelaskan cara terbaik untuk menggunakannya agar akun email Anda teratur secara teratur sehingga Anda bisa lebih produktif.

Utas Pesan

Seperti yang diketahui semua pengguna Gmail, pertukaran email terus menerus akan ditumpuk menjadi utas. Jumlah pesan dalam utas selalu muncul dalam tanda kurung di sebelah ringkasan nama di bursa, jumlah utas, jika Anda mau.

Utas pesan adalah salah satu fitur favorit saya dari Gmail karena ketika enam orang membalas satu email grup tunggal, yang saya lihat adalah satu utas yang belum dibaca daripada enam pesan yang belum dibaca. Apa yang saya internalisasi adalah bahwa ada diskusi yang membutuhkan perhatian saya. Jika saya melihat enam pesan yang belum dibaca, saya malah merasa bahwa enam hal memerlukan perhatian saya.

Saat Anda membuka utas, pesan yang sudah Anda baca tetap diciutkan, sementara pesan yang belum dibaca meluas.

Praktik terbaik: Salah satu trik terbaik dalam mengelola utas adalah mempertahankannya selama tidak menyimpang dari topik. Ketika mereka mengubah topik, mulailah utas baru hanya dengan mengubah baris subjek saat Anda membalas. Anda tidak harus memulai seluruh pesan baru. Semua penerima akan dimasukkan dalam utas baru, dan riwayat komunikasi Anda akan tetap diarsipkan di dalam pesan itu sendiri, di bawah ellipsis yang mengatakan "tampilkan konten yang dipangkas" ketika Anda mengarahkan mouse ke sana (lihat di bawah), sehingga siapa pun dapat merujuk saya t.

Label

Jika ada satu fitur tunggal yang menandakan Gmail, itu akan menjadi label. Cara untuk memahami label adalah dengan menggambarkan apa yang bukan label: folder. Label di Gmail sering terlihat seperti folder, dan sampai batas tertentu mereka mencapai tujuan yang sama. Tetapi label pada dasarnya berbeda dari folder, dan salah mengartikannya untuk folder akan benar-benar membatasi apa yang dapat Anda lakukan dengan Gmail.

Mari saya mulai dengan menjelaskan sedikit tentang folder. Folder email, sering dirancang dalam struktur pohon dengan kemampuan untuk menambahkan sub-folder, bekerja serupa dengan yang dilakukan folder dunia nyata. Anda mengajukan berbagai hal ke dalamnya. Jika Anda memiliki pesan yang akan diarsipkan, Anda hanya dapat menyimpannya dalam satu folder.

Label di Gmail terlihat sangat mirip folder pada pandangan pertama. Ketika Anda membuat label baru, label itu muncul di sebelah kiri, mirip dengan tempat Anda akan melihat folder (dengan pengaturan default) di Yahoo! Mail, Hotmail, dan Outlook. Label-label Gmail ini dapat memiliki warna yang ditetapkan padanya, juga membuatnya lebih mirip folder.

Jadi apa bedanya?

Setiap utas pesan yang diberikan dapat memiliki lebih dari satu label, seperti "kantor, " "Oktober 2012, " dan "mendesak." Gmail juga memberi Anda dua label secara otomatis: bintang dan "penting, " yang ditunjuk oleh tag kuning di sebelah kiri pesan yang dikirim langsung kepada Anda, yaitu, bukan listservs, s, atau surat massal lainnya.

Pikirkan label lebih seperti tag. Dan label visual yang Anda lihat di sebelah kiri - anggap itu sebagai tombol cepat untuk mengurutkan semua pesan yang memiliki tag tertentu. Perhatikan bahwa bahkan kotak masuk Anda hanyalah sebuah label. Ketika Anda mengklik label di sebelah kiri, Anda akan melihat teks baru secara otomatis muncul di kotak pencarian di bagian atas.

Teks ini membantu mempersempit pencarian Anda menjadi hanya pesan dengan label yang dipermasalahkan. Ingat, Google adalah perusahaan di belakang Gmail, dan Google perusahaan itu didirikan sebagai alat pencarian.

Praktik terbaik: Gunakan label di Gmail secara bebas karena bukan merupakan pengganti folder, melainkan cara untuk mengelompokkan atau menandai item dan membuatnya lebih mudah dicari.

Pengguna yang kuat harus menjelajahi area Pengaturan untuk mengonfigurasi atribut pelabelan yang lebih canggih. Misalnya, Anda dapat mengatur aturan atau filter untuk mengalihkan jenis surat tertentu ke label, dan meminta label itu muncul di panel kiri Anda hanya ketika itu berisi pesan yang belum dibaca.