Terorganisir: toolkit kolaborasi

Isi

• Dapatkan Terorganisir: Toolkit Kolaborasi
• Manajemen Tugas, Manajemen Proyek, Berbagi Layar

Dua teman saya mengatakan kepada saya baru-baru ini mengatakan kepada saya bahwa saya telah menghancurkan pikiran mereka. Bagaimana? Mudah. Saya membuka utas email yang kami miliki tentang mengatur acara makan malam besar (Anda tahu bagaimana utas itu meledak dan tidak ada yang bisa mengikuti siapa yang mengatakan bahwa mereka bebas pada tanggal mana) dan alih-alih menggunakan Doodle. Doodle adalah situs web gratis yang memungkinkan Anda membuat jajak pendapat online untuk hal-hal seperti hari dan waktu mana orang bebas untuk berkumpul. Saya telah menggunakannya selama bertahun-tahun untuk kolaborasi, sebagian besar dalam menjadwalkan pertemuan dengan orang-orang yang tinggal di seluruh dunia dan berada di berbagai zona waktu.

Begitu banyak aplikasi luar biasa yang tersedia untuk membantu kolaborasi. Mungkin aku menghancurkan pikiran teman-temanku dengan efisiensiku, tetapi aku tersadar ketika menyadari bahwa mereka belum pernah menemukan Doodle sebelumnya!

Untuk membantu orang-orang dengan tugas yang sungguh-sungguh menjadi penyelenggara kolaborasi, saya ingin berbagi beberapa alat terbaik yang saya temukan untuk menyatukan pikiran dan ide-ide hebat.

Penjadwalan

Doodle telah menjadi aplikasi penjadwalan masuk saya karena gratis dan tidak mengharuskan peserta mendaftar untuk menggunakannya. Atur jajak pendapat, kirim tautan, dan biarkan orang membalas dengan hanya mengunjungi situs web dan mencentang kotak. Ini sangat berharga untuk menjadwalkan pertemuan atau acara sosial dengan grup besar.

Ketika semua orang menggunakan sistem kalender yang sama, seperti kalender Outlook, Anda biasanya dapat membuat kalender Anda terlihat oleh anggota tim lain, yang dapat membantu penjadwalan, tetapi keadaan itu tidak selalu bekerja untuk semua orang. Opsi lain adalah Tungle.me yang berisi beberapa elemen Doodle yang sama serta kemampuan untuk membuat waktu bebas dan sibuk Anda publik atau terlihat oleh orang-orang tertentu.

Berbagi Dokumen dan Folder

Bagaimana Anda membuat file tersedia untuk semua orang yang bekerja sama dengan Anda? Jangan kirim mereka email! Ceroboh dan sulit dilacak. Anda memerlukan cara yang lebih baik untuk berbagi dokumen dan folder.

Solusi paling sederhana datang dalam bentuk layanan sinkronisasi file, seperti Dropbox atau SugarSync. Saya sebenarnya menggunakan keduanya, SugarSync untuk file kantor dan Dropbox untuk file pribadi. Saya telah menggunakannya untuk berbagi dokumen dengan semua jenis orang, termasuk editor dan bahkan pengacara saya.

Saya menemukan Dropbox dan SugarSync jauh lebih mudah untuk diatur dan digunakan - dan meyakinkan orang lain untuk menggunakan - daripada situs FTP, yang merupakan cara lama berbagi file dan folder.

Mengedit secara kolaboratif, asinkron

Namun alasan lain untuk menggunakan Dropbox, SugarSync, atau layanan sinkronisasi file lainnya untuk mengatur kolaborasi adalah karena mereka memungkinkan banyak orang untuk mengedit satu dokumen, walaupun biasanya tidak sinkron. Dengan kata lain, Anda tidak dapat menonton orang lain mengedit file secara real time. Perubahan terjadi secara lokal dan hanya akan terlihat oleh grup ketika orang yang melakukan pengeditan mengunggah dokumen kembali ke lokasi bersama.

Layanan ini tidak memberi Anda rincian yang bisa dan tidak bisa dilakukan kolaborator (Anda tidak bisa, misalnya, memberi Kate kemampuan untuk mengedit file X dan Y tetapi tidak Z ), tetapi mereka memberikan izin dasar. Misalnya, Anda dapat berbagi dengan mengirimkan tautan hanya-baca, atau Anda dapat mengundang orang untuk akses penuh ke apa pun yang ada di folder bersama tertentu.

Mengedit secara kolaboratif, secara sinkron

Google Drive (sebelumnya Google Documents) memiliki salah satu fitur kolaboratif paling mengesankan yang pernah saya lihat: kemampuan untuk mengedit secara kolaboratif secara real-time.

Saya pernah bekerja dengan seorang rekan yang berada di negara bagian lain, dan kami mengadakan pertemuan telepon mingguan yang dimaksudkan sebagai "rapat kerja." Dengan kata lain, kami membahas keadaan proyek sambil secara bersamaan menyelesaikan pekerjaan yang meningkatkan status proyek. Kami menggunakan spreadsheet sederhana di Google untuk mencatat tugas yang perlu diselesaikan dan menandainya dengan peringkat prioritas. Selama minggu ini, kami dapat menambahkan catatan sesuai kebutuhan. Kemudian selama pertemuan kami, kami bisa memeriksa daftar, menyelesaikan tugas secara real time saat di telepon, dan menandai mereka. Namun, kadang-kadang, dia akan melihat sesuatu dalam daftar dan berkata, "Apa artinya itu?" Saya akan menjelaskan. Dan dia akan mengubah cara tugas itu ditulis, tepat di depan mata saya, sehingga saya yakin terjemahannya tentang tugas itu berarti hal yang sama yang saya maksudkan. Itu adalah kebahagiaan kolaboratif.

Alat Google berfungsi tidak hanya untuk spreadsheet, tetapi juga dokumen presentasi dan teks.