Terorganisir: dokumentasikan alur kerja Anda

Karyawan baru dan wajah baru dalam angkatan kerja, termasuk lulusan baru, biasanya memiliki waktu ekstra di tangan mereka ketika mereka memulai pekerjaan baru. Pelatihan mungkin memakan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan, dan rekan kerja serta manajer ingin memberi Anda ruang bernapas saat Anda terbiasa. Salah satu cara paling berharga untuk menggunakan waktu henti itu adalah mendokumentasikan alur kerja dan proses.

Mendokumentasikan alur kerja dan proses Anda tidak lebih dari menuliskan apa yang dibutuhkan oleh pekerjaan Anda, langkah demi langkah. Persis semua yang Anda pelajari saat Anda baru di lingkungan kerja. Ini juga mencakup semua perubahan dan perubahan yang mungkin Anda lakukan pada proses-proses itu seiring berjalannya waktu atau ketika Anda menemukan cara yang lebih baik atau lebih efisien untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Bisnis dan organisasi pemerintah yang sangat besar dan mapan mungkin sudah memiliki manual operasi dan dokumentasi lainnya dalam jumlah banyak - tetapi menurut pengalaman saya, perusahaan dan tim yang lebih kecil biasanya tidak, atau jika ya, mereka sudah usang.

Ketika Anda dihadapkan dengan downtime di pekerjaan baru, dokumentasikan alur kerja dan proses Anda, atau perbarui manual yang Anda terima. Manfaatnya sangat besar dan banyak.

Manfaat Mendokumentasikan Alur Kerja Anda

Sebagai permulaan, mendokumentasikan alur kerja Anda akan memperkuat pelatihan di tempat kerja yang telah Anda kencani. Akibatnya, Anda akan mempelajari pekerjaan lebih cepat.

Kedua, dokumen-dokumen ini adalah emas bagi manajer dan departemen TI, yang mungkin tidak mengetahui langkah-langkah dan orang-orang yang terlibat dalam pekerjaan Anda - yang mereka perlu ketahui setiap kali mereka membuat perubahan atau memperkenalkan alat baru dan harus memikirkan semua kemungkinan efek. Izinkan saya mengatakan dari pengalaman bahwa Anda tidak akan mendengar apa pun selain pujian jika Anda dapat memberikan dokumen terperinci dan tertib yang berisi semua yang mereka butuhkan. Alternatifnya adalah membicarakannya melalui ad hoc kerja Anda, ketika Anda mungkin lupa langkah, atau salah bicara, atau salah.

Ketiga, manajer dan rekan kerja akan berpegang teguh pada dokumen Anda jika Anda perlu mengambil cuti yang tidak terduga. Demikian juga, ketika Anda dipromosikan ke posisi baru atau pindah ke perusahaan lain, kolega yang Anda tinggalkan akan berterima kasih telah memperbarui manual untuk disampaikan kepada orang yang menggantikan Anda.

Cara Mendokumentasikan Alur Kerja Anda

Dokumentasi yang Anda tulis harus sederhana, mudah dimengerti, dan dapat diakses. Dalam kebanyakan kasus, saya sarankan membuat dokumen teks (seperti dokumen Word) dengan beberapa gambar yang disematkan.

Daripada membuat satu dokumen besar yang menguraikan semuanya, buat dokumen yang menangkap hanya satu prosedur atau yang menguraikan serangkaian prosedur terkait yang harus dilakukan secara berurutan. Secara pribadi, saya kewalahan oleh dokumentasi yang lebih panjang dari sekitar 11 atau 12 halaman. Saya lebih suka melihat 4 atau 5 halaman instruksi sederhana dan mudah dibaca. "Dos and Don'ts" di bagian bawah artikel ini akan membantu mengarahkan Anda membuat manual yang ringkas namun menyeluruh.

Sederhananya, buat catatan setiap kali ada pelatihan di tempat kerja, dan pindahkan catatan itu ke dalam dokumen. Ketika Anda mulai melakukan pekerjaan sendiri, tambahkan ke catatan Anda atau sesuaikan untuk mencerminkan tugas yang Anda lakukan dengan lebih akurat.

Jika ada "gambaran besar" untuk pekerjaan Anda, garis besar ikhtisar, tuliskan itu di awal dokumen. Poin-poin yang membentuk gambaran besar adalah apa yang harus Anda rekam dengan lebih teliti, baik dalam dokumen yang sama ini, atau dalam beberapa dokumen kecil jika Anda perlu memecahnya. Misalnya, dalam pemasaran buletin, ikhtisar mungkin terlihat seperti ini:

• Copywriter menulis salinan dan mengirimkannya ke manajer pemasaran.
• Manajer pemasaran meninjau dan mengedit salinan, dan mendapat persetujuan dari manajer pemasaran senior.
• Manajer pemasaran mengajukan permintaan untuk menjalankan pembaruan daftar.
• Manajer pemasaran memberikan salinan terakhir kepada asisten.
• Asisten menghasilkan buletin dan mengirimkan tes jaminan kualitas.
• Tim QA meninjau buletin dan mengirimkan perubahan. Asisten mengimplementasikan perubahan, verifikasi, dan jadwal rilis.

Salah satu dari barang-barang itu dapat memiliki manual tiga halaman yang menggambarkan langkah-langkah yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Di mana dan bagaimana salinan dikirimkan? Apa format salinan yang dibutuhkan? Siapa yang menjalankan pembaruan daftar, dan apa artinya itu? Atau, beberapa item mungkin digabungkan menjadi satu manual, misalnya, tiga tugas yang dimulai dengan "manajer pemasaran…"

Apa yang Anda Butuhkan?

Untuk menulis langkah-langkahnya, Anda harus sudah dilatih setidaknya satu kali. Ketika Anda harus melakukan pekerjaan lagi, gunakan konsep pertama dari prosedur Anda sendiri untuk memandu Anda melalui langkah-langkah untuk melihat apakah mereka akurat dan mudah dimengerti.

Tangkapan layar. Ambil tangkapan layar dari apa pun yang tampaknya sulit untuk dijelaskan dalam teks atau yang paling baik digambarkan secara visual. Simpan semua tangkapan layar Anda di folder terlebih dahulu, dan tambahkan saja ke dokumen jika diperlukan. Memiliki terlalu banyak tangkapan layar akan terasa sombong bagi siapa pun yang membaca manual Anda.

(Ada beberapa metode untuk mengambil tangkapan layar, tetapi yang tercepat adalah: di Windows, gunakan tombol PrtScn dan kemudian fungsi tempel untuk meletakkan gambar Anda ke dalam program pengeditan gambar di mana Anda dapat memotong dan mengeditnya; di Mac, gunakan Apple + Shift + 4 dan seret target di sekitar area yang ingin Anda tembak.)

Perangkat lunak tangkapan layar. Editor gambar yang Anda gunakan dapat menyertakan alat untuk menandai tangkapan layar Anda jika Anda ingin menambahkan panah yang menunjuk ke sesuatu yang relevan atau menyorot bagian tertentu dari gambar. Untuk $ 50, program tangkapan layar Snagit dan Snagit untuk Mac akan melakukan hampir semua yang Anda butuhkan.

Alat diagram. Beberapa alur kerja dan prosedur paling baik diungkapkan melalui diagram kecil. Perangkat lunak pemetaan pikiran dapat membantu Anda dengan cepat menggambar diagram alur dan semacamnya, meskipun Anda juga dapat menemukan banyak alat diagram yang sama di Microsoft PowerPoint, dan pilihan yang lebih terbatas di Word di bawah tab Sisipkan.

Lakukan dan Larangan

• Buatlah dokumen individual untuk berbagai proses dan prosedur, daripada satu dokumen besar yang menjelaskan seluruh pekerjaan Anda.
• Jadilah teliti, tetapi juga ringkas.
• Sertakan tangkapan layar.
• Butuh beberapa minggu untuk menyelesaikan dokumen. Beri diri Anda waktu untuk merenungkan proses dan kembali ke dokumen untuk memeriksa apakah Anda telah mencatatnya secara akurat.
• Letakkan stempel tanggal di bagian atas halaman yang menunjukkan kapan file terakhir diperbarui.
• Gunakan judul pekerjaan alih-alih nama orang saat mendokumentasikan alur kerja.
• Simpan salinan master di lokasi bersama sehingga orang lain dapat mengambilnya dengan mudah.
• Simpan cadangan lokal file di desktop Anda atau di sistem berbasis cloud pribadi (atau keduanya).
• Tinjau dan perbaiki dokumen Anda setahun sekali. Anggap mereka sebagai dokumen hidup yang tidak pernah "selesai." Mereka terus berkembang.
• Beritahu bos dan kolega Anda bahwa Anda membuat dan mengelola catatan baru ini, karena mereka mungkin memiliki masukan yang berharga juga.
• Jangan sertakan clip art hanya untuk meramaikan halaman. Semua orang membencinya.
• Jangan gila memformat teks. Tetap sederhana. Gunakan tipe tebal untuk subjudul. Gunakan peluru dan daftar bernomor yang sesuai untuk membantu orang melihat informasi yang relevan dengan mudah. Buat paragraf sangat singkat.
• Jangan gunakan nama orang. Rujuk orang berdasarkan jabatan pekerjaan mereka. Apakah saya sudah mengatakan ini? Ya saya lakukan, tetapi ini sangat penting jadi saya mengatakannya lagi.
• Jangan terlalu melindungi dokumen Anda. Anda telah membuatnya untuk membantu organisasi, bukan untuk keuntungan satu-satunya.
• Jangan tampilkan dokumen Anda ke PDF. Biarkan mereka dalam format yang dapat diedit (lihat di atas).