Terorganisir: jangan biarkan kekacauan digital merusak hidup Anda

Kekacauan digital, kekacauan fisik, kekacauan emosional… Ini semua mengambil korban dalam hidup Anda. June Saruwatari tahu tentang kekacauan. Dia adalah pakar organisasi dan produktivitas, serta penulis buku baru berjudul Behind the Clutter: Truth. Cinta. Berarti. Tujuan

Dia seorang wanita menuruti hatiku sendiri. Banyak prinsip panduannya untuk diorganisir mirip dengan prinsip saya sendiri, yang berakar pada praktik akal sehat, seperti mempercayai sistem Anda dan menghilangkan gangguan.

Saya mengatur untuk mewawancarai Saruwatari melalui Skype, tetapi saya mengacaukan tanggal dan waktu wawancara tidak hanya sekali, tetapi dua kali. Ketika Anda memiliki kolom dan buku tentang pengaturan, seperti yang saya lakukan, dan Anda mengacaukan sesuatu yang sederhana seperti tanggal dan waktu pertemuan dengan pakar organisasi lain, well, ironi itu meninggalkan rasa pahit di mulut Anda.

Alasan saya mengacaukan - dan ini semua berkaitan dengan pekerjaan Saruwatari - adalah saya terlalu banyak mengalami dalam hidup saya, terlalu banyak hal dalam kepala saya untuk diingat. Sesuatu harus memberi. Baru-baru ini saya pindah ke negara baru, memulai gaya hidup baru, dan saat ini saya bersiap untuk pindah ke negara baru. Saruwatari mungkin mengatakan bahwa saya membutuhkan mental dumping, sebuah praktik harian di mana dia menuliskan semua tugas yang ada di pikirannya, terlepas dari apakah itu sudah ada dalam daftar tugasnya. Pembersihan itu, menurutnya, membebaskan kita untuk tidak saja lebih produktif, tetapi juga berdamai dengan diri kita sendiri.

Ketika kami akhirnya terhubung dengan Skype, Saruwatari ceria, namun tenang dan dia sering tertawa, bahkan ketika menggambarkan prosedur yang lebih biasa untuk menjadi terorganisir. Dia memulai wawancara kami dengan menjawab pertanyaan pertamaku sebelum aku sempat bertanya.

June Saruwatari: Filosofi saya tentang kekacauan, baik digital atau fisik, adalah bahwa itu masalah yang sama. Orang-orang cenderung mengumpulkan kekacauan digital karena mereka tidak dapat melihatnya.

Kekacauan adalah urusan yang belum selesai. Clutter tetap dalam keramaian, dan Anda membawanya bersama Anda. Jika Anda memiliki barang digital, dan Anda belum melepaskannya, dan itu tidak melayani tujuan, dan Anda telah memutuskan bahwa itu tidak berguna, maka itu berantakan.

Bisnis yang belum selesai, katakanlah, apa pun yang harus Anda ingat dalam benak Anda bahwa Anda belum diurus, atau ketidak-maafan dalam hati Anda, atau apa pun - terima kasih surat yang belum Anda tulis, rasa terima kasih dalam diri Anda hati yang belum diungkapkan - itu semua juga berantakan.

Jadi ada emosi, ada mental, dan kemudian ada kekacauan digital. Ada korelasi antara mereka dan kekacauan fisik juga.

Jill Duffy: Bicaralah sedikit lebih banyak tentang biaya kekacauan, apakah itu digital atau fisik.

JS: Orang-orang merasa tidak berdaya, tidak berenergi, tidak optimis, seperti mereka berada dalam spiral dalam kehidupan mereka. Orang-orang mengatakan kepada saya bahwa mereka secara fisik merasa tercekik ketika mereka memiliki terlalu banyak kekacauan. Dan itu bisa bukan hanya kekacauan fisik, tetapi kekacauan di kepala Anda. Ini luar biasa. Anda tidak bisa bergerak maju! Orang merasa lumpuh, tidak bisa bergerak, tidak bersemangat.

Entah itu kekacauan fisik atau digital, itu terhubung dengan kekacauan emosional dan spiritual.

JD: Dalam buku Anda, apakah Anda masuk ke dalam biaya waktu kekacauan?

JS: Ya, saya lakukan! Saya sangat bersemangat tentang hal itu. Saya sudah mengajar manajemen waktu, saya menyebutnya ekspansi waktu, selama bertahun-tahun. Semuanya terhubung.

Ketika Anda memiliki kekacauan, Anda perlu dua kali lebih lama untuk melakukan sesuatu atau pergi ke suatu tempat. Jika Anda berpikir tentang berada di dalam rumah, jika jalurnya penuh dengan barang-barang, itu akan membawa Anda dua kali lebih lama untuk melewati pintu. Anda bahkan tidak bisa sampai ke pintu jika ada banyak kekacauan!

Dengan cara yang sama, jalur untuk melakukan suatu kegiatan bisa berantakan. Sebagai contoh, saya berbicara dengan Anda, dan saya ingin melakukan percakapan yang menarik, tetapi jika ada kekacauan, akan ada kekacauan di kepala saya. Jika saya memikirkan sesuatu yang lain, saya tidak benar-benar hadir dengan Anda saat ini. Jadi itu mencegah kita melakukan percakapan yang menarik. Seratus email di kotak masuk saya membuat saya berpikir, "Ya ampun, ada apa di sana yang belum saya dapatkan?"

Ada 86.400 detik dalam sehari. Jika seseorang memberi angka yang sama dalam dolar , jadi $ 86.400, pada suatu hari dan mengatakan kepada Anda, "Anda tidak dapat membalikkannya, Anda tidak dapat memutuskan apa yang harus dilakukan dengan itu pada hari lain, " apa yang akan Anda lakukan? Anda akan berinvestasi dengan bijak. Anda akan mulai membangun sebuah yayasan.

Banyak orang yang tertarik dengan produktivitas dan bersemangat tentang teknologi terjebak dalam aplikasi dan program baru, dan mereka lupa bahwa pertama-tama mereka harus memulai dengan sebuah yayasan. Angka 86.400 detik per hari, atau 168 jam per minggu, atau 24 jam sehari - apa yang ingin Anda lakukan dengannya?

Saya mulai dengan peran. Saya mulai dengan yayasan. Apa peran dalam hidup Anda? Sekarang pikirkan itu seperti diagram lingkaran. Berapa banyak waktu yang Anda ingin habiskan untuk memainkan setiap peran? Kemudian Anda melihat waktu Anda seperti puzzle dan memindahkan barang-barang.

Selalu ada penyusutan. Orang-orang berpikir mereka memiliki 300 jam dalam seminggu, tetapi sebenarnya, itu 168.

JD: Apa maksudnya itu? Anda memiliki banyak jam dalam seminggu seperti Beyonce?

JS: Obama, Madonna, Ghandi, Buddha, Yesus - semua orang memiliki jumlah waktu yang sama dalam seminggu! Ketika orang mengeluh bahwa mereka tidak punya cukup waktu, saya berkata, "Hentikan, " karena mereka melawan kebenaran tentang apa yang ada .

Kebenaran, cinta, makna, tujuan. Ketika saya bekerja dengan orang-orang di waktu mereka, saya bertanya, "Sejujurnya, apa yang Anda lakukan dengan 168 jam Anda?" Pertama, mereka perlu mencari tahu mengapa mereka merasa memiliki defisit dan mengapa mereka merasa kewalahan. Lalu saya bertanya apa yang ideal? Di mana Anda ingin berada bersama 168 jam?

Inilah filosofinya: Ketika Anda membuat batas-batas yang jelas pada waktu Anda, Anda tidak terbatas dalam ruang waktu itu. Saat Anda membuat batasan yang jelas pada hal-hal, Anda bisa menjadi tak terbatas dalam ruang itu.

Apa yang kita lakukan adalah menetapkan niat. Jadi misalnya, "Pada jam ini, saya akan menyiapkan daftar tugas saya untuk pergi ke India." Dan yang terjadi adalah tidak butuh lima jam. Dibutuhkan satu jam karena Anda menetapkan niat itu.

JD: Jadi ini tentang memberi diri Anda batas realistis, dan kemudian bekerja dalam batas itu.

JS: Ya. Batas realistis, atau apa pun ide realistis Anda. Setiap orang memiliki gagasannya sendiri tentang apa artinya itu. Ketika Anda membuat waktu itu dan Anda berdedikasi untuk itu, Anda berfokus pada laser.

JD: Apa yang orang lihat sebagai area di mana mereka ingin menghabiskan lebih sedikit waktu, begitu mereka benar-benar melihat bagaimana mereka menghabiskan waktu mereka?

JS: Beberapa contoh masuk ke lubang kelinci media sosial. Juga, memeriksa email sepanjang hari. Lebih baik melakukannya sekali di pagi hari, mungkin sekali di sore hari setelah Anda kembali dari makan siang, dan sekali di akhir hari.

Yang lainnya adalah interupsi. Di kantor, banyak orang mendapat gangguan jika Anda memiliki kebijakan pintu terbuka, dan saya selalu mengatakan Anda harus mengajari orang bagaimana memperlakukan Anda. Saya bercanda dengan salah satu klien saya bahwa semua orang perlu mengambil nomor sebelum mereka datang ke kantornya, bukan hanya menerobos masuk.

Ini semua tentang memiliki sistem. Jika Anda memiliki gangguan di tempat kerja, dan Anda seorang manajer, Anda perlu mengajari semua orang yang bekerja agar Anda menghargai waktu Anda, mungkin dengan menutup pintu Anda. Anda dapat memiliki jam kantor, seolah-olah Anda adalah seorang profesor, mungkin mengatakan antara pukul 10:00 dan 12:00, saya terbuka untuk siapa saja yang memiliki pertanyaan, tetapi antara pukul 02:00 dan 03:30, saya akan menjadi melakukan membaca dan meneliti.

Sisihkan waktu Anda sendiri seolah-olah itu adalah pertemuan dengan orang lain.

JD: Itu tip yang bagus, untuk memperlakukan waktu Anda sendiri seolah-olah itu adalah pertemuan.

JS: Ya, atau janji dengan dokter. Itu sama pentingnya.

JD: Beberapa aplikasi favorit saya dan layanan online adalah yang berfungsi tanpa terlihat dan tanpa saya perlu mengambil tindakan, seperti IFTTT, RescueTime, dan EasilyDo. Apakah Anda memiliki aplikasi favorit yang membantu Anda memaksimalkan waktu atau menjaga waktu Anda tetap berharga?

JS: Pengingat itu bagus. Ini seperti memiliki asisten pribadi virtual. Outlook juga. Ini adalah sistem yang sudah terbukti benar. Anda dapat mengatur peringatan. Anda dapat menunda itu. Anda bisa meneruskannya ke orang lain untuk mengurusnya. Aku menyukainya.

Saya mencoba untuk membuatnya sesederhana mungkin dan tidak memiliki terlalu banyak program. Seperti yang mungkin Anda tahu, saya seperti anak kecil dalam beberapa hal, dan jika terlalu rumit, saya bosan, dan pikiran saya pergi ke tempat lain.

Berikut ini contohnya: memindai aplikasi. Semua program pemindaian luar biasa ini keluar setiap hari. Saya mempunyai empat yang sedang saya selidiki, dan saya hanya ingin menemukan sesuatu sehingga saya dapat menyingkirkan salah satu perangkat saya. Saya menemukan satu segera, jadi dengan yang lain, saya tidak mengambil terlalu banyak waktu untuk mencobanya. Ketika saya mencoba yang lain, segera setelah saya sadar itu bukan untuk saya, hapus!

Jika Anda sedang menyelidiki berbagai aplikasi dan sistem yang berbeda, dan Anda menemukan sesuatu tidak berfungsi untuk Anda, Anda perlu menghapusnya, bahkan jika Anda membayar uang untuk itu. Berfokuslah pada sesuatu yang Anda rasa beresonansi dengan Anda, dan selesaikan semuanya. Apa yang terjadi pada banyak orang adalah dua minggu kemudian, mereka mencoba sesuatu yang lain, dan sekali lagi mereka memiliki kekacauan digital.

JD: Saya perhatikan pola yang sama. Orang yang menyukai teknologi ingin mencoba segala sesuatu yang baru daripada memilih satu aplikasi dan didedikasikan untuk menggunakannya. Mereka tidak melihatnya sebagai investasi dalam waktu mereka.

JS: Mereka tidak membiarkannya! Saya akan melihat ponsel seseorang yang berantakan, dan mereka akan memiliki aplikasi yang mereka unduh setahun yang lalu dan tidak pernah digunakan. Saya memberi tahu mereka, "Hapus, hapus, hapus!"

Orang takut untuk menghapus program yang mereka beli. Tetapi akan muncul kembali jika mereka membutuhkannya.

Program lain yang saya sukai adalah PaperKarma. Jika Anda mendapatkan surat sampah fisik yang sebenarnya, Anda hanya perlu mengambil gambar label surat dengan barcode, dan mereka membuat Anda keluar dari daftar. Kemudian itu kembali kepada Anda dan berkata, "Sukses!" kapan itu bekerja

JD: Saya ingin kembali ke Outlook sebentar. Anda bilang Anda sering menggunakan pengingat. Bisakah Anda memberi contoh sehari dan hal-hal apa yang Anda masukkan sebagai pengingat, untuk apa waktu, dan seterusnya?

JS: Ya, mari kita mulai dengan bagaimana pengingat itu masuk ke sana. Pada awal setiap hari, Anda ingin melakukan mental dumping semua hal di kepala Anda yang harus Anda lakukan. Jangan kategorikan dulu. Pada akhir dua atau tiga menit, Anda mungkin memiliki 25 barang di sana. Kemudian, berdasarkan intuisi Anda dan di mana Anda berada hari ini, tetapkan tanggal yang harus dilakukan untuk masing-masing, sehingga Anda membuat komitmen untuk itu. Kemudian, Anda harus mengatur beberapa kategori untuk daftar tugas Anda, dan Anda akan menetapkan satu kategori untuk masing-masing. Itu salah satu bagiannya.

Kemudian bagian lainnya adalah ketika Anda mengatur jadwal Anda, Anda harus memiliki batasan yang jelas untuk waktu Anda. Di awal dan akhir setiap hari, Anda ingin melihat daftar tugas dan memprioritaskan mana yang ingin Anda selesaikan. Katakanlah untuk Anda sebagai penulis, Anda memiliki "Tulis atau Penelitian" sebagai kategori. Anda mungkin tidak melakukan kategori tugas itu setiap hari. Anda mungkin hanya melakukannya pada hari Selasa dan Kamis.

JD: Sepertinya dumping mental dimaksudkan untuk membebaskan kekacauan otak, untuk menyingkirkan hal-hal itu dari pikiran Anda, dari dada Anda, menurunkannya, dan kemudian menanganinya satu per satu dengan cara yang sangat terorganisir dan sistematis.

JS: Ya. Dan ini adalah hal yang paling penting: Saya tidak ingin Anda pergi dan memeriksa apakah Anda sudah memiliki tugas itu dalam daftar. Intinya adalah membuang secara mental. Jika Anda menuliskan sesuatu dan melihatnya sudah ada dalam daftar tugas 10 kali - dan itu gila! - Itu menunjukkan berapa kali Anda memikirkannya. Sekarang tentang mengembangkan sistem untuk mengingat tugas dan menyelesaikannya, dan percaya bahwa sistem akan bekerja untuk Anda, bahwa Anda dapat mengandalkan sistem itu, yang dapat Anda andalkan.

Hal nomor satu adalah mengetahui sistem yang bekerja untuk Anda. Lupakan apa yang dilakukan orang lain.

Saya berharap orang dapat melakukan detoksifikasi digital selama seminggu untuk mencari tahu apa yang benar-benar penting. Apa yang terjadi ketika Anda dibanjiri dengan hal-hal adalah bahwa semuanya menjadi "penting."

Apa warisanmu? Mengapa Anda ada di Bumi? Jika Anda seorang manajer di perusahaan atau wirausaha, apa tujuan atau pernyataan misi Anda? Anda begitu terjebak dalam menjadi produktif demi menjadi produktif sehingga Anda kehilangan pandangan tentang niat, mengapa Anda melakukan sesuatu.

Ini sangat mudah! Apakah Anda suka waktu yang Anda habiskan? Apa kebenaran peran yang Anda mainkan? Apa kebenaran waktu yang Anda habiskan? Apakah itu ada artinya bagi Anda? Terkadang kita menghabiskan waktu untuk hal-hal yang memiliki arti bagi orang lain, dan kita harus tahu apa tujuannya. Kebenaran, cinta, makna, tujuan. Ini sangat mudah.

JD: Mengapa Anda pikir begitu banyak orang mengalami kesulitan untuk kembali ke pernyataan misi atau tujuan mereka?

JS: Karena mereka dibanjiri kekacauan.

Saya memberi tahu orang-orang untuk berhenti, dan memeriksa kebenaran, cinta, makna, dan tujuan mereka, dan selalu waspada. Tanpa kekacauan, semuanya menjadi sangat jelas.

JD: Jika Anda dapat mendorong para profesional yang sibuk untuk memberikan satu jenis kekacauan atau satu hal yang mengacaukan hidup mereka, apa yang akan Anda beri tahu kepada mereka?

JS: Memiliki kotak masuk Anda di nol.

JD: Anda akan menyarankan mereka untuk tidak memiliki pesan, atau Anda akan menyarankan mereka untuk menyerah pada tujuan itu?

JS: Saya mengatakan kepada satu klien, "Jika Anda dapat menghapus kotak masuk Anda dan memilikinya di nol pesan pada akhir hari, Anda akan merasa seperti satu juta dolar." Yang saya maksud adalah memiliki sistem sehingga Anda dapat melihat pesan, menyentuhnya, dan memutuskan apakah itu sesuatu yang akan Anda tanggapi, atau memutuskan bahwa Anda akan membacanya nanti dan memasukkannya ke dalam Baca folder, atau putuskan bahwa Anda akan berhenti berlangganan dari daftar - saya pikir itulah satu-satunya hal untuk kekacauan digital. Jika para profesional bisa mendapatkan kotak masuk mereka ke nol, saya pikir itu tujuan yang bagus. Dan saya tidak bermaksud bahwa Anda akan mengambil tindakan pada setiap hal. Saya hanya berpikir itu akan membantu Anda membersihkan diri secara mental sehingga Anda siap untuk apa pun yang terjadi hari itu untuk Anda, atau pulang ke rumah dan sepenuhnya hadir dan terlibat dalam keluarga Anda, atau jika Anda akan berkencan, sepenuhnya terlibat dengan pasanganmu. Ini adalah latihan spiritual, mental, emosional.