Terorganisir: layanan sinkronisasi file untuk penyelamatan

Isi

• Terorganisir: Layanan Penyinkronan File ke Penyelamatan
• Kiat untuk Menyinkronkan File

Orang-orang yang berantakan dan tidak teratur selamanya meninggalkan hal-hal penting. Presentasi yang Anda butuhkan untuk konferensi? Ada di kantor di komputer desktop Anda. Foto-foto dari pesta ulang tahun pertama Mickey yang Anda rencanakan untuk ditunjukkan kepada nenek saat berkunjung? Mereka masih di laptop Anda, yang duduk 300 mil di rumah di sofa.

Teknologi telah, agak cemerlang, memecahkan masalah ini untuk orang-orang yang terganggu. Jawabannya adalah sinkronisasi file, dan ada banyak perusahaan yang menawarkan layanan ini secara gratis.

Meskipun layanan sinkronisasi file tidak akan mengubah kepribadian Anda dan mengubah Anda menjadi individu yang rapi dan penuh perhatian, mereka dapat bertindak sebagai jaring pengaman, membantu Anda menghindari konsekuensi yang merusak bagi disorganisasi Anda.

Apa itu Sinkronisasi File?

Tujuan dari layanan sinkronisasi file adalah untuk memberi Anda akses ke semua file Anda yang paling penting saat ini dari komputer atau perangkat yang terhubung internet, seperti ponsel cerdas atau tablet Anda, kapan saja, di mana saja. "Lancar" dalam hal ini berarti file yang mungkin perlu Anda akses dalam waktu dekat, daripada dokumen yang dalam kondisi penyelesaian yang harus Anda arsipkan (saya akan menulis lebih lanjut tentang cara mengarsipkan dalam artikel mendatang). Dan file dapat berupa apa saja dari dokumen hingga foto hingga musik.

Begini cara kerjanya: Anda mendaftar untuk sebuah akun dengan layanan sinkronisasi file (baik gratis atau dengan biaya berlangganan; saya akan menyebutkan penawaran spesifik sesaat kemudian), menginstal perangkat lunak sinkronisasi file di komputer Anda, dan memutuskan file mana atau folder yang ingin Anda selaraskan. Setelah file ditandai untuk disinkronkan, layanan membuat salinannya dan menyimpannya secara online, dan - ini adalah bagian yang penting - mulai sekarang akan memperbarui salinan kapan pun Anda mengubah file secara lokal. Sekarang, setiap kali Anda masuk ke layanan, baik dari smartphone atau komputer orang lain melalui situs web layanan sinkronisasi file, Anda akan memiliki akses ke dokumen Anda.

Detail tentang cara kerja layanan dapat sedikit berbeda, tetapi premis dasarnya adalah bahwa setiap kali Anda mengubah file, salinan yang diubah akan disimpan secara online, dan setiap kali Anda masuk ke layanan - apakah melalui situs web atau hanya dengan tetap masuk melalui perangkat lunak yang diinstal di komputer atau perangkat seluler Anda - layanan ini akan memastikan Anda melihat salinan terbaru. Layanan "menyinkronkan" salinan terbaru dari setiap file ke semua perangkat yang Anda gunakan untuk mengaksesnya. Beberapa layanan juga menyimpan versi yang mempertahankan sejarah perubahan Anda, hingga jumlah tertentu. Dengan cara ini, Anda tidak perlu khawatir menyimpan dokumen "versi 1" dan "versi 2". Layanan sinkronisasi file akan melakukannya secara otomatis.

Alasan mengapa layanan sinkronisasi file membantu Anda merasa lebih teratur adalah karena itu membuat meninggalkan file menjadi sangat sulit. Anda tidak harus terus-menerus mengirim email kepada diri sendiri bahwa dokumen yang sedang Anda kerjakan. Selama Anda memiliki koneksi Internet, Anda dapat mengambil pekerjaan Anda. Sebagian besar layanan juga memiliki beberapa tingkat berbagi, memungkinkan Anda mengirim file dengan mudah ke orang lain untuk dilihat, dan beberapa memiliki fitur kolaborasi sehingga banyak orang dapat mengunggah file ke tempat bersama.

Gunakan Kasus untuk Sinkronisasi File

Terkadang sulit membayangkan mengapa Anda membutuhkan layanan tertentu sampai Anda mendengar tentang bagaimana orang lain menggunakan. Berikut ini beberapa contohnya:

Profesional bisnis yang sibuk. Siapa pun yang melakukan sedikit pekerjaan profesionalnya dari rumah - atau mungkin suatu hari nanti perlu - dapat membayangkan manfaat layanan sinkronisasi file. Bayangkan cuaca buruk mencegah Anda masuk kerja, tetapi Anda harus menyelesaikan proyek untuk memenuhi tenggat waktu. Dan salinan proyek terbaru hidup secara lokal di komputer kantor Anda. Dengan layanan sinkronisasi file, Anda dapat mengambil proyek itu dalam hitungan detik.

Wisatawan. Wisatawan yang sering tidak ingin membawa laptop yang kikuk dapat memastikan semua file mereka tersedia bagi mereka di mana pun mereka masuk. Wisatawan juga dapat menyinkronkan foto yang diambil dan membuatnya muncul di komputer di rumah mereka hampir secara instan.

Pemohon. Saya menggunakan layanan sinkronisasi file baru-baru ini saat melalui proses aplikasi yang panjang yang melibatkan banyak pihak. Setiap kali saya menerima dokumen, saya memindai dan menyimpannya ke layanan sinkronisasi. Kemudian, ketika salah satu pihak menghubungi saya untuk meminta salinan sesuatu, saya hampir tidak pernah harus mengirim faks atau fotokopi dan mengirimkan sesuatu. Sebaliknya, saya bisa menekan tombol dan mengirim dokumen ke siapa pun yang membutuhkannya, terlepas dari apakah saya di rumah, di tempat kerja, atau di tempat lain.

Siswa. Siswa yang mengerjakan disertasi, esai, atau proyek apa pun benar-benar dapat menyimpan aset mereka ke cloud sinkronisasi file dan dapat memperolehnya kapan saja ketika sebuah ide muncul. Mereka yang menyimpan satu komputer di rumah, mungkin membaginya dengan teman sekamar, dan menggunakan komputer umum di perpustakaan atau lab komputer pasti akan dilayani dengan baik untuk menyinkronkan pekerjaan mereka.

Pengirim email. Jika Anda terbiasa mengirim file melalui email kepada diri Anda sendiri sehingga file tersebut akan disimpan online untuk akses mudah, izinkan saya meyakinkan Anda bahwa Anda adalah kandidat utama untuk layanan sinkronisasi file. Mereka jauh lebih bodoh daripada metode email ad-hoc. Dan lampiran email dapat menyumbat inbox terbatas penyimpanan.