Video: 4 Cara Agar Tidak Mudah Dibohongi (Desember 2024)
Bagian terakhir dari teka-teki organisasi - dan yang paling sering ditakuti orang-orang - adalah manajemen email.
Seperti halnya manajemen folder dan konvensi penamaan file, manajemen email memerlukan solusi gaya hidup. Anda perlu mengembangkan aturan dan prinsip yang bisa Anda jalani setiap hari. Ingatlah bahwa tetap teratur sama dengan mempertahankan pola makan dan olahraga. Tidak melakukan hal itu dan memperlakukan organisasi seperti itu adalah proyek pembersihan musim semi satu hari sama dengan melakukan diet ketat. Hasil apa pun yang Anda lihat akan berumur pendek.
Sebelum Anda menyelami proyek reorganisasi email Anda, luangkan waktu sejenak untuk menyadari bahwa Anda tidak harus sempurna. Tujuannya adalah untuk membuat aturan untuk hidup yang dapat Anda patuhi secara wajar dan yang membuat pekerjaan atau kehidupan pribadi Anda lebih mudah, lebih produktif, dan lebih baik. Jika menginstal plug-in Microsoft Outlook baru yang bagus adalah hal yang akan memicu mesin pembersih inbox Anda, coba Xobni (gratis, versi $ 29, 99 Plus, 4 bintang), yang mengindeks file Anda, atau Evernote untuk Windows Premium ($ 45 per tahun, 4, 5 bintang), yang memungkinkan Anda mengirim email ke Evernote Anda di mana Anda mendapat manfaat dari kemampuan pencarian yang luar biasa dari perangkat lunak itu.
Lihat Bagian Bawah Kotak
Saat saya menyadari bahwa saya memerlukan pendekatan sistematis untuk email adalah pertama kalinya saya membuka kotak masuk saya dan memiliki lebih dari tiga halaman barang hanya duduk di sana. Sebagian besar file telah ditandai "dibaca, " tetapi karena saya belum menindaklanjutinya, saya meninggalkannya di kotak masuk. Saya ingat merasa kewalahan dan berpikir bahwa jika saya tidak mulai membuang email sedetik itu, masalahnya akan menjadi lebih buruk dalam satu jam, dan pasti akan tak tertahankan pada pagi berikutnya.
Akibatnya, saya menetapkan satu tujuan sederhana untuk diri saya sendiri: Selalu dapat melihat kedua bagian bawah kotak masuk saya. Dengan kata lain, saya ingin dapat melihat entri untuk pesan yang paling baru diterima dan pesan terlama dalam satu layar.
Saya tidak memegang standar ini setiap saat setiap hari. Itu akan menjadi neurotik dan kontraproduktif. Tapi saya bertujuan melihat bagian bawah kotak masuk saya sebelum saya pulang kerja setiap hari, dan jika itu gagal, setidaknya pada hari Jumat. Saya juga tetap waras tentang kelebihan email ketika saya sakit selama sehari atau mengambil cuti. Setelah saya kembali dari liburan, saya memberi diri saya setidaknya satu minggu untuk mengejar email dan mencoba untuk tidak stres tentang hal itu pada hari pertama atau kedua di kantor.
Bulan ke Bulan
Cara saya mengelola akun email bisnis saya persis sama dengan cara saya mengelola file elektronik saya ke dalam folder. Semuanya masuk ke folder.
Pertama, saya membuat beberapa folder dasar berdasarkan proyek, seperti Proyek A, B, dan C. Di dalam setiap folder proyek, saya membuat subfolder untuk setiap bulan, diberi label dengan dua digit tahun dan bulan, garis bawah singkatan huruf bulan. Misalnya, folder untuk Juni 2011 diberi nama 1106_JUN.
Ketika email baru masuk, mereka sering duduk di kotak masuk saya selama beberapa jam, sehari, bahkan mungkin satu atau dua minggu. Tetapi mereka tidak pernah membanjiri saya karena saya memiliki sistem di tempat yang menjaga semuanya pada tingkat yang dapat dikelola. Berikut adalah aturan untuk sistem saya. Ini mungkin tidak tepat untuk Anda, tetapi mereka dapat memberikan contoh satu solusi. Sesuaikan solusi Anda sendiri dengan aturan yang sesuai dengan gaya hidup Anda.
Aturan 1. Jika email tidak memerlukan tindakan (termasuk membaca ulang), saya segera membuangnya.
Aturan 2. Jika email sangat penting - artinya itu membutuhkan tindakan segera atau membaca ulang dalam-dalam dan mungkin balasan - tetap di kotak masuk sampai saya menindaklanjutinya. Itu bisa tetap di inbox hingga satu bulan. Setelah sebulan, saya harus menindaklanjutinya. Itu batas waktunya. Setelah saya mengambil tindakan, email diajukan ke folder terkait.
Aturan 3. Jika email berisi informasi yang saya butuhkan, tetapi tidak memerlukan tindakan segera, itu harus dipindahkan ke folder yang sesuai pada akhir hari, atau akhir minggu jika saya sibuk. Jika saya takut saya akan lupa untuk menindaklanjutinya karena itu tidak segera terlihat di kotak masuk, saya dapat membuat item kalender sebagai pengingat. Email harus diarsipkan di folder. Tidak ada pengecualian.
Aturan 4. Jumat sore, saya memberi diri saya 10 hingga 20 menit untuk memilah-milah apa pun yang ada di kotak masuk dan mungkin bertindak atas barang-barang yang tidak memerlukan respons panjang. Pada saat saya meninggalkan kantor, saya seharusnya dapat melihat satu atau dua inci ruang putih di bagian bawah (ruang untuk diisi lagi selama akhir pekan).
Aturan 5. Setelah satu tahun, arsipkan atau buang. Saya cenderung menyimpan data email selama sekitar satu tahun dan mengarsipkan yang lainnya, yang sangat mudah dilakukan ketika informasi Anda diurutkan ke dalam folder berdasarkan bulan dan tahun.
Metode organisasi lain yang dipopulerkan kembali pada hari dokumen fisik adalah membuat 31 folder, diberi label secara numerik, dengan masing-masing angka sesuai dengan hari dalam sebulan. Daripada membuat daftar tugas harian, Anda seharusnya mengajukan dokumen dan pengingat (dan kartu ulang tahun, dan tagihan untuk membayar, dll.) Di folder yang sesuai dengan tanggal tindakan yang sesuai. Ketika tanggal tiba, Anda membuka folder dan sekarang ditugaskan untuk mengurus apa pun yang ada di dalamnya.
Namun metode lain adalah kompartementalisasi. Jika Anda menggunakan alat manajemen proyek seperti Basecamp (gratis, 4 bintang dan Pilihan Editor), Anda tidak perlu menyimpan email yang terkait dengan proyek yang dikelola dalam sistem itu. Basecamp melakukan itu untukmu. Banyak orang menggunakan kompartementalisasi dalam kehidupan email pribadi mereka dengan mendedikasikan satu akun berbasis web untuk listservs dan milis sambil memesan yang lain untuk berkomunikasi dengan teman dan keluarga. Mengapa tidak menggunakan konsep yang sama dalam bisnis?
Singkirkan Kegelisahan Email
Saya sama sekali tidak menganjurkan bahwa sistem saya atau sistem folder 31 hari adalah tepat untuk semua orang. Sistem saya bekerja untuk saya karena saya cenderung mengingat hal-hal berdasarkan ketika mereka terjadi. Selain itu, saya benar-benar menantikan beberapa menit itu pada akhir setiap minggu ketika saya melakukan sekali-kali saya di kotak masuk. Terakhir, tujuan dasar untuk selalu dapat melihat bagian bawah kotak masuk saya memberi saya kenyamanan. Melihat informasi berdarah di luar satu layar visual menyentuh semacam titik kritis dalam diri saya. Rasanya tak tertahankan, seperti saya tidak dapat menemukan apa pun dan saya tidak akan pernah menggali jalan keluar.
Namun, orang lain mungkin merasa cemas karena harus mengelola lebih dari selusin folder, atau memenuhi tenggat waktu yang ditimbulkan sendiri. Mungkin lebih produktif bagi Anda untuk dapat melihat email Anda dalam satu panel geser. Dengan risiko menjadi terlalu sensitif, bukan ide yang buruk untuk menuliskan hal-hal yang membuat Anda merasa kewalahan karena jika Anda dapat mengidentifikasi apa yang tidak Anda inginkan dalam email Anda, Anda dapat membuat aturan dan pedoman untuk mencegah saya t.
Apa pun sistem organisasi yang Anda buat untuk diri sendiri atau bisnis Anda, fokuslah pada kebiasaan gaya hidup dan aturan umum. Anda tidak harus sempurna setiap hari. Anda hanya perlu membuat sistem yang akan membuat Anda tetap pada jalurnya.
Ambil Aways
Gagasan penting untuk diambil dari artikel ini adalah:
1. Memiliki jumlah email yang dapat diatur akan membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah dan lebih baik.
2. Dalam mengembangkan prinsip-prinsip untuk menangani email, fokuslah pada kebiasaan gaya hidup daripada aturan yang keras dan cepat.
3. Tentukan bagaimana Anda akan menangani email setiap hari, mingguan, dan bulanan, serta seberapa sering Anda akan mengarsipkan data email.
4. Cari tahu apa yang tidak Anda inginkan dari email Anda, dan kemudian ciptakan kebiasaan yang mencegahnya terjadi.
