Terorganisir: bagaimana cara menghindar dari sedot waktu email

Email menghancurkan produktivitas, dan hampir tidak ada yang menyadari betapa buruknya. Jumlah waktu yang dihabiskan orang dalam program email sangat mengejutkan, hampir mencapai 30 persen setiap hari. Namun, ada cara untuk mengatasinya. Dan Anda benar-benar dapat mengalahkan masalah email tanpa harus mengurangi jumlah total waktu yang Anda habiskan dalam email. Solusinya, yang saya bagikan di bawah ini, bergantung pada terlebih dahulu memahami masalah dengan lebih baik.

Email lebih buruk daripada Facebook

Email lebih buruk untuk produktivitas Anda daripada Facebook, menurut penelitian, dan masalahnya adalah orang tidak menyadari berapa banyak waktu yang mereka habiskan dalam email.

Robby Macdonell, wakil presiden pengembangan produk di RescueTime, setuju, berdasarkan apa yang dia lihat dan dengar dari pengguna. RescueTime adalah alat manajemen waktu yang melacak aplikasi dan situs web yang Anda gunakan saat berada di komputer dan perangkat seluler Anda. Itu kemudian menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.

Saya bertanya kepada Macdonell tren produktivitas apa yang dia dan rekan-rekannya di RescueTime lihat ketika mereka melihat data yang dikumpulkan dari pengguna mereka secara agregat. "Tren terbesar yang kita lihat adalah waktu orang cenderung didominasi oleh aplikasi komunikasi. Email khususnya adalah yang, dalam data kami, selalu berada di dekat bagian atas."

"Satu hal yang kami dengar dari orang-orang yang mendaftar untuk RescueTime adalah, 'Saya takut melihat apa yang dikatakan data karena saya tidak ingin melihat berapa banyak waktu yang saya habiskan di Facebook atau Reddit.' Seringkali, seminggu kemudian, mereka berkata, 'Itu tidak seburuk yang saya kira, tapi astaga, saya menghabiskan banyak waktu dalam email, ' "tambah Macdonell.

Mengapa Email 'Buruk?'

Jadi, mengapa email itu buruk? Beberapa pakar produktivitas mengatakan bahwa itu karena email adalah "pekerjaan tentang pekerjaan" dan bukan pekerjaan yang sebenarnya. Argumen lain, yang mungkin lebih akurat, adalah bahwa email terus-menerus mengganggu kita. Jumlah waktu yang kita habiskan dalam email bukanlah masalah. Itu karena waktu tersebar sepanjang hari.

Pekerja pengetahuan khususnya biasanya membutuhkan periode fokus tanpa gangguan untuk menyelesaikan pekerjaan yang sangat penting. "Kebanyakan orang mengabaikan fakta bahwa email adalah kegiatan yang akan menarik Anda dari pemikiran kreatif berulang kali sepanjang hari, " kata Macdonell.

Membaca email lebih dari sekali menghasilkan kelebihan dan membuat Anda lelah, menurut Mikael Berner, CEO EasilyDo, sebuah aplikasi yang mengotomatiskan aspek-aspek kecil dari hidup Anda untuk membantu Anda meluangkan waktu. Ketika kami memeriksa email sepanjang hari, kami sebenarnya tidak memproses email atau menjaganya, dan detik-detik itu menambah waktu yang terbuang. "Jika Anda akan membuka email, lakukan sesuatu dengan itu, seperti membalasnya, atau menghapusnya, atau menyimpannya. Jangan bahkan membuka email kecuali Anda dapat memprosesnya saat itu."

Terlebih lagi, sistem komunikasi dirancang untuk memberi tahu Anda ketika ada pesan baru. "Mereka selalu mengirimi Anda pemberitahuan, " kata Macdonell. "Semakin jarang kamu dapatkan lebih dari beberapa menit sebelum ditarik ke aktivitas lain." Bahkan jika Anda tidak membaca setiap email yang masuk dalam kotak masuk Anda secara penuh, perhatian Anda terbagi ketika Anda mendapat pemberitahuan bahwa email baru telah tiba. Dan bahkan jika Anda tidak mengaktifkan notifikasi, Anda masih merusak fokus Anda sendiri setiap kali Anda memeriksa kotak masuk untuk melihat apakah ada yang mencoba mengirimi Anda email tentang masalah mendesak.

"Ini tidak seperti 30 persen dari waktu seseorang dihabiskan dalam email pada awal hari dan kemudian sisa hari dihabiskan untuk melakukan hal-hal lain, " katanya. "Ini sangat menyebar, yang menunjukkan bahwa kamu terus-menerus terganggu."

Cara Memerangi Email

Anda dapat keluar dari email dan kembali ke kerja keras yang nyata. Ini dapat dilakukan hanya dalam beberapa minggu dan dalam lima langkah sederhana.

1. Instal program pelacakan waktu, seperti RescueTime atau Toggl, dan biarkan melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan dalam email setiap hari dan kapan. Pastikan semua aplikasi obrolan dan email Anda secara akurat diklasifikasikan sebagai komunikasi.

2. Tunggu sekitar dua minggu sehingga Anda memiliki cukup data. Kemudian, pilih tanggal secara acak dan lihat laporan per jam Anda. Anda dalam kondisi yang baik jika penggunaan komunikasi Anda terkonsentrasi pada satu atau dua kali sehari. Anda berada dalam kondisi yang buruk dan perlu melakukan perubahan jika penggunaan aplikasi komunikasi Anda tersebar dalam irisan kecil sepanjang hari, seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Tujuannya tidak harus mengurangi jumlah jam yang Anda habiskan dalam email. Tujuannya adalah agar penggunaan email tidak menyebar dan lebih terkonsentrasi sehingga laporan Anda terlihat seperti ini:

3. Berdasarkan pola Anda, kenali satu atau dua kali sehari ketika Anda tidak akan memeriksa email. Bagi banyak orang, pagi hari, hingga sekitar satu jam sebelum istirahat tengah hari Anda, dan sore hari, dimulai sekitar satu jam setelah istirahat tengah hari Anda, adalah waktu yang ideal. Selama periode itu, tutup aplikasi email dan blokir webmail dengan menginstal alat bebas gangguan seperti StayFocusd. Jika Anda memiliki akun RescueTime Premium, Anda dapat menggunakan alatnya untuk memblokir diri Anda dari mengakses webmail.

4. Demikian juga, pilih waktu kapan Anda akan memeriksa email. Katakanlah periode fokus non-email Anda adalah dari 9:00 pagi hingga 11:30 pagi, dan sesi email Anda mulai dari 11:30 hingga waktu makan siang. Jika jam 11:10 dan Anda merasa tergoda untuk memeriksa email, akan lebih mudah untuk mencegahnya jika Anda memiliki waktu yang telah ditentukan ketika Anda akan membuka kotak masuk itu.

5. Jika Anda paranoid bahwa pesan penting dan penting akan tiba saat Anda mencoba untuk bekerja, buat sistem peringatan VIP. Pengguna iOS sudah memiliki satu aplikasi bawaan di Mail mereka. Jika Anda tidak menggunakan iOS atau Anda ingin sistem peringatan VIP yang memiliki lebih banyak opsi dan penyesuaian, coba AwayFind. Dalam kedua kasus tersebut, Anda bisa mendapatkan peringatan, seperti pemberitahuan push di ponsel Anda atau bahkan pesan teks, ketika orang yang sangat penting mengirim email kepada Anda. Itu berarti Anda dapat memeriksa email hanya jika Anda mendapat notifikasi, yang diharapkan jarang terjadi. Semua email lain bisa menunggu.

Trik lain yang saya gunakan secara pribadi adalah menunda membuka aplikasi email saya setelah saya mulai bekerja. Saya suka membaca sekilas melalui email kantor pagi-pagi di ponsel saya, hanya untuk memeriksa sesuatu yang benar-benar mendesak. Alasan saya menggunakan ponsel ini adalah karena saya merasa lebih mudah mematikan daripada laptop atau komputer desktop saya jika tidak ada sesuatu yang membutuhkan perhatian segera saya. Jika saya melihat email yang penting tetapi tidak mendesak, saya mungkin menambahkan bintang. Jika ini benar-benar mendesak, saya membalas langsung dari telepon. Tetapi karena saya tidak suka membaca atau menulis di telepon, saya tidak tergoda untuk tersedot ke email lain yang tidak terlalu mendesak.

Ini semacam trik kecil yang menambah keuntungan besar untuk membuat Anda keluar dari email dan membuat Anda kembali ke pekerjaan yang penting.