Terorganisir: cara mengejar laporan pengeluaran Anda sebelum akhir tahun

Sudah mendekati akhir tahun. Anda bekerja dengan tenang di meja Anda ketika email baru datang dari departemen akuntansi. Anda terengah-engah di baris subjek, dan semua rekan kerja Anda berpaling untuk melihat apa yang salah. Pipi Anda memerah ketika Anda mengakui bahwa sampai saat ini, Anda benar-benar lupa untuk mengajukan laporan pengeluaran. Email tersebut mengatakan batas waktunya adalah hari ini. Panas dari pipi Anda berubah menjadi perasaan takut yang mengalir di dada dan masuk ke perut Anda. Perusahaan Anda berutang beberapa ratus dolar kepada Anda, dan saat ini, Anda benar-benar dapat menggunakannya. Jangan panik! Langkah-langkah sederhana ini dapat membantu Anda mengendalikan pengeluaran Anda.

Beberapa organisasi membuatnya sangat mudah untuk mengirimkan laporan pengeluaran, meskipun mereka terlambat. Memiliki kartu kredit perusahaan yang terikat pada sistem pelaporan pengeluaran sangat membantu, misalnya, tetapi tidak semua orang memiliki kemewahan itu. Jadi ambil napas dalam-dalam, dan ikuti langkah-langkah ini untuk mendapatkan laporan pengeluaran Anda yang sudah lewat segera dikirimkan.

Perhatikan bahwa banyak dari artikel ini juga berlaku untuk jenis wiraswasta yang harus menerima kwitansi pada akhir tahun untuk mengklaim pengurangan pajak biaya bisnis.

1. Tanyakan Kapan Tenggat Nyata Adalah dan Apakah Anda Dapat Mengajukan Berkas Terlambat

Bergantung pada kapan organisasi Anda menetapkan tahun keuangannya dan bagaimana ia menangani akrual, batas waktu untuk mengajukan laporan pengeluaran mungkin telah berlalu. Tetapi itu tidak selalu berarti sudah terlambat untuk mengirimkan kwitansi Anda. Orang pintar memenuhi tenggat waktu. Jika seseorang memberi tahu Anda bahwa batas waktu adalah akhir hari Jumat, ada kemungkinan besar bahwa tenggat waktu yang sebenarnya adalah Senin pagi atau lambat.

Tanyakan kepada seseorang di bagian akuntansi atau atasan Anda untuk perincian yang jelas tentang tenggat waktu sebenarnya untuk laporan pengeluaran dan apakah ada yang bisa Anda lakukan jika Anda melewatkannya. Seringkali ada. Jika Anda dapat mengajukan terlambat, bersikap baik dan ramah kepada orang-orang yang membantu Anda melakukannya, dan membungkuk ke belakang untuk memberikan apa yang mereka minta. Lebih detail. Ingatlah bahwa mereka membantu Anda. Lakukan yang terbaik untuk mengembalikannya dengan membuat pekerjaan mereka lebih mudah.

2. Periksa Aturan untuk Penerimaan

Jika Anda telah mengajukan laporan pengeluaran sebelumnya, Anda mungkin tahu aturan dasar untuk mengirim tanda terima. Tapi apakah Anda tahu detailnya? Saat mengajukan laporan pengeluaran lama setelah pengeluaran dikeluarkan, Anda mungkin kehilangan beberapa kwitansi. Cari tahu apakah ada kebijakan, seperti mewajibkan tanda terima hanya untuk pengeluaran lebih dari $ 10. Juga tanyakan apakah Anda dapat menunjukkan bukti pembayaran dengan memberikan pernyataan kartu kredit dengan item baris yang disorot. Rincian ini dapat membuat dunia berbeda dalam waktu yang Anda perlukan untuk menyiapkan laporan pengeluaran.

3. Buat Garis Besar Item dan Tanggal

Begitu tiba saatnya untuk benar-benar mulai membuat laporan pengeluaran yang terlambat, buatlah daftar kasar pengeluaran utama yang perlu Anda klaim, seperti barang yang Anda beli, perjalanan, dan keramahtamahan klien. Jika Anda hanya mengajukan satu item atau satu perjalanan, lewati langkah ini.

Jika item dalam daftar Anda adalah suatu peristiwa, seperti kunjungan klien atau konferensi, catat tanggalnya. Kemudian di bawah acara, buat entri untuk setiap hari, seperti ini:

Konferensi X: 1-3 Juni

1 Juni

2 Juni

3 Juni

4. Visualisasikan Pengeluaran Anda

Ketika menyatukan biaya yang terkait dengan perjalanan atau acara, saya merasa membantu untuk pertama-tama membuat daftar pengeluaran terbesar (penerbangan, hotel, dan biaya kehadiran) dan kemudian mencoba mengingat atau membayangkan kembali setiap hari untuk menutupi pengeluaran yang lebih kecil. Lakukan ini di bawah entri setiap hari.

Saya suka membuat garis besar kasar untuk kemungkinan pengeluaran, lalu mengisinya seperti yang saya ingat (langkah 5-7 termasuk beberapa trik untuk mengisi celah ketika ingatan Anda gagal). Garis besar harus mencakup poin-poin ini sebanyak yang relevan dengan tanggal Anda:

• Lokasi awal. Dimana kau tidur? Apakah Anda memiliki pengeluaran di tempat ini, seperti biaya Wi-Fi?
• Perjalanan lokal. Apakah Anda pergi ke mana saja, dan jika demikian, bagaimana Anda sampai di sana (mobil, taksi, layanan mobil, angkutan umum)? Bagaimana Anda kembali? Jika mengklaim biaya per mil untuk mengemudi, berapa jaraknya?
• Makanan Di mana Anda sarapan, makan siang, dan makan malam? Apakah Anda membeli minuman, termasuk air kemasan dan kopi, atau makanan ringan?
• Persediaan Apakah Anda perlu membeli sesuatu yang diharapkan atau tidak terduga selama hari Anda?
• Lokasi akhir. Di mana Anda mengakhiri hari Anda? Apa yang kamu bayar di sana?

Sering hanya bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengingat pengeluaran yang seharusnya bisa Anda lupakan.

5. Balikkan Tanda Terima Anda

Jika Anda memiliki setumpuk tanda terima, bolak-balik sekarang dan sesuaikan dengan garis besar yang Anda buat. Ada alasan mengapa saya tidak melakukan langkah ini terlebih dahulu. Kadang-kadang tanda terima membentuk kembali ingatan kita dengan cara yang membuat sebagian hari tidak ada. Sebagai contoh, katakanlah Anda melihat kwitansi Anda dan melihat Anda sarapan cepat di kedai kopi dan kemudian makan siang di tempat konferensi. Anda sekarang memiliki ingatan yang jelas tentang kedua peristiwa itu, dan Anda siap untuk beralih ke tanda terima berikutnya. Tetapi memori Anda mungkin telah menghilangkan tumpangan Uber $ 15 antara kedua lokasi hanya karena Anda tidak memiliki tanda terima fisik untuk memicu memori. Sangat mudah untuk melupakan detail ketika kita tidak memiliki pemicu.

6. Pindai Kalender Anda

Kalender dapat berisi lebih banyak pengingat yang membantu Anda membuat laporan pengeluaran yang akurat. Ketika Anda mengisi hari Anda, buka kalender Anda dan pindai untuk memverifikasi tanggal perjalanan dan peristiwa penting. Entri tertentu dapat memicu ingatan Anda tentang biaya, serta kurangnya biaya. Misalnya, jika mitra bisnis mengirimi Anda undangan kalender untuk makan malam pada hari Anda bepergian, dan dia membayar, maka Anda tidak perlu khawatir mencari tanda terima untuk makanan Anda malam itu.

7. Membaca dengan teliti

Tempat hebat lain untuk mencari pengeluaran yang hilang adalah Mint. Mint adalah aplikasi keuangan pribadi yang menggabungkan semua transaksi keuangan Anda menjadi satu situs web dan aplikasi yang dapat ditelusuri. Dengan Mint, Anda dapat memfilter semua kartu kredit dan pengeluaran kartu debit berdasarkan tanggal, yang dapat membantu Anda menemukan pengeluaran yang Anda lupa. Dalam contoh yang saya berikan sebelumnya tentang tanda terima Uber, Anda dapat menemukan informasi dengan mencari tanggal di Mint, yang akan membuatnya lebih mudah untuk menemukan tanda terima yang sebenarnya di email Anda.

Anda juga dapat menambahkan tag di Mint untuk transaksi item baris, dan jika Anda telah melakukannya sepanjang tahun untuk pengeluaran bisnis, Anda dapat dengan mudah menemukan semua pengeluaran yang perlu Anda klaim.

Saya sebutkan sebelumnya bahwa jika Anda tidak dapat menemukan tanda terima, Anda mungkin bertanya apakah Anda dapat mengirim salinan pernyataan kartu kredit yang menyoroti item baris dengan biaya. Sekali lagi, Mint akan membantu Anda di sini, karena akan memberi tahu Anda kartu kredit yang Anda gunakan.

8. Jangan Lupa Tips dan Parkir

Dua kategori pengeluaran yang mudah diabaikan adalah tips dan parkir. Tip kecil dibayar tunai, seperti untuk staf kebersihan hotel dan pelayan, tidak pernah datang dengan tanda terima. Pembayaran parkir mungkin juga tunai tanpa tanda terima. Tetapi mereka bertambah dan layak diklaim jika Anda membuatnya.