Video: INFO PENTING : BONGKAR CARA MASUK KE ADVANCED SERVER ! 100% BERHASIL DI SEMUA AKUN (Oktober 2024)
Saya belum pernah bertemu drive jaringan bersama di dalam bisnis yang setidaknya tidak sedikit ceroboh. Server bersama biasanya dirancang untuk memungkinkan kolaborasi, serta membuat file dan informasi tersedia secara bebas untuk sesama karyawan kami. Mereka juga membantu bisnis menangkap dan membuat cadangan data dengan mudah dan efisien - secara teori, itulah.
Pada kenyataannya, mereka berubah menjadi tempat di mana foto-foto pesta liburan perusahaan dari enam tahun lalu disimpan. Dalam kalimat terakhir itu, saya menggunakan suara pasif dengan sengaja karena sepertinya tidak ada yang bertanggung jawab untuk meletakkan sesuatu ke drive bersama yang seharusnya tidak ada di sana. Segalanya muncul begitu saja. Tidak ada yang tahu bagaimana atau mengapa mereka sampai di sana. Dan karena itu, tidak ada yang menyingkirkan mereka karena takut menginjak kaki orang lain atau menghapus sesuatu yang orang lain butuhkan.
Ruang bersama harus dirancang sedemikian rupa sehingga cocok dengan alur kerja departemen atau perusahaan atau bagan organisasi. Hal-hal yang bersifat paralel, seperti dua tim yang melapor ke tingkat manajemen yang sama, harus paralel dalam struktur folder. Ketika seseorang baru bergabung dengan suatu departemen, ia harus dapat mengetahui dengan cepat di mana file-file penting hidup di jaringan bersama karena lokasi mereka (nama folder dan bagaimana itu bersarang di dalam folder lain) harus mencerminkan bagaimana bisnis dirancang. Bendera merah yang sebenarnya adalah ketika seseorang yang bekerja pada suatu waktu untuk waktu yang lama tidak dapat menemukan barang karena mereka tidak tahu di mana itu, atau lebih buruk, bahkan tidak tahu di mana seharusnya.
Inilah semua yang kami lakukan, langkah demi langkah, untuk membersihkan server kami yang ceroboh. Pada akhirnya, Anda akan menemukan ringkasan hasil, serta catatan tentang apa yang benar dan apa yang salah.
Proyek Pembersihan Server
Langkah 1: Berkomunikasi. Pertama, kami berbicara tentang masalah memiliki server yang ceroboh, termasuk mengapa itu menjadi masalah (ketidakefisienan, ketidakkonsistenan, memperketat ruang jaringan kami), kemungkinan solusi, dan prosedur untuk mengimplementasikan solusi tersebut.
Lalu kami berbicara lagi. Kemudian kami berbicara tentang siapa lagi yang perlu kami ajak bicara. Saya tidak bisa pulang cukup pentingnya komunikasi untuk keberhasilan proyek ini. Kami banyak berbicara, baik secara langsung maupun melalui email.
Selama percakapan itu, kami menyadari betapa pentingnya untuk berkomunikasi dengan staf TI juga. Jadi kami mengaitkannya dengan rencana kami dan mengusulkan garis waktu. Tim TI memberi kami satu nasihat penting yang, pada akhirnya, menjadi titik peluncuran kami yang sebenarnya untuk proyek tersebut. Mereka berkata, jangan mencoba untuk membersihkan apa yang Anda miliki; alih-alih, mulailah dengan kanvas kosong dan buat struktur folder yang Anda inginkan, dan salin saja file yang ingin Anda simpan. Yang lainnya, kata mereka, akan mereka arsipkan.
Langkah 2: Tinjau data yang ada. Kedua, semua pemangku kepentingan - kebanyakan manajer tim - duduk di meja dengan laptop dan proyektor. Kami terhubung ke ruang server yang dimaksud dan bersama-sama memeriksa beberapa file yang ada, hanya untuk memastikan tidak ada yang mengabaikan beberapa file yang harus kami simpan.
Kami juga memikirkan data yang ada dalam hal bagaimana hal itu mencerminkan alur kerja kami saat ini atau tidak. Ruang bersama umumnya digunakan untuk berkolaborasi dalam pekerjaan. Struktur dan nama folder harus secara akurat mencerminkan alur kerja agar bermanfaat.
Banyak hal yang kami temukan di server sangat ketinggalan zaman. Ada folder yang dinamai untuk karyawan yang sudah bertahun-tahun tidak bergabung dengan perusahaan. Kami menemukan file sejak tahun 2003. Ada sisa-sisa proyek yang tidak pernah berhasil. Tidak ada yang membutuhkan barang ini.
Langkah 3: Memetakan struktur baru. Sementara kami masih duduk di sekitar meja itu, kami membuat sketsa struktur folder yang kami pikir harus ada di tempatnya. Semua manajer setuju dengan desain, yang diperlukan untuk mencerminkan struktur tim dan alur kerja kami. Inilah yang kami rancang, meskipun saya telah membuat nama-nama tersebut generik sehingga mereka masuk akal bagi seseorang yang tidak terbiasa dengan pekerjaan internal kantor kami:
Di tingkat atas, kami memiliki folder untuk setiap tim dan proyek atau tugas khusus, serta satu untuk "Sumber Daya" yang berlaku di semua tim.
Setiap tim memiliki subset folder: beberapa yang menunjukkan alur kerja, satu untuk setiap anggota tim, dan folder tambahan karena mereka masuk akal untuk kebutuhan tim itu. Misalnya, subfolder tim saya terlihat seperti ini:
Kami menggunakan garis bawah dan angka untuk membuat folder alur kerja kami berada di bagian atas struktur dan muncul dalam urutan yang sama ketika pekerjaan berlangsung. Folder bernama "1_EDITING" adalah tempat file yang siap diedit pergi dan tetap tinggal sampai pengeditan selesai. Kemudian mereka pindah ke "2_RTP" yang berarti "siap untuk menghasilkan" -dengan kata lain, pengeditan selesai dan file-file ini siap untuk tahap berikutnya. Setelah file dihasilkan, file itu harus dipindahkan ke "3_PRODUCED, " yang pada dasarnya menjadi arsip hidup kami. Apa pun yang ada di folder itu, secara teori, dapat diarsipkan, jadi kami akan selalu memiliki cache file yang kami tahu dapat kami hapus jika kami perlu mendapatkan kembali beberapa ruang.
Langkah 4: Buat aturan. Seperti yang sudah saya mulai jelaskan di bagian sebelumnya, setiap folder memiliki beberapa aturan yang terkait dengannya mengenai apa yang bisa dan tidak bisa masuk ke dalamnya, atau bagaimana mereka harus digunakan. Jika seseorang ingin berbagi foto, misalnya, mereka harus meletakkannya di folder senama sendiri. Dengan begitu, jelas siapa yang bertanggung jawab atas data tersebut.
Kami juga membahas apakah kami memiliki file yang harus dapat diakses untuk beberapa tim (kami lakukan, dan kami membuat folder Resources untuk mereka) dan apakah ada informasi yang harus dikunci (ya: semua yang ada di folder Tim Manajemen).
Langkah 5: Pastikan konsistensi. Ketika kami merancang folder dan aturan kami untuk menggunakannya, kami juga mencari area di mana kami bisa dan harus konsisten. Ketika struktur folder dan alur kerja dapat (dan harus) konsisten, itu membuat selama masa transisi personil, seperti ketika seseorang meninggalkan perusahaan, pergi cuti hamil, atau tiba-tiba sakit. Konsistensi pada ruang server bersama membantu semua orang di organisasi mengetahui keadaan proyek saat ini, serta apa yang penting, pekerjaan apa yang telah selesai, dan sebagainya.
Proyek tindak lanjut (yang baru kami laksanakan sekarang) adalah untuk menciptakan konsistensi yang lebih baik di seluruh konvensi penamaan file kami. Kami memutuskan untuk menunda menerapkan perubahan penamaan file ini sampai semua orang terbiasa menggunakan folder bersama baru sehingga tidak membebani siapa pun dengan terlalu banyak informasi baru sekaligus.
Langkah 6: Periksa untuk terakhir kalinya dengan semua pemangku kepentingan. Sebelum kami menerapkan apa pun, kami menjalankan satu pemeriksaan terakhir tentang rencana tersebut dengan setiap pemangku kepentingan, termasuk beberapa orang yang awalnya kami pikir tidak akan dimasukkan, tetapi yang namanya muncul dalam tinjauan kami terhadap data yang ada. "Bukankah itu bidang keahlian Arielle? Sebaiknya kita bertanya padanya apa yang menurutnya perlu dilakukan di bagian ini."
Langkah 7: Finalisasi dan komunikasikan timeline. Langkah terakhir adalah menyelesaikan timeline dan memulai proyek. Ini adalah potongan terakhir dari teka-teki:
- Putuskan kapan dan bagaimana menyebarkan informasi: Kirim email kepada semua karyawan pertengahan minggu tentang struktur server baru, aturan, dan semua informasi terkait, termasuk tanggal (lihat item berikutnya).
- Tetapkan tanggal untuk: ketika orang harus menyalin file yang ingin mereka simpan (akhir minggu); kapan mereka harus mulai menggunakan struktur baru (dalam kasus kami, segera, setelah menerima email); ketika server lama akan terputus (kami memberi tahu mereka akhir minggu, tetapi pada kenyataannya, kami mengisi batas waktu ini dengan beberapa hari tambahan).
- Rencanakan beberapa email pengingat sebelum benar-benar memotong akses ke server lama.
- Biarkan TI melakukan cutoff yang sebenarnya.
Hasil Pembersihan Server
Email tengah minggu itu yang berisi semua informasi tentang proyek pembersihan server, keluar pukul 11:27 pagi pada hari Rabu. Beberapa orang memiliki pertanyaan yang membara, tetapi utas jawab untuk semua tenang pada pukul 11:57 pagi. Itu berarti semua pertanyaan dasar telah dijawab dalam waktu 30 menit.
Dalam tim saya, klarifikasi tambahan berlanjut mengenai alur kerja kami - tetapi yang terakhir yang saya miliki tertanggal jam 1:05 siang di hari yang sama. Tidak diragukan lagi beberapa orang mengajukan pertanyaan tambahan tanpa menjawab semua, tetapi sebagian besar pertanyaan dijawab dalam waktu dua jam.
Selama beberapa hari berikutnya, kami menyelesaikan garis waktu tanpa hambatan. Tim IT menjalankan beberapa laporan cepat yang menunjukkan kami mengurangi total data hingga 76 persen. Angka-angka berbicara sendiri.
Sebelum
- Total Ruang: 250GB
- Jumlah file: 447.249
- Jumlah folder: 36.773
Setelah
- Total Ruang: 59.2GB
- Jumlah file: 58.624
- Jumlah folder: 2.962
Postmortem dan Umpan Balik Proyek
Beberapa minggu setelah kami menyelesaikan migrasi server dan restrukturisasi, saya bertanya kepada pimpinan proyek, manajer, dan administrator jaringan TI apakah mereka memiliki umpan balik atau catatan postmortem. Tidak ada yang melakukannya. Semuanya berjalan sangat lancar. Inilah yang dikatakan pemimpin TI:
"Dalam 10-plus tahun saya di sini, ini adalah pertama kalinya tim departemen melakukan proyek seperti ini karena minat mereka sendiri dan menjalankannya dengan sangat baik. Ini membantu [administrator jaringan TI lainnya] dan saya lebih baik menjaga jaringan, dan saya yakin itu membantu tim Anda dengan alur kerja dan organisasi. Kami benar-benar meminta beberapa generasi manajemen untuk mengamanatkan apa yang telah dicapai tim Anda di tingkat akar rumput, dan itu sangat dihargai."
Dari sudut pandang saya, ada satu hal yang saya harap kami lakukan sedikit berbeda. Saya berharap pada awalnya kami memberi tahu karyawan tentang proyek secara langsung dalam rapat dadakan, bukan melalui email. Email baik-baik saja, dan tentu saja, tidak ada yang suka rapat, tetapi saya merasa orang-orang akan merasa lebih terlibat dalam proses seandainya mereka diberi tahu selama diskusi terbuka daripada melalui "PENTING!" surel.
Kami sekarang memiliki server bersama yang lebih baik, lebih konsisten, lebih efisien, dan lebih sederhana. Aturan cara menggunakannya jelas, dengan pertanggungjawaban tertanam. Manajer tim bertanggung jawab atas folder tim, dan individu bertanggung jawab atas apa yang ada di folder nama mereka.
Jika Anda berpikir untuk memulai proyek pembersihan server Anda sendiri di organisasi Anda, saya harap Anda dapat memperoleh beberapa saran dari artikel ini tentang pentingnya mendapatkan saran dari departemen TI Anda, dan berkomunikasi secara menyeluruh pada setiap tahap sangat penting untuk kesuksesan.
