Video: Cara Hapus Notifikasi Youtube di HP Android || {Menghapus/Menonaktifkan/Mematikan/Menghilangkan} (Oktober 2024)
Email menyebabkan masalah serius bagi produktivitas kita, dan jiwa kita. Kotak masuk yang melimpah membebani pikiran. Mengulanginya berulang kali menciptakan lebih banyak "pekerjaan tentang pekerjaan, " seperti kata pepatah, yang sangat tidak efisien dan jarang benar-benar penting bagi pekerjaan nyata yang perlu kita lakukan. Jika ini terdengar seperti hidup Anda, saatnya untuk membersihkan kotak masuk itu.
Metode saya untuk menjaga hubungan yang sehat dengan email bergantung pada tindakan yang sangat kecil dan konkret yang saya lakukan setiap hari - lihat 11 tip saya untuk mengelola email. Dengan kata lain, memelihara kotak masuk saya bukanlah pekerjaan pembersihan satu kali. Tetapi apa yang dapat Anda lakukan jika kotak masuk Anda begitu buruk sehingga Anda tidak dapat melihat melampaui rintangan besar dan langsung untuk menghadapinya terlebih dahulu? Dalam hal ini, saatnya untuk duduk dan memeriksa kotak masuk.
Inilah cara melakukannya.
Lupakan tentang memproses setiap pesan di kotak masuk Anda. Itu tidak akan terjadi, dan tidak akan ada imbalan besar. Melakukan penyapuan lebih baik.
"Menyapu" berarti memindahkan banyak kekacauan secara massal ke yang lain. Siapkan beberapa folder baru di program email Anda dan beri nama berdasarkan tahun, kuartal, atau bulan (tidak termasuk tahun ini, kuartal atau bulan; yaitu, jangan membuat folder "2013" dulu), tergantung pada kondisi negara Anda kotak masuk dan bagaimana Anda cenderung memikirkan waktu. Misalnya, Anda dapat membuat folder ini:
- 2010
- 2011
- 2012
Atau Anda mungkin memiliki:
- 2012_Q4
- 2013_Q1
- 2013_Q2
Alasan Anda tidak akan membuat folder untuk tahun ini, kuartal, atau bulan adalah karena kotak masuk Anda akan menjadi folder "saat ini" untuk saat ini.
Selanjutnya, mengurutkan atau melakukan pencarian, tergantung pada program email mana yang Anda gunakan, untuk mengisolasi semua pesan dari periode waktu tertentu dan memindahkannya secara massal ke folder yang sesuai.
Apa pun yang tersisa di kotak masuk Anda - itulah pesan yang sebenarnya dapat Anda khawatirkan untuk diproses, mungkin hari ini, mungkin besok, tetapi lebih mungkin, itu akan sedikit demi sedikit selama beberapa hari ke depan. Anda tidak ingin mengambil terlalu banyak sekaligus.
Semua pesan lama Anda masih ada - itu tidak ada gunanya. Mungkin suatu hari Anda akan berurusan dengan mereka, tetapi saya yakin Anda tidak akan melakukannya. Itu salah satu masalah email terburuk. Kami pikir kami akan berkeliling untuk membaca, membalas, atau bereaksi terhadap begitu banyak pesan, tetapi kami tidak pernah melakukannya. Menyapu memungkinkan Anda menyingkirkan mereka tanpa benar-benar menyingkirkannya. Jadi Anda bisa terus percaya bahwa suatu hari nanti Anda dapat memproses semua email 2012 (meskipun Anda mungkin tidak akan melakukannya).
Lihat video tentang cara menyapu di Gmail.
Langkah 2. Mengkotak-kotakkan
"Sapu" menangani pesan yang sudah Anda miliki, tetapi tidak melakukan apa pun untuk pesan yang akan bergulir dalam hitungan detik sekarang. Jadi, sekali Anda memiliki kotak masuk yang tidak terasa mencekik, Anda perlu membuat beberapa filter atau cara penggolongan lain secara otomatis ke depan.
Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan akun email yang berbeda untuk tujuan yang berbeda, daripada satu untuk segalanya. Saya sebenarnya memiliki empat akun email berbeda yang saya gunakan secara teratur: satu untuk bisnis, satu untuk komunikasi pribadi, satu untuk belanja online (tempat saya menyimpan tanda terima, melacak paket, mendapatkan peringatan pengarsipan pajak perbankan dan elektronik), dan satu untuk apa yang saya sebut " sampah. " Akun sampah saya sebenarnya bukan untuk sampah dalam arti ketat. Ini alamat yang saya gunakan untuk mendaftar nawala atau layanan daring baru yang ingin saya coba tetapi yang pada akhirnya tidak penting. Nama lain untuk jenis konten ini adalah graymail. Ini bukan spam, karena Anda memintanya dan semacam menginginkannya. Tidak ada yang kritis terhadap misi yang masuk ke akun sampah ini, jadi jika saya tidak memeriksanya selama beberapa hari, itu bukan masalah besar. Saya juga jarang membuka akun sampah atau akun belanja saat saya sedang bekerja, sehingga tidak pernah ada dalam penglihatan untuk menggoda saya.
Cara kedua untuk mendapatkan efek yang sama adalah melalui folder dan penyortiran otomatis. Ini adalah cara yang sangat membantu untuk mengelola buletin dan penawaran harian. Outlook.com cukup canggih dalam hal ini, dan Gmail juga cukup bagus.
Apakah Anda mengatur filter dan folder atau mulai mendorong buletin dan tanda terima belanja ke alamat email yang berbeda, langkah ini membutuhkan waktu. Anda mungkin perlu 30 menit hingga satu jam untuk menyiapkan metode kompartementalisasi dasar.
Langkah 3. Hapus
Mudah-mudahan, apa yang tersisa di kotak masuk Anda hanya sebagian kecil dari apa yang ada di sana sebelumnya. Hal berikutnya yang akan saya lakukan adalah mencoba menghapus apa pun yang tidak penting. Langkah ini bisa memakan waktu cukup lama, tetapi saya tidak akan membuang terlalu banyak waktu untuk itu.
Pindai pesan-pesan di kotak masuk Anda, dan ketika Anda menerima pesan yang akan Anda hapus, cobalah mengurutkan kotak masuk tersebut berdasarkan pengirim dan lihat apakah ada pesan lain dari orang yang sama yang layak dihapus. Seringkali, saya mendapatkan beberapa email tindak lanjut dari satu orang yang mengatakan hal yang sama, dan mereka semua harus berada di blok memotong.
Hapus sebanyak yang Anda bisa tanpa terjebak dalam konten pesan apa pun. Jika Anda tidak yakin tentang suatu pesan, biarkan saja untuk saat ini.
Menghapus penting bagi saya karena itu berarti melepaskan. Jika pesan tidak penting dan tidak mengandung informasi penting, menghapusnya adalah tanda bahwa saya tidak perlu memikirkannya lagi. Secara mental membebaskan saya dari kewajiban yang diwakili email.
Anda mungkin juga ingin membuat folder bernama "Nanti" tempat Anda menyimpan pesan yang tidak terlalu penting tetapi Anda masih memiliki lampiran psikologis. Ini adalah pesan yang ingin Anda tangani "nanti." Dalam pengalaman saya, pesan "nanti" biasanya adalah sampah yang belum siap saya lepaskan.
Layanan luar biasa bernama SaneBox ($ 6 per bulan) akan benar-benar memindai kotak masuk Anda dan memasukkan email yang tidak penting ke folder baru bernama "@SaneLater" secara otomatis untuk Anda. Dalam menguji SaneBox, saya menemukan itu melakukan pekerjaan yang luar biasa untuk mengidentifikasi apa yang penting dan tidak penting.
Langkah 4. Kembangkan Sistem, Ubah Itu Menjadi Kebiasaan
Dengan kotak masuk yang mudah dikelola dan struktur dasar untuk pengarsipan email, Anda sekarang memerlukan sistem untuk bagaimana Anda akan mengarsipkan email Anda - di luar aturan dasar "email yang terkait dengan artikel Juni 2013 masuk ke folder 1306_JUN, " tetapi kapan Anda akan meletakkannya mereka disana? Seberapa sering Anda akan melihatnya? Apa yang akan Anda lakukan dengan pesan sebelum mengajukannya?
Langkah ini adalah yang paling sulit karena meminta Anda untuk membuat aturan dan mengembangkan kebiasaan untuk mengikuti mereka dalam jangka panjang. Aturan yang Anda buat harus eksplisit. Anda harus bisa mengartikulasikannya. Tetapi mereka tidak harus sempurna atau absolut. Tidak apa-apa jika Anda menyimpang dari mereka dari waktu ke waktu. Anda menginginkan sistem yang memaafkan hari yang buruk di sana-sini, yang memungkinkan Anda bangkit kembali dengan mudah jika Anda tergelincir.
Untuk memberi Anda gambaran tentang bagaimana aturan main, berikut adalah beberapa aturan saya untuk memproses email.
Hapus dengan cepat. Jika email tidak memerlukan tindakan, termasuk membaca ulang atau mengarsipkan untuk referensi, saya segera membuangnya. Saya mengolah menghapus pesan dengan cepat menjadi kebiasaan dengan menghapus pesan dalam jumlah besar setiap pagi. Ketika saya tiba di meja saya, saya menghapus pesan sebanyak yang saya inginkan dalam satu gerakan. Biasanya sekitar 60 persen dari pesan baru saya yang belum dibaca.
Menanggapi pesan penting dengan segera, atau menyimpannya di kotak masuk. Jika email itu penting - artinya itu membutuhkan tindakan segera atau pembacaan ulang yang dalam dan mungkin balasan - saya segera menindaklanjutinya atau membiarkannya tetap di kotak masuk sampai saya menindaklanjutinya, biasanya dalam satu atau dua hari. Itu dapat tetap di kotak masuk hingga satu bulan atau lebih. Setelah sebulan, saya harus menindaklanjutinya. Itu batas waktunya.
File pada akhir hari. Jika pesan berisi informasi yang saya butuhkan, tetapi tidak memerlukan tindakan segera, itu harus dipindahkan ke folder yang sesuai (atau disimpan secara lokal ke desktop saya) pada akhir hari - atau akhir minggu jika saya benar-benar sibuk.
Bersihkan kotak masuk Jumat sore. Jumat sore, saya memberi diri saya 10 hingga 20 menit untuk memilah-milah apa pun yang ada di kotak masuk dan mungkin bertindak atas barang-barang yang tidak memerlukan respons panjang. Pada saat saya meninggalkan kantor, saya seharusnya dapat melihat satu atau dua inci ruang putih di bagian bawah (ruang untuk diisi lagi selama akhir pekan).
Lihat bagian bawah kotak masuk. Hari demi hari, aturan ini adalah yang saya jalani di tingkat paling mendasar: selalu lihat bagian bawah kotak masuk. Tidak seperti Inbox Zero, saya bertujuan untuk tidak memiliki lebih banyak pesan inbox daripada yang bisa saya lihat di layar. Itu mudah. Itu memaafkan. Itu fleksibel. Ini adalah tujuan yang masuk akal dan dapat dicapai. Dan tidak perlu banyak untuk mengikuti aturan ini secara konsisten. Ini berlaku sebagai kebiasaan ketika saya mulai bertujuan untuk melihat bagian bawah kotak masuk saya, itu menjadi tujuan bawah sadar.
Solusi Jangka Panjang untuk Mengelola Email
Semua organisasi benar-benar bermuara pada aturan, dan lynchpin yang menyatukan aturan adalah kebiasaan. Kebiasaan adalah bagaimana Anda melakukan aturan. Jika aturan tersebut mengosongkan sampah email di akhir hari, kebiasaan itu selalu mengklik kanan untuk membuang sampah sebelum Anda keluar dari program email (atau mengatur program email Anda untuk secara otomatis menghapus sampah setelah berhenti). Jika aturannya adalah untuk selalu menjawab email dari bos Anda pada akhir hari, kebiasaan itu mungkin secara otomatis menyortir pesan dari bos Anda ke folder khusus dan memeriksa folder itu setiap hari pada pukul 16:00.
Mengelola email dengan baik dan efisien adalah tentang sistem yang Anda gunakan, bukan perangkat lunak yang Anda gunakan. Aplikasi, fitur, dan plug-in dapat membantu memecahkan masalah spesifik yang Anda miliki dengan email, tetapi jika mereka tidak terdiri dari sistem aturan atau metode yang lebih komprehensif untuk kebiasaan kebiasaan, mereka tidak akan datang dengan hasil jangka panjang.
